淺談如何構(gòu)建檔案數(shù)字化工作的大格局意識

劉水英 王賽春

一、引言

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)跨越式發(fā)展，數(shù)字化興起勢不可擋，數(shù)字記憶存儲成為必然趨勢;大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展至今，已經(jīng)被推廣至各行各業(yè)，其所反映出的數(shù)據(jù)處理能力相當令人驚嘆。檔案行業(yè)也受到數(shù)字化浪潮的直接影響，檔案管理工作的理念、技術(shù)等相對于傳統(tǒng)管理已有明顯轉(zhuǎn)變。大數(shù)據(jù)、智慧管理將成為實現(xiàn)檔案數(shù)字化的技術(shù)支撐，全面提升檔案管理信息化水平，深度開發(fā)檔案信息資源必然成為階段性目標。檔案數(shù)字化工作全面快速推進更應成為當前檔案管理和檔案服務工作的必然趨勢。檔案數(shù)字化工作也是目前業(yè)界炙手可熱的研究內(nèi)容，不同的學者對檔案數(shù)字化有著不同的理解。但鮮少有學者從數(shù)字化工作的統(tǒng)籌工作角度，深入剖析檔案數(shù)字化的內(nèi)涵和管理是應當秉持的大格局思維?；诖?，本文將在剖析檔案數(shù)字化的具體內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，分析檔案數(shù)字化工作面臨的困境、推動檔案管理行業(yè)前進的重要意義，希望對正處于數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)型期間的我國檔案管理和服務工作提出具有建設(shè)意義的探索意見和建議。

二、各級檔案管理機構(gòu)應當堅持檔案數(shù)字化

想要構(gòu)建科學合理的數(shù)字化檔案管理體系，必須從宏觀層面進行統(tǒng)籌規(guī)劃，以大格局意識為工作指引。但在開始數(shù)字化建設(shè)前，無論是系統(tǒng)平臺的搭建人員，還是從事檔案管理的各類工作人員，都應當對檔案數(shù)字化工作本身進行深入理解，了解何為數(shù)字化、何為檔案數(shù)字化、數(shù)字化檔案的基本特征等，這樣才能真正高效的利用現(xiàn)代科技，切實提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

（一）數(shù)字化對檔案管理的重要意義

第一，數(shù)字化是技術(shù)發(fā)展的一種表現(xiàn)，這種技術(shù)可以將我們生活和工作中的諸多信息轉(zhuǎn)化為計算機可以直接存儲、處理的數(shù)據(jù)，將各類信息數(shù)字化后，有助于我們對社會行為進行實時跟蹤和預測分析。第二，數(shù)字化是一種組織趨勢，對原始的組織進行歸納和梳理，形成以數(shù)據(jù)為驅(qū)動的管理工具、技術(shù)和操作流程。第三，數(shù)字化是一種社會變革。全球化發(fā)展離不開數(shù)字化，人們的各類行為都需要通過信息進行交流、傳播和存儲，在無形中產(chǎn)生了包含海量信息的數(shù)據(jù)庫。因此，通過上述分析可知，在大數(shù)據(jù)時代正式到來前，對信息進行數(shù)字化處理早已滲透到生產(chǎn)生活的各個領(lǐng)域，檔案領(lǐng)域也要做好迎接大數(shù)據(jù)時代到來的準備。

（二）檔案數(shù)字化工作的具體內(nèi)涵

上文中主要介紹了從宏觀角度對數(shù)字化趨勢的認識，即依托于計算機技術(shù)（尤其是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)）的數(shù)據(jù)形成和處理方式，包括但不限于下述環(huán)節(jié)：以感知的數(shù)據(jù)、監(jiān)測的數(shù)據(jù)、用戶生成的數(shù)據(jù)、社交平臺分享的數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，對上述數(shù)據(jù)進行收集、量化、處理和分析。

這種數(shù)字化趨勢已經(jīng)對我國檔案管理工作產(chǎn)生了或直接或間接的影響，無論是各類圖書館、檔案館等傳統(tǒng)的館藏機構(gòu)，還是我國各類企業(yè)文檔管理部門，都已意識到應當采用數(shù)字化的方式對檔案類文件進行綜合管理。我國“十三五”規(guī)劃中也已明確提出檔案行業(yè)應當積極應對大數(shù)據(jù)和數(shù)字化趨勢的挑戰(zhàn)。單純的接收紙質(zhì)檔案、存儲紙質(zhì)檔案已經(jīng)無法滿足檔案服務對象的基本需求，檔案管理從業(yè)人員應當從傳統(tǒng)的對檔案實體的管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐劳袛?shù)字化工具對檔案內(nèi)容的管理，從手工檢索查找到利用智能化的工具進行管理工作，從分散型的資源利用到集約型數(shù)據(jù)共享。

（三）檔案數(shù)字化助力全國檔案一張網(wǎng)

大格局意識是一種不斷認識自我，不斷成長的過程。在開展檔案數(shù)字化工作之前，不僅應當認識到傳統(tǒng)檔案管理過程中存在的弊端，還應當深入挖掘數(shù)字化檔案的基本特征，利用數(shù)字化檔案的優(yōu)勢，助力檔案管理人員從全局的高度想問題、看問題、解決問題，胸懷大局，才能真正保障檔案數(shù)字化工作的全面開展。因此科學理解檔案數(shù)字化的特征是開展檔案數(shù)字化工作的重要鋪墊。

檔案數(shù)字化是一個繁雜而漫長的檔案資源積累過程。存儲的信息以數(shù)字代碼進行記錄，只有通過特定程序方能進行識別讀取，因此對于系統(tǒng)的兼容性以及生成的文件的兼容性要求都較高，無論是軟件還是硬件的更迭，都應當注意對數(shù)據(jù)文件的類型進行及時轉(zhuǎn)換。信息與載體可分離，數(shù)字化檔案可以通過不同載體實現(xiàn)信息的流通。數(shù)字化的檔案具有集成性，文字、圖片、聲音、影像多位一體，更能夠直觀的反映各類行為活動。這是其優(yōu)勢所在，但其信息易發(fā)生改變。此特性屬于數(shù)據(jù)檔案的薄弱之處，信息載體對信息本身的束縛能力大大減弱，在信息流通過程中，極易造成人為或意外毀損，存儲后的數(shù)據(jù)密度極高，隨著存儲技術(shù)的發(fā)展，一塊小小的硬盤可能包括難以想象的量級的檔案信息，這也對數(shù)字化檔案的存儲提出了更高的要求，云端空間存儲或可為檔案數(shù)據(jù)流通的交換節(jié)點。如何在未來檔案數(shù)字化的進程中謀劃各個系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)融合、互通將成為織就“全國檔案一張網(wǎng)”的關(guān)鍵。

三、構(gòu)建數(shù)字化檔案的必要前提

（一）檔案數(shù)字化大格局離不開軟硬件設(shè)施的支撐

檔案數(shù)字化工作屬于集成化的系統(tǒng)工程，涉及軟件工程、網(wǎng)絡工程、信息組織工程、安全工程等諸多學科。為保證數(shù)字傳遞的時效性，需要確保網(wǎng)絡傳輸通道順暢，才能真正實現(xiàn)檔案信息在不同使用者間進行互換。檔案數(shù)字化建設(shè)時還需要利用眾多檔案管理技術(shù)，包括但不限于分類、索引、檢索、存儲、壓縮、加密、傳輸?shù)燃夹g(shù)，在對文本進行數(shù)據(jù)化處理時，還需要識別、影像自動處理技術(shù)等，上述各類技術(shù)本身的成熟度以及普及程度將直接決定我國檔案數(shù)字化工作的建設(shè)進程。

檔案數(shù)字化工作需要同時注重對原始檔案的存儲，以及對數(shù)字化檔案的利用和互聯(lián)網(wǎng)查詢服務。對原始檔案保護的重要意義不言而喻，原始材料的完整性是保障數(shù)字化檔案完整性、真實性的重要保障。另外，為了方便信息需求主體通過網(wǎng)絡進行檔案信息查詢，打破時間和空間壁壘，在構(gòu)建檔案數(shù)字化系統(tǒng)時，應當注重對局域網(wǎng)以及信息資源網(wǎng)站的建設(shè)，需在域名申請、服務器配置、網(wǎng)站功能規(guī)劃、前端頁面設(shè)計、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)開發(fā)等細節(jié)之處的設(shè)計時始終堅持“客戶使用便捷性優(yōu)先原則”。由此可見，網(wǎng)絡基礎(chǔ)設(shè)施的搭建情況將直接影響檔案數(shù)字化工作的落實情況。

（二）檔案數(shù)字化大格局對資金和人才的依賴

檔案數(shù)字化建設(shè)工程屬于系統(tǒng)性工程，無論在搭建初期、系統(tǒng)完善期、系統(tǒng)運營期以及后期維護都需要大量資金，在啟動檔案數(shù)字化建設(shè)初期，需要在宏觀層面做好資金籌劃工作。

傳統(tǒng)檔案管理模式下的管理人員無法滿足檔案數(shù)字化系統(tǒng)的建設(shè)與運維。檔案數(shù)字化建設(shè)過程中涉及到系統(tǒng)分析與設(shè)計、系統(tǒng)管理與運維、信息管理甚至法律方面的人才，為了支撐起龐大的數(shù)字化檔案管理工作，進行必要的人才儲備非常重要。

四、構(gòu)建數(shù)字化檔案大格局的具體舉措

（一）抓住“五個標準”，啟動數(shù)字化檔案建設(shè)

為了讓檔案更好的發(fā)揮憑證、依據(jù)和參考的作用，讓政務網(wǎng)電子文件歸檔接收系統(tǒng)能夠和檔案館際共享服務系統(tǒng)保持兼容，實現(xiàn)“一網(wǎng)查檔、百館聯(lián)動”，在系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃期，應當抓住系統(tǒng)建設(shè)五大標準。

第一，網(wǎng)絡基礎(chǔ)設(shè)施標準，其主要目的是為數(shù)字檔案提供標準化的運行平臺，還應當為通信工程建設(shè)、互通網(wǎng)絡等設(shè)定統(tǒng)一標準。第二，編碼標準是為了數(shù)字化檔案可以向公眾提供一個便捷開放的信息平臺，應當確保字符編碼、數(shù)據(jù)處理格式、信息輸出格式等方面保持統(tǒng)一標準。第三，應用標準指為數(shù)字化檔案平臺提供支持的其他應用，例如信息交換平臺、記錄管理、日志管理、數(shù)據(jù)庫等。以數(shù)據(jù)交換為例，為了在不同的操作系統(tǒng)、不同的計算機間以及不同格式的數(shù)據(jù)進行共享，應當建立一套統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換標準。第四，信息安全標準的目的是確保檔案數(shù)據(jù)在管理和應用階段可以安全穩(wěn)定的運行，為實現(xiàn)這一目的，應當在提供信息服務過程中注意加強平臺的安全級別，提高身份鑒別準確度，嚴格控制訪問管理權(quán)限，充分去用加密算法、數(shù)字簽名以及密鑰等加密手段和技術(shù)。第五，良好的管理制度是確保檔案數(shù)字化建設(shè)工作的基礎(chǔ)和質(zhì)量保證，在設(shè)計數(shù)據(jù)格式和數(shù)據(jù)標識語言時，應當采用國內(nèi)外通用的行業(yè)規(guī)范，這樣才能保證數(shù)據(jù)庫中的檔案數(shù)據(jù)，可以在不同的通信網(wǎng)絡中實現(xiàn)資源共享，實現(xiàn)“一網(wǎng)查檔、百館聯(lián)動”。

（二）堅持“兩個原則”，有條不紊開展建設(shè)工作

一方面，檔案數(shù)字化工作的大格局離不開合理統(tǒng)籌規(guī)劃。鑒于檔案數(shù)據(jù)化工作本身需要龐大的資金、人力、物力的支持，應當對現(xiàn)有館藏檔案進行甄別和鑒定，以區(qū)分哪些資料需要進行數(shù)字化處理，并將其轉(zhuǎn)化為需長久保存，且利用率較高的數(shù)字化檔案。對于那些利用價值較低，且使用頻率較低的檔案，從經(jīng)濟角度出發(fā)，可暫時不予數(shù)字化處理。在對需要進行數(shù)字化處理的檔案進行分類整理時，應當遵循輕重緩急的原則。根據(jù)數(shù)字化檔案建設(shè)的資金使用情況，在充分綜合館藏基礎(chǔ)、分析用戶需求、考慮檔案的利用率以及館藏特色等方面，對需要處理的檔案進行分類處理。

另一方面，大格局離不開小細節(jié)，檔案數(shù)字化工作需要以數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作為基礎(chǔ)。因此，應當加大對數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作的重視程度。以建立大容量、高處理速度、安全穩(wěn)定以及主題鮮明的數(shù)據(jù)庫為目標。檔案館應當對所接收的電子檔案資料，有序的開展研究，盡快對電子檔案進行歸檔，并將其納入既有的管理系統(tǒng)之中，積極主動的加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高電子檔案利用效率和使用質(zhì)量。

（三）落實“四個步驟”，扎牢檔案數(shù)字化建設(shè)工作

在檔案數(shù)字化建設(shè)工作中，應當加強大局意識，一盤大局之棋，離不開一本干事之賬，為了保證檔案管理工作內(nèi)容全面、功能齊全、保管更加安全，需要對建設(shè)工作進行全局性把控，從現(xiàn)狀分析、實施目標、實施要素以及保障措施，檔案數(shù)字化建設(shè)工作同樣需要遵從以下四個建設(shè)步驟，同時根據(jù)檔案服務對象的需求以及檔案的存儲需求，及時進行優(yōu)化調(diào)整。為構(gòu)建科學合理的檔案數(shù)字化系統(tǒng)，需在四階段中重點把握如下內(nèi)容：

第一，調(diào)查研究。無論是檔案館、高校圖書館還是企業(yè)文檔管理部門，在進行檔案數(shù)字化工作前期，都需要對自身現(xiàn)狀進行全面剖析：首先，建立健全管理制度。檔案數(shù)字化籌建單位需要確認組織機構(gòu)的完善度、科學管理體制的成熟度，系統(tǒng)和工作的整體規(guī)劃是否明確，數(shù)字化的實施范圍，上至領(lǐng)導下至具體崗位工作人員的責任是否清晰、無交叉。其次，確保硬件設(shè)施齊全。檔案數(shù)字化工作需要先進的硬件設(shè)施為支持，計算機、掃描儀、打印機、存儲硬盤的配置是否滿足數(shù)字化建設(shè)需求，局域網(wǎng)、網(wǎng)絡設(shè)施、檔案庫房是否與建設(shè)需求向匹配。然后，技術(shù)成熟度調(diào)查。檔案數(shù)字化工作切記量力而行，根據(jù)自身的經(jīng)濟情況以及技術(shù)力量制定適宜自身的工作進程。最后，人才儲備方面的調(diào)查。為了確保數(shù)字化建設(shè)的順利進行，應當提前加強對現(xiàn)有檔案管理人員進行培訓，培養(yǎng)和招聘跨學科的復合型人才，工作人員需要具備分析、匯總以及解決問題的能力，同時需要加強法律方面和技術(shù)方面基礎(chǔ)嘗試和技能的培養(yǎng)。

第二，制定明確的實施目標。在項目可行性報告獲得通過后，建立分工明確的數(shù)字化領(lǐng)導小組，從大格局的角度出發(fā)制定中長期項目目標，并針對各個階段擬達成的目標制定具體的實施目標。無論是大目標還是小目標，都需要依托現(xiàn)狀科學制定，不可好高騖遠，盡可能的結(jié)合自身人員數(shù)量、業(yè)務量以及技術(shù)能力制定實施方案和預期目標，保證資金利用最大化，確保項目平穩(wěn)落地。

第三，明確實施要素。實施要素是建設(shè)檔案數(shù)字化工作的重要組成部分，可以將檔案數(shù)字化系統(tǒng)分解成不同的子系統(tǒng)，例如：檔案目錄系統(tǒng)、全文檢索系統(tǒng)、局域網(wǎng)建設(shè)項目等，并且應當針對不同的子系統(tǒng)制定不同的驗收評估標準。

第四，建立保障系統(tǒng)。為了檔案數(shù)字化系統(tǒng)能夠順利平穩(wěn)的運行，應當建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)、運維系統(tǒng)，還需要組織機構(gòu)、人力物力以及各類技術(shù)作為后盾，這些關(guān)于保障系統(tǒng)的落實情況直接影響著檔案數(shù)據(jù)化工作的實施質(zhì)量。

（四）聚焦“一個要素”，優(yōu)化檔案管理細節(jié)

為科學開發(fā)部署信息化的檔案數(shù)字化工作，確保資源豐富與數(shù)據(jù)優(yōu)質(zhì)相輔，應當加強標準化制定工作，嚴把數(shù)字資源建設(shè)的質(zhì)量關(guān)，為實現(xiàn)檔案資源共享做好基礎(chǔ)工作，應當格外注重標準化的工作流程。

此外，從系統(tǒng)兼容性和擴展性角度，標準化是實現(xiàn)重復性事務的必備要素，是實現(xiàn)專業(yè)化生產(chǎn)的重要前提，為了確保服務質(zhì)量，需要為檔案數(shù)字化確立標準化準則。在對檔案資料進行轉(zhuǎn)換時，在對紙質(zhì)資料進行OCR識別時，應當存儲為計算機可識別和處理的信息;對接收的文件進行歸檔處理時，同樣應當確保采用相同的標注化原則。采用標準化模式處理的檔案數(shù)據(jù)，無論在保管、傳遞、利用時都可以保持有序化和規(guī)范化，既可以節(jié)約資金避免重復建設(shè)，提高對檔案數(shù)據(jù)的利用效率，也可以避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)不兼容的情形。

“不謀萬世者，不足謀一時;不謀全局者，不足謀一域?！辫b于我國仍處在檔案數(shù)字化工作的建設(shè)初期，在此設(shè)計階段，建立科學合理的宏觀大格局意識尤為重要。檔案部門和檔案工作者必須堅持“突出重點、統(tǒng)籌規(guī)劃”的工作原則，正確認識檔案數(shù)字化工作的最終目標，才能切實助推檔案數(shù)字化工作形成大格局，真正適應大數(shù)據(jù)時代的社會需求！

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作者單位：河北省秦皇島市青龍滿族自治縣國家檔案館