文書檔案整理對事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義探討

莫思聰

摘? 要：文書檔案整理是事業(yè)單位中的基本工作，其主要是記錄事業(yè)單位發(fā)展歷程中發(fā)生的一些重要事件，這也是事業(yè)單位發(fā)展指導所需要的參考資料，對事業(yè)單位效能化發(fā)展具有重要意義。本文將針對事業(yè)單位文書檔案整理工作中存在的問題，提出相應(yīng)的解決策略，進而分析文書檔案整理工作對事業(yè)單位效能化發(fā)展的意義，以提高人們對文書檔案整理工作的重視度。

關(guān)鍵詞：文書檔案整理;事業(yè)單位;效能化發(fā)展

文書檔案整理是事業(yè)單位中檔案建設(shè)工作的基礎(chǔ)部分，其為檔案管理和檔案信息開發(fā)使用提供了充分的基礎(chǔ)保障。目前，我國事業(yè)單位的文書檔案整理工作已經(jīng)具有豐富的經(jīng)驗，而文書檔案作為真實可靠的資料，其對事業(yè)單位發(fā)展具有重要的地位。因此，文書檔案整理工作能夠通過更好的管理文書檔案，以備事業(yè)單位效能化發(fā)展過程中參考和運用，對事業(yè)單位發(fā)展具有積極的影響。本文將對文書檔案整理工作的問題及對策展開分析，并總結(jié)其對事業(yè)單位的意義和價值。

1.事業(yè)單位文書檔案整理中存在的問題

1.1信息化水平較低

現(xiàn)代是信息技術(shù)發(fā)展較快的一個時代，各行各業(yè)都逐漸開展了信息化管理，而事業(yè)單位文書檔案整理工作雖然也緊跟時代步伐，紛紛應(yīng)用了信息化設(shè)備和技術(shù)，但其信息化管理水平仍處于落后狀態(tài)。目前，很多事業(yè)單位的文書檔案由原本的紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為照片、錄音、視頻等形式，其雖然有利于文書檔案的整理和保存，但信息網(wǎng)絡(luò)仍存在一些病毒、黑客等風險，事業(yè)單位對文書檔案資料的整理缺乏雙重保險效果。

1.2管理系統(tǒng)不規(guī)范

目前，我國事業(yè)單位的文書檔案整理模式雖然優(yōu)于傳統(tǒng)模式，但其管理系統(tǒng)更為達到規(guī)范要求，例如在文件發(fā)送和接收上存在延遲，無法充分保障文件的準確度和完整度，查詢并處理好文件檔案后歸檔不規(guī)范，缺乏國家標準的管控等，這些問題都是由于管理系統(tǒng)不規(guī)范所致，對后續(xù)文書檔案整理工作造成嚴重的負面影響，進而影響到了事業(yè)單位效能化的發(fā)展進度。

2.強化事業(yè)單位文書檔案整理工作的措施

2.1應(yīng)用新型信息技術(shù)

在傳統(tǒng)的文書檔案整理工作中，融入先進的科技信息化技術(shù)，才能跟上時代前進的腳步，滿足新時代對事業(yè)單位文書檔案管理的需要，進而促進事業(yè)單位效能化發(fā)展。首先，事業(yè)單位要加大對文書檔案整理工作的資金投入，購買一些先進的信息化設(shè)備儀器，構(gòu)建專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)平臺，一方面可以避免文件在人工傳遞或物流傳遞中的不便之處，還能夠?qū)崿F(xiàn)信息技術(shù)交流，促進事業(yè)單位信息化和額便捷化發(fā)展。此外，國家也要注意頒布相應(yīng)的法律法規(guī)，規(guī)范電子檔案管理工作，才能有效推動文書檔案整理工作的信息化發(fā)展。

2.2加強整理規(guī)范程度

文書檔案整理工作比較繁雜，而且對信息準確性和時效性具有一定的要求，因此，要注意規(guī)范文書檔案整理，提高其工作精確程度。同時，工作人員在接收、發(fā)送和調(diào)閱文件檔案時，要做好相關(guān)等級或者調(diào)閱記錄，及時調(diào)查文件的來源并回收，規(guī)范對檔案文件的操作，以便于文書檔案的整理。此外，在文書檔案保管過程中，工作任云還要做好防潮、防火、防蟲等措施，并且定期檢查文書檔案是否有損壞、變質(zhì)和潮濕等情況，整理其存在的問題，以免阻礙事業(yè)單位的效能化發(fā)展。

3.文書檔案整理對事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義

3.1文書檔案整理是檔案業(yè)務(wù)的建設(shè)核心

文書檔案整理能夠按照信息內(nèi)容、信息順序編碼等情況進行整理歸類，是整個檔案管理系統(tǒng)的核心環(huán)節(jié)，具有承上啟下的作用。在檔案管理工作中，首先要將文書檔案傳遞至享用的管理機構(gòu)，然后管理機構(gòu)對其進行核查、分類、編碼等綜合整理，保證文書檔案內(nèi)容完整準確才能進行后續(xù)的管理工作。因此，文書檔案整理工作對整個檔案管理工作具有規(guī)范化的保障作用;同時，文書檔案管理工作中也會在一定程度上監(jiān)督了檔案收集情況，有利于確保文書檔案的價值，進而提高了整個檔案業(yè)務(wù)工作的完整度和系統(tǒng)化，有利于事業(yè)單位工作中使用，對事業(yè)單位效能化發(fā)展具有重要的推動作用。

3.2文書檔案整理是利用檔案信息資源的必要條件

文書檔案管理屬于事業(yè)單位檔案管理的一項工作，本質(zhì)上是利用整理操作提高信息資源的利用效率;而且，在歸納整理文書檔案的同時，也對這些資料具有一定的保護作用。在事業(yè)單位中，高效率的文書檔案整理工作能夠有效保障重要文件的完整度，以便于以后事業(yè)單位對其進行調(diào)取使用，提高了文書檔案的利用價值。因此，文書檔案整理工作是事業(yè)單位檔案管理體系的基礎(chǔ)，也是檔案信息資源利用的必要條件。一般情況下，事業(yè)單位接收到的文件資料是零散狀態(tài)的，需要耗費一定的時間查找整理才能利用，而且這些資料無法及時充分的表現(xiàn)出資料內(nèi)容的真實情況，影響了檔案資料的使用效果。因此，加強文書檔案整理工作能夠增強文檔之間的聯(lián)系，便于檔案內(nèi)容的整理分類、查閱和使用，且有效提高檔案資料的完整度和規(guī)范度，便于事業(yè)單位工作使用，有利于提高事業(yè)單位工作效率，對事業(yè)單位未來的成長和發(fā)展具有積極的促進作用。

3.3有利于促進檔案工作的可持續(xù)運行

文書檔案整理工作內(nèi)容是將混亂分散、無規(guī)律的文件按照順序進行編號整理，以便于日后重復查閱和使用。文書檔案整理工作有利于促進檔案管理的科學化、有效化和合理化，充分保障了檔案管理體系的完整性和系統(tǒng)性，促進文書檔案管理工作的優(yōu)化。而且，在文書檔案管理工作中，需要對文書檔案進行一定的系統(tǒng)化整合，例如基礎(chǔ)目標編寫、目標等流程，保存文書檔案價值，這樣能夠在事業(yè)單位構(gòu)建效能化管理體系時提供基礎(chǔ)條件和參考經(jīng)驗，而且還能夠省去一些繁瑣的準備工作，這些均體現(xiàn)出了文書檔案的價值。此外，文書檔案整理還能夠為檔案安全性和完整性提供溝通的橋梁，為檔案管理工作的運行發(fā)展具有推動作用。

結(jié)束語

文書檔案是指事業(yè)單位會議或活動中產(chǎn)生的信息資料，其往往記載著一些重要的交談內(nèi)容和戰(zhàn)略方針，其不僅反映出事業(yè)單位的發(fā)展過程，還能夠為事業(yè)單位以后的發(fā)展決策提供參考依據(jù)。因此，文書檔案整理對事業(yè)單位效能化發(fā)展具有重要意義，事業(yè)單位要對文書檔案整理工作重視起來，提高其工作效率和水平，才能在事業(yè)單位發(fā)展中充分發(fā)揮該工作的價值。

參考文獻：

[1]袁玉菊.文書檔案整理對單位效能化發(fā)展的重要意義[J].卷宗，2020，010（003）：27-27.