文件歸檔與檔案歸檔辨析

劉瑤夢奇

一、前言

機緣巧合，筆者最近有幸接觸到一些檔案學基礎知識，收獲頗多。同時也發(fā)現(xiàn)一個有趣的現(xiàn)象，就是期刊文章中“檔案歸檔”和“文件歸檔”一樣，有很高的使用頻率，在國內(nèi)三大中文期刊全文數(shù)據(jù)庫中均能檢索到數(shù)以千計的使用“檔案歸檔”一詞或語義的文章?！皺n案歸檔”出現(xiàn)頻率之高，大有與“文件歸檔”平分秋色之勢，一時難以分真假辨雄雌。進一步研究分析，發(fā)現(xiàn)“文件歸檔”是真猴王，而“檔案歸檔”卻是假命題，是錯誤使用，應該摒棄，還檔案學術一片凈土。

二、文獻檢索概述

筆者近日分別以“文件歸檔”和“檔案歸檔”為檢索詞對國內(nèi)三大中文期刊全文數(shù)據(jù)庫《中國知網(wǎng)》《維普中文科技期刊數(shù)據(jù)庫》《萬方數(shù)據(jù)庫資源系統(tǒng)數(shù)字化期刊》中的文章篇名進行檢索，結(jié)果分別檢索出含“文件歸檔”用詞或語義的文章1127篇、2634篇、2956篇，含“檔案歸檔”用詞或語義的文章1751篇、1272篇、2341篇（表1）。

以《維普中文科技期刊數(shù)據(jù)庫》為例，對“檔案歸檔”檢索結(jié)果作進一步篩選，剔除篇名中不含“檔案歸檔”一詞或語義的文章133篇，余下1139篇文章篇名中都使用了“檔案歸檔”一詞或語義，時間跨度為1980年-2020年，這些文章刊登在非檔案學期刊的居多，約占69.3%，約30.7%刊登在檔案學期刊，且檔案學期刊數(shù)多達30余種。可見“檔案歸檔”意識之強烈、使用之普遍（表2）。

三、“檔案歸檔”類型分析

梳理通過檢索“檔案歸檔”出來的1000余篇文章，發(fā)現(xiàn)“檔案歸檔”的類型比較多，大致可分為四種。一是替代歸檔式，即用“檔案”替代“文件”進行歸檔，比如工程檔案歸檔、教學檔案歸檔、聲像檔案歸檔、設計檔案歸檔;二是雜糅歸檔式，即檔案與歸檔對象混合在一起來表述歸檔，比如文書檔案歸檔、底圖檔案歸檔、照片檔案歸檔、電子文件檔案歸檔、文書檔案電子文件歸檔、電子檔案設計資料歸檔、檔案電子文件歸檔、檔案歸檔文件范圍等等;三是“非法”歸檔式，即將不可能用來歸檔的事物或概念拿來歸檔，比如項目歸檔、重大活動歸檔、標本檔案特征歸檔等等;四是非歸即檔式，即檔案生來即為檔案，勿需歸檔環(huán)節(jié)，比如“歸檔前的檔案”等等。

四、文件、歸檔與檔案辨析

文件，是指國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務中形成的各種形式的信息記錄。[1]這里的各種形式包括文本文件、圖像文件、聲像文件以及可執(zhí)行的其他類型文件。

歸檔，是指辦理完畢且具有保存價值的文件經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。[2]

檔案，是指社會組織或個人在以往的社會實踐中直接形成的具有清晰、確定的原始記錄作用的固化信息。[3]

根據(jù)有關文獻，歸檔文件或者說文件轉(zhuǎn)化為檔案必須具備三個條件：一是文件必須處理完畢;二是文件對日后實際工作和科研具有一定的查考利用價值;三是文件必須按照一定原則和方法整理成具有有機聯(lián)系的組合體。[4]

從上述三個概念定義來看，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸屬，有保存價值的文件只有經(jīng)過歸檔程序才能轉(zhuǎn)化為檔案，這早已為我國檔案界所公認。曾三同志曾特別強調(diào)：“文件材料要歸檔，才叫檔案?！盵5]可見，“檔案”與“文件”是兩個完全不同的概念。在“歸檔”之說的指導下，我們把文件和檔案區(qū)別開來，文件不是檔案，檔案也不是文件，這是中國檔案學最基礎的理論。[6]檔案是文件歸檔的結(jié)果，具有保存價值的文件是歸檔的對象主體。此外，隨著檔案實踐與理論研究的深入，像公章、錦旗、獎杯、標牌、錢幣、牌匾、公務活動中獲贈的紀念品、各種重大活動中形成的紀念品或宣傳品等等帶有文字且具有保存價值和技術可保存性的實物也可進行歸檔轉(zhuǎn)化為實物檔案，[7][8]這些實物是歸檔對象的有益補充，可以看作是廣義的歸檔文件。因此，文件歸檔才是真命題，檔案歸檔是假命題，犯了語義和邏輯錯誤。若硬要說“檔案歸檔”，那就不僅是重復歸檔，將檔案變成了檔案的平方，而且犯了主謂搭配不當和語義重復啰嗦的語病。

五、“檔案歸檔”心理分析

概念認識的模糊和對歸檔對象的糾結(jié)是“檔案歸檔”產(chǎn)生的心理原因。

（一）概念認識模糊

對“歸檔”這一概念的定義理解不透徹，對歸檔對象把握不準，對文件與檔案的轉(zhuǎn)承關系認識模糊，是“檔案歸檔”產(chǎn)生的根本原因。只有準確把握了文件、檔案與歸檔三個概念的含義及其相互之間的關系，才會避免“檔案歸檔”的出現(xiàn)。

（二）歸檔保全心理

由于概念認識上模糊，導致產(chǎn)生對歸檔對象的糾結(jié)，究竟是文件歸檔還是檔案歸檔，一時莫衷一是，為了保險起見，干脆文件、檔案一起上，于是出現(xiàn)了類似“文書檔案歸檔”“電子文件檔案歸檔”“電子檔案文件歸檔”“照片檔案歸檔”“底圖檔案歸檔”“工程資料檔案歸檔”的表述。其實使用“文書（文件）歸檔”“電子文件歸檔”“照片歸檔”“底圖歸檔”“工程資料歸檔”即相應地產(chǎn)生文書檔案、電子檔案、照片檔案、底圖檔案、工程檔案。這樣表述既簡明又規(guī)范，還避免了語義和邏輯錯誤。

（三）無意識表述行為

同樣由于概念認識上的模糊，導致出現(xiàn)一些無意識的不正確表述行為。比如上述提到的“非法”歸檔式中的“項目歸檔”“重大活動歸檔”“標本檔案特征歸檔”和非歸即檔式中“歸檔前的檔案”等等。把“項目”“重大活動”“標本檔案特征”作為歸檔對象，一是不符合歸檔邏輯，二是這些對象不具有“技術上的可保存性”[9]，是無法實現(xiàn)歸檔操作的?！皻w檔前的檔案”否認了對文件歸檔的必要性或是認為需要對“檔案”進行二次歸檔，都是犯了概念認識錯誤和表述邏輯錯誤，歸檔前只能是文件而不是檔案。

六、結(jié)論

（一）如何對待“文件歸檔”和“檔案歸檔”

“文件歸檔”與“檔案歸檔”雖只是一詞之差，卻有著天壤之別，前者是規(guī)范的檔案工作用語，得到學界和業(yè)界廣泛認可，盡可大膽使用;后者卻是一個不規(guī)范的表述或不正確的習慣性用語，泛濫使用將會影響檔案工作實踐和理論的正常發(fā)展，所以必須摒棄。

（二）如何規(guī)避“檔案歸檔”類似問題

在專業(yè)論文寫作和發(fā)表中，很有必要杜絕類似“檔案歸檔”的不正確表述，這對凈化學術空氣、提升理論水平和業(yè)務能力都大有裨益。

首先，業(yè)界尤其是基層檔案工作人員檔案理論水平有待進一步提高?；鶎訖n案工作人員由于兼職多、任務重，理論學習時間不足或是學習主動性不夠，往往導致理論水平欠缺，進而影響實際業(yè)務水平。一方面，作為基層檔案人員，應積極主動利用國家檔案局和人力資源社會保障部印發(fā)的《檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育規(guī)定》（檔發(fā)〔2018〕19號）所創(chuàng)造的職業(yè)充電機會，爭取各種學習機會，多途徑多形式加強理論學習和業(yè)務提升。另一方面，單位領導應為基層專兼職人員提供盡可能多的繼續(xù)教育機會，持續(xù)打造一支理論和業(yè)務雙高職業(yè)隊伍。

其次，期刊編輯人員是專業(yè)論文質(zhì)量的審核者和把關者，應充分發(fā)揮自己的理論水平和專業(yè)優(yōu)勢，加強對作者論文的修改指導，把好論文質(zhì)量關，共同推動檔案學理論和檔案工作實踐的良性發(fā)展。

參考文獻：

[1] [2]國家檔案局. DA/T 1—2000檔案工作基本術語[S]. 2000.

[3] 馮惠玲. 檔案學概論[M]. 張輯哲.北京：中國人民大學出版社，2009：6-6.

[4] 王健. 文書學[M]. 北京：中國人民大學出版社，2011：311-313.

[5] 曾三.關于檔案室工作的幾個問題[J].檔案工作，1961（6）：3-5.

[6] 王恩漢.“歸檔”一個中國特色的檔案學術語[J].中國檔案，2000（2）：38-39.

[7] 馮惠玲. 檔案學概論[M]. 張輯哲.北京：中國人民大學出版社，2009：14-14.

[8] 翁梅.淺談實物檔案的歸檔和管理[J].浙江檔案，2008（10）：50-50.

[9] 馮惠玲. 檔案學概論[M]. 張輯哲.北京：中國人民大學出版社，2009：14-14.

作者單位：成都信息工程大學軟件工程學院