事業(yè)單位檔案編研工作的問題與對策探析

文/天津市經(jīng)濟發(fā)展研究院 韓亞洲

米歇爾·迪香曾說：“從古代埃及、蘇美爾、中國和印度這樣一些遙遠的文明地域開始保管書寫品起，直到現(xiàn)代人類對檔案的科學(xué)保管，其原因就在于檔案的有用性和可利用性?！笔聵I(yè)單位檔案編研工作直接服務(wù)于單位的各項工作，就是在發(fā)揮檔案的這種有用性和可利用性。

一、事業(yè)單位檔案編研工作的含義與特點

（一）事業(yè)單位檔案編研工作的含義?！熬幯小笔且粋€組合詞，具有“編纂”和“研究”的雙重含義，“研”是“編”的基礎(chǔ)，并貫穿于“編”的全過程；“編”是“研”的目的，是“研”的成果的系統(tǒng)化，兩者構(gòu)成一個有機聯(lián)系的整體。事業(yè)單位檔案編研工作就是根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定，為滿足領(lǐng)導(dǎo)決策、單位業(yè)務(wù)開展的需要，對檔案資源進行分析、研究，通過編研的方式將檔案的“隱性價值”轉(zhuǎn)化為“顯性價值”，實現(xiàn)檔案利用的成果化。

事業(yè)單位檔案編研工作的優(yōu)勢包括兩個方面：一方面，可以增強檔案材料的系統(tǒng)性，有效開發(fā)檔案資源，把檔案的潛在價值轉(zhuǎn)化為現(xiàn)時價值，變被動利用為主動服務(wù)，更好地滿足事業(yè)單位各項工作的需要；另一方面，事業(yè)單位檔案編研成果是單位歷史文化的積淀，高質(zhì)量的編研成果能夠增強員工對單位的認同感，增強單位的凝聚力，促進單位歷史文化的傳承。

（二）事業(yè)單位檔案編研工作的特點。1.事業(yè)單位檔案編研工作知識密度高。事業(yè)單位主要從事教育、科技、文化、衛(wèi)生等方面的研究和公共服務(wù)，工作人員主要是高學(xué)歷的專業(yè)技術(shù)人才，承擔(dān)著重要的科研任務(wù)，從事以腦力勞動為主的科學(xué)研究工作，技術(shù)和智力要素依賴大大超過其他單位，科研支出占有較高比例。對事業(yè)單位檔案進行編研必然具有很高的知識密集度。這種高知識密集度要求我們要加強部門合作，與檔案形成部門的專業(yè)技術(shù)人員共同編研，否則檔案編研工作很容易淺嘗輒止，編纂有余，研究不足，造成編多研少，深度不夠。2.事業(yè)單位檔案編研工作專業(yè)性強。事業(yè)單位檔案在開展科教文衛(wèi)研究和公共服務(wù)等工作過程中形成，具有較強的專業(yè)性，比如科研院所的科研檔案、醫(yī)療機構(gòu)的病歷檔案等。事業(yè)單位檔案較強的專業(yè)性決定了事業(yè)單位檔案編研工作的較強專業(yè)性，這要求相關(guān)工作必須有相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員的參與才能完成。這要求檔案人員要與專業(yè)技術(shù)人員共同編研，彰顯專業(yè)技術(shù)人員的專業(yè)優(yōu)勢。3.事業(yè)單位檔案編研工作質(zhì)量要求高。事業(yè)單位相關(guān)研究項目經(jīng)常具有較強的關(guān)聯(lián)性，以往科研檔案對于以后的研究具有很強的參考作用。只有對相關(guān)數(shù)據(jù)、相關(guān)文字進行精準(zhǔn)編研才能提供精準(zhǔn)服務(wù)，因此在編研過程中要嚴把質(zhì)量關(guān)、提高編研質(zhì)量。

二、事業(yè)單位檔案編研工作面臨的主要問題

（一）編研缺乏主動性。檔案工作在事業(yè)單位各項工作中是一項比較邊緣化的工作，普遍存在重視程度不夠的現(xiàn)象。在實際工作中，完整齊全的收集檔案已經(jīng)存在不少的困難，工作人員常常把“收的齊、管得好”作為工作目標(biāo)，沒有時間去思考檔案信息的深層次開發(fā)，不能更好地為單位各項工作提供服務(wù)。這使得檔案編研工作在邊緣化的檔案工作中再次被邊緣化，檔案人員缺乏編研的主動性，在檔案檢查或移交進館的時候進行緊急編研，應(yīng)對檢查、評比等達標(biāo)之用。

（二）編研深度不夠。檔案編研是“編”與“研”的結(jié)合，既有“編”也有“研”，只有當(dāng)編研工作者深入挖掘相關(guān)檔案材料之間的聯(lián)系、揭示檔案背后故事的時候，“研”才能成為檔案編研工作的主要方面，編研成果才有深度，才能更好地滿足領(lǐng)導(dǎo)決策、單位業(yè)務(wù)開展的需要。在傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案編研模式中，檔案部門是編研的主要力量或全部力量。由于專業(yè)技術(shù)水平的局限，檔案工作人員難以對知識密集度高、專業(yè)性強的檔案進行深層次研究，只能進行簡單的材料匯編。這反映到編研的實際工作中就是剪刀和糨糊、復(fù)制與粘貼，與其說是編研，不如說是檔案的拼湊，最終造成檔案編研深度不夠，編多研少。

（三）編研質(zhì)量不高。檔案編研在檔案工作中處于較高的層次，是檔案工作深化發(fā)展的重要標(biāo)志。一方面，事業(yè)單位檔案工作面臨著人少事多的情況，一般只能完成基礎(chǔ)工作量，沒有余力進行編研；另一方面，在面對知識密集度高、專業(yè)性強的科研檔案時，檔案工作人員往往受專業(yè)水平的限制，不能進行高質(zhì)量的編研，造成事業(yè)單位的檔案編研工作很少考慮實際需要，重數(shù)量輕質(zhì)量，更多的是解決“有與無”的問題，滿足于完成了多少種成果、編輯了多少萬字。成果一般僅僅是《組織機構(gòu)沿革》《全宗介紹》《大事記》等必需的編研任務(wù)或《制度匯編》《會議記錄匯編》等簡單的檔案材料堆積。最終的編研成果經(jīng)常是檔案工作的自娛自樂，普遍存在成果同質(zhì)化嚴重、質(zhì)量不高等問題。

（四）編研作用發(fā)揮不明顯。檔案編研的目的是利用，是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)、為單位的業(yè)務(wù)發(fā)展服務(wù)。但是在實際工作中卻經(jīng)常是為了完成編研任務(wù)、應(yīng)對檢查評比，不重視檔案編研作用的有效發(fā)揮。具體表現(xiàn)為兩個方面：一方面，編研前缺乏深入調(diào)研，未考慮編研成果的實際利用價值，在工作中產(chǎn)生隨意性、盲目性，造成編研成果缺乏針對性；另一方面，編研完成后缺乏宣傳，一般是收入庫房、以備檢查，不能真正發(fā)揮編研成果的價值。

三、事業(yè)單位檔案編研工作的對策

（一）建立協(xié)調(diào)機制。有效的組織領(lǐng)導(dǎo)是工作有序推進的重要保障。事業(yè)單位檔案編研工作需要通過強化組織領(lǐng)導(dǎo)，建立協(xié)調(diào)機制，變被動為主動，保證編研工作的有序推進。1.建立科學(xué)的編研工作評估體系，使相關(guān)人員充分認識到檔案編研的重要價值，進而重視檔案編研工作，樂于主動參與。2.成立由單位領(lǐng)導(dǎo)任組長、相關(guān)中層領(lǐng)導(dǎo)為成員的檔案編研工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對檔案編研工作進行有效的協(xié)調(diào)，并在部門分工基礎(chǔ)上，成立相關(guān)部門成員組成的編寫組，明確各方職責(zé)。3.制定正確的編寫計劃，明確檔案編研的基本方法、編研體例，保證檔案編研工作的順利進行。4.加強人員保障，在編研過程中充分發(fā)揮檔案管理人員查找資料、編輯方面的優(yōu)勢，發(fā)揮相關(guān)部門工作人員檔案研究方面的優(yōu)勢，共同編研出高質(zhì)量的成果。

（二）凸顯研究特色。檔案編研既有“編”也有“研”，事業(yè)單位檔案知識密集度高、專業(yè)性強，具有一定的專業(yè)基礎(chǔ)才能進行研究。檔案部門在此過程中具有編的優(yōu)勢，而研只有借助專業(yè)力量才能完成，這個時候與相關(guān)部門展開合作編研就顯得尤為重要了。在檔案編研過程中，檔案部門應(yīng)當(dāng)與其他部門及時展開交流，共同編研，發(fā)揮專業(yè)技術(shù)人員的研究特長，一則可以減輕檔案部門壓力，緩解人手不足的問題；二則進一步擴大檔案資料收集利用范圍，把分散在各部門的資料利用起來，讓檔案編研材料更具廣泛性。

（三）提升編研質(zhì)量。在檔案編研過程中，一定要注意對編研成果嚴格把關(guān)，提高編研質(zhì)量。1.建立編研過程中的互動機制，定期交流研究成果和工作計劃，把握正確的研究方向和工作進度。2.加強內(nèi)部評審，把研究成果匯總后，注意互相交流，對研究結(jié)果進行評審，正確把握研究成果與檔案記載相符，并保證全書觀點、風(fēng)格一致。3.注重發(fā)揮老領(lǐng)導(dǎo)、老同志的作用，多向當(dāng)事人去請教，相關(guān)編研成果由他們根據(jù)當(dāng)時的情況進行質(zhì)量把關(guān)。

（四）注重實用價值。事業(yè)單位檔案工作主要服務(wù)于本單位，很少對社會提供利用，這決定了事業(yè)單位檔案編研成果不同于檔案館的編研成果。事業(yè)單位一般圍繞本單位的實際需要開展編研，注重為單位的領(lǐng)導(dǎo)決策、業(yè)務(wù)開展服務(wù)。1.從選題的角度來說，注重選題的實用性。選題是檔案編研工作的出發(fā)點，要注意加強調(diào)研，結(jié)合單位發(fā)展需要，綜合考慮單位各方面工作，深入分析檔案借閱頻率，把握單位的檔案信息需求，立足室藏條件，全面分析，多方征求意見，保證選題的實際價值。2.從選材的角度來說，要注意材料的實用價值。一方面根據(jù)利用效果反饋來選擇利用效果比較好的材料，另一方面注重材料的新穎性和獨特性，選擇既有價值又新穎的材料，避免重復(fù)使用。

四、結(jié)語

事業(yè)單位檔案編研工作是發(fā)揮檔案作用的重要方式，要建立協(xié)調(diào)機制、強化檔案研究、提高編研質(zhì)量、注重實用價值，使檔案編研成果更好地服務(wù)于單位的領(lǐng)導(dǎo)決策和業(yè)務(wù)開展，最大限度地提高檔案的利用價值，促進單位歷史文化的有效傳承與深度積淀。