加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作?實(shí)現(xiàn)資源信息共享

杜瑩

摘要：現(xiàn)階段，我國科學(xué)技術(shù)水平顯著提升，當(dāng)前大數(shù)據(jù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用使得信息管理工作的信息量不斷增加，同時信息的類型也逐漸多樣化，尤其是在檔案管理工作中，基于傳統(tǒng)檔案管理理念和服務(wù)方式的檔案管理已無法滿足目前社會對企業(yè)、高校等各個領(lǐng)域中檔案管理的要求，并且所處信息環(huán)境正在發(fā)生本質(zhì)上的改變，因此更多的研究學(xué)者開始將研究目標(biāo)轉(zhuǎn)向?qū)n案管理的信息化發(fā)展。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新;檔案管理;理念;信息化

引言

隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各個行業(yè)的管理工作發(fā)生變化，信息技術(shù)的涌現(xiàn)對管理工作的優(yōu)化提出了更高要求。就檔案管理而言，傳統(tǒng)的管理體系已經(jīng)無法滿足多樣化要求，檔案內(nèi)容的增加、檔案信息的建設(shè)、檔案精細(xì)化查閱需求都離不開規(guī)范化體系的保障。所以處于信息化時代，檔案管理人員需要樹立創(chuàng)新理念，主動引入先進(jìn)的管理思想，明確檔案管理的具體規(guī)則，并在現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用下建設(shè)檔案管理規(guī)范化體系。本文即以檔案管理為方向，分析構(gòu)建檔案管理規(guī)范化體系的重要性，并提出具體的構(gòu)建策略。

一、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

檔案是個人信息的重要載體，它記錄著學(xué)習(xí)經(jīng)歷、社會關(guān)系、思想品行等重要的個人信息。在互聯(lián)網(wǎng)時代，數(shù)據(jù)信息是企業(yè)生存的根本，同時也是提高企業(yè)競爭實(shí)力的必備要素，而人才是企業(yè)發(fā)展的第一資源，由此可見，運(yùn)用信息化管理手段，建立良好的檔案管理機(jī)制對一個企業(yè)而言是非常重要的。首先，信息化管理手段是確保員工個人信息安全的必要措施。以往紙質(zhì)檔案管理方式雖然能起到一定的人員信息管理作用，但資料安全性較差，一旦發(fā)生損毀或丟失，是很難進(jìn)行補(bǔ)救的。信息化的管理手段可以有效避免此類事情發(fā)生。其次，信息化管理可以提高檔案管理水平。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料查閱起來非常不方便，而且也不利于信息及時進(jìn)行更新。經(jīng)過數(shù)據(jù)化處理的檔案信息，簡化了管理工作流程，減少了檔案管理人員的工作量，為企業(yè)節(jié)省了許多寶貴資源。檔案管理的信息化建設(shè)加快了人員信息更新速度，推動檔案管理模式不斷改進(jìn)、完善。最后，信息化建設(shè)可以使檔案管理工作充分發(fā)揮自身價值。人員信息是企業(yè)的重要資源，檔案管理工作應(yīng)當(dāng)做到信息安全完整、查閱方便、更新及時。這些在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中是很難實(shí)現(xiàn)的，但信息化管理方式可以通過電腦來實(shí)現(xiàn)這一切，它讓檔案信息使用起來靈活、方便，為人員考核提供了可靠依據(jù)，檔案價值也得到了充分體現(xiàn)。

二、加強(qiáng)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)資源信息共享措施

（一）完善檔案管理制度，有效維護(hù)檔案規(guī)范體系建設(shè)

制度是檔案管理規(guī)范化體系構(gòu)建的根本保障，完善的制度可以讓檔案管理的各項(xiàng)工作有法可依、有章可循。所以，檔案部門要根據(jù)現(xiàn)代發(fā)展需求完善檔案管理制度規(guī)范體系，使這一管理工作具有詳細(xì)、完整的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，提升操作效果。從內(nèi)容來說，規(guī)范化的檔案管理制度體系包括了檔案管理制度、檔案工作相關(guān)規(guī)章、重點(diǎn)檔案工作制度以及檔案業(yè)務(wù)規(guī)范等，在各個大類之下又相應(yīng)形成了細(xì)化的規(guī)則制度?，F(xiàn)代化的管理活動因?yàn)樾滦退枷氲某霈F(xiàn)，愈加充滿活力，檔案管理制度體系的建設(shè)需要考慮自身的現(xiàn)代化管理水平，為提升各個管理環(huán)節(jié)的執(zhí)行力，需要優(yōu)先對檔案管理制度進(jìn)行深化，在細(xì)節(jié)上強(qiáng)化規(guī)范效果，借助先進(jìn)的數(shù)字化管理設(shè)備整理分配規(guī)劃檔案，與時代共同進(jìn)步，使得檔案管理體系達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展模式，深刻體現(xiàn)時代活力。

（二）全面引入信息技術(shù)

當(dāng)前我國已經(jīng)步入了信息時代，信息技術(shù)高速發(fā)展，因此企業(yè)需要跟隨時代發(fā)展步伐，將信息技術(shù)運(yùn)用在企業(yè)檔案管理工作中，其工作效率以及工作質(zhì)量將得到進(jìn)一步提升。此外由于檔案管理工作具有一定參考與借鑒作用，因此檔案管理部門的工作人員需要將整理好的檔案進(jìn)行打印，從而留檔，便于后期使用。高速發(fā)展的信息技術(shù)運(yùn)用在檔案管理工作中，改善傳統(tǒng)管理方式中存在的不足，保證檔案管理的科學(xué)性以及準(zhǔn)確性，提升工作質(zhì)量，對企業(yè)發(fā)展起到一定推動作用。

（三）提升檔案信息工作素能

檔案信息化建設(shè)與管理是一項(xiàng)長期工作，離不開一支高素質(zhì)的檔案工作隊(duì)伍具體執(zhí)行。首先，要成立企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配齊配強(qiáng)企業(yè)檔案信息化管理隊(duì)伍，把信息化建設(shè)與管理成效作為業(yè)務(wù)工作考核的重要指標(biāo)之一。其次，加大檔案人員信息素養(yǎng)培訓(xùn)，通過定期培訓(xùn)、選派鍛煉、交流學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)競賽等形式，有針對性地加強(qiáng)檔案人員信息技術(shù)培育，培養(yǎng)一批既懂信息技術(shù)，又熟練掌握檔案業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才。再次，根據(jù)企業(yè)檔案信息化管理的實(shí)際需要，有針對性地加大信息技術(shù)人才引進(jìn)力度，將新引入的人才充實(shí)到檔案管理崗位一線，以滿足日益增長的檔案信息化管理需要。

（四）加強(qiáng)信息化管理

在信息化時代，企業(yè)檔案管理工作應(yīng)隨勢而動。一方面，檔案信息化能提升管理效率。通過建立檔案管理系統(tǒng)，完善檔案數(shù)據(jù)庫，運(yùn)用檔案管理軟件進(jìn)行檔案收集整編、檢索利用等工作，提高歸檔完整性、利用便捷性。同時通過信息系統(tǒng)，提取對比數(shù)據(jù)，開展數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、編研開發(fā)，能夠形成具有操作性的意見，用以指導(dǎo)企業(yè)在實(shí)踐中更好地實(shí)現(xiàn)人效管理;另一方面，信息化手段是時代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的要求，是企業(yè)管理工作現(xiàn)代化的必要手段。利用現(xiàn)代化的手段和技術(shù)，開展檔案數(shù)字化，創(chuàng)新管理模式，能有效優(yōu)化企業(yè)檔案管理水平，讓企業(yè)檔案工作更加科學(xué)實(shí)效、安全可靠。信息化對于檔案人員的要求也更加高，檔案部門在注重加強(qiáng)本企業(yè)檔案人員的計(jì)算機(jī)技能的同時，也可以采取“引進(jìn)來”的方式，招聘一些懂專業(yè)知識和掌握信息化技能的人才從事企業(yè)檔案管理工作，讓企業(yè)檔案管理更符合時代發(fā)展。

結(jié)語

在新形勢下，信息技術(shù)融入各個行業(yè)，改變了管理理念和管理方式，也提升了管理活動效率。檔案管理需要明確特殊性質(zhì)和自身面臨的建設(shè)任務(wù)，加快更新管理思想，不斷地根據(jù)現(xiàn)實(shí)需求引入信息技術(shù)，為規(guī)范化體系建設(shè)提供相應(yīng)的支持。同時，還需要在資源、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)則、制度等方面作出優(yōu)化，使得檔案管理工作達(dá)到規(guī)范的處理體系和統(tǒng)一的操作模式，并向數(shù)字化和信息化轉(zhuǎn)變，從根本上提升檔案管理效率和質(zhì)量，滿足現(xiàn)代化發(fā)展要求。

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