新時期提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量分析

陳 青

菏澤市定陶區(qū)人民醫(yī)院 山東 菏澤 274100

在醫(yī)院的行政管理活動中，文書檔案發(fā)揮著突出的作用，可用于對各類報告、計劃以及臨床資料進(jìn)行整合與管理，所涉及到的資料內(nèi)容較為繁雜，對管理人員的素質(zhì)要求較高。在現(xiàn)階段醫(yī)療服務(wù)水平快速提升的基礎(chǔ)上，醫(yī)療體制發(fā)生了重大的變革，對于文書檔案管理工作也提出了更高的要求，在新的發(fā)展時期，做好文書檔案管理工作已經(jīng)成為關(guān)系醫(yī)院事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵工作內(nèi)容。因此，有必要針對新時期的文書檔案管理工作作出研究。

一、文書檔案管理的重要性

在文書檔案中記錄了大量的醫(yī)院日?；顒淤Y料，其中的部分檔案信息可用于了解醫(yī)院行政管理的主要過程以及各類經(jīng)營活動的過程，可以將其作為考察醫(yī)院工作的重要憑證，并且可通過對文書檔案的分析進(jìn)行階段性的工作總結(jié)，了解醫(yī)院在各個時期的工作表現(xiàn)和工作效率。依據(jù)此制定后期的發(fā)展計劃，有助于推動醫(yī)院事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。除此之外，其中的臨床治療信息以及臨床資料可以被作為科研工作的主要依據(jù)。通過對臨床資料以及治療效果的分析，總結(jié)大量的臨床治療經(jīng)驗為醫(yī)院醫(yī)療水平的提升奠定良好的基礎(chǔ)。由此可見，文書檔案中的大部分資料均具備較好的應(yīng)用價值，不僅可以服務(wù)于醫(yī)院的日常事務(wù)，也能夠為科研工作提供有力的資料參考，加強(qiáng)文書檔案管理具有極為重要的意義[1]。

二、新時期醫(yī)院文書檔案管理中面臨的主要問題

(一)重業(yè)務(wù)發(fā)展，輕檔案管理。醫(yī)院方面在開展工作時，對于醫(yī)療業(yè)務(wù)給予了過多的關(guān)注，而在文書檔案工作中的投入則相對較少。具體表現(xiàn)為，管理層人員的思想認(rèn)識不足，并未結(jié)合新時期的文書檔案工作要求，制定較為完善的管理制度以及執(zhí)行制度，致使所開展的文書檔案管理工作由于缺乏有力的約束而出現(xiàn)諸多管理問題。主要問題包括資料整合力度不強(qiáng)，檔案信息同步不及時以及卷號不統(tǒng)一等規(guī)范性不強(qiáng)的問題。由于上層人員不能對文書檔案工作給出明確的指導(dǎo)，且缺乏重視，各部門的配合力度也不強(qiáng)，這很難保障文書檔案的管理質(zhì)量。

(二)基礎(chǔ)設(shè)施配置不齊全，檔案管理成效偏低。在新時期的文書檔案工作中，以電子檔案為主，這意味著檔案管理工作需要大量的軟硬件設(shè)施作為支持。但由于醫(yī)院方面缺乏對文書檔案工作的重視，在基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)方面的投入相對較少，致使僅有少部分設(shè)備投入到文書檔案工作中，難以滿足現(xiàn)階段的文書檔案管理需求，且部分設(shè)備設(shè)施的配置較低，使用率不高，也會影響文書檔案的處理質(zhì)量[2]。

(三)管理人員的業(yè)務(wù)能力較差，素質(zhì)水平參差不齊。進(jìn)入新時期之后，文書檔案管理工作趨于信息化和數(shù)字化發(fā)展，這同時也為相關(guān)管理人員的專業(yè)能力以及業(yè)務(wù)能力提出了更高的要求，其必須具備檔案管理專業(yè)能力和掌握一定的信息技術(shù)能力才能勝任新時期的文書檔案管理工作。而實際上，醫(yī)院內(nèi)部同時具備兩種能力的管理人員較少，致使文書檔案管理的質(zhì)量受到了一定的限制，且部分管理人員為兼職人員，并未接受過專業(yè)的培訓(xùn)，管理人員專業(yè)能力和專業(yè)素質(zhì)參差不齊，嚴(yán)重影響文書檔案管理工作的整體水平。

三、提升文書檔案管理質(zhì)量的相關(guān)建議

(一)強(qiáng)化管理意識，規(guī)范管理行為。為了保障醫(yī)院事業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展，要求領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)具備較強(qiáng)的前瞻性，能夠了解新時期的檔案管理要求，并且加強(qiáng)對文書檔案工作的關(guān)注力度，結(jié)合新時期的檔案管理要求，制定科學(xué)可行的管理制度，并且推行檔案管理工作的執(zhí)行機(jī)制，使文書檔案的整個管理過程得到有效梳理，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理行為，以免出現(xiàn)卷號不統(tǒng)一以及管理內(nèi)容混亂的問題，盡可能保證文書檔案信息的全面性，使其能夠為行政管理工作以及各類醫(yī)院管理工作提供可靠的資料參考，并明確管理人員的管理職責(zé)，倡導(dǎo)各部門積極配合文書檔案工作，保障檔案資料收集以及整合的效率，提升檔案信息的同步效果，從根本上提出文書檔案的檔案服務(wù)能力。

(二)加大資金投入，提升基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平。為了保障文書檔案管理工作的高效開展，盡可能滿足新時期的檔案服務(wù)需求，需要加大資金上的投入，將更多資金用于建設(shè)文書檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。即結(jié)合新時期的管理需求配置計算機(jī)、數(shù)碼相機(jī)以及掃描儀器等，為文書檔案的管理工作提供可靠的設(shè)備支持，一改傳統(tǒng)的管理模式，借助新設(shè)備和新技術(shù)代替原有的人工管理，從根本上提升文書檔案工作的信息化水平以及自動化水平。此外，考慮到部分檔案信息的保密性要求，也需在系統(tǒng)內(nèi)部配置專用的殺毒軟件，并定期進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)和軟件升級工作，謹(jǐn)防由于系統(tǒng)漏洞問題造成的安全威脅，并且根據(jù)最新的檔案服務(wù)需求，對管理系統(tǒng)的功能性進(jìn)行完善，使其功能更為全面[3]。

(三)加大培訓(xùn)力度，提升管理人員的整體素質(zhì)水平。作為文書檔案管理工作的直接參與者，管理人員的專業(yè)能力以及業(yè)務(wù)能力必定會直接影響檔案管理質(zhì)量，因此為達(dá)成提升檔案管理質(zhì)量的目標(biāo)，必須要加大教育培訓(xùn)力度，定期開展專業(yè)培訓(xùn)以及業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，并且無論是專職人員還是兼職人員均應(yīng)在崗前參與集中培訓(xùn)，使其同時具備檔案管理業(yè)務(wù)能力和信息技術(shù)能力，為檔案信息化的發(fā)展做出一定的貢獻(xiàn)，保障檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

結(jié)束語

鑒于文書檔案工作在醫(yī)院事業(yè)發(fā)展中的突出作用，需結(jié)合新時期的管理要求對具體的管理工作作出調(diào)整，在其中引入多種新技術(shù)和新思想，提升文書檔案管理的服務(wù)水平，充分發(fā)揮其服務(wù)職能，為醫(yī)院日常管理工作的開展提供信息保障。