推廣OFD標準關(guān)鍵在應用

■ 王善柏

電子文件是國家和社會的重要信息資源，確保電子文件的真實、完整、可用和安全，對促進信息資源開發(fā)利用和維護國家安全具有重大戰(zhàn)略意義。檔案部門保存了大量的電子檔案，如何確保這些電子檔案的價值實現(xiàn)，是檔案工作者需要關(guān)注的重點。版式文檔是電子檔案保存的重要格式，因其版面固化、與設(shè)備無關(guān)、體積精簡等特性一直是電子文件交換和文書類電子檔案長期保存的首選格式，被稱為數(shù)字時代的“數(shù)字紙張”。雖然我國2016年就正式發(fā)布了自主國家版式文檔標準——《GB/T 33190—2016 電子文件存儲與交換格式版式文件》OFD（Open Fixed-layout Document），但是該標準的應用情況不容樂觀，基于版式文檔在電子檔案工作中的獨特作用，檔案部門應該積極推廣OFD 標準，將該標準在檔案行業(yè)廣泛應用。

一、OFD 概況

電子文檔根據(jù)不同的存儲方式，一般可分為流式文檔和版式文檔，流式文檔易于編輯，版式文檔能與原文檔保持一致。流式文檔按照流式灌排的方式進行版面計算和繪制，受不同環(huán)境影響，呈現(xiàn)不同排版效果，在編輯、用戶交流等方面優(yōu)勢突出。在一定條件下，流式文檔形式會發(fā)生改變，也就是“跑版”。我們熟悉的ODF、OOXML（如doc、docx）文檔是典型的流式文件。版式文檔是與流式文檔相對的，具有不易修改、格式獨立等特點。版式文檔不會“跑版”，在任何設(shè)備上顯示和打印都是精確一致的。版式文檔主要應用于成文后電子文件發(fā)布、傳播、存檔。版式文件形成后，不可編輯和篡改正文，只能在其上附加注釋印章等信息。常用的版式文檔格式有OFD、PDF 等。

OFD 文檔是我國根據(jù)國內(nèi)各領(lǐng)域特色需求，在日趨嚴峻的國際形勢下，自主研發(fā)制定的版式文件格式標準，是國家信息安全的基礎(chǔ)性工作的成果。OFD 依托于自主安全可控的標準，具有較為先進的技術(shù)優(yōu)勢，具備了在電子公文、電子檔案、電子發(fā)票、電子證照、電子合同等領(lǐng)域推廣應用的條件。該標準優(yōu)勢包括：自主產(chǎn)權(quán)、安全可控，采用SM 國密算法，將核心技術(shù)掌握于國人手中；長期可讀、拓展性強，OFD 采用“XML 描述+ZIP 壓縮打包”方案，使之更易被長期識別和理解；兼容聚合、真實保存，可獨立于軟硬件和系統(tǒng)，固化呈現(xiàn)版式信息，適合于電子公文、電子檔案和電子證照等領(lǐng)域。

PDF（Portable Document Format）全稱為便攜文檔格式，該文檔是我們非常熟悉的版式文檔，由美國Adobe 公司上世紀九十年代發(fā)布，國際上已被眾多機構(gòu)廣泛采用作為電子文件長期保存格式，是國際上通用的ISO 32000 標準。該標準優(yōu)勢包括：格式與軟硬件及操作系統(tǒng)平臺無關(guān)；依托Adobe 在圖形圖像處理方面的強大的技術(shù)，PDF 矢量處理方面非常完整、全面；具有功能強大的交互性，支持各種業(yè)務(wù)控制和多種事件處理；可以將文字、字體、格式、圖形圖像等封裝在一個文件中，進行權(quán)限控制，集成度和安全可靠性都較高。是一個適合文檔交換的標準，允許用戶交換及瀏覽的電子文檔格式，PDF 以其優(yōu)越的特性成為數(shù)字化信息的一個工業(yè)標準。

出于多方面的考慮，國家檔案局會同工業(yè)和信息化部商國家標準委，將PDF 標準的使用范圍限定在“涉密文檔以及作為檔案保存的文檔”以外。

二、推廣使用OFD 的必要性

眾所周知版式文檔PDF 標準在我國各領(lǐng)域已廣泛應用，為什么我國還要推出國產(chǎn)標準OFD呢？主要有以下原因。

第一，習近平總書記早在2014年，就提出2020年黨政機關(guān)電子公文要做到全國產(chǎn)化替代。檔案部門更應該堅定不移貫徹落實習近平總書記重要指示批示。國家電子文件管理“十三五”規(guī)劃中也對版式電子文件提出了相關(guān)要求。國家各主管部門陸續(xù)出臺各項政策引導OFD 版式文檔的推廣應用。國家檔案局印發(fā)的《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》推薦在電子檔案領(lǐng)域應用OFD標準作為歸檔文件格式。OFD 標準作為電子文件的國家自主基礎(chǔ)標準之一，應用推廣是大勢所趨。

第二，OFD 是國家層級的自主技術(shù)，將幫助我們實現(xiàn)電子文件自主安全可控的戰(zhàn)略需求。尤其是現(xiàn)階段復雜的國際環(huán)境下，我國面臨的一個突出問題是掌握在自己手中的核心技術(shù)標準有限，在諸多技術(shù)領(lǐng)域面臨著“卡脖子”問題。一方面，我們?nèi)绻麑ξ臋n做一些技術(shù)擴展，容易受制于國外廠商。另一方面，如果未來Adobe 停止PDF 技術(shù)授權(quán)，將會對現(xiàn)有電子文檔產(chǎn)生巨大的影響。OFD 滿足版式文件的管理使用需求，支持國產(chǎn)密碼算法，解決了版式文件技術(shù)自主安全可控問題。

第三，OFD 標準有助于將國內(nèi)的版式產(chǎn)業(yè)整合起來，消除信息孤島、信息煙囪。版式文件格式除了PDF，目前國內(nèi)還有一些廠商的私有格式如：方正阿帕比CEB 格式、書生SEP 格式、同方知網(wǎng)CAJ 格式等。這些文件格式和現(xiàn)有信息系統(tǒng)無法保證準確完整交換，由此造成了信息傳遞不暢，形成眾多信息孤島、信息煙囪。如果沒有業(yè)界高度認可的國家統(tǒng)一標準，現(xiàn)有獨立、異構(gòu)、封閉的系統(tǒng)以及千差萬別的文件存儲格式，對電子文件保存、歸檔、利用都造成極大的障礙。

第四，OFD 適應檔案行業(yè)迫切需求。檔案是版式文檔應用的重要領(lǐng)域，由于前端系統(tǒng)使用信息系統(tǒng)和文檔格式眾多繁雜，檔案信息系統(tǒng)在后端承受著巨大的壓力，檔案行業(yè)也比其他行業(yè)更迫切需要統(tǒng)一版式標準。電子文件長期保存格式標準控制關(guān)乎國家數(shù)字信息安全，OFD 具有較強的信息聚合能力，契合檔案學前端控制理論，在無紙化辦公和推行單軌制的發(fā)展趨勢下，對檔案整理、檔案安全、檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)都有很好的支撐，貼近檔案特色，能很好的滿足檔案部門各項應用需求。

三、現(xiàn)階段存在的主要問題

OFD 標準自發(fā)布以來，在電子公文、電子檔案等領(lǐng)域得到初步應用，應用中還存在不少問題。

第一，應用不足，無法形成OFD 標準族。近年來國家相繼出臺《電子文件管理暫行辦法》《黨政機關(guān)電子公文系列標準規(guī)范》等文件，鼓勵黨政機關(guān)及重點行業(yè)領(lǐng)域使用具有自主產(chǎn)權(quán)、安全可控的電子文件管理產(chǎn)品，OFD 國家標準試點工作也在部分領(lǐng)域進行推廣，整體看OFD 應用規(guī)模不大。OFD 只是一個主標準，標準生態(tài)還需要不斷完善補充，沒有像PDF 那樣，已形成包括檔案、工程、印刷等子標準的龐大標準族。

第二，研發(fā)OFD 系列產(chǎn)品的廠商較少。OFD標準由于剛推出不久，用戶在逐漸積累階段，沒有用戶就相當于沒有市場。研究及產(chǎn)品主要集中在少數(shù)幾個廠商，產(chǎn)業(yè)基礎(chǔ)薄弱，同時容易形成壟斷，不利于持續(xù)發(fā)展。對OFD 的格式研究更多地還停留在格式介紹及其與PDF 對比方面。OFD 相關(guān)標準僅有100 多頁，而PDF 經(jīng)過20余年的發(fā)展，其標準有1000 多頁，全球PDF 市場競爭多樣化，主要參與者既有國外專業(yè)廠商，也有國內(nèi)多家知名廠商。

第三，綜合使用成本不菲。PDF 獲得了ISO、ANSI 等國際標準組織的有力支持，進行溝通和格式轉(zhuǎn)換時的成本非常低。而OFD 的閱讀和轉(zhuǎn)換卻需要專門的軟件支持，不同于PDF 閱讀軟件的開源，OFD 軟件由不同的企業(yè)開發(fā)，目前市場上的OFD 軟件價格昂貴。我國檔案部門現(xiàn)有館藏的版式文檔多以PDF 為主，如將這些海量數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為OFD，還需要考慮文檔格式類型、檔案價值、轉(zhuǎn)換時間數(shù)量等諸多要素，綜合各方面來看轉(zhuǎn)換成本較高。

第四，宣貫工作有待加強。OFD 現(xiàn)在主要是在部分政府機關(guān)使用，基本覆蓋到全國大部分省市，不過該標準推出時間短，目前用戶數(shù)遠遠不足。應用中只將部分電子文件轉(zhuǎn)換為OFD 版式格式，不能反映文件生命周期的全過程，影響使用效果。這就需要在加強宣傳推廣的基礎(chǔ)上，在全社會范圍內(nèi)鼓勵使用OFD，提升自主知識產(chǎn)權(quán)產(chǎn)品的競爭力。OFD 宣貫工作在政策導向和市場調(diào)節(jié)等方面都有大量工作去做。

四、如何更好地推廣應用

任何標準的完善需要依據(jù)大量的實踐操作來檢驗。OFD 版式格式也不例外，作為一個技術(shù)方案，標準制定后它的應用前景取決于實際的推廣應用。

第一，做好頂層規(guī)劃，持續(xù)推動應用。檔案行業(yè)主管部門應盡快推出該標準在檔案領(lǐng)域應用的長期規(guī)劃，做好準備分階段堅持不懈地推進OFD 落地應用。OFD 作為版式文件的后發(fā)技術(shù)，它的發(fā)展取決于實際應用。對于數(shù)字信息資源相對集中的檔案部門，可以采用OFD 作為備份和利用的主要格式，以點帶面逐步推動OFD 使用領(lǐng)域和范圍。在檔案部門大量數(shù)據(jù)的驗證中，OFD 承載的電子文件數(shù)量達到一定量級時，這個格式就會不斷成熟完善。

第二，吸引更多廠商開展研究開發(fā)。目前市場上有八家廠商推出支持OFD 標準的軟件產(chǎn)品，還沒有形成規(guī)模效應。OFD 要形成良好的規(guī)模，首先需要廠商加大對OFD 產(chǎn)品的研發(fā)。這就需要國家相關(guān)部門出臺優(yōu)惠政策對廠商進行扶持。同時，用戶數(shù)量對于吸引廠商也是十分重要，隨著推廣力度的加大，會有更多的人使用OFD，用戶的增加會提升OFD 廠商研發(fā)產(chǎn)品的熱情，根據(jù)使用需求，有針對性地持續(xù)更新相關(guān)技術(shù)，從而推動OFD 產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。

第三，打造生態(tài)環(huán)境，減低轉(zhuǎn)換風險。新的版式文件的應用范圍和周邊生態(tài)環(huán)境密切相關(guān)。而OFD 沒有得到現(xiàn)有主流第三方編輯軟件如Office、WPS 的支持。PDF 一開始的推廣也非常緩慢，主要原因之一就是Acrobat 產(chǎn)品閱讀和創(chuàng)建都要收費，隨著Adobe 推出一系列免費的產(chǎn)品，PDF 以其優(yōu)越的特性很快占領(lǐng)市場。我們要學習借鑒PDF 標準，逐步降低使用OFD 費用，在公文、檔案等不同行業(yè)形成OFD 標準族，打通眾多軟件與OFD 的接口，人們對于它的認可和信賴程度會有很大提升，形成自己健康的生態(tài)環(huán)境。

第四，加大OFD 標準的宣傳力度。檔案部門要加強對標準應用的宣傳和解讀，促進標準應用實施?，F(xiàn)階段很多用戶提到版式標準只知道PDF，不了解OFD。通過政策導向、媒體宣傳、行業(yè)培訓等方式進行宣傳和營銷策劃，對社會公眾和檔案工作者主動推送該標準。同時檔案部門在文件收集、鑒定、整理、保管、利用中廣泛應用該標準起到示范作用，帶動更多的用戶熟悉該標準，使用該標準，OFD 的知名度就會慢慢增強。

修訂后的檔案法強調(diào)推動檔案開放與利用，并進一步加強檔案信息化建設(shè)。要實現(xiàn)檔案開放與共享利用，標準統(tǒng)一是基礎(chǔ)。作為一種新生的版式文檔格式標準，OFD 格式在檔案領(lǐng)域的應用正處于起步階段，檔案部門要抓住歷史機遇，勇于擔當，主動作為，同有關(guān)方面凝聚共識，形成合力，共同推動OFD 標準的發(fā)展完善和廣泛應用。相信在不久的將來，OFD 會越來越普及，真正成為我國大眾化的版式文件格式。