人工智能技術(shù)在日常辦公系統(tǒng)的應(yīng)用前景

喬曉琳

摘? 要：隨著人工智能技術(shù)的飛躍式發(fā)展，人類社會生活的諸多領(lǐng)域面臨著前所未有的變革。近幾年來，人工智能技術(shù)與日常辦公系統(tǒng)不斷深度融合，大幅度增加了辦公系統(tǒng)對數(shù)據(jù)資源的應(yīng)用與管理效率，日常辦公流程化、辦公環(huán)境個性化、服務(wù)保障便捷化，將有望在人工智能技術(shù)的支持下實現(xiàn)。基于此，本文將簡要介紹日常辦公系統(tǒng)中人工智能技術(shù)的典型應(yīng)用，并在此基礎(chǔ)上展望AI時代下人工智能技術(shù)在日常辦公系統(tǒng)的應(yīng)用前景。

關(guān)鍵詞：人工智能技術(shù)? 日常辦公系統(tǒng)? 智能管理? 應(yīng)用前景

中圖分類號：TP317 ? ? ? ? ? 文獻標識碼：A? ? ? ? ? ? ?文章編號：1674-098X（2021）04（c）-0149-04

Application Prospect of Artificial Intelligence Technology in Daily Office System

QIAO? Xiaolin

（Shenzhen Polytechnic， Shenzhen， Guangdong Province， 518055 China）

Abstract： With the rapid development of artificial intelligence technology， many fields of human social life are facing unprecedented changes. In recent years， artificial intelligence technology and daily office system continue to be deeply integrated， which greatly increases the application and management efficiency of office system for data resources. Daily office process， personalized office environment and convenient service guarantee are expected to be realized with the support of artificial intelligence technology. Based on this， this paper will briefly introduce the typical application of artificial intelligence technology in daily office system， and on this basis， prospect the application prospect of artificial intelligence technology in daily office system in AI era.

Key Words： Artificial intelligence technology; Daily office system; Intelligent management; Application prospect

近幾年來，“人工智能+大數(shù)據(jù)”技術(shù)為諸多領(lǐng)域的創(chuàng)新發(fā)展注入了新鮮血液，人工智能技術(shù)在日常辦公系統(tǒng)中的應(yīng)用使得新型無紙化辦公模式逐漸成型。從某種角度來說，AI時代的來臨依然是一種必然趨勢。這在新的時代背景下，相關(guān)部門及人員應(yīng)理性看待人工智能技術(shù)帶來的機遇和挑戰(zhàn)，妥善安排日常業(yè)務(wù)活動，實現(xiàn)人工智能技術(shù)的最大化效用。

1? 日常辦公系統(tǒng)中人工智能技術(shù)的典型應(yīng)用

從學(xué)科角度來說，人工智能技術(shù)融合數(shù)學(xué)、計算機科學(xué)、信息科學(xué)等多門學(xué)科，主張運用設(shè)計好的規(guī)則展開基礎(chǔ)運算，利用計算機的強大運算能力尋找解決問題的最優(yōu)方案。近幾年來，人工智能技術(shù)不僅在高新領(lǐng)域得到廣泛運用，同時也在潛移默化中滲入社會生活的方方面面。事實上，伴隨科學(xué)技術(shù)更新迭代速度逐漸加快，微處理器、內(nèi)存以及網(wǎng)絡(luò)組件等人工智能技術(shù)的基本產(chǎn)品成本逐漸下滑，為大數(shù)據(jù)乃至人工智能技術(shù)的大范圍普及奠定了前提基礎(chǔ)，使得“智慧設(shè)備”的人機交互能力、數(shù)據(jù)感知能力乃至自主學(xué)習(xí)升級能力得到全面發(fā)展。從人臉識別到智能搜索，從程序設(shè)計到智能控制，人工智能可依據(jù)算法模型解決人類日常生活中的系列問題，在特定場景下發(fā)揮顯著效益。下文將對人工智能技術(shù)在日常辦公系統(tǒng)中的典型應(yīng)用進行介紹。

1.1 智能機器人

智能機器人是人工智能技術(shù)發(fā)展升級的產(chǎn)物，就現(xiàn)有技術(shù)手段而言，其主要有軟件機器人和硬件機器人兩種構(gòu)成。其中，前者以阿爾法狗、微軟小娜為代表，主要負責(zé)數(shù)據(jù)、語言、圖像以及邏輯分析。后者比之前者智能水平更高，同時在機械操控下可以進行簡單的體力勞動，能夠代替人們解決日常生活中的系列問題。比較具有代表性的硬件機器人是前幾年阿拉伯未來投資倡議大會上被授予沙特公民身份的女性機器人索菲亞，其也是歷史上被授予公民身份的第1個機器人，彰顯著人工智能技術(shù)無限的發(fā)展?jié)摿Α?/p>

1.2 專家系統(tǒng)

和人腦相比，人工智能的快速分析能力更勝一籌。因此，在近幾年的研究中，專家學(xué)者主張將人工智能技術(shù)應(yīng)用于系統(tǒng)分析學(xué)科領(lǐng)域，借助人工智能的大量經(jīng)驗對變量數(shù)據(jù)展開分析。隨著人口老齡化時代的來臨，老齡化社會所面臨的教育問題、養(yǎng)老問題、醫(yī)療問題、城市運行與司法服務(wù)問題都將會是一項嚴峻的挑戰(zhàn)，而人工智能技術(shù)或許能抓住這一機遇得到廣泛發(fā)展。以社會醫(yī)療為例，人類的大腦容量和學(xué)習(xí)經(jīng)歷畢竟是有限的，醫(yī)學(xué)知識發(fā)展的步伐卻是持續(xù)推進的，面對日益龐大的患者數(shù)據(jù)以及爆炸式增長的醫(yī)療信息，醫(yī)生或許會稍顯力不從心。但是，人工智能技術(shù)的應(yīng)用，也許可以幫助醫(yī)療體系解決這一問題。事實上，早在20世紀70年代，斯坦福大學(xué)專家學(xué)者就已經(jīng)開始著手打造醫(yī)用人工智能專家系統(tǒng)并取得顯著成效。假以時日，醫(yī)用人工智能專家系統(tǒng)并將會得到發(fā)展和完善。如此，患者可以在醫(yī)用專家系統(tǒng)的診斷下獲知病情結(jié)果以及醫(yī)療方案，從而更好地滿足患者的個性化診療需求，為社會民眾提供良好的健康保障以及先進的醫(yī)療服務(wù)[1]。

1.3 智能交通系統(tǒng)

隨著我們現(xiàn)在交通事業(yè)的繁榮發(fā)展，汽車幾乎已經(jīng)成為家家戶戶出行的基本代步工具。但與此同時，汽車數(shù)量的驟增也帶來了交通堵塞、交通事故頻發(fā)的問題，在一定程度上威脅到了城市安全。因此，近幾年來，相關(guān)部門高度注重智能交通系統(tǒng)的構(gòu)建問題，主張利用先進科學(xué)技術(shù)，如GPS以及傳感器等對路面車輛流動狀態(tài)展開實時追蹤與監(jiān)測，從而降低行駛路線中交通事故的發(fā)生概率。而隨著人工智能技術(shù)的逐漸發(fā)展成熟，以該技術(shù)為核心的無人駕駛、擁堵趨勢分析以及行車規(guī)劃等工作均取得顯著突破，車載感知、車聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)集成為城市交通問題的解決指明了方向，交通智能感知系統(tǒng)的開發(fā)與完善具有良好發(fā)展前景[2]。

2? 日常辦公系統(tǒng)中人工智能技術(shù)的應(yīng)用前景

2.1 智能辦公室

辦公室是日常辦公系統(tǒng)的基本硬件構(gòu)成，絕大多數(shù)工作都需要人在辦公室中完成。隨著人工智能技術(shù)的普及與發(fā)展，物聯(lián)網(wǎng)在日常辦公系統(tǒng)得到廣泛運用。在遵循相關(guān)約定協(xié)議的基礎(chǔ)上，借助對應(yīng)的感應(yīng)設(shè)備，即可實現(xiàn)物體與互聯(lián)網(wǎng)的連接。由此，辦公室人員方可進行信息交互和通信，并實現(xiàn)對物體的智能化識別和監(jiān)控，大幅度減輕了工作人員的壓力。與此同時，智能辦公室中蘊含電器以及其他現(xiàn)代科技產(chǎn)物，人工智能技術(shù)的應(yīng)用能夠強化上述物品的感知和連通能力，這也是近幾年來智能家居研究與智慧城市建設(shè)過程中經(jīng)驗證的成果。如此以來，各大日常辦公系統(tǒng)可以結(jié)合其自身需要，實現(xiàn)人工智能技術(shù)和物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的滲透融合，將辦公場所的水電光、溫度聯(lián)系起來，實現(xiàn)智能化控制，進而提升智能辦公室的舒適性和便捷性。值得注意的是，在日常辦公系統(tǒng)中，人始終處于核心地位，對辦公室各應(yīng)用終端操控的工作是由人來執(zhí)行的。在人工智能技術(shù)輔助下，人與辦公室各應(yīng)用終端的交互將會更加密切頻繁，經(jīng)物聯(lián)網(wǎng)連接的設(shè)備將會更加契合人的活動需求。在不遠的未來，隨著技術(shù)日趨完善成熟，智能辦公室中的聯(lián)網(wǎng)設(shè)備只會更加靈敏、智能，人與物的互聯(lián)互通、物與物的互聯(lián)互通都將成為一種現(xiàn)實。在這種情況下，辦公室工作人員或許采取最為基礎(chǔ)的語言、手勢以及觸控等交互形式，就可以靈活操控辦公室內(nèi)的設(shè)備，以滿足自身工作需求，實現(xiàn)我的辦公室我做主，提升工作效率水平。除此以外，人工智能具有較強的學(xué)習(xí)能力，隨著辦公室相關(guān)數(shù)據(jù)的不斷累積，在云端服務(wù)和大數(shù)據(jù)分析的支持下，其有可能在細節(jié)方面更加完善，更好地為辦公人員提供便利。比如說，在辦公人員進入辦公室之前，辦公室智能系統(tǒng)能自動磨好咖啡，開啟空調(diào)以及加濕器，為辦公人員提供舒適的辦公環(huán)境，同時隨時間變化，對辦公室內(nèi)的照明、窗戶開關(guān)情況進行調(diào)整，從而確保辦公室人員全身心投入到工作中[3]。

2.2 智能管理

結(jié)合人工智能技術(shù)現(xiàn)階段的研究方向來看，日常辦公系統(tǒng)對于智能管理模式的構(gòu)想主要集中于人員管理、車輛管理、設(shè)備管理以及商業(yè)機密安全管理等維度。首先，在人員管理角度，人工智能技術(shù)的加入將會優(yōu)化人員考勤模式，降低人員管理成本?，F(xiàn)階段絕大多數(shù)單位已經(jīng)開始采用視頻監(jiān)控系統(tǒng)或指紋虹膜采集器設(shè)計門禁系統(tǒng)。在這種情況下，主要對數(shù)據(jù)中心進行授權(quán)管理，由上述儀器設(shè)備所采集的視頻圖像信息及生物信息會自動與人員信息庫信息進行比對，將其作為人員考勤考核標準，并按權(quán)限有效分離不同用戶。在人員構(gòu)成相對較為復(fù)雜、工作地點分散的區(qū)域，人員的活動信息將會被智能監(jiān)控系統(tǒng)采集，同時確保對人員活動的監(jiān)控被控制在合理范圍內(nèi)，大幅度降低了單位的人員管控成本，同時避免了傳統(tǒng)監(jiān)管模式下員工的逆反心理。其次，在車輛管理角度，借助人工智能技術(shù)可精準記錄單位的派車、出車以及行車路線記錄情況。通過GPS以及智能管理系統(tǒng)，單位車輛的具體使用信息將會上傳到相關(guān)信息平臺上，從而從根本上規(guī)避公車私用行為，保障單位利益。近幾年來，無人駕駛技術(shù)是一項熱門話題，無人駕駛車輛終有一日會走進人們的日常生活，當(dāng)那一日真的到來，單位出行人員可以實現(xiàn)手機APP的自動導(dǎo)航以及行車數(shù)據(jù)的自動回傳，相關(guān)數(shù)據(jù)采用與分析工作將會更加便捷。再次，在設(shè)備管理角度，人工智能技術(shù)的應(yīng)用主要體現(xiàn)在業(yè)務(wù)綜合管理模塊的開發(fā)。辦公設(shè)備的采購、分配、報廢信息將會上傳裝備業(yè)務(wù)綜合管理模塊，相關(guān)工作人員只需定期查看平臺數(shù)據(jù)，就可實現(xiàn)對設(shè)備的全壽命、全周期管理，實現(xiàn)對設(shè)備使用狀況的動態(tài)追蹤，做到進出有數(shù)。與此同時，隨著智能管理范疇的不斷延伸，單位方面還可借助業(yè)務(wù)綜合管理模塊，統(tǒng)計各部門人員以及各崗位固定設(shè)備的數(shù)量及使用情況，及時對出現(xiàn)問題的設(shè)備進行更換或檢修，提升設(shè)備運行效率。最后，在商業(yè)機密安全角度，通過人工智能技術(shù)的融入，辦公單位方面將會全面強化公網(wǎng)終端安全，優(yōu)化基礎(chǔ)技術(shù)手段，完善行業(yè)規(guī)范標準，強化專業(yè)力量及人員管理，實現(xiàn)多種要素的有機融合，杜絕商業(yè)泄密問題。

2.3 智能助手

就現(xiàn)階段的人工智能發(fā)展情況而言，其已經(jīng)在客服領(lǐng)域得到廣泛運用。但隨著技術(shù)的發(fā)展進步，以人工智能技術(shù)為基礎(chǔ)的智能助手或?qū)⒃诜桨柑嶙h、決策支持以及行程安排等方面發(fā)揮重要作用。在日常辦公系統(tǒng)中，人工智能可以在一定程度上充當(dāng)工作人員的助手，幫助人員合理完成公告通知、工作計劃、文件報送以及會議管理等服務(wù)，甚至可以根據(jù)辦公人員的實際需求進行機場訂票、出行預(yù)約以及解決出差住宿等問題，幫助工作人員免除雜物煩惱，預(yù)留出更多的精力集中解決工作問題。在未來幾十年中，智能助手的后臺計算能力將會取得突破式進展，甚至有望實現(xiàn)通過自然語言與人溝通交流，實現(xiàn)人機的深度互動與交流[4]。

2.4 智能會議

在通信技術(shù)飛速發(fā)展的時代背景下，遠程會議、網(wǎng)上辦公已經(jīng)成為一種極其普遍的工作模式。但是，現(xiàn)有的視頻會議模式，雖然在便捷性方面比較令人滿意，卻在感知體驗以及協(xié)作交互方面存在短板問題。與之相比，沉浸式的會議系統(tǒng)能增強會議用戶的直觀體驗，產(chǎn)生臨場感與真實感。在人工智能技術(shù)的支持下，智能會議的發(fā)展方向是打造沉浸式會議系統(tǒng)，提供虛擬現(xiàn)實顯示功能。智能會議系統(tǒng)會融合視頻顯示、大數(shù)據(jù)信息處理以及認知計算語音計算等技術(shù)手段，專注提升視頻的沉浸式體驗，從而令會議用戶拓展臨場感知、增強多維感知、實現(xiàn)交互感知，確保多方人員的協(xié)同交互，達成多用戶的一體聯(lián)動。以多維感知為例，智慧會議系統(tǒng)或?qū)朐鰪姮F(xiàn)實技術(shù)，將每次會議中所產(chǎn)生的視頻、音頻、圖像以及數(shù)據(jù)信息進行匯聚，經(jīng)后臺精確運算后疊加到現(xiàn)實空間，從而利用廣大用戶的感知更加具體、全面，輔助人員作出相關(guān)決策。近幾年研發(fā)的最新代戰(zhàn)機頭盔顯示系統(tǒng)已經(jīng)具備相關(guān)功能，強化了飛行員的戰(zhàn)場感知能力，而伴隨人工智能技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展，這一技術(shù)在日常辦公領(lǐng)域也將會實現(xiàn)[5]。

2.5 智能移動辦公

地區(qū)和地區(qū)的界線隨互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展而逐漸模糊，視頻會議在很大一定程度上取代了傳統(tǒng)的跨區(qū)甚至跨國會議。隨著現(xiàn)代辦公事業(yè)體系的逐漸成熟，各項辦公事務(wù)時間緊、任務(wù)重，同時對保密要求也會有所提升。在這種情況下，智能移動辦公便成為一種必然選擇。智能移動辦公強調(diào)以崗位角色為中心，認為應(yīng)結(jié)合工作具體要求，對崗位進行靈活定義與權(quán)力賦予。和現(xiàn)階段的辦公平臺不同，智能移動辦公平臺具備強大的云端處理功能，經(jīng)由此平臺，相關(guān)的工作信息和流程將會被極大程度上簡化，甚至對一些常見的、走流程的工作可實現(xiàn)一鍵處理，大幅度解放了辦公人員的工作壓力。而隨著移動端APP的定制開發(fā)提升日程，辦公人員只需借助移動端設(shè)備，即便脫離辦公室，也可以進行工作業(yè)務(wù)處理，幫助人員節(jié)省乘坐各種交通工具的時間，對自身時間進行合理規(guī)劃，從而更高效地處理業(yè)務(wù)。除此以外，智能移動辦公系統(tǒng)會配備應(yīng)急處置平臺，從而實現(xiàn)信息情報資料的共享，當(dāng)單位遇到重大緊急問題時，應(yīng)急小組以及相關(guān)部門人員可在第一時間制定方案，提升問題解決效率[6]。

3? 結(jié)語

綜上所述，人工智能技術(shù)在日常辦公系統(tǒng)的更新與發(fā)展中起到催化劑作用。在人工智能技術(shù)的支持下，傳統(tǒng)辦公模式將會一去不復(fù)返，人員辦公效率將會實現(xiàn)質(zhì)的突破。因此，相關(guān)部門和人員應(yīng)加快人工智能辦公系統(tǒng)的開發(fā)與升級，提升智能辦公的整體效能。

參考文獻

[1] 劉鑫.企事業(yè)單位智能辦公系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].家莊：石家莊鐵道大學(xué)，2019.

[2] 周宇濤，陳陽，劉佳，等.人工智能技術(shù)在日常辦公系統(tǒng)的應(yīng)用前景[C].中國指揮與控制學(xué)會.第六屆中國指揮控制大會論文集（上冊）中國指揮與控制學(xué)會，2018：3.

[3] 李明春，肖軍.基于人工智能技術(shù)的智能值班管理系統(tǒng)[C].中國指揮與控制學(xué)會.第六屆中國指揮控制大會論文集（上冊）中國指揮與控制學(xué)會，2018：4.

[4] 張穎迪.基于MVC的企業(yè)自動化辦公系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].長沙：湖南大學(xué)，2018.

[5] 許金浩.高校OA協(xié)同辦公系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[D].濟南：齊魯工業(yè)大學(xué)，2019.

[6] 任志紅.淺談辦公信息系統(tǒng)中的計算機科學(xué)技術(shù)問題[J].科技資訊，2018，16（30）：14-15.

[7]閔仕君.人工智能技術(shù)與法院執(zhí)行領(lǐng)域的融合、發(fā)展和完善——以無錫法院智慧執(zhí)行系統(tǒng)為視角[J].法律適用，2019（23）：89-102.

[8]蘇慶國. 智能化技術(shù)在智慧辦公中的應(yīng)用[C].北京正義網(wǎng)絡(luò)傳媒有限公司.新時代智慧檢務(wù)建設(shè)論文集.北京正義網(wǎng)絡(luò)傳媒有限公司，2019：8.

[9]林月.人工智能下的辦公空間智能空氣管理系統(tǒng)設(shè)計[J].電子技術(shù)與軟件工程，2019（18）：251-252.

[10]黎嘉明.基于人工智能的政務(wù)辦公系統(tǒng)預(yù)置批示與分工方法[J].智能計算機與應(yīng)用，2019，9（1）：259-261.

[11]鄧文紅，周忠麗.人臉簽名在智能化辦公系統(tǒng)中的身份認證應(yīng)用[J].計算機應(yīng)用，2014，34（5）：1373-1377.