紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合分析

陳欣

摘 要：電子檔案的產(chǎn)生對(duì)檔案管理帶來了很大的便利，但是電子檔案并不能完全取代紙質(zhì)檔案的作用，因此實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存發(fā)展是檔案管理部門的重要工作任務(wù)。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案;電子檔案;融合

1電子檔案、紙質(zhì)檔案的相互聯(lián)系與依賴

電子文檔的部分內(nèi)容是通過數(shù)字化從傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變而來的。電子檔案與紙質(zhì)檔案在形成環(huán)境、生成機(jī)制、歸檔方式、管理模式等方面有著很大的不同，電子文檔從形成到歸檔的每一個(gè)環(huán)節(jié)都需要遵循檔案學(xué)的原則。它們相互作用、相互結(jié)合，形成各自的定義、術(shù)語(yǔ)和概念，從而完成了電子檔案文件從形成到歸檔的過程。電子檔案的存儲(chǔ)載體是軟件和硬件，而紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)載體只是紙張。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，如當(dāng)事人的手稿、親筆簽名等，都顯示了原件的真實(shí)性。正是檔案的原始記錄，使檔案區(qū)別于書籍、資料等信息，具有法律文書的作用。電子檔案的保存條件和環(huán)境要求不同于紙質(zhì)檔案，它不需要大面積的保存場(chǎng)地，但需要高溫、高濕度和抗磁性的環(huán)境。從檔案管理的原則、方法和技術(shù)來看，檔案工作的基本原則對(duì)電子檔案管理同樣適用。紙質(zhì)檔案工作的基本原則是保證檔案的完整性和安全性。同樣，電子檔案的管理也必須遵循完整性和安全性原則。電子文件載體易碎，使用壽命不長(zhǎng)，對(duì)倉(cāng)庫(kù)的溫濕度要求嚴(yán)格。對(duì)于長(zhǎng)期或永久性的存儲(chǔ)，需要將電子文檔的信息內(nèi)容存儲(chǔ)在紙上。現(xiàn)在很多檔案部門對(duì)電子文件的許多技術(shù)、管理方法和手段還處于不成熟的階段，我們一直遵循這樣的決策：保存紙質(zhì)文件，作為永久性和長(zhǎng)期性的檔案，以備不時(shí)之需。同時(shí)，電子檔案也存在諸多不足，紙質(zhì)檔案保存歷史悠久，已經(jīng)形成了完整的管理體系，其保存技術(shù)也非常成熟。在這一點(diǎn)上，電子檔案的保存技術(shù)必須在一定程度上依賴和借鑒紙質(zhì)檔案的保存技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)。

2紙質(zhì)檔案和電子檔案并存發(fā)展的措施

2.1建立完善的檔案管理制度

要促進(jìn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的并存發(fā)展，必須要建立完善的管理制度，借助制度來規(guī)范檔案管理的行為，進(jìn)一步提升檔案管理的科學(xué)性。由于電子檔案是隨著信息技術(shù)發(fā)展所產(chǎn)生的，發(fā)展時(shí)間并不長(zhǎng)，所以檔案管理部門要制定電子檔案管理制度明確電子檔案的歸檔格式，制定電子檔案的著錄標(biāo)準(zhǔn)明確電子檔案轉(zhuǎn)換格式的標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)發(fā)揮好制度的指導(dǎo)作用，提高電子檔案的管理質(zhì)量。

2.2加強(qiáng)對(duì)相關(guān)理論的研究

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案是必然的產(chǎn)物，電子檔案的產(chǎn)生對(duì)檔案管理帶來了很大的影響。所以作為檔案管理人員，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案的理論研究，深刻認(rèn)識(shí)電子檔案的產(chǎn)生背景，認(rèn)識(shí)電子檔案的發(fā)展特點(diǎn)以及現(xiàn)狀，進(jìn)而分析存在的問題，并結(jié)合實(shí)際制定相應(yīng)的措施。檔案管理人員要結(jié)合電子檔案管理存在的問題來制定管理制度，做好電子檔案的科學(xué)管理。還要正確地認(rèn)識(shí)到電子檔案和紙質(zhì)檔案之間存在的差別，重視對(duì)兩者的開發(fā)和利用，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，實(shí)現(xiàn)電子檔案和紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展。

2.3加強(qiáng)檔案保管設(shè)施的建設(shè)

紙質(zhì)檔案和電子檔案的管理都需要借助一定的基礎(chǔ)設(shè)備，因此加強(qiáng)對(duì)檔案保管設(shè)施的建設(shè)十分重要。一般情況下，紙質(zhì)檔案需要較大的儲(chǔ)存空間，對(duì)空間的環(huán)境要求比較高，所以檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案室的擴(kuò)建，保證能夠容納不斷增多的紙質(zhì)檔案。此外，還要加強(qiáng)對(duì)檔案室的環(huán)境控制，特別是溫度和濕度的控制，減少環(huán)境因素對(duì)紙質(zhì)檔案造成的影響，保證檔案的安全性。電子檔案雖然不需要占用大量的空間，但是電子檔案需要借助電子設(shè)備開展工作，所以對(duì)儲(chǔ)存設(shè)備以及電子設(shè)備的要求非常高，檔案管理要定期做好電子設(shè)備的檢查和維護(hù)工作，保證電子檔案的安全。電子檔案在管理中還容易受到病毒和黑客的入侵，進(jìn)而造成檔案的丟失，所以還要定期做好電腦的安全維護(hù)，避免檔案信息系統(tǒng)受到黑客或者病毒的入侵，有效地保證電子檔案的安全。

2.4發(fā)揮雙元制管理優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)復(fù)合型人才培養(yǎng)

實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的長(zhǎng)期共存管理，必須充分發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)，將傳統(tǒng)管理手段與現(xiàn)代科技手段相結(jié)合，靈活選擇切實(shí)可行的工作方法和手段。在收集整理方面，逐步建立以電子檔案為主、紙質(zhì)檔案為輔的管理模式，簡(jiǎn)化紙質(zhì)檔案的分類整理。紙質(zhì)檔案管理對(duì)存檔文件進(jìn)行整理、歸檔和分類，這需要大量的人力，無疑增加了管理成本;電子文件的收集和整理可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，文件信息處理具有效率高、簡(jiǎn)單、省時(shí)省力的特點(diǎn)。在使用服務(wù)上，要充分發(fā)揮電子檔案的優(yōu)勢(shì)，電子檔案的可操作性使得用戶能夠激活他們所獲得的信息，從而滿足他們的各種需求。用戶可以利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案中的信息進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、匯總、打印、復(fù)制，并將信息轉(zhuǎn)換成所需的形式。充分發(fā)揮電子檔案在管理和利用方面的優(yōu)勢(shì)，使檔案管理人員逐步從繁瑣乏味的日常檔案工作中解脫出來，投入到更具智力內(nèi)涵的檔案服務(wù)中。另外，電子檔案的信息化，要求檔案管理人員具備豐富的知識(shí)儲(chǔ)備和先進(jìn)的技術(shù)水平，檔案管理人員不僅要掌握紙質(zhì)檔案管理知識(shí)，還要擁有電子檔案管理相關(guān)知識(shí)儲(chǔ)備和技能，以保證電子檔案管理的安全性。要引入復(fù)合型人才，充實(shí)檔案人才隊(duì)伍，還要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高掌握檔案信息化的基本知識(shí)和技能。

4結(jié)束語(yǔ)

質(zhì)檔案和電子檔案并存發(fā)展是時(shí)代發(fā)展的需求，因此檔案管理部門要做好兩者協(xié)同發(fā)展工作，及時(shí)更新管理觀念，完善管理制度，做好管理設(shè)施的建設(shè)，全面保證檔案的安全，充分發(fā)揮出檔案的重要價(jià)值。在紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理相結(jié)合的過程中，紙質(zhì)檔案管理規(guī)模逐漸縮小，電子檔案管理的規(guī)模隨著信息技術(shù)的發(fā)展而不斷擴(kuò)大。檔案管理部門不僅要用科學(xué)方法加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理安全的保護(hù)，促進(jìn)電子檔案管理的發(fā)展，而且要對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行必要的保留。通過兩者的完美結(jié)合，可以相輔相成，做好檔案管理工作。

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