基于用友NC財務(wù)系統(tǒng)集中支付功能優(yōu)化費(fèi)用管控模式實(shí)踐

顏章雄

【摘 要】針對財務(wù)管理中存在事前費(fèi)用審批和費(fèi)用報銷、費(fèi)用管控脫節(jié)的問題，文章以行業(yè)應(yīng)用為例，總結(jié)分析基于用友NC財務(wù)系統(tǒng)構(gòu)建集中支付功能、實(shí)現(xiàn)費(fèi)用管控流程再造，達(dá)到業(yè)務(wù)控制和財務(wù)控制的流程化、信息化，有效提升財務(wù)管理水平和財務(wù)風(fēng)險管控能力的做法和經(jīng)驗(yàn)。

【關(guān)鍵詞】農(nóng)合機(jī)構(gòu);費(fèi)用管控;集中支付;用友NC財務(wù)系統(tǒng)

【中圖分類號】F275 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674-0688（2021）06-0112-03

0 引言

農(nóng)村合作金融機(jī)構(gòu)（含農(nóng)村信用社、農(nóng)村合作銀行、農(nóng)村商業(yè)銀行，簡稱農(nóng)合機(jī)構(gòu)）作為地方性中小金融機(jī)構(gòu)，定位為服務(wù)“三農(nóng)”和地方經(jīng)濟(jì)，是我國農(nóng)村金融最主要的提供者。當(dāng)前，農(nóng)信系統(tǒng)存在特殊的二級法人體制，省聯(lián)社受政府委托，履行對轄內(nèi)各縣級農(nóng)合機(jī)構(gòu)（獨(dú)立法人）自律管理、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、服務(wù)等行業(yè)管理職能。農(nóng)信系統(tǒng)單個法人機(jī)構(gòu)資產(chǎn)規(guī)模小、歷史包袱重、改革力量弱，整體經(jīng)營管理能力和競爭力仍較為薄弱，省聯(lián)社作為行業(yè)管理者，在監(jiān)督、指導(dǎo)縣級農(nóng)合機(jī)構(gòu)財務(wù)管理中扮演著重要角色，例如制訂財務(wù)計劃和考評辦法、對大宗財產(chǎn)購建項(xiàng)目實(shí)行咨詢審核制度、開展行業(yè)審計等。用友NC財務(wù)系統(tǒng)是一種通過遠(yuǎn)程登錄，數(shù)據(jù)集中儲存在總部服務(wù)器，各單位獨(dú)自建賬的ERP財務(wù)管理系統(tǒng) [1]。省聯(lián)社通過應(yīng)用用友NC財務(wù)系統(tǒng)，統(tǒng)一了會計政策，規(guī)范了會計核算，滿足了實(shí)施企業(yè)會計準(zhǔn)則需要，推進(jìn)實(shí)現(xiàn)財務(wù)管理規(guī)范化，使各法人機(jī)構(gòu)在統(tǒng)一且規(guī)范的系統(tǒng)平臺上完成財務(wù)預(yù)算、核算、決算，以及資產(chǎn)管理、成本控制、財務(wù)分析、報表匯總等。依托財務(wù)系統(tǒng)平臺，省聯(lián)社能夠及時對各法人機(jī)構(gòu)的成本費(fèi)用開支情況進(jìn)行監(jiān)測、分析、調(diào)整及控制，在很大程度上確保了財務(wù)計劃的順利執(zhí)行。本文基于用友NC財務(wù)系統(tǒng)，分析總結(jié)省聯(lián)社構(gòu)建財務(wù)系統(tǒng)集中支付功能、推進(jìn)費(fèi)用管控精細(xì)化的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

1 原有的費(fèi)用管控模式及存在問題

1.1 原有費(fèi)用管控模式

用友NC財務(wù)系統(tǒng)的總賬處理，除了接收核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)、資金業(yè)務(wù)系統(tǒng)、信貸管理系統(tǒng)、增值稅管理系統(tǒng)等數(shù)據(jù)平臺提供的數(shù)據(jù)流，自動生成總分類賬、明細(xì)賬，還提供制單記賬、固定資產(chǎn)、報銷模塊等完成對內(nèi)部成本費(fèi)用（如工資、差旅、招待等非生產(chǎn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)）的核算，完成各種計提、期末進(jìn)行損益結(jié)轉(zhuǎn)、結(jié)賬等。省聯(lián)社對縣級農(nóng)合機(jī)構(gòu)的大宗財產(chǎn)購建和費(fèi)用開支事項(xiàng)實(shí)行財務(wù)咨詢制度，即縣級農(nóng)合機(jī)構(gòu)對達(dá)到審核咨詢標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目需先報省聯(lián)社（若在其權(quán)限范圍內(nèi)的不需上報），省聯(lián)社按規(guī)定程序?qū)徍撕笤偬岢鰧彶橐庖?。省?lián)社在財務(wù)系統(tǒng)對縣級農(nóng)合機(jī)構(gòu)的費(fèi)用管控主要通過如下方式實(shí)現(xiàn)。

（1）在報銷模塊設(shè)置簡單的單據(jù)審核功能，對達(dá)到設(shè)定起點(diǎn)金額的費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行審核，但無法控制對外支付。

（2）設(shè)置預(yù)算控制，省聯(lián)社根據(jù)對每個縣級農(nóng)合機(jī)構(gòu)核定的費(fèi)用總額設(shè)置一個總預(yù)算，超過預(yù)算列支的，系統(tǒng)控制不允許支出;確實(shí)需進(jìn)行預(yù)算調(diào)整的，經(jīng)有權(quán)人批準(zhǔn)方可調(diào)整。

（3）封存科目，主要對固定資產(chǎn)、在建工程、無形資產(chǎn)、部分暫付款、部分營業(yè)外支出、未分配利潤、以前年度損益調(diào)整等進(jìn)行封存，縣級農(nóng)合機(jī)構(gòu)需要記賬時，提交申請，經(jīng)省聯(lián)社專人審核后開通科目記賬權(quán)限。

1.2 存在的問題

（1）事前費(fèi)用審批和費(fèi)用報銷、費(fèi)用管控存在脫節(jié)?？h級農(nóng)合機(jī)構(gòu)經(jīng)費(fèi)賬戶的對外支付是在線下進(jìn)行，財務(wù)系統(tǒng)報銷模塊無法對其進(jìn)行控制。有的縣級農(nóng)合機(jī)構(gòu)存在先支付后咨詢審核現(xiàn)象，例如先大額對外支付采購，等拿到發(fā)票后再提出報賬請求，倒逼省聯(lián)社審批費(fèi)用項(xiàng)目、開通科目記賬或者調(diào)整預(yù)算，使財務(wù)管理陷入被動局面。

（2）轉(zhuǎn)賬支付流程不能完全電子化，仍然需要進(jìn)行紙質(zhì)呈批和審批，費(fèi)用報銷流程仍然存在大量的手工交接環(huán)節(jié)（例如對外支付需開支票到柜臺轉(zhuǎn)賬，再在財務(wù)系統(tǒng)記賬），造成財務(wù)報銷工作效率低下。

（3）對封存的科目開通記賬權(quán)限后，有的縣級農(nóng)合機(jī)構(gòu)不按申請的項(xiàng)目信息進(jìn)行記賬（記賬項(xiàng)目和記賬金額無法控制），后續(xù)查檢出來已是既定事實(shí)，難以挽回。

2 財務(wù)系統(tǒng)集中支付功能改造

2.1 改造思路

省聯(lián)社為進(jìn)一步加強(qiáng)財務(wù)管理，規(guī)范縣級農(nóng)合機(jī)構(gòu)財務(wù)支付行為，利用用友NC財務(wù)系統(tǒng)開發(fā)集中支付功能，實(shí)現(xiàn)財務(wù)系統(tǒng)和核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)、前置和人行二代支付系統(tǒng)的實(shí)時聯(lián)動賬務(wù)交易，通過報銷單據(jù)審批流控制，對財務(wù)支出實(shí)行線上審批。只有通過財務(wù)系統(tǒng)發(fā)送支付指令，核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)經(jīng)費(fèi)賬戶方可對外支付，從而控制人員支付途徑，做到“先有財務(wù)審批，再有支付行為”，杜絕先支付后倒逼財務(wù)審批的現(xiàn)象，同時提高了報銷工作效率。

2.2 財務(wù)集中支付業(yè)務(wù)流程

（1）改造后的日常費(fèi)用支付流程。日常支付業(yè)務(wù)流程主要在報銷模塊處理，業(yè)務(wù)類型包括經(jīng)費(fèi)戶撥付和經(jīng)費(fèi)戶歸還;通用費(fèi)用報銷，用于差旅費(fèi)、招待費(fèi)、電話費(fèi)等日常費(fèi)用報銷;借款單/還款單，用于個人日常借款和還款業(yè)務(wù)。費(fèi)用報銷整體業(yè)務(wù)流程見表1。

（2）資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)流程。與原有資產(chǎn)采購業(yè)務(wù)流程相比，主要變化是為取得資產(chǎn)而支付對價的環(huán)節(jié)。資產(chǎn)購置支付方式分為兩種：一種為現(xiàn)金購置，由個人先墊付或借款支付，事后再報賬，該方式?jīng)]有變化;另一種為轉(zhuǎn)賬購置，必須通過經(jīng)費(fèi)戶支付，由財務(wù)系統(tǒng)和核心系統(tǒng)直聯(lián)支付資產(chǎn)款項(xiàng)。

（3）薪酬支付流程。薪酬包含工資、福利和獎金，原薪酬發(fā)放流程是先由人力資源部門計算薪酬應(yīng)發(fā)放金額、提供工資清單，財務(wù)部門據(jù)此在財務(wù)系統(tǒng)記賬，最后到網(wǎng)點(diǎn)柜臺辦理經(jīng)費(fèi)戶轉(zhuǎn)賬、工資代發(fā)。改造后，薪酬支付流程如下：根據(jù)人力資源部門提供的工資清單，財會人員在財務(wù)系統(tǒng)先記賬再發(fā)起支付，通過經(jīng)費(fèi)戶將薪酬費(fèi)用轉(zhuǎn)到網(wǎng)點(diǎn)代發(fā)工資戶，網(wǎng)點(diǎn)業(yè)務(wù)人員再做批量代發(fā)工資。

（4）稅金支付流程。稅金支付包含增值稅、稅金及附加、小稅種、企業(yè)所得稅及遞延所得稅，業(yè)務(wù)流程如下：①稅金計提。增值稅計提，由增值稅系統(tǒng)將價稅分離后的數(shù)據(jù)傳入財務(wù)系統(tǒng)，財務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行記賬;稅金及附加、小稅種、企業(yè)所得稅和遞延所得稅，由財務(wù)系統(tǒng)總賬模塊進(jìn)行記賬，生成會計憑證。②稅金申報。增值稅由增值稅系統(tǒng)出具申報表進(jìn)行申報;稅金及附加、小稅種、企業(yè)所得稅由經(jīng)辦人統(tǒng)計申報信息進(jìn)行申報，例如申報金額和計提金額存在差異，則通過增值稅系統(tǒng)或總賬模塊調(diào)整金額，生成憑證直接記賬。③稅金繳納。稅金繳納分兩步進(jìn)行：對應(yīng)計繳稅金先在財務(wù)系統(tǒng)總賬模塊記賬;記賬完成后，由財務(wù)系統(tǒng)向核心系統(tǒng)發(fā)起稅金支付。

通過上述流程分析，稅金支付行為僅發(fā)生于第三步，財務(wù)系統(tǒng)對應(yīng)繳稅金進(jìn)行記賬后，再向國庫支付，或先把應(yīng)繳稅金轉(zhuǎn)到網(wǎng)點(diǎn)代扣過渡賬戶，再通過稅局批量代扣。

2.3 改造的功能模塊

改造的重點(diǎn)是報銷模塊和固定資產(chǎn)模塊，對費(fèi)用報銷、借款、固定資產(chǎn)采購增加設(shè)置審批流，根據(jù)管理需要，按不同機(jī)構(gòu)、不同的收支項(xiàng)目及金額配置不同層級的審批流程，并可靈活調(diào)整。單據(jù)審核完畢后，實(shí)現(xiàn)將總賬生成的憑證向核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)送支付指令。

（1）客戶化基本檔案改造?？蛻艋緳n案改造包括銀行類別、用于記錄系統(tǒng)中存在往來關(guān)系的銀行類別及輔助信息，通過與核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)同步進(jìn)行自動更新;客商管理檔案，記錄員工檔案、經(jīng)費(fèi)戶檔案信息;客商銀行賬戶，用于記錄需要使用的客商銀行賬戶信息，初始錄入賬戶信息后，同核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行準(zhǔn)確性校驗(yàn)，避免后期出現(xiàn)人員錄錯風(fēng)險。

（2）報銷模塊改造。報銷模塊改造原則——以安全支付為前提，管制財務(wù)人員支付行為，重點(diǎn)是單據(jù)支付流程和安全性改造。①經(jīng)費(fèi)撥付/收回單據(jù)改造：經(jīng)費(fèi)戶是綁定用于核心系統(tǒng)支付報銷費(fèi)用的賬戶，改造內(nèi)容包括經(jīng)費(fèi)戶撥付和經(jīng)費(fèi)戶歸還;停止經(jīng)費(fèi)戶現(xiàn)金支取和柜臺轉(zhuǎn)賬功能，對外支付只能通過財務(wù)系統(tǒng)發(fā)起。②通用費(fèi)用報銷單：新增轉(zhuǎn)賬支付功能，用于差旅費(fèi)和日常費(fèi)用報銷款項(xiàng)支付。單據(jù)要素中增加收款人名稱、戶名、開戶行、賬號，以及業(yè)務(wù)類型、差錯處理等內(nèi)容。③借款單/還款單：用于個人借款和還款業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)規(guī)則與通用費(fèi)用報銷單相似。

（3）固定資產(chǎn)模塊改造。固定資產(chǎn)、無形資產(chǎn)、低值易耗品等支付由固定資產(chǎn)模塊管理，在新增固定資產(chǎn)審批單增加轉(zhuǎn)賬信息字段，用于輸入和存放轉(zhuǎn)賬支付信息，涉及轉(zhuǎn)賬的向核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)發(fā)送支付請求。

（4）庫存現(xiàn)金。停止現(xiàn)金報賬功能，個人借款、日常零星費(fèi)用報賬全部通過轉(zhuǎn)賬支付實(shí)現(xiàn)，避免了財務(wù)部門大額庫存現(xiàn)金保管的風(fēng)險，同時滿足業(yè)務(wù)監(jiān)督的需要。

（5）總賬模塊改造。位于轉(zhuǎn)賬支付末端，承載經(jīng)費(fèi)戶劃撥、借款單、通用費(fèi)用報銷、固定資產(chǎn)模塊等轉(zhuǎn)賬支付信息，在記賬憑證列表界面增加“轉(zhuǎn)賬信息”按鈕，點(diǎn)擊后實(shí)時向核心發(fā)起轉(zhuǎn)賬支付交易。

3 實(shí)施成效

財務(wù)系統(tǒng)集中支付功能上線后，取得了明顯的應(yīng)用成效。

（1）建立了統(tǒng)一規(guī)范的經(jīng)費(fèi)開支、資產(chǎn)購建、審批和控制的管理平臺，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用審批流程及報銷管理的規(guī)范化、電子化、事務(wù)化處理。結(jié)合費(fèi)用授權(quán)管理，實(shí)現(xiàn)對有指標(biāo)費(fèi)用的有效控制，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用事前咨詢、事中復(fù)核、事后總額控制的功能。

（2）將財務(wù)管理行為前移，通過審批流程由后臺進(jìn)行審核，防范違規(guī)改變支付用途和金額，杜絕不合理開支，促使費(fèi)用支出行為依法合規(guī)、有據(jù)可依;避免出現(xiàn)經(jīng)辦人員事前先行支付后報銷出賬的現(xiàn)象，促使其提前做好財務(wù)收支規(guī)劃，規(guī)范處理流程。

（3）縮減工作環(huán)節(jié)，提高費(fèi)用報銷效率。費(fèi)用報銷審批后，財務(wù)支付行為在線上實(shí)現(xiàn)，免去了填開支票到柜臺辦理轉(zhuǎn)賬的環(huán)節(jié)，不僅減少網(wǎng)點(diǎn)前臺的業(yè)務(wù)量，也減輕了財務(wù)部門的工作量，使得財務(wù)人員有更多時間進(jìn)行財務(wù)管理。

（4）通過記錄報銷單據(jù)的報銷人、報銷部門、收支項(xiàng)目、金額等會計核算輔助信息，為輔助賬務(wù)管理提供依據(jù)，達(dá)到費(fèi)用精細(xì)化管理目標(biāo)。

（5）提供多維度查詢功能（包括報表、總賬、明細(xì)賬等），進(jìn)行模糊查詢、精確查詢和業(yè)務(wù)追溯，最終用戶可直接查看權(quán)限允許范圍內(nèi)的運(yùn)行結(jié)果。

4 結(jié)語

基于財務(wù)系統(tǒng)集中支付功能實(shí)施費(fèi)用管控的過程，本質(zhì)上就是企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部控制的創(chuàng)新和變革的過程。農(nóng)信系統(tǒng)借助用友NC財務(wù)系統(tǒng)加強(qiáng)財務(wù)信息化建設(shè)，推進(jìn)財務(wù)精細(xì)化管理，有利于集中優(yōu)化配置財務(wù)資源，達(dá)到業(yè)務(wù)控制和財務(wù)控制的流程化、信息化 [2]，有效提升財務(wù)管理水平和財務(wù)風(fēng)險管控能力，促進(jìn)核算會計向管理會計的轉(zhuǎn)型。隨著將來農(nóng)合機(jī)構(gòu)產(chǎn)權(quán)制度改革的推進(jìn)、省聯(lián)社管理角色定位的轉(zhuǎn)變，財務(wù)系統(tǒng)管理平臺及流程控制模式也必將做出調(diào)整和優(yōu)化，以適應(yīng)新的財務(wù)管理體制、經(jīng)營理念和工作需求。

參 考 文 獻(xiàn)

[1]陸沁園.財務(wù)信息化建設(shè)推進(jìn)精細(xì)化管理——淺談用友NC財務(wù)系統(tǒng)的使用[J].國際商務(wù)財務(wù)，2012（5）：49-

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[2]李鈺斕.管理會計轉(zhuǎn)型下用友NC6.3平臺集團(tuán)化財務(wù)信息建設(shè)實(shí)踐[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2019，40（22）：90-91.