對(duì)數(shù)字化檔案管理工作的思考

曹爽

摘要：隨著我國(guó)改革創(chuàng)新的逐步推進(jìn)，每個(gè)人都更加重視企業(yè)的檔案管理，并認(rèn)為它屬于關(guān)鍵內(nèi)容。此外，各種優(yōu)秀的關(guān)鍵技術(shù)合理地加速了我國(guó)醫(yī)療行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)，并提高了企業(yè)在當(dāng)前相關(guān)工作中的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。隨后是對(duì)相關(guān)檔案和相關(guān)材料的改進(jìn)。文章從新時(shí)代企業(yè)檔案管理的必要性入手， 然后分析了新時(shí)代企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題，最后總結(jié)了新時(shí)代企業(yè)檔案管理中的新思路。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)下;企業(yè);檔案管理

1數(shù)字化檔案管理創(chuàng)新中的一些問(wèn)題

1.1數(shù)字化檔案影響長(zhǎng)期保存的不安全因素

數(shù)字化檔案具有操作簡(jiǎn)便、快速查找、節(jié)省空間等優(yōu)點(diǎn)。但在利用安全等方面.可以對(duì)數(shù)字檔案的原始信息進(jìn)行更改.使數(shù)字檔案的原始文件有可能不夠真實(shí)。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該是由大量的檔案管理人才和數(shù)字化檔案管理人才構(gòu)成的.而當(dāng)前在數(shù)字化檔案管理工作中.檔案專(zhuān)業(yè)人才缺乏，數(shù)字化檔案管理工作不夠完善.培養(yǎng)人才的能力不足.因此產(chǎn)生了數(shù)字化檔案發(fā)展緩慢、專(zhuān)業(yè)知識(shí)能力不足、數(shù)字化意識(shí)比較薄弱等一些問(wèn)題。

1.2數(shù)字檔案管理體系的問(wèn)題

一方面檔案數(shù)字化建設(shè)需要經(jīng)費(fèi)支持，需要引進(jìn)更加專(zhuān)業(yè)的檔案管理 設(shè)施設(shè)備，受資金與技術(shù)方面限制，檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程緩慢，檔案數(shù)字化建設(shè)面臨種種困難。另一方面，檔案數(shù)字化建設(shè)還要設(shè)定合理的目標(biāo)， 解決檔案數(shù)字化建設(shè)方案滯后的問(wèn)題。有些單位雖然認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)字化建設(shè)工作的重要性，但是數(shù)字化檔案建設(shè)往往沒(méi)能與業(yè)務(wù)工作保持緊密聯(lián)系， 不能基于業(yè)務(wù)工作的需要優(yōu)化檔案數(shù)字化進(jìn)程，導(dǎo)致檔案數(shù)字化建設(shè)盲目 投資，相關(guān)工作后勁不足，沒(méi)能實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案建設(shè)合理化。從總體上看， 我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)還處在起步階段，檔案數(shù)字化的管理體系還有待于完 善，還需要明確相關(guān)的責(zé)任分工，保證檔案管理數(shù)字化的兼容性，提升數(shù)字化檔案建設(shè)靈活性。

1.3數(shù)字檔案技術(shù)人才問(wèn)題

專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才是保證檔案數(shù)字化建設(shè)的必要條件。在檔案信息高度共享、智能化檔案管理快速發(fā)展、大數(shù)據(jù)技術(shù)普及應(yīng)用的背景下，檔案技術(shù)人才水平直接決定數(shù)字檔案的開(kāi)發(fā)水平。多數(shù)從事檔案管理工作人員的數(shù)字化意識(shí)不強(qiáng)，信息技術(shù)能力薄弱，檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)低。受傳統(tǒng) 管理體制的影響，當(dāng)前檔案管理人員的編制較少，上級(jí)部門(mén)沒(méi)能重視組織 開(kāi)展檔案管理人員培訓(xùn)工作，這在很大程度上影響了檔案數(shù)字化建設(shè)的水平。新時(shí)代還要完善檔案數(shù)字化建設(shè)體系，著力優(yōu)化配置專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才， 這樣才能滿足新時(shí)代檔案管理數(shù)字化進(jìn)程的需要。由于檔案數(shù)字化建設(shè)領(lǐng)軍人才不足，專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才短缺，檔案管理工作發(fā)展不均衡，不能形成專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才聚集效應(yīng)，檔案人才隊(duì)伍的配置水平較低，這不利于推動(dòng)檔案 數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展，影響了檔案數(shù)字化建設(shè)的科學(xué)性和整體有效性。保證檔案管理人才與技術(shù)設(shè)備的適應(yīng)性，促進(jìn)檔案管理人才創(chuàng)新發(fā)展，才能滿 足數(shù)字檔案管理需要。

2新時(shí)代企業(yè)檔案管理的新思路

2.1引人智能檔案管理技術(shù)

對(duì)于當(dāng)前相關(guān)工作的發(fā)展趨勢(shì)，在廣泛使用優(yōu)秀技術(shù)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)設(shè)備的使用，可以進(jìn)行智能檔案管理，可以節(jié)省人力資源和資金。因此，提高了檔案管理的效率。通過(guò)詳細(xì)分析，可以發(fā)現(xiàn)信息管理技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用可以更好地滿足該時(shí)期發(fā)展趨勢(shì)的要求，并能順應(yīng)當(dāng)前 的發(fā)展趨勢(shì)。智能檔案管理技術(shù)的引人可以完成檔案數(shù)據(jù)的合理管理，并 顯示出有目的的管理方法。對(duì)于傳統(tǒng)檔案管理的缺點(diǎn)，應(yīng)立即糾正，并且檔案數(shù)據(jù)的管理越來(lái)越多樣化。選擇檔案和可視檔案除了增加管理時(shí)間外， 管理方法還以數(shù)據(jù)的形式執(zhí)行，以確保歸檔檔案的合理管理。完善檔案智 能管理系統(tǒng)，實(shí)施網(wǎng)絡(luò)管理，提高檔案管理質(zhì)量和管理效率，構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)查詢檔案信息內(nèi)容，大力開(kāi)展相互合作，統(tǒng)一企業(yè)內(nèi)部檔案管理，確保企業(yè)內(nèi)部檔案的安全。檔案管理的有效性，防止難于管理的方法的發(fā)生。檔 案管理的信息化規(guī)劃必須首先從硬件設(shè)施進(jìn)行改革和創(chuàng)新。硬件設(shè)施是可以在檔案管理中執(zhí)行的先決條件。如果不能保證硬件設(shè)施的質(zhì)量，檔案管 理的質(zhì)量也將受到威脅。檔案管理的硬件設(shè)施包括電子計(jì)算機(jī)，管理區(qū)域，數(shù)據(jù)庫(kù)查詢，局域網(wǎng)等，這些構(gòu)成了檔案管理的支持點(diǎn)服務(wù)平臺(tái)。

2.2做好安全防護(hù)

信息資源是國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的三大戰(zhàn)略資源之一，建立安全可靠的檔案管理系統(tǒng)更有助于敏感信息的保護(hù)及信息資源的應(yīng)用，應(yīng)當(dāng)明確數(shù) 據(jù)采集、傳輸、存儲(chǔ)、應(yīng)用等各環(huán)節(jié)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)邊界、責(zé)任主體和防護(hù)要求。一是做好網(wǎng)絡(luò)邊界防護(hù)。企業(yè)中檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)平臺(tái)往往存在不少數(shù)據(jù)接口，數(shù)據(jù)的交互與網(wǎng)絡(luò)跨區(qū)服務(wù)通常使得檔案管理平臺(tái)成為 安全防護(hù)的薄弱點(diǎn)，在檔案系統(tǒng)建設(shè)規(guī)劃中采用可信可靠的網(wǎng)絡(luò)安全產(chǎn)品 及服務(wù)，提升檔案系統(tǒng)關(guān)鍵設(shè)備的防護(hù)水平。二是深化態(tài)勢(shì)感知能力及防 護(hù)體系建設(shè)。持續(xù)完善對(duì)檔案系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)及預(yù)警，定期對(duì)檔 案系統(tǒng)開(kāi)展漏洞修復(fù)與安全滲透測(cè)試，全面降低安全風(fēng)險(xiǎn)。三是做好系統(tǒng) 防護(hù)。完善檔案災(zāi)備體系、建立災(zāi)備系統(tǒng);對(duì)系統(tǒng)使用人員進(jìn)行分級(jí)，對(duì) 權(quán)限進(jìn)行最小化管理;增加面部識(shí)別、指紋或聲紋識(shí)別等多因子認(rèn)證途徑， 避免身份盜用風(fēng)險(xiǎn)。

2.3改進(jìn)檔案管理方面的培訓(xùn)工作

合理的檔案管理可以提高企業(yè)內(nèi)部監(jiān)督的質(zhì)量，進(jìn)一步滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì) 發(fā)展的要求，并為企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)提供了動(dòng)力。由于這項(xiàng)工作具有很強(qiáng)的 敬業(yè)精神，因此實(shí)施專(zhuān)業(yè)合理的管理方法和對(duì)策，制定規(guī)范的企業(yè)檔案管理工作非常重要。注意塑造技術(shù)專(zhuān)業(yè)水平和檔案工作人員的素養(yǎng)以完成檔案工作。倉(cāng)儲(chǔ)經(jīng)濟(jì)效率的提高突出了其經(jīng)濟(jì)價(jià)值。因此，為了完成對(duì)企業(yè) 檔案管理概念的改進(jìn)，有必要重視對(duì)檔案管理人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，并繼續(xù)強(qiáng)化員工的管理方法概念。例如：企業(yè)應(yīng)制定有針對(duì)性地人才培訓(xùn)計(jì)劃， 將案例經(jīng)理納人人才培養(yǎng)計(jì)劃，重視人事管理，制定有針對(duì)性地人才培訓(xùn)計(jì)劃，并繼續(xù)增強(qiáng)員工的專(zhuān)業(yè)技能，不斷提高他們的專(zhuān)業(yè)水平。素養(yǎng)，突出員工管理職能。將工作與績(jī)效考核聯(lián)系起來(lái)，以喚起負(fù)責(zé)人員的特征。 增強(qiáng)員工對(duì)工作的認(rèn)知能力，完善相關(guān)程序和規(guī)程，執(zhí)行制度和規(guī)章制度， 以確保工作的順利進(jìn)行。

2.4修訂檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)

首先，完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，全面加強(qiáng)檔案管理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù) 標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)、評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)工作。其次，完善檔案數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的評(píng)估機(jī)制，對(duì)現(xiàn)行的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行綜合評(píng)估，找出檔案數(shù)字化建設(shè) 中的問(wèn)題，從根本上對(duì)檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行規(guī)范，重點(diǎn)修訂硬件環(huán)境、網(wǎng) 絡(luò)基礎(chǔ)、運(yùn)營(yíng)管理標(biāo)準(zhǔn)。第三，簡(jiǎn)化數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)制訂的流程，建立 標(biāo)準(zhǔn)的動(dòng)態(tài)修訂維護(hù)機(jī)制，積極征求各方面意見(jiàn)，采用檔案管理標(biāo)準(zhǔn)定期 修訂制度，解決檔案管理標(biāo)準(zhǔn)修訂時(shí)間較長(zhǎng)的問(wèn)題。第四，加大檔案管理 國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)注力度，合理借鑒和引進(jìn)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，減少現(xiàn)行檔案管理標(biāo)準(zhǔn) 與國(guó)際檔案管理標(biāo)準(zhǔn)存在的差異。

結(jié)束語(yǔ)

一般而言，整合當(dāng)前的方法，順應(yīng)發(fā)展趨勢(shì)，探索企業(yè)的檔案管理， 創(chuàng)新企業(yè)的檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)優(yōu)秀信息技術(shù)的利用，完成檔案管理 的高效率和高水平。企業(yè)應(yīng)聯(lián)系實(shí)際情況，分析自身發(fā)展趨勢(shì)，完善相 關(guān)規(guī)章制度，做好部門(mén)人員合作，注重檔案保管，引進(jìn)優(yōu)秀技術(shù)。為此， 應(yīng)該提高檔案信息和信息內(nèi)容的利用率，并且企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展。

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