醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實現(xiàn)過程

李洋

摘要：所謂數(shù)字化就是建立數(shù)字化模型，把比較繁瑣的信息轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)、數(shù)字，以代碼的形式在計算機中進行統(tǒng)一處理。將數(shù)字化管理方式應用到醫(yī)院人事檔案管理中，能全方位提高管理效率。

關鍵詞：醫(yī)院;人事檔案管理;數(shù)字化

在醫(yī)院管理工作中，人事檔案管理是主要工作，負責醫(yī)院內(nèi)部人員管理和人事調(diào)動，管理效果會影響醫(yī)院整體管理效率，還影響著醫(yī)院未來發(fā)展。近些年來，醫(yī)院人事管理工作逐漸變得復雜化，常規(guī)的人事檔案管理方式，遠遠達不到現(xiàn)代化醫(yī)院管理標準。而數(shù)字化管理是先進管理模式，如果能充分利用信息技術和互聯(lián)網(wǎng)技術，打造數(shù)字化人事檔案管理，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，更好的推動醫(yī)院長遠發(fā)展。

一、數(shù)字化醫(yī)院人事檔案管理的作用

（一）提升檔案信息有效利用率

人事檔案管理部門不僅負責人事管理，還要為醫(yī)院提供相關數(shù)據(jù)，方便各個部門借鑒和學習，可以說人事檔案資源的完整性關乎著醫(yī)院的生產(chǎn)和發(fā)展。人事檔案傳統(tǒng)管理過程中，需要對各種數(shù)據(jù)資料進行查閱，這個過程會消耗大量物力、人力和時間[1]。如果進行數(shù)字化管理，能夠通過關鍵詞搜索，快速找到需要的資料，大大縮減查閱時間，讓檔案信息有效利用率得到提升。

（二）提升人事檔案管理水平

與傳統(tǒng)管理方式相比較，通過數(shù)字化人事檔案管理過程中，會運用有著強大存儲功能、快速運算速度的計算機進行各種數(shù)據(jù)信息處理。所以，能夠讓醫(yī)院負責人事檔案管理的人員，在短時間內(nèi)提供更多的人事資料。綜合醫(yī)院具體情況，在人事檔案管理過程中，信息錄入計算機系統(tǒng)后，方便數(shù)據(jù)信息查找，能縮短人工操作的時長，提高操作的準確性;同時，可以減少工作人員工作量，減輕工作壓力，確保工作質(zhì)量[2]。

二、醫(yī)院人事檔案管理實現(xiàn)數(shù)字化的途徑

（一）完善人事檔案數(shù)字化管理制度

人事檔案數(shù)據(jù)化管理建設屬于比較繁瑣的過程，要求有相關法律法規(guī)做參考，并與醫(yī)院具體情況相結(jié)合，制定合理的管理標準、規(guī)章制度。首先，醫(yī)院需要對檔案管理監(jiān)督制度做完善，對不同崗位的權限、職責做細化，以便在人事檔案管理過程中可以及時發(fā)現(xiàn)各種問題，及時解決掉，防止引發(fā)不良事件。其次，將信息化背景與醫(yī)院實際情況相結(jié)合，制定符合現(xiàn)代化醫(yī)院人事檔案管理的標準，保證檔案信息的時效性、完整性、安全性[3]。同時醫(yī)院管理層需要具備較強的大局意識，提高對人事檔案管理工作的重視程度，認真聽取專業(yè)人員的建議，在現(xiàn)有的管理制度基礎上，綜合考慮人事檔案管理工作的特點、管理資料的特殊性，這樣才能讓制定出來的管理制度符合醫(yī)院基本要求，具有較強的可操作性、針對性，確保各項制度能嚴格執(zhí)行。

基于制度管理構(gòu)建人事檔案信息化管理系統(tǒng)，讓線上管理和線下管理結(jié)合起來，確保醫(yī)院人事檔案管理工作有序進行。強化紙質(zhì)人事檔案資料管理的同時，要建立電子備份，即使是以往的檔案資料，也要再次錄入檔案數(shù)據(jù)庫里面，并進行分類，確立合理的電子查詢途徑，便于每個部門對檔案信息做查詢，提高管理工作的效率和質(zhì)量[4]。

（二）建設人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

在人事檔案管理系統(tǒng)選擇時，需要綜合考慮醫(yī)院要求和人事檔案管理規(guī)模，要求選擇的系統(tǒng)有較強的實用性。建設人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，可以不斷的完善數(shù)據(jù)、補充內(nèi)容，期間要利用好現(xiàn)代化信息技術，以及先進的設備和設施，將信息錄入;各種人事檔案信息隨時產(chǎn)生、隨時錄入，讓信息庫時刻保持動態(tài)更新狀態(tài)，保證管理的時效性和實用性[5]。在建設人事檔案信息數(shù)據(jù)庫時，要提高網(wǎng)絡信息機密性和安全性的重視程度，通過各種技術對信息做備份、存儲和加密處理，避免因為網(wǎng)絡病毒入侵造成信息泄露或丟失;數(shù)據(jù)庫要有資源共享功能，不過需要對查閱者設置相應的權限，提高人事檔案管理的保密性和安全性。

（三）加強檔案數(shù)字化人才建設

與傳統(tǒng)的人事檔案管理工作對比，大數(shù)據(jù)時代背景下不管是管理模式、工作任務，還是服務對象、工作環(huán)境，均有著較大的差別;而且實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理，不同人員也會有著不同的需求。管理人員從單純負責檔案資料利用、收集者，向著檔案資料信息服務者轉(zhuǎn)變，以往是單純的進行檔案資料整理、保管，現(xiàn)如今還要對檔案資料進行利用和干預。管理人員角色和職責的變化，讓其面臨更多的挑戰(zhàn)。因此，醫(yī)院需要對管理人員專業(yè)能力有足夠的重視，每一位負責人事檔案管理的人員都能及時掌握先進的管理技術，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)配置，更快適應數(shù)字化管理模式。

在建設過程中，首先，要不斷的對管理人員展開教育培訓，讓每一位管理者都能很好的掌握數(shù)字化技術、檔案管理理論知識以及管理技能，這樣才能增強綜合業(yè)務能力。其次，要結(jié)合管理人員知識水平，為其制定個性化培訓方案、培訓目標;定期考核業(yè)務能力，并將結(jié)合和績效相掛鉤[6]。然后，打造不同部門間技術交流的平臺，通過和諧的氛圍，不斷的進行檔案管理人才培養(yǎng)，及時發(fā)現(xiàn)符合標準的人才;并通過良好的待遇不斷吸引人才、留住人才，打造高效的人事檔案數(shù)字化管理團隊。

（四）實施規(guī)范化、標準化管理

人事檔案實現(xiàn)數(shù)字化管理，能充分利用先進設備和信息技術，提高管理的規(guī)范化和標準化，減少人工依賴，降低各種問題、漏洞出現(xiàn)幾率。所以說，醫(yī)院要重視數(shù)字化管理的重要性，扭轉(zhuǎn)陳舊觀念，形成正確的人事檔案數(shù)字化管理理念，提升每一位管理人員的數(shù)字化意識，迎合時代發(fā)展方向，加大軟件和硬件投入力度，實施開放式管理，打造數(shù)字化管理環(huán)境。在人事檔案管理工作中，還要結(jié)合相關法律法規(guī)，讓各種管理制度更加規(guī)范化、標準化，建立統(tǒng)一的管理標準。在軟硬件配置方面，要有便捷的智能化軟件、先進的數(shù)字化設備，還需要不斷引進先進的管理方法和計數(shù)，不斷創(chuàng)新管理模式，建立符合自己醫(yī)院的新型管理方法，這樣才能逐漸提高管理效率，成為推動醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的人力資源保障。

結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化的實現(xiàn)過程，要比傳統(tǒng)企業(yè)復雜的多，不過整個實時過程中，均要建立完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、規(guī)范的管理制度，這樣才能增強管理人員的數(shù)字化認識，讓檔案數(shù)據(jù)庫能動態(tài)更新，從而達到管理的信息化、數(shù)字化，為醫(yī)院穩(wěn)定、健康發(fā)展奠定基礎。

【參考文獻】

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