信托項(xiàng)目會(huì)計(jì)檔案電子化的可行性分析

申維飛

摘要：針對目前信托公司在會(huì)計(jì)檔案管理中面臨的困境，從信息技術(shù)支持、相關(guān)法規(guī)施行情況和信托業(yè)務(wù)特點(diǎn)三方面對信托項(xiàng)目會(huì)計(jì)檔案電子化的可行性進(jìn)行分析，并提出信托項(xiàng)目會(huì)計(jì)檔案電子化的實(shí)施路徑。

關(guān)鍵字：信托項(xiàng)目 會(huì)計(jì)檔案 電子化

隨著信托行業(yè)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理模式給信托公司帶來巨大的壓力和挑戰(zhàn)，同時(shí)隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，越來越多的會(huì)計(jì)資料以電子形式產(chǎn)生、傳輸，新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的實(shí)施也為會(huì)計(jì)檔案電子化提供了法律依據(jù)，信托項(xiàng)目會(huì)計(jì)檔案電子化的條件日漸成熟。

一、傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理模式下信托公司面臨的困境

首先，與傳統(tǒng)企業(yè)的會(huì)計(jì)核算相比，信托業(yè)務(wù)核算有其特殊性，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作量大，管理成本高。根據(jù)信托公司管理辦法的規(guī)定，信托公司對所管理的信托業(yè)務(wù)以每個(gè)信托項(xiàng)目為會(huì)計(jì)核算主體，獨(dú)立建賬，單獨(dú)管理，并對每個(gè)信托項(xiàng)目單獨(dú)編制信托財(cái)務(wù)報(bào)表;對于一家信托公司少則幾百個(gè)，多則幾千個(gè)信托項(xiàng)目而言，就需要建成百上千個(gè)賬套，并對每個(gè)賬套單獨(dú)核算，單獨(dú)編制會(huì)計(jì)報(bào)表，在此情況下對所有的信托項(xiàng)目的會(huì)計(jì)檔案全部進(jìn)行紙質(zhì)歸檔，無疑給信托公司帶來巨大的壓力和挑戰(zhàn)。

從信托業(yè)務(wù)開展情況來看，信托業(yè)務(wù)投資于股票、債券等業(yè)務(wù)交易頻繁、且每天需要對各項(xiàng)資產(chǎn)進(jìn)行估值、計(jì)提各項(xiàng)稅費(fèi)，憑證量大，且隨著資管行業(yè)凈值化管理時(shí)代的到來，非標(biāo)業(yè)務(wù)也需要進(jìn)行估值，憑證數(shù)量將呈成倍增長，如果全部要進(jìn)行紙質(zhì)打印、紙質(zhì)裝訂，將占用大量人力物力成本，增加管理成本，造成資源浪費(fèi)。

其次，傳統(tǒng)檔案管理模式下原始憑證的獲取存在困難。以銀行回單為例，信托公司管理辦法規(guī)定每個(gè)信托項(xiàng)目需要單獨(dú)開立信托專戶，由于信托公司在全國展業(yè)信托專戶遍布全國的各家銀行，作為重要原始憑證的銀行回單和交易流水的收集存在很大困難，且傳遞過程中丟失回單的情況時(shí)有發(fā)生，給會(huì)計(jì)檔案的歸檔帶來很大困難。同時(shí)也因原始會(huì)計(jì)資料缺失，增加了信托公司的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

此外紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案調(diào)閱不便。歸檔后的會(huì)計(jì)檔案一般由檔案管理部門統(tǒng)一保管，由于該類檔案的后續(xù)調(diào)閱頻繁，調(diào)閱不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還增加了檔案丟失和損毀風(fēng)險(xiǎn)，且紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案沒有備份，一旦丟失損毀將造成無法挽回的損失。

二、信托項(xiàng)目會(huì)計(jì)檔案電子化的可行性分析

（一）電子簽名技術(shù)的發(fā)展，助推了電子化會(huì)計(jì)資料的普及化

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，特別是電子簽名技術(shù)的發(fā)展，電子化票據(jù)普及率越來越高，為信托項(xiàng)目會(huì)計(jì)檔案電子化提供了重要條件。2005年4月1日《中華人民共和國電子簽名法》的正式實(shí)施，明確了電子簽名的法律效力。隨著電子簽名技術(shù)的發(fā)展和電子簽名法律效力的明確，作為從外部接收的會(huì)計(jì)資料的電子化普及率越來越高，目前絕大多數(shù)銀行已開通銀行電子回單下載功能，電子發(fā)票也越來越多的得以應(yīng)用。

（二）新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》為會(huì)計(jì)檔案電子化提供了法律依據(jù)

早在2012年中國證券投資基金業(yè)協(xié)會(huì)修訂的《證券投資基金會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)指引》明確基金管理人與基金托管人在確?；饡?huì)計(jì)檔案安全、可靠保存的前提下，基金會(huì)計(jì)檔案可采用紙、磁、光盤等方便實(shí)用、易于保管的介質(zhì)保存。2015年財(cái)政部和國家檔案局對《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》進(jìn)行修訂，新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（中華人民共和國財(cái)政部 國家檔案局令第79號(hào)）已于2016年1月1日正式施行，其中明確規(guī)定企業(yè)可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會(huì)計(jì)檔案。滿足一定條件的單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，滿足一定條件的從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料且符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。

（三）信托業(yè)務(wù)特點(diǎn)有利于會(huì)計(jì)檔案電子化的推行

信托業(yè)務(wù)與傳統(tǒng)企業(yè)業(yè)務(wù)相比，具有存續(xù)時(shí)間短，單個(gè)項(xiàng)目業(yè)務(wù)類型單一的特點(diǎn)，會(huì)計(jì)原始資料來源相對單一。此外，目前信托日常業(yè)務(wù)基本實(shí)現(xiàn)了全線上流程化管理，會(huì)計(jì)核算數(shù)據(jù)由前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)傳輸至信托財(cái)務(wù)估值核算系統(tǒng)，流程線上化標(biāo)準(zhǔn)化程度高，符合單位內(nèi)部電子形成的會(huì)計(jì)資料電子化保存條件，從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料主要是銀行回單、交易流水、發(fā)票，隨著電子回單、電子發(fā)票的普及化，這些從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料也能滿足《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的簽名要求，符合外部接收的電子會(huì)計(jì)資料電子形式歸檔保存條件。

三、信托項(xiàng)目會(huì)計(jì)檔案電子化實(shí)施路徑分析

（一）搭建電子化會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)

對于電子化檔案管理系統(tǒng)搭建方案的選擇，既可以通過對原有的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)升級(jí)改造實(shí)現(xiàn)對電子會(huì)計(jì)檔案的管理功能，也可以搭建專門的電子化檔案管理系統(tǒng)，在專門的電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)檔案管理的所有工作。從實(shí)操來看，目前主流的財(cái)務(wù)軟件實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)檔案一體化管理的案例相對較少，采用單獨(dú)搭建會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)對于信托公司來說更具可行性。在單獨(dú)搭建會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的情況下，需要做好如下幾方面工作：

1、建立完善的檔案歸檔、保管規(guī)則

建立完善的檔案歸檔、保管規(guī)則，確保電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，滿足電子檔案長期保管要求。建立記賬憑證與原始憑證的關(guān)聯(lián)關(guān)系，會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表的關(guān)聯(lián)關(guān)系，滿足檔案歸檔要求，方便后續(xù)憑證檢索調(diào)閱。

2、設(shè)置歸檔校驗(yàn)、審核機(jī)制，確保歸檔準(zhǔn)確性、完整性

設(shè)置會(huì)計(jì)檔案歸檔的系統(tǒng)校驗(yàn)規(guī)則，確保歸檔資料的真實(shí)性，確保檔案歸檔的準(zhǔn)確性、完整性，同時(shí)設(shè)置經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序，確保檔案管理的規(guī)范性，安全性，防范檔案被篡改風(fēng)險(xiǎn)。

3、實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的智能化檢索和分析功能

通過設(shè)置多維度檢索條件，實(shí)現(xiàn)智能化檢索調(diào)閱會(huì)計(jì)檔案。通過對電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的深度開發(fā)和利用，可以為公司的決策和管理提供更多維度、更具參考價(jià)值的信息。

4、做好電子會(huì)計(jì)檔案備份

做好電子會(huì)計(jì)檔案備份，防范自然災(zāi)害、意外事故以及人為破壞造成的檔案損毀風(fēng)險(xiǎn)，另外定期將電子會(huì)計(jì)檔案、元數(shù)據(jù)及其讀取平臺(tái)進(jìn)行硬拷貝，下載到可脫機(jī)保存的載體上，并按時(shí)向檔案管理部門移交。

（二）推進(jìn)RPA技術(shù)在會(huì)計(jì)檔案電子化中的應(yīng)用

所謂的RPA技術(shù)是通過計(jì)算機(jī)編程或者輔助軟件模擬人類的操作，按照人類設(shè)計(jì)的規(guī)則執(zhí)行流程任務(wù)，也就是所謂的流程機(jī)器人或軟件機(jī)器人。信托項(xiàng)目會(huì)計(jì)檔案管理很多環(huán)節(jié)存在重復(fù)性、無需人工決策的固定性流程化操作，符合RPA技術(shù)的應(yīng)用場景。因此可以通過引入RPA技術(shù)在會(huì)計(jì)檔案電子化中的應(yīng)用，提高會(huì)計(jì)檔案管理效率。例如可以通過RPA技術(shù)實(shí)現(xiàn)銀行回單等會(huì)計(jì)原始資料的自動(dòng)下載存檔。目前銀行業(yè)已基本實(shí)現(xiàn)了回單電子化，通過RPA技術(shù)替代會(huì)計(jì)人員登錄銀行網(wǎng)銀、下載銀行回單這些重復(fù)性、不需要人工決策的工作，一方面提升了工作效率，另一方面也節(jié)省了人力成本。

（三）完善電子化下會(huì)計(jì)檔案管理制度

信托項(xiàng)目會(huì)計(jì)檔案由紙質(zhì)轉(zhuǎn)化為電子化管理，其對應(yīng)的檔案整理、歸檔、移交、保管、檢索、借閱等會(huì)發(fā)生根本性的變化，需要制定專門的電子化會(huì)計(jì)檔案管理制度，確保各個(gè)環(huán)節(jié)的規(guī)范性管理。

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