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      中小企業(yè)如何實(shí)施精細(xì)化管理策略初探

      2021-09-10 21:46:48談?wù)裼?/span>
      商業(yè)2.0-市場與監(jiān)管 2021年1期
      關(guān)鍵詞:組織變革數(shù)據(jù)管理中小企業(yè)

      摘要:隨著科技進(jìn)步,商業(yè)競爭進(jìn)入了以大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)為標(biāo)志的新信息時代,數(shù)據(jù)管理成為企業(yè)的核心競爭力之一。在新的競爭環(huán)境下,中小企業(yè)面臨生存和發(fā)展危機(jī),迫切需要轉(zhuǎn)變觀念,跟進(jìn)新的技術(shù),充分依托自身掌握的本行業(yè)專業(yè)技術(shù)和靈活的優(yōu)勢,利用數(shù)據(jù)管理技術(shù),實(shí)現(xiàn)日常經(jīng)營的精細(xì)化管理,降低成本,增強(qiáng)產(chǎn)品競爭力。本文嘗試從某一制造型中小企業(yè)利用數(shù)據(jù)實(shí)施精細(xì)化管理的實(shí)例,從組織變革、數(shù)據(jù)構(gòu)建及數(shù)據(jù)應(yīng)用三個方面進(jìn)行初步探討,希望通過和大家分享實(shí)務(wù)中的一些具體案例,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn),為中小企業(yè)如何在實(shí)際運(yùn)營管理工作中利用數(shù)據(jù)提升效益方面作一些有益的探索。

      關(guān)鍵詞:中小企業(yè);數(shù)據(jù)管理;組織變革;數(shù)據(jù)構(gòu)建和數(shù)據(jù)應(yīng)用

      隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的深入發(fā)展,商業(yè)競爭的環(huán)境發(fā)生了根本性的改變,大智移云物等新技術(shù)蓬勃發(fā)展,出現(xiàn)了很多新業(yè)態(tài)。然而眾多中小企業(yè),尤其是傳統(tǒng)工業(yè)制造領(lǐng)域的中小企業(yè),受限于自身各種限制條件,在新的競爭環(huán)境中逐步面臨不利局面。本文嘗試從某一傳統(tǒng)制造型中小企業(yè)實(shí)務(wù)角度出發(fā),從其原先面臨的主要挑戰(zhàn),到其如何來分析問題,并采取哪些措施來解決問題這一過程,分別從組織變革、數(shù)據(jù)構(gòu)建及數(shù)據(jù)應(yīng)用三個方面進(jìn)行詳細(xì)闡述,并結(jié)合實(shí)務(wù)中的一些具體案例,為如何利用數(shù)據(jù)實(shí)施精細(xì)化管理作一些有益的探索。

      1.企業(yè)面臨的主要問題

      該企業(yè)屬于傳統(tǒng)紡織制造企業(yè),產(chǎn)品是工業(yè)無紡布,主要用于鞋材、床墊和工業(yè)過濾等用途,產(chǎn)品80%以上出口在歐美國家。由于國際市場發(fā)生變化,美國對無紡布出口美國加征了25%的懲罰性關(guān)稅,公司所處的商業(yè)環(huán)境一下子發(fā)生了劇烈的變化,發(fā)現(xiàn)在過去的經(jīng)營管理中存在越來越多的問題。

      1.1銷售部門獲取的客戶預(yù)測準(zhǔn)確率不高

      不僅擠占了公司寶貴的營運(yùn)資金,而且有一部分成品最終還需要降價處理,給公司造成了不小的損失。此外,由于缺乏高質(zhì)量的數(shù)據(jù)作為客觀評判標(biāo)準(zhǔn),對業(yè)務(wù)人員業(yè)績的考核評估不夠全面,造成員工士氣低落,新客戶、新產(chǎn)品開發(fā)滯后,并且無法杜絕“飛單”情況。

      1.2采購部門采購成本居高不下

      經(jīng)營中存在供應(yīng)商選擇、采購價格不合理等情況,只能靠輪崗和增加人手加強(qiáng)監(jiān)督復(fù)核,但是不能從根本上解決問題,原材料成本偏高降低了產(chǎn)品在市場上的競爭力。

      1.3客戶交付經(jīng)常發(fā)生延遲

      由于信息不通暢,銷售部門與生產(chǎn)部門相互指責(zé)發(fā)生矛盾。經(jīng)過數(shù)據(jù)分析,發(fā)現(xiàn)80%以上的交付延遲都是發(fā)生在訂單數(shù)量超過20萬平方米的時候發(fā)生的,通過分析發(fā)現(xiàn)其主要原因是在生產(chǎn)大訂單時某些生產(chǎn)工序中遇到了瓶頸。這種情況尤其是經(jīng)常發(fā)生在出口訂單上,公司面臨是否投資新生產(chǎn)線還是對現(xiàn)有生產(chǎn)線進(jìn)行改造升級的問題。此外,還有一個主要原因是銷售部門與生產(chǎn)部門相互溝通不暢,造成經(jīng)常插單,原有生產(chǎn)排程被打亂,生產(chǎn)準(zhǔn)備時間增加,生產(chǎn)效率下降,甚至導(dǎo)致交貨延誤。這種情況主要發(fā)生在月末,銷售部門為了達(dá)成月度目標(biāo),突擊拿訂單,經(jīng)常發(fā)生插單情況。

      2.分析問題,找出根本原因

      公司成立專門的項(xiàng)目小組,從公司整體層面著手,分析問題根源尋求解決方案。經(jīng)過大家的協(xié)同努力,最終將這些問題的根本原因歸納為三個方面。

      2.1公司管理觀念落后

      公司目前仍然沿用傳統(tǒng)“金字塔”式的部門職能層級來管理企業(yè),造成條塊分割,流程不暢?,F(xiàn)有組織架構(gòu)不適應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展,需要實(shí)施組織變革,打通部門分割的現(xiàn)象,提升流程效率和響應(yīng)速度,尤其需要在流程管理方面實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化。

      2.2公司缺乏高質(zhì)量的數(shù)據(jù)

      公司高層認(rèn)識到數(shù)據(jù)是判斷的依據(jù),數(shù)據(jù)和信息能夠使他們洞察顧客、產(chǎn)品和服務(wù),幫助他們創(chuàng)新并實(shí)現(xiàn)其戰(zhàn)略目標(biāo)。但是從數(shù)據(jù)中獲取的價值不可能憑空產(chǎn)生或依賴于偶然,需要有目標(biāo)、規(guī)劃、協(xié)作和保障,也需要管理和領(lǐng)導(dǎo)力。缺乏高質(zhì)量的數(shù)據(jù)導(dǎo)致問題不清,部門、員工之間職責(zé)不明,尤其是缺乏與客戶、供應(yīng)商之間的數(shù)據(jù)互換。需要借助數(shù)據(jù)管理來實(shí)施精細(xì)化管理,幫助公司提升效益。

      2.3缺乏利用數(shù)據(jù)實(shí)施精細(xì)化管理的人才

      數(shù)據(jù)是公司的資產(chǎn),與現(xiàn)金、存貨和固定資產(chǎn)等實(shí)物資產(chǎn)一樣可以為公司創(chuàng)造價值。但是一般中小企業(yè)缺乏專門的數(shù)據(jù)管理人才,沒有專門的部門來實(shí)施數(shù)據(jù)管理,造成一個個“數(shù)據(jù)孤島”,最終成為浪費(fèi)。而且由于各自理解不同,造成數(shù)據(jù)統(tǒng)計口徑不一,經(jīng)常在數(shù)據(jù)的一致性方面引發(fā)不必要的矛盾和沖突。比如對于產(chǎn)品的次布率,生產(chǎn)部門與質(zhì)檢部門的統(tǒng)計數(shù)據(jù)經(jīng)常發(fā)生不一致的情況;又比如對于工單上的物料消耗,生產(chǎn)部門與財務(wù)部門的數(shù)據(jù)也會發(fā)生偏差。所以需要引進(jìn)數(shù)據(jù)管理的專業(yè)人才,設(shè)立新機(jī)構(gòu),并與現(xiàn)有部門形成協(xié)同效應(yīng),在公司內(nèi)部首先形成流暢的數(shù)據(jù)信息流,各部門共享統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫資源,消除以前各自為戰(zhàn)的混亂局面。而且在此基礎(chǔ)上,擴(kuò)展至關(guān)鍵供應(yīng)商和大客戶,形成產(chǎn)業(yè)鏈上下游數(shù)據(jù)共享,充分利用數(shù)據(jù)發(fā)掘商業(yè)價值。

      3.尋求解決策略

      3.1從制度上著手落實(shí)組織保障

      首先需要統(tǒng)一企業(yè)高管們的思想,充分認(rèn)識到信息和知識是競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵。擁有關(guān)于客戶、產(chǎn)品、服務(wù)和運(yùn)營的可靠、高質(zhì)量數(shù)據(jù)的組織,能夠比沒有數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)不可靠的組織做出更好的決策。如果不能像管理資本一樣管理好數(shù)據(jù),就會浪費(fèi)和失去機(jī)會。正如有效管理財務(wù)和物理資產(chǎn)使組織能夠從這些資產(chǎn)中獲取價值一樣,數(shù)據(jù)管理的主要驅(qū)動力也是使組織能夠從其數(shù)據(jù)資產(chǎn)中獲取價值。所以企業(yè)就需要對原有的組織架構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)變革,向數(shù)據(jù)管理分配必要的資源,改革會遭受既得利益者的反對。其次是組織制度保障,成立新機(jī)構(gòu)來統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)精細(xì)化管理的實(shí)施工作,并且由“一把手”親自掛帥,各部門負(fù)責(zé)人出任組員,從組織制度上對數(shù)據(jù)管理工作給予強(qiáng)有力的保障。再次是廣泛的參與,一方面是內(nèi)部參與,在實(shí)施數(shù)據(jù)管理過程中取得直接受益部門的支持,例如銷售、生產(chǎn)運(yùn)營、IT、人事、財務(wù)等部門;也要取得可能利益會暫時受損部門的支持,比如供應(yīng)鏈、行政等部門;一方面是外部參與,公司向供應(yīng)商開放企業(yè)相關(guān)原材料的庫存情況,提高采購預(yù)測準(zhǔn)確率,縮短采購周期等;也向客戶開放相關(guān)產(chǎn)成品生產(chǎn)計劃,同時獲得了客戶更準(zhǔn)確的銷售預(yù)測、客戶重大投資等信息。

      3.2試點(diǎn)推進(jìn)積累經(jīng)驗(yàn)

      由于缺乏足夠的經(jīng)驗(yàn),如果全面推進(jìn)精細(xì)化管理存在資源不足,所以需要進(jìn)行試點(diǎn)推進(jìn),集中資源解決一方面的問題,來積累經(jīng)驗(yàn)。比如首先在一條生產(chǎn)線上安裝Datalog系統(tǒng),收集生產(chǎn)設(shè)備運(yùn)行數(shù)據(jù),找出導(dǎo)致設(shè)備停機(jī)的主要原因是斷紗和換品種,組織技術(shù)人員改進(jìn)攻關(guān),歷時近6個月,終于將斷紗發(fā)生頻率降低了32%,換品種時間縮短至原先的55%。在此基礎(chǔ)上,再逐步推行至所有縫編機(jī)臺、定型機(jī)臺和印花機(jī)臺上,從而有效提高機(jī)臺利用率,降低了產(chǎn)品生產(chǎn)成本。成果的經(jīng)驗(yàn)將不斷鼓舞員工士氣,增強(qiáng)團(tuán)隊信心。

      3.3不斷積累數(shù)據(jù)并解決“孤島”問題

      精細(xì)化管理是建立在足夠的有效數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的,而數(shù)據(jù)是產(chǎn)生在各個環(huán)節(jié)的,公司開始思考如何構(gòu)建數(shù)據(jù)生產(chǎn)框架,以形成完整的數(shù)據(jù)生產(chǎn)與運(yùn)用體系。公司從外部引進(jìn)專業(yè)數(shù)據(jù)管理人員,促使其與內(nèi)部IT部門及各業(yè)務(wù)部門形成協(xié)同效應(yīng),梳理數(shù)據(jù)生產(chǎn)路線圖,逐步搭建好數(shù)據(jù)管理的框架,規(guī)定數(shù)據(jù)的采集點(diǎn)。

      比如公司在對供應(yīng)鏈管理時,先將物料代碼、物料名稱、規(guī)格型號、供應(yīng)商、采購人員等定義為主數(shù)據(jù),將采購數(shù)量、采購單價、采購總金額、采購日期、送達(dá)日期、驗(yàn)收情況、讓步接受、退貨及索賠等定義為運(yùn)營數(shù)據(jù)。通過上述設(shè)置,在采集數(shù)據(jù)9個月以后,公司很快就發(fā)現(xiàn)采購異常情況,有效降低了采購過程中出現(xiàn)的員工舞弊、采購價格偏高等事件發(fā)生的概率,更為顯著的是,當(dāng)年原材料采購成本平均下降6.8% 。

      3.4通過數(shù)據(jù)分析進(jìn)行精細(xì)化管理

      數(shù)據(jù)只能提示可能存在的問題,而精細(xì)化管理是需要團(tuán)隊去不斷實(shí)施完善的。如針對大客戶需求預(yù)測率較低的問題,在實(shí)施數(shù)據(jù)管理時特地增加了其大客戶下游企業(yè)及其所在行業(yè)市場數(shù)據(jù)的收集,經(jīng)過近兩年多時間的運(yùn)作,客戶采購預(yù)測的準(zhǔn)確率從原先的70%左右上升至85%以上,為企業(yè)每年節(jié)省各項(xiàng)成本將近90萬元。

      同時公司重新將客戶、產(chǎn)品和業(yè)務(wù)員三個維度網(wǎng)格化匹配,通過一年多時間的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)積累,找出各個業(yè)務(wù)員的特長,再將客戶與之特長匹配,結(jié)果是業(yè)績有了長足的增長,新客戶、新產(chǎn)品占銷售收入比重逐年提升,僅一年時間就為企業(yè)增加銷售收入154萬美元,還發(fā)現(xiàn)了舞弊的業(yè)務(wù)員予以開除。

      在內(nèi)部管理方面也取得明顯效果,如對車隊進(jìn)行精細(xì)化管理,車隊管理的運(yùn)營數(shù)據(jù)包括每次車輛使用時間、駕駛?cè)藛T,使用部門、行駛路線、里程、加油情況、當(dāng)年維修和保養(yǎng)、交通違章記錄、交通事故等。在采集了6個多月的數(shù)據(jù)以后,公司很容易就發(fā)現(xiàn)車輛維修保養(yǎng)、油耗以及駕駛員加班等方面出現(xiàn)的異常情況,通過定點(diǎn)車輛維修廠、維修保養(yǎng)頻率與費(fèi)用比對,堵住了以往的好處、虛報加班、回扣等漏洞,一年為企業(yè)節(jié)省30余萬元車輛使用、維護(hù)成本。

      4.成果與經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

      通過上述數(shù)據(jù)建模和數(shù)據(jù)使用進(jìn)行的精細(xì)化管理,2020年在上半年出口訂單銳減的情況下,公司結(jié)合內(nèi)部精細(xì)化管理,一方面全力開拓新客戶、推出新產(chǎn)品,另一方面從公司內(nèi)部挖掘潛能,降低成本,使公司的產(chǎn)品更具競爭力,超額完成了全年目標(biāo),其中EBITDA指標(biāo)達(dá)到了109%。

      總結(jié)階段成功的經(jīng)驗(yàn),存在以下幾個方面,首先是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的決心和勇氣是公司最終實(shí)施精細(xì)化管理能否成功的根本所在;其次是數(shù)據(jù)管理專業(yè)人才的引進(jìn)十分重要,能夠帶來全新的思維和做法,但需要形成協(xié)同效應(yīng);再次是建立高質(zhì)量數(shù)據(jù)和以業(yè)務(wù)驅(qū)動為導(dǎo)向的數(shù)據(jù)使用,這是是實(shí)施數(shù)據(jù)管理的關(guān)鍵抓手;最后是謹(jǐn)慎看待數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的精細(xì)化管理,只是輔助我們分析決策的一種工具方法,把顆粒度變得更細(xì),但是無法替代人的思考和判斷,也無法替代人在某一專業(yè)領(lǐng)域數(shù)十年的技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)。隨著應(yīng)用的深入,我們還將深化對數(shù)據(jù)的認(rèn)識。

      中小企業(yè)需要清醒認(rèn)識到其自身靈活和技術(shù)專業(yè)優(yōu)勢,與時俱進(jìn)轉(zhuǎn)換思維,選擇適當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)管理工具,將日常經(jīng)營管理精細(xì)化,相信定能在未來商業(yè)競爭中贏得生存和發(fā)展。

      參考文獻(xiàn):

      [1]DAMA國際.DAMA-DMBOK2《DAMA數(shù)據(jù)管理知識體系指南》(原書第2版)第1章.引言.機(jī)械工業(yè)出版社.2020年8月.

      [2]DAMA國際.DAMA-DMBOK2《DAMA數(shù)據(jù)管理知識體系指南》(原書第2版)第1章.1.1.1業(yè)務(wù)驅(qū)動因素.機(jī)械工業(yè)出版社.2020年8月.

      [3]DAMA國際.DAMA-DMBOK2《DAMA數(shù)據(jù)管理知識體系指南》(原書第2版)第2章.2.3.4.違背倫理進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的風(fēng)險.機(jī) 械工業(yè)出版社.2020年8月.

      作者簡介:談?wù)裼睿?970-)男,本科,職稱:中級會計師,主要研究方向:成本管理、投融資管理、風(fēng)險管理及內(nèi)部控制。

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