新時代信息數(shù)據(jù)化背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新思考研究

遲歐

摘要：現(xiàn)如今，信息數(shù)據(jù)化發(fā)展迅速，在新時代背景下，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式難以處理企業(yè)在生產(chǎn)和經(jīng)營的過程中產(chǎn)生的大量數(shù)據(jù)。企業(yè)的檔案管理是一個企業(yè)在運營過程中必須要做好的一個方面，所以在傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式逐漸被淘汰的趨勢下，探索創(chuàng)新的企業(yè)檔案管理方式勢在必行。因此本文通過分析當(dāng)前企業(yè)檔案管理中存在的問題，探索在新時代背景下行之有效的企業(yè)檔案管理新模式，以期能對企業(yè)檔案管理的改革起到一定的推動作用。

關(guān)鍵詞：信息數(shù)據(jù)化;企業(yè)檔案;檔案管理;創(chuàng)新

在經(jīng)濟迅速發(fā)展的今天，各大企業(yè)深刻地了解到了企業(yè)檔案管理的重要性。但目前的企業(yè)檔案管理模式發(fā)展滯后，功能單一，難以適應(yīng)信息數(shù)據(jù)化發(fā)展迅速的新時代。因此探索出符合信息數(shù)據(jù)化時代發(fā)展趨勢的企業(yè)檔案管理策略，是一個企業(yè)提升市場競爭力的重要因素。

一、企業(yè)檔案管理的重要性分析

檔案管理是一個企業(yè)在經(jīng)營過程中必不可少的環(huán)節(jié)。檔案記載著企業(yè)在運營過程中的一切經(jīng)濟活動，以及企業(yè)在運營過程中企業(yè)人員的變動，企業(yè)的資金收支情況等信息。檔案在公司經(jīng)營過程中起到的作用是很大的，通過分析檔案，企業(yè)的管理層人員能清楚地了解到企業(yè)的經(jīng)濟情況，企業(yè)人員的分布情況，以及企業(yè)崗位的分配情況。企業(yè)管理層在決策地過程中可以通過分析檔案來了解企業(yè)的現(xiàn)狀，這有利于做出符合企業(yè)未來發(fā)展的決策。合格的企業(yè)檔案管理能讓企業(yè)在多變的市場經(jīng)濟體系下保持其靈活性，通過對檔案信息的分析，企業(yè)能在最快的時間內(nèi)制定出行之有效的戰(zhàn)略，保持自身的市場競爭力。所以，企業(yè)需要明確檔案管理的重要性，探索出一個科學(xué)有效的企業(yè)檔案管理模式，這樣企業(yè)才可以在激烈的市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢。

二、在新時代信息數(shù)據(jù)化背景之下的企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理模式落后

雖然現(xiàn)在已經(jīng)進入信息數(shù)據(jù)化的新時代，但是還是很大一部分的企業(yè)依然采用的是傳統(tǒng)的檔案管理模式?，F(xiàn)如今經(jīng)濟發(fā)展迅速，企業(yè)發(fā)展也逐漸趨向于信息數(shù)據(jù)化，而傳統(tǒng)的檔案管理模式效率低下，企業(yè)在經(jīng)營過程中產(chǎn)生的龐大數(shù)據(jù)是傳統(tǒng)的檔案管理模式所難以處理的，在這種情況下，難免會產(chǎn)生差錯，導(dǎo)致公司檔案數(shù)據(jù)信息的缺失，嚴(yán)重地還有可能會給公司帶來經(jīng)濟損失。

（二）檔案的信息化程度低

雖然有些企業(yè)已經(jīng)了解到檔案的重要性，但是對于檔案的信息化管理和應(yīng)用還是有所欠缺。檔案的高效利用是建立在信息化的基礎(chǔ)上的，現(xiàn)階段多數(shù)企業(yè)對于檔案的管理僅僅只是停留在整理信息，然后保存，沒有重視檔案的信息化。檔案的信息化，是對結(jié)合信息化手段對現(xiàn)有檔案的梳理、整合、歸納。檔案的信息化處理使檔案能夠?qū)崿F(xiàn)集中查閱，在查閱過程中能從檔案中搜索所需要的內(nèi)容，從而使檔案的利用變得方便快捷。

（三）檔案管理專業(yè)人員的匱乏

在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，企業(yè)檔案管理的相關(guān)工作比較輕松，對檔案管理人員的專業(yè)技能沒有過多的要求。但是在如今信息數(shù)據(jù)化的新時代背景下，企業(yè)檔案的管理在其形式、內(nèi)容、方式等方面都有著較大的變化，這就要求企業(yè)的檔案管理人員有較高的專業(yè)素養(yǎng)。但是很多企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)能力不足，不能及時的對新時代檔案管理模式做出反應(yīng)，從而導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理模式滯后。

三、新時代信息數(shù)據(jù)化背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新

（一）改變現(xiàn)有的傳統(tǒng)檔案管理模式，采用現(xiàn)代信息數(shù)據(jù)化管理

傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不適宜新時代發(fā)展的潮流，為了讓檔案更好的發(fā)揮其價值，企業(yè)應(yīng)該及時更新檔案管理模式。在信息數(shù)據(jù)化的新時代背景下，檔案的信息化也是其必然的趨勢。一個企業(yè)在在發(fā)展起來的過程中，必然會積累相當(dāng)龐大的檔案信息，對現(xiàn)有的檔案信息進行梳理、加工成能對企業(yè)發(fā)展有幫助的檔案數(shù)據(jù)，然后將其歸檔。在收錄檔案的過程中，檔案管理人員需要了解企業(yè)的實際發(fā)展需要，錄入數(shù)據(jù)時不應(yīng)該死板的錄入，而是要取其精華去其糟粕，去掉一些沒必要的廢話，保證查閱檔案時的便捷性。

（二）制定一個完善的檔案歸檔制度

完善歸檔制度能讓檔案管理工作者更加明確自己的工作。一個企業(yè)的檔案管理工作人員很容易與企業(yè)的經(jīng)濟活動脫節(jié)，檔案管理的工作人員可能不明確什么樣的檔案是對公司的發(fā)展有幫助的。針對這種現(xiàn)象，公司應(yīng)該制定一個詳盡的檔案歸檔制度，從制度上對檔案內(nèi)容進行劃分，明確地提出哪一類的檔案是需要整理、加工并歸檔的，并提出一個符合公司發(fā)展的檔案加工標(biāo)準(zhǔn)。其次企業(yè)要充分的利用現(xiàn)代信息數(shù)據(jù)化技術(shù)，對檔案數(shù)據(jù)進行動態(tài)化管理，保證檔案數(shù)據(jù)在企業(yè)發(fā)展過程中保持更新，以便于企業(yè)對檔案數(shù)據(jù)的利用。

（三）智能管理檔案信息，完善檔案搜索系統(tǒng)

在信息數(shù)據(jù)化的背景下，優(yōu)化檔案管理形式能有效地提高企業(yè)對檔案的利用，而數(shù)據(jù)化是企業(yè)檔案管理的一大核心。企業(yè)要合理運用大數(shù)據(jù)帶來的便利，對企業(yè)的檔案進行集中式的一體化管理。在現(xiàn)代技術(shù)下，條形碼、二維碼等信息技術(shù)手段都可以用于企業(yè)的檔案管理，能有效地提高企業(yè)檔案的有序性。在企業(yè)的發(fā)展過程中，是一定會用到檔案來進行分析的，如果沒有一個完善的檔案搜索系統(tǒng)，那么調(diào)取檔案的過程會變得非常麻煩。所以檔案管理工作人員在整理檔案的時候，需要對檔案進行編排，企業(yè)可以制定一個編排標(biāo)準(zhǔn)，此外企業(yè)也可以在檔案的編排過程中運用二維碼等現(xiàn)代技術(shù)工具，整理好的檔案可以通過掃描二維碼來獲取和查看，會使搜索和查詢檔案的過程變得極為便捷。

（四）建立專門的電子檔案庫房

現(xiàn)階段，在信息數(shù)據(jù)化的新時代背景下，電子檔案也是檔案的一種保存形式，企業(yè)可以通過建立專門的電子檔案庫房，將實體檔案進行模擬管理，其存儲方式類似于圖書館，以這種方式保存檔案能很大程度的提高檔案的利用率。企業(yè)可以依靠現(xiàn)代信息技術(shù)模擬電子檔案庫房的建設(shè)，根據(jù)企業(yè)目前所保存的實體檔案類型，在電子檔案庫房里進行各類檔案的存儲范圍劃分。企業(yè)在模擬電子檔案庫房的過程中需要明確庫房各個區(qū)域的飽和度，以保證后續(xù)的數(shù)據(jù)能順利的歸檔。最后在電子檔案庫房建立完成之后，檔案管理工作人員就可以將企業(yè)的檔案系統(tǒng)中已經(jīng)歸檔的數(shù)據(jù)和實體數(shù)據(jù)的相關(guān)內(nèi)容目錄上傳到電子檔案庫房的管理系統(tǒng)中，然后再將檔案正式入庫，并將其存放在實現(xiàn)劃分好的位置。檔案入庫完成之后，電子檔案庫房的管理便可以像圖書館一樣，企業(yè)的管理人員可以在電子數(shù)據(jù)庫房里查詢和閱讀檔案信息。

結(jié)語：

檔案管理是一個企業(yè)在經(jīng)營過程中必不可少的環(huán)節(jié)，而且在如今信息數(shù)據(jù)化發(fā)展的新時代背景下，企業(yè)要想在激烈的競爭中保持穩(wěn)定，那么就必須實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)。因此，企業(yè)必須及時認(rèn)識到現(xiàn)有的檔案管理模式的不足，并探索出適合自身發(fā)展的新的檔案管理策略。企業(yè)需要制定出完善的檔案歸檔制度，還要智能管理檔案信息，采用建立專門的電子檔案庫房的方式，提高企業(yè)對于檔案的利用效率，推動企業(yè)科學(xué)決策，合理地規(guī)劃未來發(fā)展方向。

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