張雅平，游秀芬

(太原學(xué)院，山西 太原 030032)

檔案管理工作是高校重要的基礎(chǔ)性、保障性、服務(wù)性工作之一，是高校整體考核機(jī)制的重要組成部分。高校檔案不僅是學(xué)校發(fā)展歷程的記錄，更為未來(lái)各方面工作提供重要的參考和依據(jù)，如高校的教學(xué)檔案、二次文獻(xiàn)檔案、會(huì)計(jì)檔案等對(duì)高校學(xué)術(shù)研究、工作部署、內(nèi)部控制等有較大影響。近年來(lái)，各級(jí)政府部門及高等學(xué)校為提高高校檔案管理水平陸續(xù)出臺(tái)一系列政策?？茖W(xué)、有效地評(píng)價(jià)高校檔案管理政策可幫助相關(guān)部門及高校完善檔案管理規(guī)定進(jìn)而改善檔案管理工作。但是現(xiàn)有研究鮮有關(guān)注高校檔案管理相關(guān)政策的量化評(píng)價(jià)問(wèn)題。本文基于PMC指數(shù)模型，構(gòu)建面向高校檔案管理政策的量化評(píng)價(jià)模型，并提出具體使用方法，不僅彌補(bǔ)了這一研究領(lǐng)域的空缺，也對(duì)高校檔案管理水平的提高起到一定的指導(dǎo)借鑒作用。

1 文獻(xiàn)綜述

評(píng)價(jià)不僅對(duì)政策的制定、執(zhí)行及反饋調(diào)整具有直接促進(jìn)作用，而且可以幫助高校檔案管理者認(rèn)識(shí)工作趨勢(shì)、調(diào)整具體工作方式。

現(xiàn)有的關(guān)于政策評(píng)價(jià)的研究大致可以分為兩類，一類是從政策結(jié)果出發(fā)，借鑒經(jīng)濟(jì)學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等方法構(gòu)建模型分析政策出臺(tái)對(duì)社會(huì)的具體影響，如黃俊威和龔光明利用傾向匹配得分和雙重差分研究融資融券對(duì)企業(yè)的資本結(jié)構(gòu)調(diào)整的影響[1]；甘犁等通過(guò)測(cè)算就業(yè)人口、固定資產(chǎn)投資等數(shù)據(jù)評(píng)價(jià)小微企業(yè)增值稅政策[2]。同時(shí)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，部分學(xué)者也將BP神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)、模糊評(píng)價(jià)等方法引入政策評(píng)價(jià)中[3-5]。另一類是從政策內(nèi)容出發(fā)，從政策的完整性、持續(xù)性、充分性等角度進(jìn)行評(píng)價(jià)，如劉會(huì)武等提出了創(chuàng)新政策評(píng)價(jià)的三個(gè)維度，即評(píng)價(jià)目的、評(píng)價(jià)時(shí)間和創(chuàng)新活動(dòng)[6]；林伯強(qiáng)等針對(duì)風(fēng)電標(biāo)桿電價(jià)政策，使用可再生遞歸的研究方法構(gòu)建評(píng)價(jià)框架[7]；張永安和郄海拓運(yùn)用PMC指數(shù)模型對(duì)國(guó)務(wù)院創(chuàng)新政策進(jìn)行分析評(píng)價(jià)[8]；趙立祥運(yùn)用PMC指數(shù)模型構(gòu)建中國(guó)碳減排政策的量化評(píng)價(jià)模型[9]。本文屬于第二類研究范疇。

本文基于PMC指數(shù)模型，構(gòu)建高校檔案管理政策的量化評(píng)價(jià)模型并提出使用建議，不僅彌補(bǔ)了這一研究領(lǐng)域的空白，也對(duì)相關(guān)政策的完善及高校檔案管理工作的提高具有現(xiàn)實(shí)意義。

2 PMC指數(shù)模型構(gòu)建

PMC指數(shù)模型(policy modeling consistency index)是Ruiz Estrada等在“Omnia Mobilis”的理論基礎(chǔ)上提出來(lái)的[10]。該理論認(rèn)為萬(wàn)物皆在變化，不應(yīng)該忽略任何一個(gè)與政策相關(guān)的變量，因此在選擇變量時(shí)覆蓋范圍要盡量廣泛。所以，該模型不限制二級(jí)指標(biāo)數(shù)量，而且要求各二級(jí)指標(biāo)對(duì)投入產(chǎn)出表具有相同的重要性。與以往研究相比，PMC指數(shù)模型具有兩個(gè)顯著的優(yōu)勢(shì)：(1)可以評(píng)估政策的連貫性(consistency)，(2)借助PMC曲面圖可以發(fā)現(xiàn)政策的優(yōu)勢(shì)和缺點(diǎn)。

運(yùn)用PMC指數(shù)模型對(duì)政策進(jìn)行分析評(píng)價(jià)主要通過(guò)4個(gè)步驟：(1)建立多維投入產(chǎn)出表(multi-input-output table)；(2)確定一級(jí)指標(biāo)、二級(jí)指標(biāo)，并確定二級(jí)指標(biāo)的計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)；(3)通過(guò)文本分析獲得各二級(jí)指標(biāo)取值，計(jì)算PMC指數(shù)；(4)生成PMC曲面圖，對(duì)政策進(jìn)行分析評(píng)價(jià)。

2.1 指標(biāo)選取

PMC指數(shù)模型中要全面考慮各影響因素的作用，所以不限制二級(jí)指標(biāo)數(shù)目。本文在已有研究及高校檔案管理相關(guān)資料的基礎(chǔ)上，借鑒Mario(2011)和王永堅(jiān)(1997)等學(xué)者的研究對(duì)指標(biāo)體系進(jìn)行了設(shè)計(jì)[10-11]。對(duì)高校檔案管理政策進(jìn)行量化評(píng)價(jià)的PMC指標(biāo)體系，共有9個(gè)一級(jí)指標(biāo)，分別用X1～X9表示。X1表示政策性質(zhì)，用來(lái)考察政策是否對(duì)高校檔案管理工作具有引導(dǎo)、監(jiān)督、建議、描述、識(shí)別的作用，并據(jù)此對(duì)每個(gè)二級(jí)指標(biāo)進(jìn)行設(shè)置；X2表示政策時(shí)效，考察該項(xiàng)政策的時(shí)效性，包含長(zhǎng)期、中期、短期、一年內(nèi)4個(gè)二級(jí)指標(biāo)；X3表示政策受體，反映政策是對(duì)誰(shuí)的行為做出規(guī)定，包括政府部門、高等學(xué)校、高校行政人員、高校檔案管理人員及其他5個(gè)二級(jí)指標(biāo)；X4表示政策內(nèi)容，是用來(lái)考察該政策對(duì)檔案管理工作哪些方面做出規(guī)定，包括檔案收集、檔案保管、檔案整理、檔案利用4個(gè)二級(jí)指標(biāo)；X5表示保障措施，考察的是每項(xiàng)政策中采取哪些手段保證政策的實(shí)施，包括依法處罰、持續(xù)監(jiān)管、高校自查自律3個(gè)二級(jí)指標(biāo)；X6表示政策功能，用來(lái)評(píng)價(jià)政策對(duì)高校檔案管理工作能起到的作用，包括提高檔案管理效率、完備檔案管理制度、加強(qiáng)檔案管理監(jiān)管、保護(hù)相關(guān)人員權(quán)益4個(gè)二級(jí)指標(biāo)；X7表示政策評(píng)價(jià)，考查該政策文本依據(jù)是否充分、目標(biāo)是否明確、方案是否科學(xué)3個(gè)二級(jí)指標(biāo)；X8表示政策層級(jí)，包括法律法規(guī)、部門規(guī)章、地方政策、高校政策4個(gè)層級(jí)；X9反映政策是否公開(kāi)，公開(kāi)取值為1，否則取值為0。各級(jí)指標(biāo)及具體的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)表1。

表1 各級(jí)指標(biāo)及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)

表1(續(xù))

2.2 評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)

在構(gòu)建多維投入產(chǎn)出表時(shí)，各二級(jí)指標(biāo)應(yīng)當(dāng)具有相同的權(quán)重，因此二級(jí)指標(biāo)得分采用二進(jìn)制。結(jié)合文本挖掘的方法，如果該政策與某個(gè)二級(jí)指標(biāo)代表的含義相關(guān)、或者具有該二級(jí)指標(biāo)表示的內(nèi)容，則該二級(jí)指標(biāo)得分為1，否則得分為0。具體評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)表2。每個(gè)二級(jí)指標(biāo)得分均服從[0,1]分布，這可以保證二級(jí)指標(biāo)對(duì)投入產(chǎn)出表有相同的重要性。

表2 投入產(chǎn)出表

2.3 綜合評(píng)價(jià)指數(shù)計(jì)算及評(píng)級(jí)依據(jù)

對(duì)高校檔案管理政策進(jìn)行評(píng)價(jià)，綜合評(píng)價(jià)指數(shù)的計(jì)算需要以下四個(gè)步驟：首先，評(píng)價(jià)主體按照二級(jí)指標(biāo)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)對(duì)政策進(jìn)行文本分析獲得二級(jí)指標(biāo)得分；其次，計(jì)算各一級(jí)指標(biāo)得分，這個(gè)過(guò)程要求二級(jí)指標(biāo)對(duì)各一級(jí)指標(biāo)具有同樣的重要性；再次，計(jì)算PMC綜合評(píng)價(jià)指數(shù)，并根據(jù)評(píng)級(jí)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)政策進(jìn)行評(píng)價(jià)；最后，構(gòu)建PMC曲面，結(jié)合PMC曲面圖對(duì)政策進(jìn)行分析。

2.3.1 一級(jí)指標(biāo)得分計(jì)算

評(píng)價(jià)主體通過(guò)政策文本分析方法獲得二級(jí)指標(biāo)得分，二級(jí)指標(biāo)取值為0或1，如公式(1)所示，其中i、j分別表示一級(jí)指標(biāo)和二級(jí)指標(biāo)編號(hào)。為保證在最后的綜合評(píng)價(jià)指數(shù)中各二級(jí)指標(biāo)具有相同的重要性，所以在計(jì)算一級(jí)指標(biāo)時(shí)各個(gè)二級(jí)指標(biāo)被賦予相同的權(quán)重，即一級(jí)指標(biāo)為各個(gè)二級(jí)指標(biāo)得分的算術(shù)平均值，如公式(2)所示。所以各個(gè)一級(jí)指標(biāo)得分也嚴(yán)格分布在[0,1]。

Xi,j={XR∶[0～1]}

(1)

(2)

2.3.2 PMC指數(shù)計(jì)算及評(píng)級(jí)依據(jù)

同樣,為保證各二級(jí)指標(biāo)所代表的因素在綜合評(píng)價(jià)指數(shù)中具有相同的重要性，所以計(jì)算綜合評(píng)價(jià)指數(shù)時(shí)各一級(jí)指標(biāo)應(yīng)當(dāng)被賦予相同的權(quán)重，如公式(3)所示，則綜合指數(shù)得分的分布區(qū)間為[0,9]。

(3)

PMC指數(shù)得分是高校檔案管理政策的量化評(píng)價(jià)結(jié)果，還應(yīng)當(dāng)按照一定的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)該政策進(jìn)行評(píng)級(jí)，具體標(biāo)準(zhǔn)見(jiàn)表3。當(dāng)PMC指數(shù)在[7.50，9.00]時(shí)，評(píng)級(jí)為最優(yōu)；當(dāng)PMC指數(shù)在[6.00，7.49]時(shí)，評(píng)級(jí)為優(yōu)秀；當(dāng)PMC指數(shù)在[4.50，5.99]時(shí)，評(píng)級(jí)為良好；當(dāng)PMC指數(shù)在[0，4.49]時(shí)，評(píng)級(jí)為不良。

表3 評(píng)級(jí)依據(jù)

3 案例分析

以山西省檔案局發(fā)布的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下高校檔案工作的實(shí)施意見(jiàn)》為例，采用PMC指數(shù)模型進(jìn)行分析評(píng)價(jià)。

通過(guò)投入產(chǎn)出表計(jì)算待評(píng)價(jià)政策的各一級(jí)指標(biāo)得分及PMC指數(shù)(表4)。待評(píng)價(jià)政策PMC指數(shù)得分為8分，評(píng)級(jí)為最優(yōu)。

表4 一級(jí)指標(biāo)得分及PMC指數(shù)

通過(guò)表4中的數(shù)據(jù)構(gòu)建待評(píng)價(jià)政策的PMC曲面及PMC曲面圖，如圖1所示。

圖1 PMC曲面圖

(4)

圖1中，1～3表示的是PMC曲面中的行數(shù)，而系列1～3表示的是PMC曲面中的列數(shù)。通過(guò)PMC曲面圖，我們可以清晰地看出待評(píng)價(jià)政策的優(yōu)勢(shì)與不足。該政策中包含對(duì)高校的檔案管理工作引導(dǎo)、監(jiān)管、建議、描述、識(shí)別等，在政策時(shí)效上充分考慮不同階段的工作重點(diǎn)，并對(duì)相關(guān)政府部門、高校、校長(zhǎng)等行政人員以及高校的檔案管理人員等分別做出規(guī)定。該政策內(nèi)容中包含了檔案收集、檔案整理、檔案保管及檔案利用四個(gè)方面的檔案管理工作，能夠很好地提高高校檔案管理工作效率、完善高校檔案管理制度、加強(qiáng)高校檔案管理監(jiān)督、保護(hù)相關(guān)人員權(quán)益，并且有明確的依據(jù)及目標(biāo)，方案也科學(xué)可行。但是，存在一個(gè)明顯的缺陷，保障措施存在不足。在政策文本中沒(méi)有明確提及如果出現(xiàn)違反該政策的行為將會(huì)采取什么修改糾正措施。在進(jìn)一步完善過(guò)程中，可考慮該問(wèn)題。

4 結(jié)論及模型使用建議

本文從高校檔案管理特點(diǎn)出發(fā)，借鑒PMC指數(shù)模型設(shè)計(jì)面向高校檔案管理政策的量化評(píng)價(jià)模型。首先有針對(duì)性地設(shè)計(jì)指標(biāo)體系及二級(jí)指標(biāo)得分標(biāo)準(zhǔn)，然后在保證二級(jí)指標(biāo)所代表的因素具有相同重要性的基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)一級(jí)指標(biāo)及綜合評(píng)價(jià)指數(shù)的計(jì)算方法，并且根據(jù)綜合評(píng)價(jià)指數(shù)得分確定高校檔案管理政策的評(píng)級(jí)依據(jù)，劃分為最優(yōu)、優(yōu)秀、良好、不良四個(gè)等級(jí)。并以山西省檔案局發(fā)布的《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下高校檔案工作的實(shí)施意見(jiàn)》為例，展示該模型的使用過(guò)程。并發(fā)現(xiàn)該政策整體評(píng)級(jí)為最優(yōu)，但保障措施存在不足，為進(jìn)一步完善高校檔案管理工作提供參考意見(jiàn)。本文設(shè)計(jì)的指數(shù)模型目的是幫助政策制定者發(fā)現(xiàn)高校檔案管理相關(guān)政策的不足之處，從而及時(shí)改進(jìn)、完善。