以設(shè)計前端引領(lǐng)為主導(dǎo)的工程物資采辦模式

惠寧，胡偉，宋文路，張偉，劉明軍，左勇勝(海洋石油工程股份有限公司，天津 300451)

0 引言

在大型工程總包項目中，如何在有限的工期內(nèi)“好、快、省”地完成物資采辦工作，是項目成功與否的關(guān)鍵所在。項目需要什么，需要多少，設(shè)計最清楚；如何優(yōu)化方案，優(yōu)化配置，設(shè)計最專業(yè)。在大型EPCI 總包工程項目中，發(fā)揮好設(shè)計的前端引領(lǐng)作用，使其以“龍頭”的角色為工程物資采辦注入技術(shù)力量，對EPCI 總包項目的成敗至關(guān)重要。項目管理者應(yīng)采取策略以充分發(fā)揮設(shè)計和采辦的專業(yè)優(yōu)勢，提升設(shè)計與采辦的相互支持力度，提升采辦效率，降低采辦成本，縮短溝通流程，實現(xiàn)1+1＞2的深度融合效果。

1 工作指導(dǎo)原則

設(shè)計前端引領(lǐng)工程物資采辦工作，其開展需基于以下工作準(zhǔn)則：(1)廉潔，此為設(shè)計人員參與采辦工作中的首要準(zhǔn)則和最低要求，所有的采辦工作需基于國家法律規(guī)定，做到“公平、公正、公開”；(2)把控關(guān)鍵，發(fā)揮設(shè)計在采辦關(guān)鍵環(huán)節(jié)和關(guān)鍵物資中的技術(shù)優(yōu)勢，并非全盤介入，過多或過分的投入效益可能不升反降；(3)質(zhì)量和效益雙管齊下，通過設(shè)計引領(lǐng)提升工程物資采辦質(zhì)量，提高采辦利潤；(4)縮短項目管理鏈條，統(tǒng)一采辦需求與合同執(zhí)行，加強前端需求管理。

2 工作措施

2.1 組織結(jié)構(gòu)建立

合理的組織結(jié)構(gòu)是工程項目高效運轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)，為了實現(xiàn)工程、設(shè)計及采辦三方之間的直接高效對接，體現(xiàn)“技術(shù)引領(lǐng)、高效溝通”，組織結(jié)構(gòu)應(yīng)扁平化。扁平化的組織有利于縮短上下級距離，密切上下級關(guān)系，信息縱向流通快，管理費用低。建議分為三個層級，由高到低分別如下：(1)工程項目管理人員全面負(fù)責(zé)工程物資采辦工作，協(xié)調(diào)解決設(shè)計、采辦、招標(biāo)單位之間存在的問題及沖突，確定采辦策略、執(zhí)行策略等；(2)執(zhí)行層管理人員，通常由工程總包團隊、設(shè)計團隊、采辦團隊人員共同組成，可與三方人員直接對接，快速解決相關(guān)問題；(3)設(shè)計采辦負(fù)責(zé)人，由設(shè)計項目各專業(yè)負(fù)責(zé)人擔(dān)任，執(zhí)行項目策略和要求，為組織的主體，位于采辦鏈條的最前端，從設(shè)計前端把控采辦，用技術(shù)引領(lǐng)采辦。

2.2 細(xì)化投標(biāo)和詢價

對于大型EPCI 總包工程的投標(biāo)方，其工程物資的報價大多來自于以往項目經(jīng)驗數(shù)據(jù)積累和向潛在供應(yīng)商詢價。若投標(biāo)料單、詢價料單精細(xì)度不夠，會導(dǎo)致在選取經(jīng)驗數(shù)據(jù)、供應(yīng)商報價時存在失真。如何提高料單精細(xì)度，體現(xiàn)影響工期及成本的關(guān)鍵信息，對確保工程物資采辦的整體利潤率至關(guān)重要。基于此，設(shè)計可從以下措施出發(fā)細(xì)化對投標(biāo)料單和詢價料單進行細(xì)化：(1)體現(xiàn)物資及主要零部件品牌要求，如：電機、泵體、儀表等品牌；(2)體現(xiàn)物資取證要求，如：整體及零部件的第三方證書、型式認(rèn)可證書等；(3)特顯特殊涂層要求，如：乙烯基玻璃鱗片、柔性陶瓷等特涂；(4)體現(xiàn)防爆及防護等級要求；(5)體現(xiàn)特殊配置要求，如主要零部件配置數(shù)量等；(6)體現(xiàn)主要設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)，如采用國標(biāo)還是國外標(biāo)準(zhǔn)等；(7)體現(xiàn)主要參數(shù)要求等，如木材的橫紋抗壓強度等。

總之，凡是對報價存在影響、報價時易疏漏的信息，均應(yīng)在投標(biāo)料單中詳細(xì)體現(xiàn)。

2.3 投標(biāo)報價集中審查

精細(xì)的料單僅是投標(biāo)報價工作的開始，合理的報價才是工作的有效落地。為此，需組織相關(guān)專家對報價進行集中審查，基于項目經(jīng)驗、歷史數(shù)據(jù)、總包合同要求等，對即將提交的報價合理性進行細(xì)致評判。通過集中審查，可發(fā)現(xiàn)報價漏項從而可以在正式遞交投標(biāo)書前進行修正。

2.4 開展技術(shù)方案征詢

招標(biāo)前，需依托設(shè)計團隊對關(guān)鍵工程物資的法定公開招標(biāo)、采辦資源、金額、易流標(biāo)等情況進行充分的市場資源和技術(shù)摸底。通過摸排，可以獲得以下成果：

(1)如：采辦資源、供應(yīng)商技術(shù)方案、行業(yè)應(yīng)用業(yè)績、供貨周期、供應(yīng)商投標(biāo)意向等大量信息，從而可以在前期對招標(biāo)過程有了整體把控，減少后續(xù)采辦異常概率；(2)使?jié)撛诠?yīng)商提前了解了主要技術(shù)要求，使廠家有充足的時間制作標(biāo)書，也充分利用廠家的技術(shù)方案指導(dǎo)了前期設(shè)計；(3)開發(fā)了新資源，部分物資潛在資源受限情況得到改善，保證了充分的競爭性；(4)為制定采辦策略、采辦計劃、商務(wù)及技術(shù)條款的設(shè)置提供了充實的依據(jù)。

2.5 制定邀請招標(biāo)短名單

在采辦前期，應(yīng)以設(shè)計為主體制定項目短名單，適用于該總包項目的合格供應(yīng)商名單。短名單確定的原則應(yīng)基于甲方需求、預(yù)算、以往項目良好應(yīng)用證明等，從而可以在源頭把好采辦及產(chǎn)品質(zhì)量的第一道關(guān)，為工程項目的采辦質(zhì)量和物資質(zhì)量提升貢獻設(shè)計力量。同時，確定合適的供應(yīng)商名單，可在滿足甲方需求的基礎(chǔ)上有效降低采購成本。

2.6 協(xié)議適用性梳理

年度協(xié)議采辦作為降本增效的采辦手段近年來備受推崇，國內(nèi)大型工程項目總包方均在大力推行。因此，如果能夠保證項目物資最大范圍的覆蓋，可有效降低工程物資采購成本。為此在采辦前期，設(shè)計可完成以下工作：(1)根據(jù)年度協(xié)議合同，梳理覆蓋范圍及相關(guān)技術(shù)要求，掌握設(shè)計方案與年度協(xié)議合同的不一致項；(2)對無法覆蓋項，修改設(shè)計方案主動滿足，以在最大范圍上適用年度協(xié)議；(3)對甲方不同意使用的協(xié)議，應(yīng)主動與甲方溝通，從根本上解決其重點關(guān)注的問題，直至年度協(xié)議獲得甲方認(rèn)可。

2.7 參與工程物資需求管理

需求管理是工程物資采辦的重要組成部分，指為滿足工程項目的需要，對所需的各種資源進行梳理和分析，制定采辦策略、采購預(yù)算、采購需求計劃、采辦申請的具體業(yè)務(wù)。設(shè)計作為EPCI 總包項目的前期工作，在此階段全面介入需求管理可為工程物資的實際及預(yù)測性采辦提供可靠的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，從而有效避免貨期對工程進度的直接影響。

2.8 采辦包的合理劃分和競爭性提升

在充分調(diào)研市場的基礎(chǔ)上，可合理擴大采辦包，從而可以吸引優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商參與競爭。經(jīng)分析歷史數(shù)據(jù)，隨著標(biāo)的金額的不斷上升，參與投標(biāo)的供應(yīng)商梳理逐步減少，供應(yīng)商整體質(zhì)量逐步提高，其在投標(biāo)時考慮的利潤率逐步降低。因此，合理擴大采辦包可獲得較為豐厚的經(jīng)濟效益以及質(zhì)量效益。過大的采辦包可能會招致過多的招評標(biāo)質(zhì)疑及投訴，需在采辦前期慎重考慮。

2.9 掌握價格影響項，提升招標(biāo)公平性

為了提升采辦質(zhì)量以及采辦公平性，設(shè)計可對工程物資的關(guān)鍵零部件品牌、產(chǎn)地及品質(zhì)等級等進行市場征詢。同時，認(rèn)真傾聽各廠家對標(biāo)書的意見和訴求，對標(biāo)書中的不清晰和不合理的供貨范圍、工作界面等進行修改，使標(biāo)書更合理、公平。

除此之外，掌握了物資關(guān)鍵零部件、關(guān)鍵試驗、證書等對價格影響及費用占比，使設(shè)計人員能夠更充分、更清晰地了解設(shè)計和費用的關(guān)系。

2.10 工程、設(shè)計和采辦開工融合

在一般工程企業(yè)，工程項目組、設(shè)計項目組和采辦項目組通常分別與供應(yīng)商召開開工會，各方的問題時常存在矛盾、以及信息不對稱等情況。為了從根本上徹底解決此問題，設(shè)計可牽頭對三個開工會進行統(tǒng)一，從根本上解決矛盾問題，如圖1所示。

圖1 工程、設(shè)計和采辦聯(lián)合開工

2.11 采辦數(shù)據(jù)的歸納總結(jié)

采辦合同執(zhí)行結(jié)束后，為檢驗設(shè)計引領(lǐng)采辦工作的有效性及合理性，應(yīng)對所有的采辦數(shù)據(jù)進行后續(xù)的歸納和總結(jié)，把采購的實際成果與原始采購管理計劃中的預(yù)期成果進行比較。形成的經(jīng)驗教訓(xùn)應(yīng)該歸檔到經(jīng)驗教訓(xùn)知識庫中，以改善未來項目的采辦工作。在經(jīng)驗教訓(xùn)中，應(yīng)明確說明項目目標(biāo)是否已經(jīng)達成，若未達成，則說明原因。

除了自身工作的評價之外，也需要基于組織過程資產(chǎn)中的供應(yīng)商評價體系，對所有相關(guān)供應(yīng)商進行客觀公正的評價。對于供貨質(zhì)量差、服務(wù)品質(zhì)差、響應(yīng)不及時等供應(yīng)商，采取相應(yīng)的處罰措施。

3 結(jié)語

以設(shè)計前端引領(lǐng)為主導(dǎo)的工程物資采辦工作，通過技術(shù)引領(lǐng)可獲得豐厚的經(jīng)濟效益和質(zhì)量效益，可為工程項目的運行、工程物資的采辦等注入設(shè)計強心劑。因此，歸納總結(jié)如下：(1)設(shè)計對采辦的參與關(guān)鍵在前期，合理的投標(biāo)、全面的資源把控是降本提質(zhì)增效的最佳發(fā)力點；(2)工程項目組、設(shè)計項目組和采辦項目組之間的溝通渠道應(yīng)實現(xiàn)最優(yōu)化，提升各方之間的溝通效率；(3)所有工作的開展應(yīng)基于法律、法規(guī)及相應(yīng)規(guī)范，合法合規(guī)辦事，確保采辦工作的“公平、公正、公開”；(4)技術(shù)是一切項目的根本，把控好技術(shù)，并與物資采辦有效融合，可充分體現(xiàn)設(shè)計在工程物資采辦工作中的引領(lǐng)作用，從而實現(xiàn)質(zhì)量和效益的雙提升。