從新手到總監(jiān)，你差在哪里？

胡艷杰

初入職場(chǎng)，我們總會(huì)面臨各種困惑，有時(shí)候我們會(huì)思考：這個(gè)行業(yè)真的適合我嗎？為什么其他同事沒(méi)有我這樣的煩惱？我有這樣的困惑是正常的嗎？我該怎么讓自己盡快進(jìn)入角色？我該怎么從職場(chǎng)小白進(jìn)階到中層或者更高層？

《從新手到總監(jiān)——行政管理者的職場(chǎng)進(jìn)階日志》這本書不僅是初入職場(chǎng)行政小白的入門書，也是已經(jīng)步入行政管理層者的進(jìn)階書。本書作者胡郴龍、許燁為資深行政管理專家，他們將多年從事管理和培訓(xùn)的經(jīng)驗(yàn)加入本書中，并且針對(duì)每一個(gè)知識(shí)點(diǎn)，給出了相應(yīng)的案例，更加直觀地告訴讀者，應(yīng)該如何處理問(wèn)題。

這本書告訴我們，行政工作雖然門檻不高、事務(wù)雜，但初入職場(chǎng)的新人也不必為此感到失落或者迷茫，更不能以此為借口自暴自棄，我們要認(rèn)識(shí)到，小事情做到極致，就是成功，做事情絕對(duì)不能好高騖遠(yuǎn)，遇到問(wèn)題，不焦慮，懂得調(diào)整心態(tài)，像羅伯特·凱根發(fā)明的四欄表一樣改變目標(biāo)，想想正在做的與改變相反的行為、這些相反的行為背后的好處、這些好處成立的重大假設(shè)。只有做到這些，你才會(huì)慢慢從一個(gè)職場(chǎng)小白漸漸找到自身價(jià)值。書中有一句話說(shuō)得很正確，即“行政進(jìn)階的唯一途徑就是讓自己不斷地進(jìn)化和成長(zhǎng)”。是的，不僅是行政進(jìn)階的唯一途徑是讓自己不斷進(jìn)步和成長(zhǎng)，各行各業(yè)都是不進(jìn)步則退。當(dāng)然，優(yōu)秀的行政管理者還需要一種不怕苦、不怕累的“圣斗士”精神，而不僅僅是準(zhǔn)時(shí)上下班，做完手里的工作就行。一個(gè)好的企業(yè)需要優(yōu)秀的行政管理者，比如一個(gè)核心戰(zhàn)略崗位的高管，如果還要做各種瑣碎的具體業(yè)務(wù)，很可能兩頭都做不好，畢竟人的精力是有限的，像一些裙帶關(guān)系也需要行政管理者。就像書中說(shuō)的：行政管理在企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中不可或缺;基于服務(wù)利潤(rùn)鏈模型，員工滿意度是企業(yè)利潤(rùn)的重要決定因素;行政工作可有效地助力企業(yè)文化與品牌傳播?？蛻舻臐M意度最終在很大程度上是由員工的滿意度決定的，企業(yè)內(nèi)部員工的滿意度和忠誠(chéng)度決定了服務(wù)價(jià)值，而內(nèi)部員工的滿意度大部分是由行政管理工作提供的，這些也足以說(shuō)明了行政管理者的價(jià)值。

作為一個(gè)行政管理者我們要時(shí)刻清楚自己的責(zé)任與使命，也需要在知識(shí)、技能和能力上不斷提升，建立一個(gè)有業(yè)務(wù)伙伴、業(yè)務(wù)專家、共享服務(wù)中心的體系，更好地處理各個(gè)事情。書中提到需要構(gòu)建合適的行政管理體系，我覺(jué)得這是必然的，一個(gè)合適的行政管理體系能促使團(tuán)隊(duì)做成出最正確的決策，做到最好的管控，讓大家得到最好的服務(wù)，從而有工作滿足感，為公司創(chuàng)造更大的價(jià)值。

作為一名行政管理者，首先要學(xué)會(huì)建立合適的組織構(gòu)架，做到與時(shí)俱進(jìn)，提前解決各部門之間的矛盾與沖突。當(dāng)前我國(guó)企業(yè)行政管理工作還是有一些缺陷的，許多中小型企業(yè)缺乏明確的分工及工作落實(shí)程序，行政管理工作也脫離實(shí)際，缺乏專業(yè)合適的管理人員與管理體系，也就導(dǎo)致了很多企業(yè)走向破產(chǎn)，因?yàn)檫@些企業(yè)并沒(méi)有從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度考慮問(wèn)題，而許多大型企業(yè)，則都具有合適企業(yè)發(fā)展的行政體系，使得企業(yè)內(nèi)的員工工作并不繁雜，各司其職，員工也能找到在企業(yè)中的滿足感。所以實(shí)行行政管理工作改革，不僅需要引進(jìn)、培養(yǎng)專業(yè)的人才以提高工作效率，還需要根據(jù)公司情況建立一個(gè)有效且健全的企業(yè)管理體系，以進(jìn)一步提高企業(yè)工作效率。比如2004年在香港創(chuàng)業(yè)板成功上市的交大銘泰（北京）信息技術(shù)公司，有人說(shuō)這個(gè)企業(yè)總是在“變臉”，卻不知這是總裁何恩培廣泛聽(tīng)取專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)的建議的結(jié)果。所以，有些情況下一個(gè)企業(yè)并不需要領(lǐng)導(dǎo)者絕頂聰明，而是需要他們做好一個(gè)交流者、溝通者。

一位管理學(xué)家曾說(shuō)過(guò)：“知賢之近途，莫急于考功?！闭鐣兴f(shuō)的羅馬不是一天建成的，行政信息化系統(tǒng)也不是突然之間變出來(lái)的。任何強(qiáng)大的系統(tǒng)背后都有相應(yīng)的流程和邏輯在支撐，因此在實(shí)現(xiàn)信息化之前必須對(duì)行政業(yè)務(wù)的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行全面梳理。不過(guò)在建立行政信息化系統(tǒng)時(shí)，我們需要做好規(guī)劃，聚焦重點(diǎn)，確保系統(tǒng)的實(shí)用性，而這一系列的規(guī)劃就是行政管理的工作產(chǎn)物。一個(gè)行政管理者不僅要時(shí)刻牢記自己的本分工作：流程制度化管理、會(huì)務(wù)外聯(lián)管理、文印資質(zhì)管理、檔案資料管理、采購(gòu)資產(chǎn)管理、后勤安保管理等。針對(duì)公司的各種費(fèi)用開(kāi)支，就要做好一個(gè)行政預(yù)算員，即可以先和財(cái)務(wù)確認(rèn)今年的預(yù)算基準(zhǔn)值，再和老板匯報(bào)下一年度的主要項(xiàng)目及支出，最后和關(guān)聯(lián)部門確認(rèn)一下中間地帶的費(fèi)用如何劃分承擔(dān)部門，了解公司人員數(shù)量情況、采購(gòu)、內(nèi)控預(yù)留機(jī)動(dòng)費(fèi)用，費(fèi)用盡量結(jié)算清楚，做到賬目清晰，給出最合理的開(kāi)支權(quán)限，為公司減少一些不必要的開(kāi)支。書中這樣說(shuō)道：“行政部門就像是一個(gè)成本中心，屬于花錢的部門。一旦外部經(jīng)濟(jì)環(huán)境不好或是企業(yè)發(fā)展處于困境時(shí)，行政部門往往是最先感知的部門?！比绾卧谛姓芾碚叩拇胧┲凶屍髽I(yè)實(shí)現(xiàn)降本增效也是行政管理者的工作，我們要抓住矛盾，了解優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，從運(yùn)營(yíng)模式、資源配置、技術(shù)革新與引入、文化層面導(dǎo)入多方面一起優(yōu)化改革，做到構(gòu)筑行政采購(gòu)與廉潔風(fēng)險(xiǎn)防控多道防線，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)的增值與保值，提高資產(chǎn)管理的效能和價(jià)值。

一個(gè)優(yōu)秀的行政管理者或者團(tuán)隊(duì)會(huì)帶領(lǐng)一個(gè)企業(yè)走向成功，他們不僅解決了企業(yè)的內(nèi)憂，還會(huì)為企業(yè)提前控制好外患，從小事到大事，從微觀到宏觀，公司發(fā)展的每一步都缺少不了他們。如果你做到了這些，就意味著你已經(jīng)從職場(chǎng)小白蛻變成了一個(gè)合格的行政管理者，因?yàn)槟阍诿撟兊倪^(guò)程中，你的思維已經(jīng)升級(jí)，能力也得到了提升，也明白了行政管理工作的具體內(nèi)容。就像一個(gè)班級(jí)里班主任就是那個(gè)行政管理者，既要安排好同學(xué)們的位置，又要設(shè)置班干部，同時(shí)也要慧眼識(shí)珠，讓優(yōu)等生帶動(dòng)落后生。從行政管理員變成更高層次的經(jīng)理就是把這小事做到極致，擁有大局觀，擁有強(qiáng)大的組織協(xié)調(diào)能力。

從新手到總監(jiān)，其實(shí)并沒(méi)有你想得那么難，就讓我們一起走進(jìn)這本書，去感受和學(xué)習(xí)，不斷提升自己吧！