核電工程聲像檔案的管理研究

文/國(guó)核示范電站有限責(zé)任公司 姜涵

聲像檔案包括錄音錄像、音頻視頻、照片以及對(duì)應(yīng)的文字說(shuō)明等形式的信息文件，是一種特殊的檔案載體，相對(duì)紙質(zhì)文件具有更加生動(dòng)、直觀以及形象的特點(diǎn)。利用聲像檔案來(lái)記錄核電工程項(xiàng)目建設(shè)以及運(yùn)行的全過(guò)程，對(duì)于項(xiàng)目的建設(shè)和經(jīng)營(yíng)發(fā)展具有重大意義。但是，目前很多核電單位在聲像檔案管理方面，還存在諸多問(wèn)題，如采集隨意、權(quán)責(zé)不分等，這都大大影響了聲像檔案管理的質(zhì)量以及效果。提高核電聲像檔案管理水平，需要我們進(jìn)一步改變傳統(tǒng)思想認(rèn)識(shí)，正確看待管理中的各種不足，大膽創(chuàng)新，積極探索，不斷改進(jìn)，從體制機(jī)制、程序方法等方面，提高聲像檔案管理的質(zhì)量和效率。

一、核電聲像檔案管理的重要性

核電聲像檔案包括了從前期籌建、施工建設(shè)、調(diào)試到試運(yùn)行生產(chǎn)整個(gè)過(guò)程中產(chǎn)生的大量數(shù)碼照片、錄音、錄像等多媒體文件，涵蓋了項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中的各項(xiàng)重要活動(dòng)以及工程節(jié)點(diǎn)等內(nèi)容，對(duì)核電工程的運(yùn)維管理具有重要意義。而且聲像檔案并不是單獨(dú)存在的，因此可以將其看作是其他載體檔案的必要補(bǔ)充，與紙質(zhì)載體的檔案相比，核電聲像檔案只是通過(guò)不同的形式進(jìn)行歷史記錄，除了文字、圖片記錄以外，還包括了視頻、音頻等形式，兩者可以相互印證。

核電工程持續(xù)不斷地發(fā)展，勢(shì)必會(huì)需要與外部單位進(jìn)行交流合作，相比常規(guī)載體的檔案，聲像檔案可以更大程度上滿足技術(shù)交流的需求，為對(duì)外交流提供更好的媒介。但是，目前來(lái)看，受思想意識(shí)以及硬件設(shè)施等因素的限制，很多聲像檔案的信息采集并不完整，無(wú)論是存儲(chǔ)還是查詢應(yīng)用均存在較大的不便和隱患，還需要做進(jìn)一步的創(chuàng)新和完善，制定針對(duì)性與可行性更高的管理方案，提高聲像檔案管理整體效果。

二、核電聲像檔案管理存在的問(wèn)題

（一）管理意識(shí)不足。雖然聲像檔案對(duì)于核電工程項(xiàng)目具有重要作用，但是在管理上依然存在諸多的問(wèn)題，導(dǎo)致問(wèn)題出現(xiàn)的最根本原因便是人員意識(shí)的不足，在對(duì)聲像檔案的收集整理與歸檔方面缺乏專業(yè)性保障，留下了諸多隱患。聲像檔案屬于一種特殊的檔案載體，與文書(shū)、會(huì)計(jì)等傳統(tǒng)檔案有著明顯的差別，這就導(dǎo)致很多非專業(yè)的管理人員產(chǎn)生思想上的偏差，忽視了聲像檔案管理的重要性，并不將其作為檔案來(lái)源看待，僅僅只是將其作為一種簡(jiǎn)單的信息記錄形式，進(jìn)而無(wú)法采取有效的措施進(jìn)行管理。甚至存在部分聲像文件并未進(jìn)行專業(yè)的存儲(chǔ)管理，而是直接安排拍攝人員保管，導(dǎo)致該部分重要的聲像資料無(wú)法得到有效管理，在后期很容易出現(xiàn)丟失、損壞等問(wèn)題，無(wú)法將聲像檔案具有的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來(lái)。

（二）專業(yè)管理缺失。檔案管理工作本身就具有較強(qiáng)的專業(yè)性特點(diǎn)，但是對(duì)于核電聲像檔案管理而言，人們對(duì)此認(rèn)識(shí)不深，導(dǎo)致很多管理工作的開(kāi)展具有非常強(qiáng)的盲目性與隨意性。目前核電工程聲像檔案大部分是按照項(xiàng)目階段或者事件重要程度來(lái)拍攝存儲(chǔ)，很多拍攝人員重視程度不夠或者專業(yè)能力不足，導(dǎo)致聲像資料拍攝質(zhì)量不佳，信息模糊，甚至在首次使用后出現(xiàn)損壞或丟失問(wèn)題。另外，重要的工程照片、聲像資料拍攝后未進(jìn)行細(xì)致的整理說(shuō)明，隨著時(shí)間的流逝，無(wú)法對(duì)聲像資料所記錄的事件準(zhǔn)確還原，使得聲像檔案的作用大打折扣。尤其是工程建設(shè)過(guò)程中人員流動(dòng)性比較強(qiáng)，如果缺乏對(duì)聲像檔案管理的統(tǒng)一要求，完全由拍攝人員自持資料，就非常容易造成聲像檔案的流失，對(duì)后續(xù)的存儲(chǔ)、保護(hù)以及管理利用產(chǎn)生諸多不良影響。有些聲像檔案需要專門(mén)的軟件才能打開(kāi)，這就需要在保存聲像檔案的同時(shí)也要保存相應(yīng)的軟件。另外，聲像檔案的儲(chǔ)存條件要求較高，不同于普通紙質(zhì)文件，聲像檔案需要保存在專業(yè)的檔案室、檔案柜，溫度及濕度的設(shè)定也要符合標(biāo)準(zhǔn)，然而目前很多管理者對(duì)此重視不足，難以保證聲像檔案儲(chǔ)存條件符合標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致聲像檔案無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值。

（三）信息化程度較低。面對(duì)大量的聲像檔案，在管理方式上依然是創(chuàng)新性不足，整體上來(lái)講信息化程度過(guò)低，而無(wú)法真正做到現(xiàn)代化的管理。在信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的潮流下，我國(guó)各級(jí)檔案部門(mén)逐漸建立了多媒體聲像檔案系統(tǒng)，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支持，來(lái)改善和提高聲像檔案管理效率，真正做到聲像檔案資料的共享，滿足不同人員對(duì)檔案資料的應(yīng)用需求。尤其是對(duì)于核電工程項(xiàng)目的聲像資料來(lái)講，在建設(shè)階段、行政接待、內(nèi)部管理等方面產(chǎn)生且收集的聲像檔案資料數(shù)量非常大。再加上隨著項(xiàng)目的進(jìn)展，在工程籌建、土建施工、設(shè)備采購(gòu)與安裝、調(diào)試試運(yùn)行等環(huán)節(jié)更是產(chǎn)生了大量且重要的聲像材料。如果依然是存儲(chǔ)在個(gè)人電腦中，未按照完整格式進(jìn)入聲像檔案系統(tǒng)，勢(shì)必會(huì)對(duì)核電工程聲像檔案保存的完整性以及利用的有效性產(chǎn)生不利影響，因此，企業(yè)還需要加強(qiáng)對(duì)此方面的重視，加大對(duì)聲像檔案管理信息化的建設(shè)力度，為聲像檔案的高質(zhì)量管理提供支持。

三、核電聲像檔案管理優(yōu)化策略

（一）加強(qiáng)前端控制。1.完善管理制度。針對(duì)核電聲像檔案管理要求制定相對(duì)完善的規(guī)章制度，對(duì)明確聲像檔案管理的基本要求以及執(zhí)行措施，以此來(lái)約束相關(guān)工作人員的行為，保證每個(gè)環(huán)節(jié)執(zhí)行的規(guī)范性與專業(yè)性。由企業(yè)內(nèi)部職能部門(mén)負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)領(lǐng)域內(nèi)聲像資料的收集，并由各參建單位聯(lián)合參與管理，以此來(lái)保證相關(guān)工作領(lǐng)域內(nèi)產(chǎn)生的聲像檔案資料得以有效的收集、保管。2.補(bǔ)充采集流程。對(duì)于聲像檔案材料的采集需要制定出詳細(xì)的流程，包括制定采集標(biāo)準(zhǔn)、建立組織機(jī)構(gòu)、制定拍攝計(jì)劃、現(xiàn)場(chǎng)拍攝與照片甄選、材料收集整理、文件材料歸檔以及管理利用等。以統(tǒng)一的采集流程作為工作指導(dǎo)，保證項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中聲像檔案資料能夠有效拍攝收集，提高整個(gè)過(guò)程執(zhí)行的規(guī)范性。3.專業(yè)人員配置。在目前所具備的文檔管理人員基礎(chǔ)上，額外配置專門(mén)的聲像檔案管理人員，并且要負(fù)責(zé)多媒體聲像檔案管理系統(tǒng)的培訓(xùn)與管理。爭(zhēng)取在最短的時(shí)間內(nèi)，企業(yè)內(nèi)部的所有檔案管理人員均能夠熟練操作和使用聲像檔案系統(tǒng)，按照要求完成聲像檔案的存儲(chǔ)管理以及開(kāi)發(fā)利用。

（二）做好中間管控。1.嚴(yán)格審核檔案質(zhì)量。重點(diǎn)針對(duì)目前普遍存在的“重拍攝、輕整理”的問(wèn)題進(jìn)行整改，轉(zhuǎn)變拍攝以及管理人員的思想意識(shí)，提高其對(duì)聲像檔案的重視程度，并且做好相互之間協(xié)調(diào)配合工作，確保聲像檔案的質(zhì)量符合專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。此外，要制定內(nèi)外部的審核機(jī)制，內(nèi)部即通過(guò)員工、部門(mén)聲像檔案管理人員、企業(yè)聲像檔案管理人員，外部即通過(guò)施工單位、總包、業(yè)主的流程來(lái)進(jìn)行審核，提高核電聲像檔案的歸檔質(zhì)量。2.流程在線監(jiān)控。由聲像檔案管理人員來(lái)負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料各項(xiàng)申請(qǐng)的動(dòng)態(tài)監(jiān)控，實(shí)時(shí)掌握檔案資料的動(dòng)態(tài)信息，保證聲像文件流程無(wú)異常。要注意完成著錄數(shù)據(jù)、歸檔數(shù)據(jù)以及借閱數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)導(dǎo)出，利用聲像檔案管理系統(tǒng)生成報(bào)表，對(duì)封面、目錄以及備考表等進(jìn)行導(dǎo)出操作，掌握聲像檔案的整體信息。3.把握好過(guò)程檢查。管理人員需要與各部門(mén)、各單位保持良好的溝通，對(duì)于工程建設(shè)不同階段、不同環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的聲像文件有一個(gè)整體的把握，了解各部門(mén)、各單位聲像檔案的收集情況，并結(jié)合項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況，做好相應(yīng)的中間檢查工作，確保聲像檔案的完整性與可靠性。

（三）注意最終利用。聲像檔案存在的目的便是提供利用，將多媒體文件的價(jià)值最大程度地發(fā)揮出來(lái)。多媒體聲像檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)可以提供多種操作，包括以短信或郵件等形式通知借閱者與管理員，利用、審批以及歸還，均可以在線完成。另外，還要重視對(duì)歸檔的聲像檔案進(jìn)行編研開(kāi)發(fā)，按照重大里程碑、系統(tǒng)、設(shè)備等屬性進(jìn)行分類，并以時(shí)間的順序?qū)⑾嚓P(guān)聲像資料以直觀形象的方式還原真實(shí)歷史。

四、結(jié)語(yǔ)

加強(qiáng)對(duì)核電聲像檔案的管理，是當(dāng)前核電項(xiàng)目文檔發(fā)展的一項(xiàng)重要課題，需要我們從實(shí)際出發(fā)，對(duì)聲像檔案管理中存在的問(wèn)題和不足做全面分析，提升管理意識(shí)、加強(qiáng)專業(yè)性管理、提高信息化程度，全面做好前端控制、中間管控及最終利用等環(huán)節(jié)，通過(guò)多個(gè)方面的聯(lián)合創(chuàng)新，來(lái)進(jìn)一步提高聲像檔案管理的綜合效果，真正發(fā)揮出聲像檔案對(duì)于核電工程建設(shè)的重要作用。