企業(yè)督辦管理系統(tǒng)信息化方案研究

李源 楊澤石 徐瑞

摘要：企業(yè)現(xiàn)有的以公文處理和信息交互為主的傳統(tǒng)OA系統(tǒng)，已無法滿足企業(yè)對業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)統(tǒng)一管理和監(jiān)控的要求，需要通過統(tǒng)一督辦管理系統(tǒng)平臺的建設(shè)，實現(xiàn)企業(yè)督辦的規(guī)范化管理及考核評價體系量化。該文在分析企業(yè)督辦管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，提出了企業(yè)督辦管理系統(tǒng)建設(shè)的信息化方案，對督辦流程進行了梳理及閉環(huán)管理，實現(xiàn)了系統(tǒng)模型的建立，采用J2EE開發(fā)平臺和技術(shù)體系，遵循MVC的設(shè)計模式實現(xiàn)了系統(tǒng)的體系架構(gòu)，集成Activiti工作流引擎，實現(xiàn)了督辦流程的快速開發(fā)及維護。該系統(tǒng)的應(yīng)用有效地解決督查業(yè)務(wù)實踐中普遍存在的問題，實現(xiàn)了對督辦事項進度和質(zhì)量的量化考核。

關(guān)鍵詞：督辦管理;Activiti;工作流引擎;SSH框架

中圖分類號：TP311? ? ? ?文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1009-3044（2021）13-0229-02

1 引言

隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，市場環(huán)境復(fù)雜多變，提高企業(yè)管理執(zhí)行力、加強企業(yè)決策推動能力成為企業(yè)核心競爭力之一，企業(yè)協(xié)同辦公能力在信息化建設(shè)中亦成為關(guān)鍵指標(biāo)。企業(yè)現(xiàn)有的以協(xié)同辦公、文件下發(fā)和信息處理為主的傳統(tǒng)OA系統(tǒng)，已無法滿足企業(yè)對業(yè)務(wù)流程實現(xiàn)統(tǒng)一管理和監(jiān)控的更高需求，因此，需要通過統(tǒng)一督辦管理系統(tǒng)平臺的建設(shè)，分析梳理督辦流程，完善督辦管理體系，實現(xiàn)企業(yè)級、部門級、科室級各類督辦事項和督辦業(yè)務(wù)的管理，包含督辦流程的設(shè)計、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、變更、發(fā)起、執(zhí)行、監(jiān)控、評價和考核的全流程閉環(huán)管理。通過該督辦管理系統(tǒng)平臺的建設(shè)，實現(xiàn)對企業(yè)決策落實情況的監(jiān)督和反饋，加強重點工作辦理過程中的監(jiān)控和檢查。

2 企業(yè)督辦管理現(xiàn)狀

1）督辦管理不規(guī)范

企業(yè)未形成規(guī)范的督辦管理標(biāo)準(zhǔn)，對重點關(guān)注的工作事項、會議指示、工作批示、專題工作會指導(dǎo)意見等事項的督辦未建立標(biāo)準(zhǔn)化的執(zhí)行流程，已有的督辦工作也未能按照標(biāo)準(zhǔn)流程辦理。

2）缺少督辦推進工具

督辦事項在流程中缺少過程預(yù)警和監(jiān)控，沒有實現(xiàn)對流程各階段執(zhí)行情況進行實時監(jiān)控，對里程碑節(jié)點也未形成規(guī)范化管理及推進，只能以流程最終完成節(jié)點對進行督辦事項監(jiān)控。在督辦事項臨近時間節(jié)點時不能進行有效預(yù)警及提示，未達成事項督辦的意義，同時也不能及時對工作節(jié)點進行調(diào)整。

3）未形成量化考核制度

對于督辦事項的評價、量化考核制度不夠完善，缺少對于督辦事項完成效果的有效評價方法，督辦事項的考核結(jié)果無法直接進行量化，在考核時不能對各督辦事項完成情況進行公平合理評分，因此不能對各部門績效考評形成有效支持。

4）外部系統(tǒng)數(shù)據(jù)集成

企業(yè)管理、科研及生產(chǎn)各事項的流程及事務(wù)處理數(shù)據(jù)分散于項目管理平臺、協(xié)同辦公OA平臺及綜合信息平臺等多個信息系統(tǒng)中，各信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)架構(gòu)及數(shù)據(jù)平臺各不相同，需要對多源數(shù)據(jù)進行整合，提取結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)集成至統(tǒng)一的信息管理平臺中。目的是在督辦流程中能快速準(zhǔn)確地獲取督辦事項的數(shù)據(jù)，同時能夠快捷的在各跨平臺系統(tǒng)中獲取督辦事項關(guān)聯(lián)資料，以提高督辦執(zhí)行效率。

3 系統(tǒng)建模

針對目前企業(yè)在督辦管理中存在的問題，對企業(yè)督辦執(zhí)行流程梳理，建立了督辦管理體系，基于面向?qū)ο蟮能浖O(shè)計方法，對系統(tǒng)進行建模。

1）督辦流程

督辦事項：包含具體的事項內(nèi)容信息、督辦類型、督辦發(fā)起人、督辦生成時間、督辦要求完成時間、督辦辦結(jié)時間、督辦結(jié)果評價、關(guān)聯(lián)若干督辦流程節(jié)點及節(jié)點用戶。

督辦流程節(jié)點：包含當(dāng)前督辦節(jié)點承辦人、節(jié)點開始時間及完成時間。

督辦節(jié)點類型：包含審批節(jié)點、執(zhí)行節(jié)點、確認(rèn)節(jié)點等。

督辦節(jié)點用戶：當(dāng)前督辦節(jié)點執(zhí)行用戶信息，包括決策者、管理者、督辦專員及督辦事項執(zhí)行人。

督辦節(jié)點單位：當(dāng)前督辦節(jié)點承辦單位信息，包括督辦發(fā)起單位、督辦承辦單位、督辦協(xié)辦單位及督辦評價單位。

督辦類型：包括工作事項、會議指示、工作批示、專題指導(dǎo)意見。

2）督辦評價與考核

考核項管理與配置：對督辦流程建立考核評價機制，對不同督辦類型提出具體考核內(nèi)容，針對具體督辦事項進行考核項配置。

考核評價：根據(jù)具體督辦事項配置的相關(guān)考核項，進行考核評價得分。

4 督辦業(yè)務(wù)流程及閉環(huán)管理

企業(yè)督辦的業(yè)務(wù)流程如圖1所示。由督辦管理部門根據(jù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進行流程設(shè)計生成流程模型，系統(tǒng)根據(jù)BPMN2.0規(guī)范自動解析業(yè)務(wù)流程。在流程的應(yīng)用場景中，由企業(yè)管理部門對年度工作事項、會議指示、工作批示、專題指導(dǎo)意見等發(fā)起督辦事項，用以支撐各類督辦事項的立項與部署，同時實現(xiàn)督辦與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成實現(xiàn)工作自動化關(guān)聯(lián)。由督辦專員對督辦工作逐級分解與細化，建立考核項及評價標(biāo)準(zhǔn)，下發(fā)督辦流程至督辦事項執(zhí)行人，由督辦事項執(zhí)行人承辦業(yè)務(wù)流程中的具體事項。當(dāng)督辦事項辦結(jié)后，由督辦事項執(zhí)行人對業(yè)務(wù)流程結(jié)果進行反饋，并由系統(tǒng)實現(xiàn)對督辦進展的及時監(jiān)控，形成過程化反饋及跟蹤報告。當(dāng)執(zhí)行過程中需要對督辦事項的節(jié)點、執(zhí)行人、任務(wù)內(nèi)容進行變更時，可發(fā)起調(diào)整流程，由督辦專員確認(rèn)后重新下發(fā)。督辦事項執(zhí)行完成后由督辦專員對執(zhí)行結(jié)果進行評價，評價考核通過則辦結(jié)該督辦流程。管理部門根據(jù)考核項進行考核評價，實現(xiàn)考核評價體系的量化，為企業(yè)績效考核提供數(shù)據(jù)支持。通過發(fā)起、下發(fā)、執(zhí)行、調(diào)整、評價及考核，對業(yè)務(wù)督辦流程即可實現(xiàn)閉環(huán)管理。在流程的全生命周期中，可以實時監(jiān)控流程節(jié)點執(zhí)行情況，分析各部門督辦流程執(zhí)行進展，同時對各臨近時間節(jié)點的流程進行預(yù)警及提示。

5 系統(tǒng)實現(xiàn)

1）Activiti工作流引擎

Activiti 是一種開源的、輕量級、可嵌入的業(yè)務(wù)流程管理軟件和工作流系統(tǒng)引擎，其核心結(jié)構(gòu)是基于jBPM 組件的工作流引擎，能夠?qū)崿F(xiàn) BPMN2.0 中的執(zhí)行語義解釋和圖元定義，面向業(yè)務(wù)人員強調(diào)流程服務(wù)的可嵌入性和可擴展性。企業(yè)督辦管理系統(tǒng)中的核心功能就是督辦事項流程的規(guī)范設(shè)計和流程引擎的實現(xiàn)，同時能夠滿足流程需求的靈活多變，解耦開發(fā)人員和實施人員，提高系統(tǒng)的維護效率。

Activiti包含了6個核心組件，其體系結(jié)構(gòu)如圖2所示。核心功能組件為運行態(tài)下的Activiti Engine流程引擎組件，實現(xiàn)基于BPMN2.0 規(guī)范的流程解析、執(zhí)行、創(chuàng)建、管理和查詢等功能。在建模部分使用Activiti Modeler組件實現(xiàn)基于 Web 的流程建模器，使用Activiti Desiger實現(xiàn)基于Eclipse插件的流程設(shè)計，使用Activiti Kickstar進行可視化建模，實現(xiàn)了多種方式的流程構(gòu)建。在管理部分Activiti Explorer提供了基于 Web 的管理控制臺，同時提供了Activiti REST 服務(wù)接口與Spring框架集成。

2）技術(shù)方案

企業(yè)督辦管理系統(tǒng)采用J2EE開發(fā)平臺和技術(shù)體系，遵循MVC的設(shè)計模式;整合SSH框架，即使用Struts2、Spring、Hibernate的集成框架。在表現(xiàn)層使用JSP、JQuery、MiniUI等前端技術(shù)實現(xiàn)頁面數(shù)據(jù)處理傳輸及滿足用戶操作需求，使用MiniUI框架整合前端資源提供豐富的界面和快速的頁面相應(yīng)速度。在控制層使用Struts實現(xiàn)邏輯控制，用戶產(chǎn)生請求時，調(diào)用業(yè)務(wù)邏輯層組件響應(yīng)，由響應(yīng)結(jié)果跳轉(zhuǎn)至相應(yīng)的請求頁面顯示處理結(jié)果。在業(yè)務(wù)邏輯層使用Spring框架，通過其JavaBean類實現(xiàn)對象的創(chuàng)建和操作方法，以此分離業(yè)務(wù)邏輯與系統(tǒng)級服務(wù)。以Spring框架為樞紐集成Activiti流程引擎，使用Activiti流程建模器完成流程設(shè)計，形成BPMN2.0規(guī)范流程，由Activiti Engine流程引擎進行解析與執(zhí)行。在數(shù)據(jù)持久層使用Hibernate對象關(guān)系映射框架，實現(xiàn)數(shù)據(jù)對象的管理及數(shù)據(jù)庫持久化操作方法的封裝。系統(tǒng)體系架構(gòu)如圖3所示。

6 系統(tǒng)應(yīng)用與建設(shè)成效

該系統(tǒng)在使用SSH框架的基礎(chǔ)上，整合Activiti工作流引擎，實現(xiàn)了系統(tǒng)的信息化技術(shù)方案，形成了流程管理規(guī)范，提高了復(fù)雜流程的開發(fā)效率，在流程靈活多變的需求基礎(chǔ)上實現(xiàn)了流程的快速構(gòu)建能力。通過督辦管理系統(tǒng)的使用及時、有效地對年度工作事項、會議指示、工作批示、專題指導(dǎo)意見進行監(jiān)督執(zhí)行，并能及時掌握各項工作落實情況。對企業(yè)各部門實現(xiàn)信息化、數(shù)字化管理并且在督辦流程上實現(xiàn)規(guī)范化和常態(tài)化管理，切實提高各部門的工作效率和質(zhì)量。提升了數(shù)據(jù)信息采集的實時性、靈活性、便捷性，不斷提高企業(yè)各部門的工作效率，有效地解決督查業(yè)務(wù)實踐中普遍存在的問題，并將考核體系從原來的定性評價變?yōu)榱炕u分，實現(xiàn)了督辦事項的進度和質(zhì)量的多節(jié)點量化考核。

參考文獻：

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