油田企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的思考與探究

曾雅娟 大慶油田有限責(zé)任公司黨委辦公室

為了提高油田企業(yè)的質(zhì)量效益，就要對(duì)于企業(yè)的辦公室采取精細(xì)化管理，從而能夠?qū)τ谵k公室工作進(jìn)行精細(xì)化改進(jìn)，完善企業(yè)各項(xiàng)工作的發(fā)展。本文對(duì)于如何開展油田企業(yè)的精細(xì)化辦公室管理進(jìn)行了探究，從而保證油田企業(yè)管理能力的提高。

一、辦公室精細(xì)化管理概念

在進(jìn)行辦公室管理的精細(xì)化過(guò)程中，要本著精準(zhǔn)細(xì)致嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，采用科學(xué)的管理經(jīng)驗(yàn)，對(duì)于辦公過(guò)程進(jìn)行控制，從而取代對(duì)于工作結(jié)果的控制，以提高管理工作的質(zhì)量以及效率。

二、辦公室精細(xì)化管理的主要內(nèi)容

開展辦公室精細(xì)化管理的過(guò)程當(dāng)中，要明確分工與責(zé)任分配、明確管理要求、運(yùn)轉(zhuǎn)流程、做好制度保障以及評(píng)價(jià)考核等全方位的管理。

(一)明確職權(quán)，確定責(zé)任

要想實(shí)現(xiàn)辦公室的精細(xì)化管理，就要首先進(jìn)行定編、定崗、定責(zé)等基本任務(wù)，并進(jìn)一步地進(jìn)行業(yè)務(wù)流程，崗位標(biāo)準(zhǔn)以及工作規(guī)范的梳理，從而建立完善的辦公室工作體系。要注重其中的崗位分工與職責(zé)確定工作，確保每一個(gè)工作節(jié)點(diǎn)以及程序的順利銜接，能夠明確地進(jìn)行分工，保證各個(gè)崗位的人員都能夠完成其工作運(yùn)營(yíng)，實(shí)現(xiàn)部門之間的協(xié)同合作。此外，還要落實(shí)好制度的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，要將工作精細(xì)的對(duì)準(zhǔn)崗位，讓專人對(duì)工作進(jìn)行負(fù)責(zé)，并要將各個(gè)崗位的工作按照要求做到規(guī)范并完善自身的責(zé)任。

(二)優(yōu)化流程，保證制度有序

在進(jìn)行辦公室進(jìn)行精細(xì)化管理的過(guò)程中，要對(duì)環(huán)節(jié)進(jìn)行精簡(jiǎn)并對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行清理，要分清楚各個(gè)崗位的職責(zé)以及工作標(biāo)準(zhǔn)等。要盡量減少辦公室內(nèi)部工作的中間環(huán)節(jié)，從而有效地提高工作效率，在對(duì)外控制的過(guò)程當(dāng)中要盡量提高工作質(zhì)量，優(yōu)化工作的各項(xiàng)流程，并實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門與各個(gè)環(huán)節(jié)工作對(duì)接的無(wú)縫銜接[1]。通過(guò)實(shí)現(xiàn)高效的配合與信息資源共享，實(shí)現(xiàn)相互制約與相互促進(jìn)的同步，提高在保證高效工作的基礎(chǔ)上，減少工作誤差的出現(xiàn)。在開展重要會(huì)議以及重大活動(dòng)時(shí)，要對(duì)于工作流程進(jìn)行制定，繪制出工作流程圖，從而保證各項(xiàng)工作開展的過(guò)程當(dāng)中能夠確定流程當(dāng)中的關(guān)鍵點(diǎn)，對(duì)于每一個(gè)工作點(diǎn)的工作時(shí)間限制以及責(zé)任負(fù)責(zé)人等，都要做到有記錄、有目的、有評(píng)價(jià)。從而實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的緊密銜接，保證工作能夠以鏈條化的形式高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

(三)完善內(nèi)部工作流程，提高效率

在進(jìn)行辦公室的政務(wù)服務(wù)與事務(wù)管理的過(guò)程當(dāng)中，要對(duì)于其工作內(nèi)容進(jìn)行完善，實(shí)現(xiàn)辦公室外部的協(xié)調(diào)合作與內(nèi)部的有序運(yùn)轉(zhuǎn)，從而保證辦公室工作的進(jìn)度。盡量避免管理過(guò)程中的漏洞，例如，僅僅依靠制度進(jìn)行人事管理以及事務(wù)管理等。此外，對(duì)于辦公室工作當(dāng)中的各項(xiàng)工作制度都要進(jìn)行進(jìn)一步填充，要加強(qiáng)所制定的工作制度的可操作性以及針對(duì)性，并擴(kuò)展工作制度的覆蓋內(nèi)容。

(四)健全考核機(jī)制，提高工作績(jī)效

首先要制定相應(yīng)的考核機(jī)制以及評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于油田企業(yè)的辦公室工作進(jìn)行定期考核，以及工作全過(guò)程的監(jiān)督。對(duì)于油田企業(yè)辦公室內(nèi)的量化工作以及程序性工作，要設(shè)計(jì)合理的量化考核標(biāo)準(zhǔn)，而對(duì)于主觀因素較多以及非程序性的工作，則要在進(jìn)行評(píng)價(jià)的過(guò)程當(dāng)中設(shè)定定性標(biāo)準(zhǔn)。第二，要采取科學(xué)合理的考核方式，根據(jù)實(shí)際情況，選擇辦公室內(nèi)部評(píng)議、定性考核以及量化考核，以及多種考核方式相結(jié)合的方式開展考核評(píng)價(jià)，從而有效的提高油田企業(yè)辦公室工作人員的工作效率。第三，在進(jìn)行考核的過(guò)程當(dāng)中，要將分類考核與綜合考核進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，這樣才能夠保證在對(duì)于辦公室工作人員的職能發(fā)揮方面進(jìn)行全方位的評(píng)價(jià)。例如可以在對(duì)于辦公室的重點(diǎn)工作內(nèi)容的考核過(guò)程中，采用分類考核，從而對(duì)于重點(diǎn)工作開展單項(xiàng)評(píng)價(jià)，以此來(lái)提高油田企業(yè)辦公室工作人員的整體工作效率。第四，對(duì)于辦公室各項(xiàng)工作開展時(shí)，要建立活動(dòng)臺(tái)賬，對(duì)于每一位員工的工作業(yè)績(jī)進(jìn)行精細(xì)化的記錄，從而對(duì)于工作情況進(jìn)行定期上報(bào)，并能夠?qū)τ诒憩F(xiàn)優(yōu)秀的員工進(jìn)行表彰以及推廣，為其他員工樹立良好的榜樣，從而推動(dòng)辦公室員工整體的良好工作作風(fēng)。

三、實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的措施

(一)提高油田企業(yè)管理者的管理水平

當(dāng)前，我國(guó)大多數(shù)油田企業(yè)都會(huì)在企業(yè)內(nèi)部與多家企業(yè)之間進(jìn)行管理成果以及管理經(jīng)驗(yàn)的交流與學(xué)習(xí)活動(dòng)。這些交流活動(dòng)的舉辦過(guò)程中，主要是通過(guò)宣傳展示的方式，企業(yè)的管理者之間進(jìn)行深入交流、探討的機(jī)會(huì)不多，再加上這些交流活動(dòng)的參與人數(shù)有限，一些從事辦公室具體工作的人員難以參加交流會(huì)[2]。因此，要提高油田企業(yè)辦公室管理的水平，就要提升管理者以及管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)，保證管理者實(shí)施的管理辦法符合公司運(yùn)轉(zhuǎn)以及員工工作的實(shí)際需要，并且能夠與時(shí)俱進(jìn)，與當(dāng)前的精細(xì)化管理的工作要求相匹配。所以企業(yè)要開展專業(yè)的辦公室管理交流會(huì)，為辦公室基層的管理者，盡可能地提供管理經(jīng)驗(yàn)的學(xué)習(xí)與交流機(jī)會(huì)。交流會(huì)上管理者們可以對(duì)成功的管理案例進(jìn)行交流討論，也需要對(duì)不成功的案例多方分析，讓管理者的思維與行為能力由感性判斷過(guò)渡到理性判斷，從而提高油田企業(yè)辦公室管理的精細(xì)化水準(zhǔn)。

(二)注重精細(xì)化管理過(guò)程當(dāng)中的管理藝術(shù)

在開展油田企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的過(guò)程當(dāng)中，不僅要注重其科學(xué)性，同時(shí)也要注重管理的藝術(shù)性，這就需要管理者的管理經(jīng)驗(yàn)，以及管理技巧。在進(jìn)行油田企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的過(guò)程當(dāng)中，要遵循客觀規(guī)律開展工作，但在進(jìn)行工作實(shí)踐的過(guò)程當(dāng)中，無(wú)法像公式定理一樣做到一板一眼，而是要求管理者在進(jìn)行管理工作的過(guò)程當(dāng)中，能夠根據(jù)具體問(wèn)題而進(jìn)行靈活多變的分析，從而將問(wèn)題的根源找到并解決。

油田企業(yè)擁有獨(dú)特的生產(chǎn)方式與工作環(huán)境，這是油田企業(yè)與其他企業(yè)的不同之處。油田企業(yè)會(huì)受到氣候、地理、地質(zhì)條件以及人文的影響較大，并且其員工結(jié)構(gòu)以及工作制度工種又較為復(fù)雜，再加上油田企業(yè)擔(dān)負(fù)著社會(huì)和諧穩(wěn)定的責(zé)任，所以在進(jìn)行管理的過(guò)程當(dāng)中，必須要保證管理的精細(xì)化與高水準(zhǔn)，這就需要管理者的管理藝術(shù)與技巧[3]。如果在管理過(guò)程中，提高辦公室管理精細(xì)化，就需要管理者在進(jìn)行工作實(shí)踐的過(guò)程中注重管理藝術(shù)，能夠?qū)⒆陨淼睦硇耘c感性結(jié)合，并對(duì)于事物進(jìn)行判斷，從而能夠適度地進(jìn)行工作調(diào)整，這對(duì)于油田企業(yè)的精細(xì)化管理十分重要。

(三)用心進(jìn)行辦公室管理

要想激活員工對(duì)企業(yè)工作的熱情，就需要管理者給員工足夠的信任。當(dāng)員工的工作能夠得到尊重，得到信任時(shí)，員工的工作能力才能夠被完全激發(fā)，并提高工作過(guò)程當(dāng)中的使命感與責(zé)任感。在企業(yè)用人的過(guò)程當(dāng)中，要注重適當(dāng)適度的原則，例如可以在工作考察的過(guò)程當(dāng)中注重員工的奉獻(xiàn)與忠誠(chéng)度的考察，還可以注重對(duì)于員工資歷的考察，這樣才能夠有效地鼓勵(lì)員工的長(zhǎng)期工作的愿望。此外，對(duì)于人才聘用的過(guò)程中不能夠僅僅注重學(xué)歷，如果高學(xué)歷的人才在企業(yè)當(dāng)中無(wú)法發(fā)揮自身的工作職能，就會(huì)導(dǎo)致員工對(duì)企業(yè)失望，從而造成對(duì)企業(yè)的負(fù)面影響。所以在對(duì)企業(yè)用人的過(guò)程當(dāng)中，要注重對(duì)員工的認(rèn)可度，這比工資待遇更為重要，更能夠吸引員工發(fā)揮自身的能力，從而為企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值。

(四)同時(shí)進(jìn)行企業(yè)文化與管理制度

企業(yè)管理制度是理性化的、有形的管理，是通過(guò)條例來(lái)對(duì)員工進(jìn)行強(qiáng)制性的規(guī)范。而企業(yè)文化則是感性化、無(wú)形的管理模式，他通過(guò)內(nèi)在以及軟性的方式來(lái)對(duì)員工進(jìn)行引導(dǎo)，激發(fā)員工的自律。在精細(xì)化管理階段，企業(yè)文化能夠有效地補(bǔ)充企業(yè)制度管理的空白，而企業(yè)管理制度能夠在企業(yè)管理出現(xiàn)偏差時(shí)進(jìn)行強(qiáng)有力的管控，從而規(guī)范員工。油田企業(yè)的發(fā)展與進(jìn)步，離不開企業(yè)員工的貢獻(xiàn)，離不開企業(yè)制度的管理，也離不開企業(yè)文化的熏陶。要想提高油田企業(yè)辦公室精細(xì)化管理的水平，就需要管理者在進(jìn)行管理的過(guò)程當(dāng)中不斷地提高自身的文化素養(yǎng)，在進(jìn)行管理的過(guò)程當(dāng)中引進(jìn)適合企業(yè)發(fā)展的文化，從而使得員工在進(jìn)行工作的過(guò)程當(dāng)中，能夠自覺地遵守制度的規(guī)范，并能夠主動(dòng)地投入到企業(yè)的工作當(dāng)中，發(fā)揮自身的工作熱情以及工作潛能，實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。

總而言之，精細(xì)化管理不僅是一種管理方式，更是一種意識(shí)、態(tài)度、文化。在進(jìn)行辦公室精細(xì)化管理的過(guò)程當(dāng)中，要做到全員參與，要實(shí)現(xiàn)全員的自我目標(biāo)的制定以及自我管理。還要求管理者用科學(xué)合理的管理制度以及適當(dāng)?shù)墓芾硭囆g(shù)來(lái)發(fā)展企業(yè)文化，從而調(diào)動(dòng)員工工作的熱情。以此來(lái)實(shí)現(xiàn)員工，在遵守企業(yè)制度的基礎(chǔ)上，能夠?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展著想，并為企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)擔(dān)憂。通過(guò)管理人員與工作人員的共同努力，實(shí)現(xiàn)油田企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。