新時代學校干部人事檔案數(shù)字化管理的對策研究

莫晗飛

學校干部人事檔案管理部門承擔著“為黨管檔”的重要職責，隨著《干部人事檔案工作條例》的出臺，對新時代學校干部人事檔案數(shù)字化管理工作提出了新的要求，干部人事檔案是對干部在各年齡階段學習成長的有效記錄，從而為各級黨組織選人用人工作提供切實有效的依據(jù)。然而，在組織人事部門及其所屬的干部人事檔案管理部門聯(lián)審復(fù)核中，經(jīng)常發(fā)生信息不一以及檔案丟失等諸多現(xiàn)象，從而對檔案利用工作構(gòu)成極大影響。為了確保新時代干部人事檔案數(shù)字化工作高效進行，前期謀劃工作將更加重要。

一、學校干部人事檔案數(shù)字化的重要性

（一）推動檔案管理穩(wěn)步發(fā)展

進入新時代，隨著學校規(guī)模不斷擴增，學校干部人事檔案的利用及使用頻率逐年上升，對干部人事檔案的需求層面逐漸擴大，但在管理模式和管理理念方面創(chuàng)新較少;干部人事檔案數(shù)字化管理已經(jīng)被推行和實施了一些時間，由于檔案管理人員仍將紙質(zhì)檔案作為工作重心，加之一如既往遵循的傳統(tǒng)管理理念，使得干部人事檔案整體工作質(zhì)量得不到有效提升，對學校數(shù)字化和信息化的發(fā)展產(chǎn)生阻礙。因此，需要對干部人事檔案管理模式和理念進行合理化調(diào)整，運用信息技術(shù)建立管理理念，從而利用其準確性、完整性等優(yōu)勢條件，有效提升學校干部人事檔案整體管理工作。

（二）提升檔案服務(wù)高效運轉(zhuǎn)

進入新時代，學校干部人事檔案普遍采取人工管理，由于干部人事檔案管理工作量逐年攀升，檔案利用率大幅提高，導致學校在干部人事檔案管理工作中運轉(zhuǎn)低效。數(shù)字化信息化技術(shù)與干部人事檔案管理模式的有機結(jié)合，對檔案管理水平的提升是顯著的。對數(shù)字化信息化管理模式的運用，有效簡化了檔案管理工作，為檔案服務(wù)高效運轉(zhuǎn)提供便利。運用數(shù)字化信息化技術(shù)對干部人事檔案信息編制成可視化信息欄、目錄、普通掃描圖像以及高清處理圖像，從而計算機為窗口，服務(wù)器為數(shù)據(jù)運算后臺開展干部人事檔案各項利用工作，有效提升干部人事檔案利用及錄入效率。

（三）保障檔案基礎(chǔ)信息安全

干部人事檔案的存在目的是為了將相關(guān)材料信息進行長久保存，雖然檔案庫房能夠做到恒溫恒濕，但紙質(zhì)干部人事檔案在被頻繁利用的情況下，對檔案的損壞是不可逆的，且存在材料丟失的風險。在檔案數(shù)字化信息化技術(shù)的推動下，運用數(shù)字化的管理方式，能大幅降低紙質(zhì)干部人事檔案利用次數(shù)，通過計算機中的干部人事檔案管理系統(tǒng)就可以進行查詢和掃描錄入，不僅延長了紙質(zhì)干部人事檔案的使用壽命，也提升了信息系統(tǒng)的利用率，更保障了檔案基礎(chǔ)信息安全。

二、學校干部人事檔案數(shù)字化管理中存在的問題

（一）信息記錄不一致

干部人事檔案的建立是對個人信息進行準確呈現(xiàn)，三齡兩歷一身份是檔案十類材料中的核心內(nèi)容。然而，干部人事檔案仍存在年齡、入黨時間、參加工作時間、任免經(jīng)歷、學習經(jīng)歷等涂改偽造的現(xiàn)象。同時，由于種種歷史原因以及缺乏檔案各類材料填寫規(guī)范，檔案各類材料的信息前后記錄不一致。以年齡和學習經(jīng)歷等方面問題較為突出。導致年齡填寫不一致的問題有以下兩種情況，一是在材料中出現(xiàn)陰歷陽歷穿插填寫;二是早期因入團或者參軍等情況，按照自身需求將年齡改大或改小所導致。導致學習經(jīng)歷填寫不一致的問題有以下兩種情況，一是在職學歷學位和全日制學歷學位方面填寫混淆，二是在相關(guān)學歷進修培訓經(jīng)歷填寫成學歷的情況。

（二）歸檔材料不規(guī)范

一是在材料樣式及紙張材質(zhì)大小不一且字跡模糊，早期檔案用紙比較薄，長時間紙張容易出現(xiàn)脆裂破損的情況。二是裝訂松垮，特別是在干部人事檔案被集中性、批量性、規(guī)模性利用過程中，容易發(fā)生材料丟失的情況。三是內(nèi)容填寫不完整，干部人事檔案材料中必要的信息沒有填寫，例如，缺少考核意見、本人簽字、本人意見、落款時間等信息以及部分經(jīng)過組織人事部門審批后的材料未進行蓋章等情況，上述情況對干部人事檔案的利用及完整度造成了較大的影響。

（三）信息化水平較低

干部人事檔案管理體系中，紙質(zhì)檔案材料不全為檔案數(shù)字化工作增加了整理難度，以及干部人事檔案從業(yè)人員信息化水平不足，從而使數(shù)字化管理工作停滯檔案目錄信息化階段中，缺少對檔案具體材料的信息采集，如偶然發(fā)生紙質(zhì)檔案丟失或損毀現(xiàn)象，暨造成了永久性信息流失。

三、提升學校干部人事檔案數(shù)字化管理的建議

（一）夯實管理者信息化意識

持續(xù)提高干部人事檔案工作人員數(shù)字化信息化水平是新時代干部人事檔案管理工作的必要條件。然而，提升工作人員數(shù)字化信息化水平要促進各單位干部人事檔案工作人員的工作交流，根據(jù)工作情況到上級管檔部門“以干代訓”。干部人事檔案是為了能夠安全利用，而在檔案利用過程中難免出現(xiàn)影響干部人事檔案資料安全的情況，因此，干部人事檔案管理系統(tǒng)在服務(wù)器端采用RAID的管理方式，能夠在數(shù)字檔案丟失且不可追回的情況之下，經(jīng)過申請后可以通過RAID備份將檔案資料數(shù)據(jù)進行補回，從而保障了檔案安全。

（二）規(guī)范檔案利用及借閱流程

干部人事檔案業(yè)務(wù)是秘密的、嚴謹?shù)?，學校黨組織應(yīng)落實好管檔主體責任，通過設(shè)立檔案專審小組，并由多個相關(guān)部門共同參與，納入單位內(nèi)控體系，將管理環(huán)節(jié)、校準環(huán)節(jié)、考評環(huán)節(jié)、審核環(huán)節(jié)進行劃分。當干部進入調(diào)任或提拔環(huán)節(jié)，要重新審核與相關(guān)人員干部人事檔案，如檔案信息存疑，要相繼啟動調(diào)查核實程序，從而將“事后補救”的工作現(xiàn)狀轉(zhuǎn)為“事前防范”工作現(xiàn)狀。當執(zhí)行查檔程序時，工作人員要進行審批，如審批材料是否簽字蓋章，查檔人員是否為2名中共正式黨員。同時，按照在規(guī)定時間內(nèi)將檔案進行歸還。在進行檔案管理過程中，需要進一步落實“凡提必審”“凡進必審”“凡轉(zhuǎn)必審”的工作原則。

（三）加強數(shù)字檔案管理力度

運用數(shù)字化信息化技術(shù)對檔案進行管理的本質(zhì)是為了提高檔案管理效率和安全性。因此，加強數(shù)字檔案的管理力度需要以信息平臺為載體，將干部人事檔案數(shù)據(jù)在檔案管理部門形成局域網(wǎng)全覆蓋，并且提升檔案保密性，做好網(wǎng)絡(luò)等級保護，根據(jù)崗位職能要求，劃分信息平臺可視化管理權(quán)限。材料收集及歸檔前，組織人事部門對各項材料進行審核，確認材料規(guī)范后方可歸檔，因此，材料準確性和規(guī)范性得到有效保障。

綜上所述，信息化數(shù)字化技術(shù)在學校干部人事檔案業(yè)務(wù)工作中優(yōu)勢明顯。新時代，在黨引領(lǐng)下的干部人事檔案工作，學校黨組織應(yīng)加以重視，積極建立健全相關(guān)制度，努力完善干部人事檔案管理體系，確保紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案之間的一致性，進而推動干部人事檔案數(shù)字化信息化工作向縱深發(fā)展。