淺析檔案管理存在問(wèn)題及解決對(duì)策

李元慶

【摘要】檔案管理是衛(wèi)健系統(tǒng)事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中，非常關(guān)鍵的一項(xiàng)工作內(nèi)容，甚至也是衛(wèi)健系統(tǒng)事業(yè)單位開(kāi)展管理服務(wù)等多項(xiàng)活動(dòng)的重要依據(jù)。嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)要求開(kāi)展檔案管理工作，能夠真實(shí)有效的反映出衛(wèi)健系統(tǒng)事業(yè)單位管理服務(wù)水平。為了能夠進(jìn)一步提升檔案管理質(zhì)量，需要全面結(jié)合檔案管理要求，制定完善的內(nèi)部和外部檔案管理方案，在保證衛(wèi)健系統(tǒng)事業(yè)單位各項(xiàng)管理服務(wù)事業(yè)活動(dòng)順利開(kāi)展的同時(shí)，創(chuàng)造更多效益。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;檔案信息;經(jīng)濟(jì)效益;服務(wù)性工作

【引言】“檔案管理”主要就是對(duì)檔案實(shí)體、檔案信息進(jìn)行管理，并且還會(huì)提供利用服務(wù)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作總稱。在實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作期間，會(huì)涉及諸多內(nèi)容，同時(shí)也包括檔案收集、整理、價(jià)值鑒定、保管、編目、統(tǒng)計(jì)、利用等多個(gè)步驟。我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展過(guò)程中，需要嚴(yán)格按照科學(xué)規(guī)范的管理要求做好各項(xiàng)工作，從而提供具有較強(qiáng)服務(wù)性的檔案信息服務(wù)。本文從檔案 管理工作現(xiàn)狀入手，展開(kāi)闡述，針對(duì)如何及時(shí)有效解決檔案管理問(wèn)題進(jìn)行全面探討。

1檔案管理工作現(xiàn)狀

1.1 缺乏重視

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境不斷變化的狀況下，為了能夠提高衛(wèi)健系統(tǒng)事業(yè)單位整體管理水平，就要在實(shí)際開(kāi)展檔案管理這項(xiàng)工作中投入更多的時(shí)間和精力。對(duì)于檔案管理工作而言，即便其管理狀況符合要求，也無(wú)法直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，進(jìn)而有一些實(shí)際開(kāi)展管理工作期間，就會(huì)忽視檔案管理工作，導(dǎo)致這項(xiàng)工作逐步向邊緣化方向轉(zhuǎn)變。此外，還要一些城市的事業(yè)單位在實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作期間，缺乏充足的人力、物力、財(cái)力資源，這樣不僅無(wú)法保障管理質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求，也會(huì)產(chǎn)生檔案丟失和泄密等問(wèn)題。

1.2管理方式落后

在我國(guó)法律法律體系不斷完善的背景下，衛(wèi)健系統(tǒng)事業(yè)單位為了能夠提升檔案管理規(guī)范性，充分利用現(xiàn)有的人力資源，指派專人負(fù)責(zé)檔案管理工作;或是嚴(yán)格按照要求成立專業(yè)能力強(qiáng)、人員充足的檔案管理部門(mén)。在實(shí)際操作時(shí)，不具備詳細(xì)的檔案管理制度和管控標(biāo)準(zhǔn)，難以提升檔案管理工作水平。加之，還有一些事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，深受自身經(jīng)濟(jì)條件的限制，導(dǎo)致很多的檔案資料無(wú)法集中統(tǒng)一的進(jìn)行管理，進(jìn)而就會(huì)使檔案保存在業(yè)務(wù)部。通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)部的管理職責(zé)進(jìn)行分析，可知該部門(mén)的工作人員不具備保存檔案的條件，甚至也不符合檔案管理“八項(xiàng)注意”事項(xiàng)?？傊?，一旦檔案管理方式具有落后性，就會(huì)給檔案管理工作帶來(lái)諸多安全隱患。

1.3職責(zé)劃分缺乏明確性

對(duì)衛(wèi)健系統(tǒng)事業(yè)單位的檔案管理工作狀況進(jìn)行調(diào)查，經(jīng)過(guò)細(xì)致分析，可知有一部分單位的檔案管理人員并不是專職人員，這種類型的小問(wèn)題是現(xiàn)階段衛(wèi)健系統(tǒng)事業(yè)單位開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，普遍存在的問(wèn)題。此外，還有一些衛(wèi)健系統(tǒng)事業(yè)單位為了能夠節(jié)約人力和物力資源，會(huì)聘用較少數(shù)量的檔案管理人員，甚至這些工作人員還身兼數(shù)職，不僅要完成日常的檔案管理工作，也要積極參與各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)。在有限的時(shí)間內(nèi)開(kāi)展多項(xiàng)工作，既會(huì)增加檔案管理人員的工作壓力，也會(huì)對(duì)檔案管理工作質(zhì)量造成影響。

2解決檔案管理問(wèn)題的重要方式

2.1內(nèi)部對(duì)策

衛(wèi)健系統(tǒng)事業(yè)單位在制定檔案管理問(wèn)題內(nèi)部解決對(duì)策期間，主要就是從自身出發(fā)，全面結(jié)合現(xiàn)階段存在和潛在的檔案管理問(wèn)題，制定具有針對(duì)性的解決方式，在提升檔案管理工作效果的同時(shí)，充分利用衛(wèi)健系統(tǒng)事業(yè)單位內(nèi)部現(xiàn)有的各項(xiàng)資源。

一是更新管理理念。在數(shù)字信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用之后，傳統(tǒng)形勢(shì)下的手工檔案管理方式、單機(jī)數(shù)據(jù)管理模式，逐步暴露出多項(xiàng)不足。這就要及時(shí)更新檔案管理理念，構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”新模式，在將檔案信息從最初的文字、數(shù)據(jù)、圖表等形式，轉(zhuǎn)變?yōu)闄C(jī)器可以識(shí)別的電子檔案之后，充分利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和錄入，有助于減少檔案信息錯(cuò)誤問(wèn)題。不僅如此，“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”新模式，也具備檔案信息共享、高速傳輸、及時(shí)查閱等功能，在適當(dāng)加大資金投入量的同時(shí)，更好的將檔案管理工作與衛(wèi)健系統(tǒng)事業(yè)單位發(fā)展目標(biāo)進(jìn)行結(jié)合，從而進(jìn)一步推動(dòng)衛(wèi)健系統(tǒng)事業(yè)單位全面發(fā)展。

二是強(qiáng)化檔案管理人員服務(wù)意識(shí)?？紤]到檔案管理人員責(zé)任意識(shí)、業(yè)務(wù)能力，會(huì)對(duì)檔案管理質(zhì)量和效率造成直接影響，就要不斷強(qiáng)化檔案管理人員服務(wù)意識(shí)，如要求管理人員學(xué)習(xí)信息化檔案管理知識(shí)，細(xì)致分析檔案管理要求，在提升工作積極性的基礎(chǔ)上，為后續(xù)提升檔案管理工作水平貢獻(xiàn)力量。

三是完善檔案管理體系。保證實(shí)際開(kāi)展的檔案管理工作，符合法律法規(guī)提出的硬性要求，維護(hù)衛(wèi)健系統(tǒng)事業(yè)單位利益和合法權(quán)益，在不斷完善檔案管理體系之后，保證檔案資料具有連續(xù)性和安全性。

2.2外部對(duì)策

外部檔案管理對(duì)策，主要就是利用外部約束條件，嚴(yán)格監(jiān)管檔案管理工作開(kāi)展?fàn)顩r，進(jìn)而為后續(xù)衛(wèi)健系統(tǒng)事業(yè)單位高效開(kāi)展檔案管理工作提供有利的外部條件。

一是完善檔案管理法律法規(guī)。在現(xiàn)有的法律法規(guī)體系下，即便《企業(yè)檔案管理辦法》、《歸檔文件整理規(guī)則》，已經(jīng)對(duì)檔案管理工作提出了明確的要求，但是并沒(méi)有細(xì)化文件編制?；诖?，就要通過(guò)完善法律法規(guī)的方式，為檔案管理人員開(kāi)展工作提供依據(jù)，創(chuàng)造更多的檔案服務(wù)效益。

二是加大信息技術(shù)保障力度。信息化檔案管理模式，是現(xiàn)階段高效開(kāi)展檔案管理工作的一種重要方式，在實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理目標(biāo)的基礎(chǔ)上，能夠簡(jiǎn)化檔案管理流程，節(jié)省更多資源。企業(yè)購(gòu)置充足的信息化設(shè)施，同時(shí)也要積極構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，在收錄數(shù)字化檔案資料的同時(shí)，充分利用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案信息進(jìn)行收集和處理。

結(jié)束語(yǔ)：

總之，檔案管理工作與其他工作進(jìn)行對(duì)比，具有較強(qiáng)的特殊性，如果想要提升檔案管理水平，就要全面結(jié)合衛(wèi)健系統(tǒng)事業(yè)單位自身業(yè)務(wù)活動(dòng)開(kāi)展?fàn)顩r，為檔案信息使用人員提供相應(yīng)參考資料，防止產(chǎn)生檔案損毀和丟失問(wèn)題。在細(xì)致和總結(jié)檔案管理工作不足之后，從多個(gè)角度出發(fā)，制定具有針對(duì)性的內(nèi)部和外部解決方案，為后續(xù)檔案管理工作向高效化方向發(fā)展提供依據(jù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]于立坤. 檔案管理存在的問(wèn)題以及解決對(duì)策探討[J]. 消費(fèi)導(dǎo)刊，2020（1）：266.

[2]白曉紅. 基層檔案管理工作中存在的問(wèn)題及解決對(duì)策分析[J]. 卷宗，2019，9（6）：119.