檔案信息規(guī)范化安全化管理之管見(jiàn)

包福祥

摘要：檔案信息管理是一項(xiàng)較為基礎(chǔ)的工作，同時(shí)也是一項(xiàng)較為重要的工作。因此，實(shí)施安全化和規(guī)范化的信息管理十分重要。傳統(tǒng)的檔案管理方式，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力占空間，還存在丟失和損毀的風(fēng)險(xiǎn)。為改變這一弊端，應(yīng)實(shí)施信息化的管理方式，構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，并建立與之相對(duì)應(yīng)的管理體系，以保證當(dāng)心信息的安全性和真實(shí)性，提升檔案管理工作的水平。本文將針對(duì)檔案信息規(guī)范化安全化管理的策略展開(kāi)具體的探討，希望能夠給相關(guān)人員提供一些有效的參考。

關(guān)鍵詞：檔案信息;規(guī)范化;安全化;管理策略

引言：

隨著科技水平的快速發(fā)展，信息技術(shù)和互聯(lián)也獲得了快速的發(fā)展，并廣泛的應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域。信息技術(shù)的快速發(fā)展，為檔案信息化管理提供了支持，創(chuàng)造了條件。為保障檔案管理的安全性，在檔案信息管理中，應(yīng)注重標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化建設(shè)，以在保障檔案管理安全的基礎(chǔ)上，滿足不同利用者對(duì)于檔案信息的需求，更好的發(fā)揮檔案信息的作用，讓檔案信息為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而助力。

1、檔案信息規(guī)范化管理的手段

1.1 制定管理制度和規(guī)則

俗話說(shuō)“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓?！睂?duì)于檔案管理也是如此，制定嚴(yán)格的管理制度和規(guī)則，用制度和規(guī)則來(lái)約行為是十分必要的，制度和規(guī)則的制定能夠?yàn)闄n案信息規(guī)范化管理提供保障。因此，檔案行政部門應(yīng)制定規(guī)范明確責(zé)任，檔案管理部門要建立健全適應(yīng)信息化建設(shè)的檔案管理制度，各單位要從實(shí)際出發(fā)制定相關(guān)制度和管理章程，形成特色化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，確保網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)的安全運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)檔案信息保管利用價(jià)值。 同時(shí)，也應(yīng)對(duì)檔案信息管理的流程和技術(shù)要明確的要求，以規(guī)范檔案管理信息管理的流程，細(xì)化工作環(huán)節(jié)，形成標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息管理模式。此外，相關(guān)部門也應(yīng)建立健全電子文件和電子檔案安全管理措施，保證電子文件的安全，實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。檔案管理人員應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任感，用積極的工作態(tài)度，較強(qiáng)的服務(wù)理念面對(duì)工作，通過(guò)量化評(píng)價(jià)工作質(zhì)量，不斷提高工作效率和 檔案信息管理水平。

1.2 檔案信息著錄、存儲(chǔ)和管理軟件開(kāi)發(fā)規(guī)范化

檔案信息著錄是檔案信息管理中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，建立檔案信息的首要因素便是著錄[1]。因此，檔案信息著錄必須依照相應(yīng)既著錄原則、方法、項(xiàng)目、格式、標(biāo)識(shí)符號(hào)等項(xiàng)目記錄文件內(nèi)容和形式特征，在計(jì)算機(jī)中錄入數(shù)據(jù)條目錄，高質(zhì)量完成著錄標(biāo)引工作，形成檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。在著錄過(guò)程中統(tǒng)一規(guī)范著錄，能夠避免因同一檢索點(diǎn)條目前后存在差異，影響檢索機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)和利用效率。因此，著錄環(huán)節(jié)必須做到規(guī)范著錄。其次，則是檔案信息存儲(chǔ)，檔案信息的存儲(chǔ)也應(yīng)做到規(guī)范化，規(guī)范化存儲(chǔ)便于后期的查找。檔案信息的存儲(chǔ)可以通過(guò)硬盤或者云盤形式存儲(chǔ)，以做到存儲(chǔ)載體統(tǒng)一，操作規(guī)范。云盤是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的產(chǎn)物，為實(shí)現(xiàn)檔案信息共享和利用的重要載體，借助云盤和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可安全穩(wěn)定地以儲(chǔ)存、讀取、下載海量存儲(chǔ)的檔案信息，滿足不斷變化的業(yè)務(wù)重心及多樣化需求，有效防止成本失控，但存在許多安全問(wèn)題。最后，則是管理軟件開(kāi)發(fā)規(guī)范化。檔案信息管理要借助相應(yīng)的軟件，用輔助輔助檔案信息管理工作，利用計(jì)算機(jī)及管理軟件可以輔助管理傳統(tǒng)檔案實(shí)體信息和在此基礎(chǔ)上形成的數(shù)字化檔案信息。檔案信息管理軟件開(kāi)發(fā)必須規(guī)范化，應(yīng)具備檔案收集、整理、編目、保管、鑒定、檢索、開(kāi)發(fā)利用和檔案統(tǒng)計(jì)等基本能力，通過(guò)合理整合檔案管理環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)工作流程，形成高效率、高質(zhì)量、快捷化的檔案信息管理模式，故而應(yīng)建立以有序的信息空間和開(kāi)放的信息環(huán)境為基本特征的有限共享的檔案信息平臺(tái)，設(shè)立不同利用者權(quán)限，提供高質(zhì)量檔案信息利用服務(wù)。以上便是檔案信息管理的一些建議和策略。

2、檔案信息安全管理的策略

2.1 增強(qiáng)安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和信息監(jiān)控措施，保證系統(tǒng)安全

檔案信息安全管理是檔案信息管理中的重點(diǎn)，只有保障檔案信息的安全，才能夠?yàn)樾枰娜颂峁└玫姆?wù)[2]。而檔案信息安全主要體現(xiàn)在檔案存儲(chǔ)應(yīng)用系統(tǒng)軟件安全、硬件安全和傳播途徑的安全。任何類型檔案必須確保信息保密完整，才能發(fā)揮檔案本身所具有價(jià)值，才能為社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展助力。為提高檔案信息安全管理能力，相關(guān)部門必須增強(qiáng)安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，并制定相應(yīng)的規(guī)章制度來(lái)規(guī)范管理行為，保障檔案信息的安全。如果在檔案信息管理的過(guò)程中，單純利用防火墻應(yīng)對(duì)黑客惡意侵入系統(tǒng)或利用殺毒軟件應(yīng)對(duì)計(jì)算機(jī)病毒是完全不夠的，難以保障檔案信息的安全。因此，要規(guī)范檔案信息管理系統(tǒng)買賣行為，實(shí)施的安全管理?xiàng)l例統(tǒng)一規(guī)范，嚴(yán)格身份認(rèn)證，制定完善流程制度，有效規(guī)范管理行為，避免操作失誤造成檔案信息損失，消除各種安全隱患。要嚴(yán)格檔案信息監(jiān)控措施，保障管理系統(tǒng)安全可靠運(yùn)行。在利用系統(tǒng)管理檔案信息時(shí)，必須開(kāi)放端口以提高信息訪問(wèn)的便捷性，必須有效監(jiān)控開(kāi)放端口，采用賬號(hào)加密碼或二維碼掃描方式登錄，在系統(tǒng)平臺(tái)設(shè)立幫助功能以提高用戶安全體驗(yàn)，保障管理系統(tǒng)和檔案信息安全。

2.2 提高管理人員的操作技能和安全意識(shí)

保障檔案信息管理安全最關(guān)鍵的一部分則是提升管理人員的操作技能和安全意識(shí)，讓其有安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，注重檔案信息管理的安全性[3]。因此，為提升檔案信息管理人員的安全意識(shí)，避免其在工作過(guò)程中違規(guī)操作，相關(guān)部門應(yīng)注重對(duì)管理人員的培訓(xùn)和教育，并采取上崗考核和績(jī)效考核等針對(duì)性措施，以提高管理人員風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和安全意識(shí)，提高管理人員操作技能，實(shí)現(xiàn)規(guī)范操作，安全有效管理檔案信息。 此外，也應(yīng)提高系統(tǒng)數(shù)據(jù)管控技術(shù)，保障檔案信息安全 在利用系統(tǒng)進(jìn)行檔案信息管理時(shí)，涉及到數(shù)據(jù)信息采集、加工、整理等技術(shù)層面，要充分利用檔案信息管理系統(tǒng)研發(fā)比對(duì)和檢查技術(shù)，通過(guò)數(shù)據(jù)分析來(lái)提高數(shù)據(jù)管控能力，保證檔案信息完整性和安全性，提高檔案信息安全管理能力。

結(jié)語(yǔ)：

綜上所述，在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景之下，對(duì)于檔案管理工作也提出了更高的要求。檔案信息化管理是提升檔案管理水平的關(guān)鍵。為充分的發(fā)揮檔案信息的作用與優(yōu)勢(shì)，讓檔案信息能夠?yàn)樯鐣?huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供更好的服務(wù)，相關(guān)部門應(yīng)注重管理人員綜合素養(yǎng)的提升，并從檔案信息的規(guī)范化管理和安全化管理兩方面入手，保障檔案信息的安全，提升檔案管理的水平。

參考文獻(xiàn)

[1] 陳扣英. 規(guī)范化管理在數(shù)字檔案館安全管理中的應(yīng)用[J] . 蘭臺(tái)世界，2019，（12）：73-75.

[2] 楊樹(shù)偉 . 數(shù)字檔案資源規(guī)范化建設(shè)問(wèn)題的若干探討[J] . 黑龍江檔案，2019，（02）：103.

[3]卜艷閣 .“互聯(lián)網(wǎng) +”背景下檔案信息安全管理探析[J]. 黑龍江檔案，2019，（02）：44.