事業(yè)單位人事工資檔案管理思考研究

周秉新

摘? 要：新時期事業(yè)單位的發(fā)展在積極改革，隨著事業(yè)單位人員聘用制的實施及改革工作的不斷推進，其越來越重視人力資源管理工作的開展，強調(diào)做好人事工資檔案管理工作，以有效激發(fā)單位內(nèi)部職工工作的積極性、端正職工態(tài)度，提高事業(yè)單位工作的效率和服務的質(zhì)量。本文分析了事業(yè)單位人事工資檔案管理的現(xiàn)狀和問題，就管理工作的開展提出一些建議和對策，希望對推進事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展有所啟示。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;人事工資檔案;檔案管理

推進新時期事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展，需要其創(chuàng)新和改進經(jīng)營管理的模式和手段，持續(xù)深化改革，提高事業(yè)單位的工作效率和服務質(zhì)量，激發(fā)事業(yè)單位職工的動力和單位組織的活力等。其中，改進和優(yōu)化事業(yè)單位人事工資檔案管理的手段和方法，對于加強事業(yè)單位人事管理和人力資源管理，推進事業(yè)單位其他方面工作的規(guī)范化開展有著重要的作用意義。

1事業(yè)單位人事工資檔案管理的現(xiàn)狀

事業(yè)單位人事工資檔案管理主要針對單位組織內(nèi)部職工的工資信息實施全面的整理和管理，包括職工個人的基本信息、崗位工作和職位變動、工資變動等方面的內(nèi)容，內(nèi)容比較的繁雜，涉及到的事項多，是事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，對于事業(yè)單位人員考核、職位調(diào)動、工資變動等有著重要的作用，能為這些方面工作的實施提供參考和依據(jù)[1]。當前，很多事業(yè)單位采用的人事工資檔案管理模式和手段仍存在一些不足和缺陷問題。

1）檔案管理模式落后。人事工資檔案管理涉及到的事項多，對檔案管理人員的要求高，強調(diào)其具備較強的歸納整合能力、信息獲取和整理能力，并要求有關(guān)人員明確事業(yè)單位內(nèi)部情況、發(fā)現(xiàn)現(xiàn)狀、工作變動和安排等，并持續(xù)推進檔案管理工作數(shù)字化、信息化建設，很多事業(yè)單位無法做到這一點，主要還是檔案管理人員專業(yè)化程度不高，對自身工作缺乏全面的認知，加上事業(yè)單位信息化水平不高，導致出現(xiàn)檔案信息不完整、檔案利用率低等問題。2）檔案管理流程有待優(yōu)化。部分事業(yè)單位只重視人事工資檔案的收集，不重視檔案資料的利用，且在檔案資料收集和整理歸檔等工作實施的時候，還存在管理混亂、資料不全、信息遺失等方面的問題，人事工資檔案管理工作的開展未得到預期的效果。3）檔案管理不全面。部分事業(yè)人事工資檔案管理未能保持與事業(yè)單位業(yè)務開展等同步進行，甚至存在臨時抱佛腳的情況，這也容易導致檔案信息不完整的情況，影響檔案的利用和價值作用的發(fā)揮。4）檔案管理的要求更高。隨著事業(yè)單位工資制度改革以及管理制度的調(diào)整，對事業(yè)單位人事工資檔案管理工作的實施提出了更高要求，原有管理模式中的一些不足和缺陷逐漸顯現(xiàn)出來，如檔案利用不足，無法實現(xiàn)對單位職工工資及變動的高效化查詢，檔案管理無法適應電子化和信息化的需求，沒有實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子文檔的雙重管理等[2]。

2事業(yè)單位人事工資檔案管理的對策和建議

2.1夯實檔案管理的基礎(chǔ)

事業(yè)單位需要充分認識到人事工資檔案管理工作開展和實施的重要性，加大重視程度和投入力度，夯實檔案管理基礎(chǔ)。實現(xiàn)對人事工資檔案的有效管理、共享和利用，強調(diào)由專業(yè)的人員負責檔案管理工作的實施，既要保證其明確人事工資檔案管理的內(nèi)容和事項、流程和標準，也要能夠科學利用信息化技術(shù)手段進行檔案管理，減少亂、差、缺等問題。事業(yè)單位也需要健全和完善人事工資檔案管理相關(guān)制度機制，為檔案管理工作的規(guī)范化、有序化開展和實施，為檔案資料的高效化利用提供支撐，為事業(yè)單位人事變動、工資調(diào)整等服務。

2.2加強數(shù)字化和信息化建設

事業(yè)單位需要加強人事工資檔案信息化建設，科學合理的利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)等先進技術(shù)，及時、廣泛、全面的收集和整理檔案資料信息，集中做好人事工資檔案的收集、整理、歸檔、加工、處理、利用等工作，為事業(yè)單位職工管理、人事變動、工資調(diào)整等服務。具體工作的實施，要求事業(yè)單位加強相關(guān)軟硬件條件的建設，完善打印機、掃描儀、電腦等基礎(chǔ)設施設備;構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫和共享平臺，方便對檔案資料進行分類管理、有序歸檔、便捷獲取和高效化利用;重視加強電子檔案建設，實現(xiàn)紙質(zhì)文件、聲像文件等的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，實現(xiàn)檔案紙質(zhì)與電子數(shù)據(jù)格式并存，確保檔案的價值。

2.3優(yōu)化檔案管理的流程

事業(yè)單位需要持續(xù)健全和完善有關(guān)的制度和規(guī)范要求，持續(xù)優(yōu)化人事工資檔案管理的流程，針對檔案資料的收集、檔案歸檔和管理、檔案獲取和利用、檔案的借閱、檔案保管和保密等設置規(guī)范的標準、流程、要求，以確保人事工資檔案管理的規(guī)范性和有效化，規(guī)避檔案管理錯落事項及造成的影響。

2.4實施完整細致的管理

事業(yè)單位需要轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新人事工資檔案管理的模式和手段，實施更加全面細致的管理。要求強化全員參與意識，即所有部門和人員積極配合這方面工作的開展和實施;要實施全面管理，既強調(diào)檔案工作與事業(yè)單位業(yè)務活動開展、機關(guān)運行管理、職工工作的開展實施等同步進行，全面記錄有關(guān)資料信息，并結(jié)合事業(yè)單位人事變動、工資調(diào)整等不斷調(diào)整、更新、修改檔案資料信息，確保檔案資料信息的完整性、真實有效性。事業(yè)單位在利用這些檔案資料為管理工作服務的同時，也需要做好檔案資料的安全管理工作，對于紙質(zhì)檔案需要專門保管，并做好防火、防潮等工作;對于電子檔案要進行備份管理，做好各項硬件和軟件系統(tǒng)的維護和更新工作，減少因設備損害、故障等導致的檔案丟失情況;還強調(diào)科學設置防火墻和檔案權(quán)限，對重要文件資料進行加密保存等，防止信息泄露[3]。

結(jié)束語

事業(yè)單位推進自身的改革和創(chuàng)新，強調(diào)提升內(nèi)部管理水平和事業(yè)單位的整體服務質(zhì)量。內(nèi)部管理工作的開展強調(diào)落實好人事工資檔案管理工作，促使這方面工作的開展與事業(yè)單位各部門業(yè)務實施同步進行，加強信息化和數(shù)字化建設，優(yōu)化檔案管理的流程等，實現(xiàn)檔案資料的有效收集、整理和利用，為事業(yè)單位人事變動、工資調(diào)整、人力資源管理等工作的開展服務，提供參考和依據(jù)。

參考文獻：

[1]王盈潔.淺談事業(yè)單位績效工資改革后的人事檔案管理工作[J].科學導報，2018（10）：170-170.

[2]朱宏華.人事檔案信息化管理在事業(yè)單位實施績效工資中的作用研究[J].企業(yè)文化（中旬刊），2018（1）：215-215.

[3]農(nóng)克平.新時期事業(yè)單位人事工資檔案管理初探[J].經(jīng)濟與社會發(fā)展，2017，08（5）：129-130，144.