新媒體環(huán)境下存檔管理APP開發(fā)的SWOT分析

熊周韻

一、現(xiàn)有存檔管理APP總體情況分析

（一）全國高校檔案學專業(yè)大學生創(chuàng)新性課外科技作品競賽中產(chǎn)生的作品

全國高校檔案學專業(yè)大學生創(chuàng)新性課外科技作品競賽由教育部高等檔案學專業(yè)教學指導委員會主辦，現(xiàn)已經(jīng)成功舉辦三屆，該競賽中產(chǎn)生了許多優(yōu)秀的檔案數(shù)據(jù)庫、檔案游戲、檔案APP等作品。其中關(guān)于檔案存檔管理的APP有以下兩種（見表1）：

健康檔案APP的主要功能板塊為：個人病歷檔案、健康指標記錄和健康信息推送。該APP會將用戶的個人病歷電子化，分析歸納病歷信息及各類檢查報告等信息，并將用戶的個人健康數(shù)據(jù)上傳至云端永久儲存。用戶如果能夠持續(xù)性地向APP提供較為完整準確的生理、運動、飲食等記錄數(shù)據(jù)，APP將會根據(jù)用戶一定時間段的數(shù)據(jù)形成個性化的個人健康檔案，并基于對健康數(shù)據(jù)等信息的分析向用戶推送準確、實用的健康資訊：如簡單有效的養(yǎng)生方法、健康食譜和飲食宜忌、各類常見疾病的相關(guān)科普知識及注意事項等。

家庭檔案自管理APP包括20個細節(jié)功能。有家庭檔案鑒定：用戶對檔案描述、保管期限、公開范圍、地點信息、所屬類別、檔案中提及的人進行著錄，APP會對這些信息進行規(guī)范管理;家庭漫步：提取著錄檔案信息建設(shè)虛擬動畫家庭場景;時光機：年度、月度檔案自動整合等等。

這兩個APP設(shè)計主題明確，功能豐富，切合實際。健康檔案是我們生活中常見的檔案之一，且對每個人都非常重要。健康檔案APP支持用戶上傳病歷檔案，APP將會對病歷檔案中的信息進行提取匯總，形成用戶健康數(shù)據(jù)。該APP還能夠針對用戶健康數(shù)據(jù)情況精確推送相關(guān)的健康咨詢。關(guān)于家庭檔案自管理APP，其出發(fā)點是為留守兒童與其父母建立起家庭的記憶。用戶需要根據(jù)APP中提供的著錄條目對家庭檔案進行信息錄入，APP會根據(jù)用戶提供的信息進行虛擬動畫場景構(gòu)建、時間線等等一系列家庭檔案的展示。但是，這兩個APP均未正式投入使用。

（二）Android手機應(yīng)用商店APP

本文統(tǒng)計的應(yīng)用主要是華為手機“應(yīng)用市場”中名稱帶有“檔案”的存檔管理APP。最終篩選出4種APP，主題為家庭檔案、自定義檔案、建筑類檔案以及藝術(shù)創(chuàng)作檔案。4種APP的功能有著些許差異，除超級檔案外，其他APP均支持除文字外的其他格式檔案的上傳，如圖片、語音、視頻等;此外，這4款A(yù)PP均支持分享功能，其中建筑檔案與檔案酷界面設(shè)計更接近與微博、小紅書等互動社交APP，界面會展示用戶個人上傳的內(nèi)容，還可以對發(fā)布內(nèi)容進行點贊分享。這4款存檔管理APP相較于全國高校檔案學專業(yè)大學生創(chuàng)新性課外科技作品競賽中的健康檔案APP與家庭檔案自管理APP，增加了點贊分享等社交性功能，其功能更貼近Android主流APP，但大賽中的APP作品功能形式更加豐富，如信息推送、虛擬場景構(gòu)建等等。

二、存檔管理APP開發(fā)SWOT分析

（一）優(yōu)勢分析（Strengths）

1.APP功能具有針對性

存檔管理類APP的核心功能就是方便用戶對某種檔案進行上傳并歸檔整理，以及提供后續(xù)的管理。APP目標功能設(shè)定明確，其余功能均圍繞存檔管理這個核心功能設(shè)計。用戶可以依據(jù)自身的需求下載對應(yīng)主題的存檔管理APP或者進行自定義設(shè)計，從而達到對某類檔案的管理。

2.服務(wù)功能逐漸拓展

當前存檔管理APP的功能不僅僅只有存檔與管理，例如分享等功能已逐漸被添加和推廣，還例如檔案課外創(chuàng)新大賽作品中的APP還設(shè)計有信息推送、以及動畫展示等功能。根據(jù)檔案主題與用戶需求，存檔管理APP的功能設(shè)計開始走向個性化和大眾化。此外，存檔管理APP等檔案APP的功能都更加多樣和復雜，其功能的拓展性、運行穩(wěn)定性以及流暢度均優(yōu)于微信小程序。

3.重視用戶需求

有研究者將檔案用戶按身份進行劃分，包括公眾、機構(gòu)及專業(yè)人員。公眾的檔案需求是源于解決生活中的實際問題，機構(gòu)人員的檔案利用是為了獲取簡單實用的信息，而專業(yè)人員則需要查詢比較全面系統(tǒng)的數(shù)據(jù)資源。存檔管理APP的面向人群主要是公眾，大眾群體利用存檔管理APP的目的是對日常生活和工作中產(chǎn)生的材料進行歸檔保存和管理以便后續(xù)使用。而APP的功能設(shè)計就需要整合用戶上傳的檔案信息，方便用戶及時獲取檔案信息資源。當前的APP已經(jīng)實現(xiàn)了存檔的核心功能。其次，APP還注重制造用戶參與的方式，如及時分享、轉(zhuǎn)發(fā)、導出等，利用這些參與轉(zhuǎn)化入口提升用戶的興趣，APP如果缺少參與度，就可能錯失一大批潛在用戶群。

（二）劣勢分析（Weaknesses）

1.應(yīng)用開發(fā)、推廣和維護成本高

當前App開發(fā)成本仍然非常高昂。媒體類App的開發(fā)成本基本在百萬級別以上，而同樣功能的小程序十萬元左右就可以搞定。而APP的后期維護成本也遠高于小程序。APP的開發(fā)周期長、成本高，且需要更專業(yè)的人進行維護。

另外，存檔管理APP開發(fā)投入與效益容易不成正比。對開發(fā)者而言，研發(fā)一個手機APP需要大量的人力物力，而它所帶來的效益是否與投入成正比，是影響其發(fā)展的最大因素。根據(jù)華為應(yīng)用商城的下載量統(tǒng)計（除愛的檔案未顯示下載次數(shù)外），超級檔案下載量小于1萬次;檔案酷為4萬次;只有建筑檔案的下載量達到65萬次。建筑檔案因其強大的社交性質(zhì)和建筑題材的圖片與影視等內(nèi)容成功變?yōu)橐豢顡碛猩Φ腁PP。但其他的APP如愛的檔案，功能較為簡單，也少有宣傳推廣。在用戶缺乏的情況下會導致后期的維護變得緩慢;超級檔案的下載量較少，但其依然進行了維護更新。

2.應(yīng)用系統(tǒng)或版本不兼容問題

當前的APP有適用與IOS系統(tǒng)與Android系統(tǒng)之分，這就導致有的APP無法在另一種手機系統(tǒng)上使用。其次，APP的各種版本之間也存在差異，有的版本因過于老舊而無法適應(yīng)手機更新后的系統(tǒng)，導致APP無法繼續(xù)使用。

3.大眾知曉程度低

大部分檔案APP宣傳推廣少，公眾知曉程度不高。檔案類APP除檔案館開發(fā)的APP會對其在檔案館網(wǎng)站、檔案館公眾號等進行宣傳外，其他檔案APP基本不進行廣告投放。

4.用戶黏度低

APP的使用門檻相對于小程序要求高，需要用戶搜索并下載安裝使用。一部分用戶會由于對手機軟件的安裝不夠熟悉而選擇放棄下載;或者用戶會由于APP使用體驗感較差，無法滿足需求而卸載應(yīng)用。

（三）機會分析（Opportunities）

1.新媒體時代智能終端的廣泛使用

信息時代的移動終端已經(jīng)成為大眾社會生活不可或缺的一部分。手機APP在信息服務(wù)領(lǐng)域的強大潛力也越來越受到社會各界的重視和應(yīng)用^[9]。手機APP可以為公眾隨時隨地提供各種各樣的服務(wù)，手機APP的使用已經(jīng)融入了大眾的日常生活。

2.移動互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和公共網(wǎng)絡(luò)覆蓋率的提升

5G通信技術(shù)即第五代移動通信技術(shù)。5G技術(shù)具有數(shù)據(jù)流量更長、聯(lián)網(wǎng)設(shè)備擴大、峰值速率增加和數(shù)據(jù)流量增加的特點。WIFI技術(shù)則利用簡單存取構(gòu)架來實現(xiàn)遠距離大范圍的網(wǎng)絡(luò)連接，極大地提升了戶外網(wǎng)絡(luò)使用的便利性。5G技術(shù)的發(fā)展與WIFI覆蓋范圍的擴大會使得移動終端的使用在未來更加普遍和高效。

（四）威脅分析（Threats）

1.其他新媒體的可替代性

當前各級檔案部門在新媒體移動終端提供的服務(wù)形式主要有微博、微信、網(wǎng)站和APP四種形式，存檔管理類APP目前主要為公司或團體進行開發(fā)。微信小程序建設(shè)成本低，可以鏈接外部云存儲空間提供檔案信息存儲服務(wù);且體積較小，不需要額外安裝APP。微信小程序的功能雖沒有APP多樣，但已經(jīng)可以實現(xiàn)大部分類似功能。其次，電腦端的網(wǎng)站和數(shù)據(jù)庫同樣可以提供檔案歸檔存儲的服務(wù)，但是需要加強信息安全的保護。

2.檔案APP開發(fā)普遍不受重視

我國檔案部門對于檔案移動APP的開發(fā)還處于探索階段，但對于微博、微信公眾號等形式已經(jīng)進行了一定的嘗試。當前檔案微信公眾號的發(fā)展逐漸受到重視，截止至2018年1月20日，微信平臺中已經(jīng)有815個檔案微信公眾號。據(jù)統(tǒng)計，截止到2019年6月，IOS平臺與Android平臺上由綜合檔案館開發(fā)的APP為11個。官方檔案部門對檔案APP的功能開發(fā)集中在提供館藏檔案相關(guān)服務(wù)上，關(guān)于其他類型的檔案APP開發(fā)幾乎沒有涉及。而社會中的企業(yè)對檔案APP的開發(fā)關(guān)注同樣較少。

3.公眾檔案意識缺乏，缺少相關(guān)檔案知識與技能

當前社會仍然處于一種公眾缺乏檔案利用與存檔管理意識的情況之中。公眾對檔案的定義、檔案的種類等等以及檔案的相關(guān)知識較為模糊。人們往往沒有特意將保管的文件、材料等定義為“檔案”，或者直接沒有歸檔與管理的習慣。

三、開發(fā)策略

（一）優(yōu)勢——機會（SO）策略

1.優(yōu)化和改進APP功能

存檔管理APP首先需要突出主體功能即存檔管理，并且不斷優(yōu)化整體功能。APP設(shè)計要注重堅持有效性原則，在導航功能的設(shè)置上力求提供最有效、最簡單的導航信息，使利用者迅速地進行正確的操作。

其次是易用性，包括邏輯清楚的導航層次、某些可以讓用戶個性化選擇的查詢方式、顯示利用者以往的利用信息、清楚的指明用戶目前所在的模塊等。并且每個功能頁面都必須包含至首頁和返回的控件按鈕，同時控件位置要清楚明了，使利用者可以快速找到并有效使用。合理的交互設(shè)計讓檔案利用者保持良好的體驗，實現(xiàn)自由跳轉(zhuǎn)。

最后，APP需要特別注重保障信息安全。數(shù)字檔案信息的特性使得數(shù)字檔案信息的安全問題尤為突出，在設(shè)計檔案資源類 APP 時，一定要在訪問方面嚴格把關(guān)，從而避免重要檔案資源的泄露及遺失。

2.創(chuàng)新傳播模式，進行宣傳推廣

APP的推廣可以進行廣告投放、應(yīng)用商店頁面宣傳，還可以由用戶分享來進行宣傳。

（二）弱點——機會（WO）策略

1.針對用戶需求，提供個性化服務(wù)

設(shè)計人員要以用戶為中心，將存檔管理中交互設(shè)計的核心轉(zhuǎn)移到是否能滿足用戶檔案信息管理需求的實現(xiàn)、是否可以針對用戶特定需求進行個性化設(shè)計上來，并據(jù)此指導后續(xù)工作。其他方面，如離線下載功能、搜索功能等的設(shè)計可以使APP更加人性化，符合用戶以往的使用習慣。

2.提升技術(shù)，解決APP版本問題

針對APP版本問題，可以同時推出兩個版本的應(yīng)用程序，分別適用于IOS與Android系統(tǒng)。同時，廠商要注意對APP進行及時的更新與維護，以適應(yīng)手機系統(tǒng)軟件的設(shè)置，保持APP功能與運行的穩(wěn)定性。

（三）優(yōu)勢——威脅（ST）策略

1.在APP中增加相關(guān)檔案知識模塊或引導展示功能

存檔管理APP需要優(yōu)化導航界面，指引用戶使用?？梢栽诔醮问褂脮r設(shè)置檔案相關(guān)知識的簡單圖解或說明，還可以在功能板塊中添加存檔管理知識。APP的更新要緊跟時代發(fā)展，可以采用云端存儲、數(shù)據(jù)整理系統(tǒng)、影像制作等創(chuàng)新技術(shù)，豐富檔案管理的方式與形式，從而促進檔案進入大眾視野，并由此使大眾能夠?qū)δ撤N類型的檔案的分類、整理方法、作用等產(chǎn)生興趣并進行了解，進而熟知。

2.舉辦創(chuàng)新大賽，吸引資金投入，創(chuàng)造更多產(chǎn)品

國家檔案部門、機構(gòu)等可以舉辦和全國高校檔案學專業(yè)大學生創(chuàng)新性課外科技作品競賽類似的創(chuàng)新大賽，鼓勵學生群體和社會群體創(chuàng)新，從高校開始產(chǎn)生更多可行的、優(yōu)秀的創(chuàng)新想法，制作出產(chǎn)品開發(fā)計劃，吸引國家或社會各界的資金支持，使好的產(chǎn)品創(chuàng)意變現(xiàn)。

（四）弱點——威脅（WT）策略

1.突出自身優(yōu)勢，保持獨特性

存檔管理類的檔案APP需要堅持自己的功能定位，堅持優(yōu)化存檔與管理的相關(guān)功能，在此基礎(chǔ)之上添加其他功能，促進APP核心功能獨立，其他功能多樣化。

2.檔案機構(gòu)、媒體加強宣傳教育

我國檔案機構(gòu)需要加強宣傳教育，提升利用意識。同時檔案館配合工作，舉辦相關(guān)檔案產(chǎn)品創(chuàng)新大賽可以起到向社會宣傳的作用，利用作品向高校、社會普及相關(guān)檔案知識。

四、總結(jié)

我國已經(jīng)超過美國成為了世界上智能手機和平板電腦使用數(shù)量最多的國家，移動互聯(lián)網(wǎng)用戶量、終端數(shù)量、市場規(guī)模的增長速度非常迅速，這為APP的發(fā)展提供了強大的支撐和廣闊的空間，我國智能手機APP的數(shù)量急劇上升，且已經(jīng)融入到人們工作、生活的方方面面。在這樣的發(fā)展背景之下，檔案APP也成為今后各檔案部門、機構(gòu)需要考慮的檔案宣傳與利用的拓展對象。存檔管理APP是大眾日常生活中需要的且有更強實踐性的檔案APP。隨著時代的發(fā)展，公眾檔案意識逐漸覺醒，人們對自己生活中的各種檔案產(chǎn)生了整理歸納的需求，而存檔管理APP就將在此時發(fā)揮自己的作用。存檔管理APP的推廣與使用，也有利于檔案知識傳播，有利于公眾貼近檔案、了解檔案、真正使用個人和家庭檔案。

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作者單位：云南大學歷史與檔案學院