提高事業(yè)單位檔案管理工作效率的有效途徑

摘要：本文就現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理工作效率較慢可能的原因進行了相關的描述，并且對于檔案工作效率的提高的方法進行了研究。事業(yè)單位檔案管理工作效率的提升對于事業(yè)單位的發(fā)展來講是必然的，所以，應該積極地改進檔案管理的手段，才能實現(xiàn)檔案管理效率的提高，從而促進事業(yè)單位的發(fā)展。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;工作效率

事業(yè)單位往往是指對于國家社會發(fā)展密切相關的單位，事業(yè)單位的門類以及單位的種類是多種多樣的。但是，事業(yè)單位的檔案管理工作的進行也受到了前所未有的挑戰(zhàn)，現(xiàn)階段事業(yè)單位所面臨的檔案管理的挑戰(zhàn)主要就是對檔案的管理以及管理人員的工作效率，所以，對于事業(yè)單位的發(fā)展而言，提高檔案管理的工作效率對于事業(yè)單位的全面發(fā)展起到了較為重要的作用，它是事業(yè)單位以及進步和發(fā)展的重要前提條件。

1事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)的問題

1.1管理人員的認識程度有待提高

對于現(xiàn)階段的事業(yè)單位的處理工作而言，信息量是巨大的所以單單依靠人工去進行單位檔案的管理以及信息的匹配是有難度的。并且對于檔案管理人員來說，巨大的工作量之下就容易導致檔案管理出現(xiàn)遺漏甚至匹配錯誤的問題，所以應用管理人員對檔案進行分類和整理是一種傳統(tǒng)并且失效的管理方式，放眼現(xiàn)在很多的科技公司，都是依托大數(shù)據(jù)時代所帶來的互聯(lián)網(wǎng)編輯技術(shù)對檔案進行云保存或者云處理，這樣，不僅僅對工作的效率的提高提供了可能，并且對于信息匹配的準確性也得到了應有的保障。對于事業(yè)單位的檔案管理而言，也不要傾向于多高科技的技術(shù)，主要要對工作效率有一定的提高，這樣才能不斷地促進事業(yè)單位的發(fā)展。

1.2電子信息存檔的缺陷

計算機的時代的到來為人們的生活提供了很大的便利，同時，對于事業(yè)單位的檔案管理的工作效率也有了一定程度的提高，但是電子信息所帶來的泄密問題也是一個具有挑戰(zhàn)的問題，因為要提高事業(yè)單位的檔案管理的效率，就必須將紙質(zhì)版的文檔轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影嫖臋n，電子文檔與紙質(zhì)文檔的不同的是，會有嚴重的泄密危機，這對于檔案的保存來說是很危險的，電子檔案的泄密不僅僅會對事業(yè)單位的發(fā)展造成一定的影響，并且對于檔案本人的信息安全性會造成一定的影響，尤其是對于保密單位來講，文檔信息的泄密對于其單位以及社會的發(fā)展是不利的。

2檔案管理工作效率提升的有效途徑

2.1人才結(jié)構(gòu)的優(yōu)化

對于檔案管理的職位來講，對于應聘人員的要求較低，所以我國現(xiàn)階段的一些事業(yè)單位的檔案管理的主要是一些較為年邁的退休人員為主，事業(yè)單位檔案管理人才的老齡化是較為嚴重的，并且其專業(yè)技術(shù)的能力較低，不能夠滿足檔案管理高效有序的工作宗旨，并且，老年人的思維能力以及基本技能都不如年輕的人才那么的靈活，對于電子軟件的使用也不夠熟悉。所以，對于現(xiàn)在電子化的檔案管理模式而言，主管單位應該積極地優(yōu)化單位檔案管理人員的構(gòu)成，招聘對象應為具有一定的檔案管理技術(shù)的年輕人才，只有進行人才的結(jié)構(gòu)的優(yōu)化才能逐漸撐起電子信息的檔案管理系統(tǒng)，才能夠提高檔案管理的速度。部門應該形成青年人才為主，老年人為輔的人才構(gòu)成框架，這樣雙方之間可以互相的配合工作，共同促進檔案工作的有效的進行，提高檔案管理的效率。

2.2檔案信息資源的開發(fā)

隨著單位的檔案逐步的由傳統(tǒng)的紙質(zhì)版向電子版進行轉(zhuǎn)變，其本身檔案信息資源的開發(fā)也需引起足夠的重視，只有對檔案資源進行有效的開發(fā)才能夠充分的展示檔案管理模式改變所帶來的優(yōu)勢，可以建立專門的檔案檢索平臺，對檔案進行編號和分類，建立健全完善的信息的檢索機制，完善的信息檢索機制的建立對于檔案的管理有著重要的影響，對于事業(yè)單位本身而然提高了事業(yè)單位在檔案管理上的工作效率。對于檔案需求者而言，可以快速的進行檔案的檢索以及獲取工作，對于事業(yè)單位的運行的速度有很大程度上的提升，不僅僅滿足了事業(yè)單位對于檔案管理的需求，對于舍業(yè)單位的發(fā)展也提高了一定的層次。

2.3信息安全的加強

網(wǎng)絡信息時代的到來雖然對于舍業(yè)單位的檔案管理的工作效率有一定的提升，但是隨之而來的泄密問題也給檔案管理增加了一定的難度。電子檔案不同于紙質(zhì)檔案，很容易受到惡意破壞者的攻擊，所以建立健全有效的信息安全防護機制，為檔案管理的泄密問題提供一個良好的保障。對于事業(yè)單位本身而言，可以對電子存檔的行為進行一定的規(guī)范培訓，并且對于每一位參與檔案管理的人員都需要進行培訓的考核，通過這種嚴格有效的方式對于檔案泄密進行積極地管控，此外，也可以設立身份驗證等防火墻技術(shù)對檔案泄密問題進行及時的制止，防止故意破壞者潛入檔案系統(tǒng)對事業(yè)單位的檔案進行破壞，保證信息的有效的保存。

參考文獻

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作者簡介：趙明亮（1984-2）男，漢族，山東昌樂人，大專，濰坊汽車商貿(mào)服務中心業(yè)務科，研究方向：檔案管理。