何利娜

（中化泉州石化有限公司，福建 泉州 362000）

1 石油化工建設(shè)工程項目檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 石油化工建設(shè)工程項目檔案管理現(xiàn)狀

隨著國家大型石化項目的蓬勃發(fā)展，一些項目管理和施工質(zhì)量問題也不斷涌現(xiàn)，這就對工程伴隨的施工記錄的真實、可追溯性要求越來越高。項目建設(shè)單位需要投入較多的人力資源來切實做好檔案過程控制管理。項目檔案的過程控制同時也是很好的質(zhì)量管控手段。通常工程項目文件形成單位完成其工作任務(wù)后，將形成的文件整理立卷，按規(guī)定移交檔案管理機構(gòu)。2013年工業(yè)和信息化部《第四批行業(yè)標準制修訂計劃》（工信廳科[2013]217號）文件要求修訂規(guī)范，本著“誰設(shè)計誰負責，誰采購誰負責、誰施工誰負責”的原則，明確交工技術(shù)文件的組成、整理和編匯要求，要求提高設(shè)計質(zhì)量、強化工程材料的可追蹤性，落實施工責任，并為工程數(shù)字化交付奠定基礎(chǔ)。所以要把文件整理立卷做到施工過程中，采取預(yù)立卷管理，即按照預(yù)立卷要求來進行日常的文件管理。所以，工程檔案管理的難度較以前增加很多，也缺乏比較有經(jīng)驗的文控管理者，以及行之有效的文控管理制度。

1.2 施工過程技術(shù)文件管理存在的問題

施工過程技術(shù)文件是工程實現(xiàn)過程中，安全質(zhì)量、使用功能是否符合要求、質(zhì)量控制是否符合程序要求的證據(jù)性文件，包括工程建設(shè)實施過程中所形成的質(zhì)量管理文件、質(zhì)量控制記錄、工程安全質(zhì)量見證等質(zhì)量管理體系有效運行的見證性文件和記錄。但是目前工程檔案過程控制的管理策略并不是很明晰。管理的核心是不僅要預(yù)立卷，還應(yīng)有卷可立，即控制施工技術(shù)文件與現(xiàn)場實體施工進度的同步進行。

2 工程檔案過程控制的管理策略

2.1 施工過程技術(shù)文件預(yù)立卷

預(yù)立卷是項目檔案前期過程控制的主要手段，要求在工程建設(shè)初期準備專用資料室，并按單項工程為所屬每個單位工程預(yù)設(shè)存放的檔案盒，然后按照檔案案卷脊背要求（GB/T11822）為每一個檔案盒貼上對應(yīng)的標識。在施工過程中將形成的工程資料進行預(yù)先分類整理到對應(yīng)案卷盒內(nèi)并同步編制電子版卷內(nèi)目錄。

2.1.1 預(yù)立卷的前提條件

首先需要設(shè)計院出具完整的設(shè)計藍圖，然后根據(jù)設(shè)計藍圖和GB50300、SH/T3508規(guī)范編制單位工程劃分，通常有9個單位工程，分別為樁基工程、土建工程，鋼結(jié)構(gòu)安裝工程、靜設(shè)備安裝工程，動設(shè)備安裝工程、管道安裝工程，電氣安裝工程，儀表安裝工程，電信安裝工程。注意樁基工程并不能構(gòu)成一個單位工程，這里把他單獨作為一個單位工程是為了解決樁基施工單位資料的編制時間需求，自成一卷以便于及時歸檔。

其次根據(jù)完成報批的單位工程劃分編制組卷提綱，設(shè)立檔案盒及脊背標識。依據(jù)組卷提綱明細依次設(shè)立施工綜合卷、專業(yè)綜合卷、專業(yè)卷、專業(yè)材料卷。竣工圖卷由設(shè)計單位來立卷歸檔。聲像資料的攝制必須與工程建設(shè)工程同步進行，貫穿整個建設(shè)過程，做到即時攝錄，保證視頻資料的真實性。值得注意的是，工程結(jié)束時找不到需要歸檔的影像和照片資料的案例比比皆是，不是過程中沒有拍照，更多的原因是沒有將資料統(tǒng)一收集起來，導致丟失。

2.1.2 預(yù)立卷的歸檔范圍（這一部分是不是可以簡化呢？）

1）施工綜合卷。施工綜合卷主要是一個單項工程的綜合類文件，分別是開工報告、項目公章授權(quán)文件、項目經(jīng)理授權(quán)文件、人員資質(zhì)、圖紙會審、設(shè)計交底、項目執(zhí)行計劃（EPC）、質(zhì)量計劃及檢試驗計劃、HSE管理文件、單位工程劃分、分包商資質(zhì)文件（EPC）、施工組織設(shè)計（非EPC）、承包商進度計劃、承包商工程月報、工程聯(lián)絡(luò)單一覽表、工程變更單一覽表、工程質(zhì)量驗收情況匯總表、重大質(zhì)量事故處理報告、工程中間交接證書及其附件、工程交工證書及其附件、項目總結(jié)（EPC）、交工技術(shù)文件移交證書。

2）專業(yè)綜合卷。一個單項工程的專業(yè)綜合卷收納的內(nèi)容主要是基于前述9個單位工程形成的開工報告，項目公章授權(quán)文件、項目經(jīng)理授權(quán)文件、人員資質(zhì)、圖紙會審、設(shè)計交底、質(zhì)量計劃及檢試驗計劃、HSE管理文件、施工組織設(shè)計、施工方案、供應(yīng)商及檢測單位資質(zhì)、測量機具、單位工程劃分、技術(shù)交底、承包商進度計劃、承包商工程月報、工程變更單一覽表、工程變更單、工程聯(lián)絡(luò)單一覽表、工程聯(lián)絡(luò)單、單位工程質(zhì)量驗收記錄、施工總結(jié)、施工日志。管道專業(yè)還應(yīng)歸管道試壓包匯總表、壓力管道監(jiān)督檢驗報告，設(shè)備專業(yè)現(xiàn)場組焊設(shè)備還應(yīng)歸設(shè)備質(zhì)量合格證。

3）專業(yè)技術(shù)卷。按照單位工程劃分及施工工序組卷，即施工記錄，檢測驗報告，檢驗批、分項工程、子分部工程、分部工程、子單位工程質(zhì)量驗收記錄。過程中以分項為單位整理收集即可。

4）專業(yè)材料卷。一個單位工程的材料卷并不作為單獨一卷并列于專業(yè)卷，它屬于專業(yè)卷的一部分。主要為本單位工程內(nèi)所使用的各種材料和設(shè)備的質(zhì)量證明文件及報審文件。注意設(shè)備報驗和設(shè)備隨機資料要分開歸檔。設(shè)備隨機資料采取“誰供誰負責”的原則，由責任單位編制設(shè)備隨機資料卷向建設(shè)單位移交歸檔。

2.2 交工技術(shù)文件的同步性

施工過程技術(shù)文件作為交工技術(shù)文件的前身，過程控制的好壞直接影響交工技術(shù)文件的歸檔質(zhì)量。對于石油化工大型建設(shè)項目，單項工程多，參建單位多，前期施工技術(shù)文件工作若可以做到事半功倍，后期交工文件就可避免返工和遺漏。

2.2.1 施工過程技術(shù)文件的編制要求

施工過程技術(shù)文件的編制應(yīng)與工程建設(shè)同步，內(nèi)容與工程實際情況相符，表格符合規(guī)范，驗收結(jié)論和責任人簽字都應(yīng)為手簽原件，字跡清楚，蓋章清晰，手續(xù)完備，不得涂改。更多的編制要求，在SH/T3503等相關(guān)規(guī)范都有詳細的說明。鑒于個別參建單位并不是很了解項目建設(shè)地的各項政策及檔案要求，所以建設(shè)單位應(yīng)在項目開工前依據(jù)SH/T3503-2017等相關(guān)規(guī)范結(jié)合本單位的實際情況，編制本單位的交工技術(shù)文件管理規(guī)定，并經(jīng)報批過審后定稿發(fā)送參建單位執(zhí)行，此后交由專人維護，做一些修訂工作。建設(shè)單位應(yīng)要求施工單位根據(jù)建設(shè)單位規(guī)定編制交工技術(shù)文件編制細則并報建設(shè)單位批準。

2.2.2 施工過程技術(shù)文件的整理方法

施工綜合卷主要遵循文件的形成規(guī)律，屬性及先后順序來收集立卷，專業(yè)綜合卷的收集方式與大綜合卷的整理方法一致。專業(yè)卷主要按照單位分部的分項來整理，一個分項作為一個小單位，然后再排下一個分項，然后排分部再子單位，這樣也是遵循施工工序來組冊，同時專業(yè)材料卷中的設(shè)備和材料文件中應(yīng)有一份質(zhì)量證明文件的原件。采購單位在發(fā)放工程材料時應(yīng)核對并記錄材料的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量和領(lǐng)用單位，為領(lǐng)用單位提供質(zhì)量證明文件原件。領(lǐng)用單位需要預(yù)先按材料類別編制材料代碼表，再按照材料類別和收集時間編制質(zhì)量證明文件證件自編號，各專業(yè)材料質(zhì)量證明文件組卷時應(yīng)編寫材料質(zhì)量證明文件一覽表。注意采購單位和施工單位工程師都應(yīng)對材料質(zhì)量證明文件原件進行確認并簽字。

2.2.3 施工過程技術(shù)文件統(tǒng)計報表對文控管理的重要性

預(yù)立卷的主要執(zhí)行者為建設(shè)單位和參建單位的文控管理工作者。所以文控管理工作者既要熟悉施工工序，又要熟悉交工技術(shù)文件管理規(guī)范；既要推進交工技術(shù)文件的立卷，又要把控交工技術(shù)文件的合規(guī)性和完備性；既要熟悉歸檔范圍，又要跟蹤各種傳送報驗材料；既要跟進現(xiàn)場進度，又要及時更新交工技術(shù)文件統(tǒng)計報表。交工技術(shù)文件統(tǒng)計報表在中化泉州100萬噸/年乙烯及煉油改擴建項目中應(yīng)用中取得了良好的果效，詳見附表1。文控管理工作者通過這此報表即可監(jiān)控現(xiàn)場施工過程技術(shù)文件的同步性，并針對資料滯后提前預(yù)警到相關(guān)部門及責任人，透明化處理工程文件。且本報表將來直接對應(yīng)到檔案移交清單、卷內(nèi)目錄、交工技術(shù)文件目錄，可以說一本萬利，很大程度上節(jié)省了歸檔整理時間。

表1 文檔進度周報表

3 總結(jié)

建設(shè)工程項目的參建單位應(yīng)與工程進度同步形成、積累、編制交工技術(shù)文件。歸檔責任秉承誰設(shè)計誰負責，誰采購誰負責，誰檢測誰負責，總包負責分包，監(jiān)理負責真實完整性，建設(shè)單位負責審查接收的原則。本文通過施工技術(shù)文件預(yù)立卷和過程同步性兩方面來探討了石化大型建設(shè)工程檔案的過程控制，為后續(xù)檔案的歸檔和再利用打下了堅實的基礎(chǔ)。過程控制的好壞歸根結(jié)底還是需要人去做。石化大型建設(shè)項目無論是預(yù)立卷還是過程同步性都對文控管理體系和人員綜合專業(yè)素質(zhì)要求很高?，F(xiàn)階段檔案專家型人才缺乏，且教育與實踐脫節(jié)，專業(yè)知識單一，職業(yè)背景薄弱，還需著重培養(yǎng)和加強培訓。近年來，隨著“數(shù)字化革命“浪潮的到來，數(shù)字技術(shù)從多方面改變了現(xiàn)代社會的生產(chǎn)方式，而數(shù)字技術(shù)為檔案工作打開了再利用大門的同時也對檔案的真實性和完整性提出了嚴峻的挑戰(zhàn)[1]。所以檔案工作的重點不應(yīng)該僅是提高數(shù)字技術(shù)，而應(yīng)多重視基礎(chǔ)收集工作。