文/廣州圖書館 張嘉

隨著“十四五”時期社會經(jīng)濟的發(fā)展，圖書館管理部門已經(jīng)認識到了檔案管理的重要性，并且根據(jù)自身實際情況做出了相應的策略調(diào)整，但是在當前的圖書館檔案工作開展中，依舊存在著一些問題，如缺乏完善的工作機制、檔案收集力度不足等等，這無疑限制了圖書館檔案工作的開展與落實，所以在“十四五”發(fā)展規(guī)劃背景下，檔案工作人員應當加強多方參與，共同協(xié)調(diào)，步調(diào)一致，提高規(guī)劃編制的透明度和社會參與度，加強創(chuàng)新能力。

一、建立完善的工作機制及全新的檔案工作內(nèi)容

在檔案管理工作中，要堅持黨的領導，建立完善的工作機制，不斷加強檔案管理工作，促進管理工作規(guī)范化發(fā)展，確保各個檔案管理部門之間具有良好的聯(lián)系機制，從而保證檔案工作的高效性。在檔案工作開展中，管理人員還需要應用現(xiàn)代化的檔案管理辦法，建立歸檔部門資料室，收集本部門的重要資料，提供重要的信息決策依據(jù)，建立全新的檔案工作管理格局。

比如，管理人員可以拿出專項資金建立單位內(nèi)部專門檔案室，抽調(diào)精干人員來負責檔案室工作，引進先進的檔案管理設備，從而不斷地加強檔案管理工作的質(zhì)量和水平，保證檔案室的功能齊全、安全、保密等，有效為單位的檔案管理部門決策提供基礎的信息依據(jù)。還需要在“十四五”發(fā)展背景下，建立數(shù)字化的檔案室，建設存量檔案電子化、增量檔案數(shù)字化，加強電子化檔案部門的建設力度，全程進行指導和監(jiān)督。

二、加大檔案收集力度，提高數(shù)據(jù)庫的應用

在檔案建設過程中，需要能夠建立覆蓋全單位的檔案資源體系，能夠在單位內(nèi)部實現(xiàn)資源的共享，這樣有利于部門決策及組織經(jīng)濟發(fā)展能力的提升。覆蓋全單位的檔案資源體系需要完善的制度體系的支持，這主要是因為完善的管理制度有助于引導工作人員落實自身職責，減少檔案管理中錯誤問題的出現(xiàn)。在進行檔案管理的過程中，檔案的真實性是十分必要的，因為這直接為組織的決策提供了基礎的信息依據(jù)，所以相關(guān)部門管理人員還需要加強對各類檔案的整理，以此保證檔案工作質(zhì)量。

例如，可以加強單位對于業(yè)務發(fā)展歷史資料的收集，這樣能夠進行組織文化建設，提高相關(guān)工作人員的歸屬感和自信心，激發(fā)工作人員的責任意識；可以對于組織內(nèi)部的實物檔案和聲像檔案中具有多媒體特色的檔案進行收集；還可以收集一些與組織發(fā)展精神和發(fā)展目標相吻合的名人檔案，加強組織內(nèi)部的思想文化建設，提高組織發(fā)展的文化實力，積極響應“十四五”發(fā)展的號召。在一些大型企業(yè)需要加強對于大數(shù)據(jù)的應用，實現(xiàn)各部門數(shù)據(jù)資源的共享；同時企業(yè)內(nèi)部擁有一定的保密性文件，利用到大數(shù)據(jù)可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的實時整理總結(jié)和歸納。各部門可以方便地利用大數(shù)據(jù)內(nèi)的信息，提高信息利用的效果和水平。

在會議記錄管理方面，管理員可以在護理記錄管理板塊實現(xiàn)會議記錄信息的管理，方便檔案數(shù)據(jù)的搜集工作，尤其是這部分信息的數(shù)據(jù)存儲形式，不僅包括文字稿，也可以包括圖片稿和會議視頻。當有新的會議記錄進行添加時，應當把數(shù)據(jù)庫中新建會議的時間、地點、與會人員等進行建項，然后再進行查詢操作，對不符信息進行修改和刪除，保留其他相對應的信息，這樣不僅能夠幫助數(shù)據(jù)庫的在線應用，還能夠使辦公室工作大型會議檔案形成完整的系統(tǒng)，為后續(xù)宣傳學習工作提供豐富素材。

三、提高檔案服務的效果，建立方便查詢的檔案庫

在進行檔案管理的過程中，還需要創(chuàng)新服務的形式。圍繞工作人員的檔案需求，開發(fā)檔案資源，并學會運用互聯(lián)網(wǎng)設備來進行檔案資源的管理以及與客戶的交流，明確客戶的實際需求，進而完善檔案資源查詢設備，使用戶能方便地進行信息的查詢。

在組織內(nèi)部要建立完善的檔案專業(yè)實踐基地，可以加強對檔案工作目標以及工作內(nèi)容的設置，有計劃地進行工作，提高檔案管理工作的有效性。檔案管理部門需要不斷深挖檔案的文化價值，有計劃地開展工作，整合檔案資源。在進行檔案管理的過程中，加強組織文化的信息挖掘，為組織文化建設提供信息資源，編輯多種形式的成果，努力把信息庫變成思想庫，為組織的工作提供重要的思想基礎。在管理工作過程中還要利用信息技術(shù)，進一步提高信息化管理的質(zhì)量。

在組織內(nèi)部可以建立門戶網(wǎng)站，深入發(fā)掘網(wǎng)站的功能，建立智能信息共享的平臺，全方位地進行信息的共享。教育方面需要加強對于進行信息傳播媒介的利用，依據(jù)單位網(wǎng)絡來進行平臺的搭建，并且在平臺中引導用戶發(fā)表意見，提高檔案管理工作的服務水平。還可以使用電子文件進行檔案信息的歸檔移交，全面推進數(shù)字化的信息管理，逐漸實現(xiàn)檔案的權(quán)威信息查詢以及數(shù)字化檔案管理工作。通過互聯(lián)網(wǎng)設備的運用不僅能保證檔案的完整性，還能加強對于企業(yè)發(fā)展的重大業(yè)務的記錄和信息收集，為之后的企業(yè)決策提供基礎的信息依據(jù)。在進行檔案管理工作過程中要保證檔案信息的真實性、準確性和實用性，能夠根據(jù)其發(fā)展的目標，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，為組織的決策提供有力的信息依據(jù)。建立現(xiàn)代化的檔案管理體系，加強檔案宣傳工作，積極利用現(xiàn)代化途徑，推出單位組織內(nèi)部發(fā)展的新成績，組織工作人員的優(yōu)秀事跡以及建設一些具有特色的檔案管理內(nèi)容，提高檔案管理的影響力，為檔案工作提供強大的輿論支持。此外，管理人員還要不斷深化檔案的文化價值，讓工作人員真正認識到檔案工作開展的必要性。

四、加強檔案管理的隊伍建設

在進行檔案工作過程中，需要加強隊伍建設，不斷為工作人員提供受訓機會，提高工作人員自身能力。在檔案工作開展中，管理人員應當加強對專業(yè)化人才的重視，提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)。應用培訓的方式加強工作素養(yǎng)提升。

比如，可以打造線上線下聯(lián)動的培訓方式。線上培訓能夠打破時間以及空間的限制，使得培訓直接對接相關(guān)專家，面對更加廣闊的學習對象，提高培訓的效果；線下培訓能夠促進理論和實踐有效地結(jié)合起來，建立復合型的檔案管理人才。而且管理人員在檔案工作開展中還可以定期開展“檔案工作重要性”“如何才能夠做好檔案工作”等主題會議，并且要求工作人員在參加會議后寫出自己的感想以及日后的工作計劃，這樣可以提高工作人員的思想認識，進而為檔案工作的高質(zhì)量落實奠定基礎。此外，管理人員還需要明確檔案工作目標，完善檔案工作開展流程，加強檔案管理各部門之間的溝通和協(xié)作，切實利用檔案信息提高組織決策的能力，加強建設的水平。

綜上所述，加強檔案管理隊伍建設是重要內(nèi)容。在“十四五”規(guī)劃的背景下，需要加強協(xié)同合作，形成合力，擁有宏觀的眼光，使得檔案工作能夠進一步服務社會，提高工作的質(zhì)量，準確把握時代的發(fā)展。目前對檔案管理工作提出了新的要求，需要堅持全面規(guī)劃與重點突出相結(jié)合，戰(zhàn)略性和操作性相結(jié)合的策略，有效提高檔案管理的質(zhì)量。加強檔案管理的隊伍建設水平，與國際優(yōu)秀的檔案管理經(jīng)驗對接，學習其他管理人員優(yōu)秀管理辦法，提高檔案管理的整體質(zhì)量和水平，促進我國檔案管理工作的現(xiàn)代化，為十四五背景下的經(jīng)濟發(fā)展貢獻一定力量。

五、提高檔案信息管理的安全性科學性是關(guān)鍵環(huán)節(jié)

在進行檔案管理過程中，還需要保證檔案的密閉性，加強檔案管理工作的安全建設。

比如，在組織內(nèi)部要進行保管、保密體系的建設。按照國家規(guī)定，建立人防、物防、技防三位一體的安全防范機制，能夠在發(fā)生問題之時，及時調(diào)動檔案管理的應急制度，加強對于檔案安全應急處理的效果。而且在發(fā)生危害時，還要加強對于檔案資源的搶救，妥善地處理問題，降低損失，從而為組織發(fā)展提供檔案價值。檔案庫房較容易發(fā)生火災，還要建立安全防災的標準，利用先進的保密技術(shù)加強檔案管理工作的科學性、保密性，確保檔案的安全，防止檔案信息機密的泄露。要推動安全管理體系的建設，進行分層、分等級的規(guī)劃，加強檔案保護的力度，提高檔案管理工作的整體質(zhì)量和水平。綜上所述，提高檔案信息管理的安全性、科學性是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

六、結(jié)語

從五個方面為組織內(nèi)部的檔案管理工作進一步發(fā)展提出了建議，相關(guān)工作人員要響應十四五的號召，堅持黨的領導，有效提高檔案工作的水平，加強檔案服務的效果。檔案管理的工作要加強對于現(xiàn)代化技術(shù)手段以及思想的利用，促進檔案管理工作的進一步發(fā)展，響應“十四五”規(guī)劃的號召，相關(guān)工作人員一直在路上。