大數(shù)據(jù)時代流動人員人事檔案管理使用 困境與對策

文·李香玉

在當(dāng)前社會快速發(fā)展的新形勢下，人員的頻繁流動已經(jīng)成為常態(tài)化，而做好流動人員管理工作是實(shí)現(xiàn)社會和諧穩(wěn)定的基本前提。人事檔案管理是流動人員管理中的重要組成部分，如何在大數(shù)據(jù)時代應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段，突破流動人員人事檔案管理的困境，切實(shí)提升流動人員人事檔案管理質(zhì)量，成為檔案管理部門應(yīng)高度重視的課題。

一、大數(shù)據(jù)時代流動人員人事檔案管理使用困境

（一）檔案分散，信息共享難

由于戶籍管理相對穩(wěn)定的限制，流動人員的人事檔案一般很難跟隨流動人員進(jìn)行遷徙，常處于一種人檔分離的狀態(tài)。而檔案不同存放地，因?yàn)楣芾矸绞?、理念，以及平臺的差異，流動人員的人事檔案信息很難共享，在利用檔案時會受到諸多限制，極為不便。因此信息共享難一直都是嚴(yán)重制約流動人員人事檔案管理質(zhì)量的主要問題。

（二）檔案管理服務(wù)模式落后

出于檔案信息保密安全的局限，很多人事檔案管理部門對于檔案的查閱與借檔程序都規(guī)定的極為刻板，或是要求本人到場，或是要求提供相應(yīng)的證明等，人為造成了查閱檔案時間上的浪費(fèi)和空間上的不便，嚴(yán)重影響了流動人員的檔案利用效率。

（三）檔案信息不完善

一是由于某些部門對人事檔案管理不重視，制度規(guī)定、監(jiān)督指導(dǎo)嚴(yán)重缺失，導(dǎo)致流動人員的人事檔案材料不能及時歸檔上傳。二是由于區(qū)域間的制度屏障，以及電子簽章沒有大規(guī)模普及，很多電子檔案也無法順利歸檔，導(dǎo)致流動人員檔案的信息不夠完善。三是由于流動人員對檔案重要性的認(rèn)知不足，對一些需要完善的檔案信息，因時間、距離的障礙而不能及時補(bǔ)充，導(dǎo)致棄檔現(xiàn)象屢禁不止，許多人事檔案無人認(rèn)領(lǐng)。

二、大數(shù)據(jù)時代流動人員人事檔案管理的有效對策

（一）建立大數(shù)據(jù)平臺，促進(jìn)人事檔案信息的共建與共享

基于當(dāng)前時代發(fā)展的特征，以及人員流動的常態(tài)化趨勢，要積極利用信息技術(shù)建立大數(shù)據(jù)平臺，促進(jìn)人事檔案信息的共建與共享。要遵循集中統(tǒng)一、歸口管理原則，實(shí)行人事檔案分級管理為主、屬地管理為輔機(jī)制，建立流動人員人事檔案業(yè)務(wù)統(tǒng)一經(jīng)辦平臺，逐步實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)一網(wǎng)通辦、一點(diǎn)存檔、多點(diǎn)服務(wù)模式，讓數(shù)據(jù)多跑路、群眾少跑腿成為現(xiàn)實(shí)，提高人事檔案管理的有效性。

（二） 建立健全流動人員人事檔案管理制度

要結(jié)合當(dāng)前流動人員人事檔案管理的需要，不斷完善人事檔案管理制度，減化不必要的程序與形式，建立健全收集歸檔、整理保管、安全保密、轉(zhuǎn)遞移交、查閱利用、檔案信息化建設(shè)等各項(xiàng)管理制度，確保檔案轉(zhuǎn)接暢通、安全高效。

（三）利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，創(chuàng)新流動人員人事檔案管理模式

一是要搭建流動人員人事檔案基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫，確保檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)完整有效，促進(jìn)人事檔案信息利用共享最大化；二是要加快推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，利用先進(jìn)的信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案掃描錄入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，為實(shí)現(xiàn)檔案共享打好基礎(chǔ)；三是與用人單位進(jìn)行積極對接，及時更新檔案信息；四是要建立流動人員信用檔案，為用人單位在人才的引進(jìn)、選拔上提供有效的參考。

（四）加強(qiáng)流動人員人事檔案大數(shù)據(jù)分析利用

建立健全流動人員大數(shù)據(jù)分析機(jī)制，利用流動人員人事檔案大數(shù)據(jù)展示平臺和基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫，提高數(shù)據(jù)分析能力，全面掌握流動人員數(shù)量、結(jié)構(gòu)、分布、流向等情況，為高層次人才庫建設(shè)、人才流動、促進(jìn)就業(yè)等工作提供有力數(shù)據(jù)支撐。