付妤

（重慶日報報業(yè)集團(tuán)，重慶 401120）

引言：我國經(jīng)濟(jì)和技術(shù)的不斷創(chuàng)新發(fā)展，促使檔案管理工作也需要緊跟時代發(fā)展步調(diào)。由于傳統(tǒng)檔案管理大多以紙質(zhì)化的形式保存，其安全性和工作處理的效率都相對有限，為了更好地儲存，避免發(fā)生檔案丟失或者破損的情況，需要對傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，優(yōu)化和精簡檔案管理程序，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，提升工作效率。

一、檔案管理數(shù)字化實(shí)踐的背景

檔案管理建設(shè)是全方位記錄了發(fā)展全過程，結(jié)合2018 年在全國深入學(xué)習(xí)和貫徹落實(shí)黨的十九大精神的發(fā)展格局下，社會各界力量紛紛開始鉚足干勁，開啟了促進(jìn)社會高質(zhì)量發(fā)展的新篇章。新時代信息化背景下，呼喚著檔案管理工作要有新的作為、新的管理理念和管理方式。

（一）國家發(fā)展層面

互聯(lián)網(wǎng)時代，大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)正引領(lǐng)社會各行各業(yè)開始全面改革與發(fā)展轉(zhuǎn)型，在這場信息化變革背景下，對社會各界和人們生活、工作與思維方式都產(chǎn)生巨大的影響。從發(fā)展源頭來看，自2014 年3 月，大數(shù)據(jù)被首次寫入政府工作報告；2015年8月，國務(wù)院發(fā)布《促進(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動綱要》；同年10 月，黨的十八屆五中全會正式提出“實(shí)施國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，推進(jìn)數(shù)據(jù)資源開放共享”。以上都體現(xiàn)了中國開始重視大數(shù)據(jù)，將其作為戰(zhàn)略資源并上升為國家戰(zhàn)略。因此，在數(shù)字化浪潮發(fā)展下，檔案管理部門需要順應(yīng)時代的發(fā)展，秉持著適應(yīng)時代變化、全面變革和修改、著重加強(qiáng)檔案保存與管理等建設(shè)原則，全面推進(jìn)數(shù)據(jù)化檔案管理事業(yè)轉(zhuǎn)型升級，建設(shè)檔案管理新標(biāo)準(zhǔn)，從傳統(tǒng)篇章技術(shù)性，轉(zhuǎn)變和發(fā)展為管理與技術(shù)并重，加強(qiáng)對檔案源頭把控與動態(tài)管理，以適應(yīng)新時代發(fā)展需求。經(jīng)過改革發(fā)展，自2019 年4 月，國家檔案局確定了7 家試點(diǎn)企業(yè)，這也意味著未來大量的數(shù)據(jù)化檔案資源將成為檔案管理部門主要的管理對象，并利用互聯(lián)網(wǎng)思維，打破數(shù)字化技術(shù)與檔案數(shù)據(jù)的邊界，建設(shè)信息化檔案管理方式。

（二）社會具體層面

以浙江電力庫房管理為例，其利用智能化技術(shù)，推動檔案信息資源的開發(fā)利用。從其建設(shè)的優(yōu)勢和實(shí)際意義上來說，一是可以讓檔案管理更好地為電網(wǎng)運(yùn)行提供服務(wù)需求，通過智能化檔案庫房管理系統(tǒng)的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全天候電力系統(tǒng)自動化調(diào)控和監(jiān)管，完成對數(shù)據(jù)信息的采集、分析、遠(yuǎn)程操控等一鍵式管理；二是建設(shè)與管理系統(tǒng)相連接的紅外線防盜報警器、視頻監(jiān)控、精密空調(diào)、除濕凈化一體機(jī)、溫濕度采集模塊、水侵感應(yīng)器等專業(yè)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)環(huán)境檢測的“無人值守”的效用；三是設(shè)置安全防護(hù)虛擬庫房管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦理借閱、遠(yuǎn)程檔案盤點(diǎn)等；并設(shè)服務(wù)管家，為了檔案數(shù)據(jù)的安全性，采用人臉識別系統(tǒng)，門禁系統(tǒng)內(nèi)還留有鑰匙接口，安全系統(tǒng)與檔案進(jìn)出安全通道門、實(shí)體檔案管理系統(tǒng)相連，實(shí)現(xiàn)24 小時全方位監(jiān)控和管理，這樣如果遇到突發(fā)情況或者有人員非法出入，安全系統(tǒng)會自動發(fā)出警報并通過信息提示，最大限度保障檔案信息的安全。

（三）檔案業(yè)務(wù)層面

事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)模日益壯大，隨之而來的各種信息檔案資料數(shù)量逐日增多，導(dǎo)致工作流程繁瑣低效、整理時間冗長、檔案存放次序較易被打亂、人為操作的隨意性和操作失誤等問題，逐漸顯現(xiàn)出傳統(tǒng)的檔案管理方式與現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)管理模式的差異和矛盾，檔案管理的數(shù)字化管理應(yīng)用下，不管企業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理規(guī)模和檔案類型、數(shù)量有多龐大，可以在查找、使用、核查和清理檔案信息時，快速將所需要的檔案信息找到，而不是像傳統(tǒng)操作中需要將所有檔案信息資料都篩選一遍。所以，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以改善傳統(tǒng)檔案信息化程度低的問題，代替手工記錄方式，提升對檔案利用的效率，及時準(zhǔn)確的統(tǒng)計。綜合來看，當(dāng)前檔案管理的效用提升需要利用新一代的信息技術(shù)，對檔案管理進(jìn)行優(yōu)化升級。比如：RFID 是一種非接觸式自動識別技術(shù)，通過射頻信號自動識別目標(biāo)對象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)。在檔案管理中的應(yīng)用具有非常明顯的優(yōu)勢：一是可以快速掃描，同時辨識多個RFID 電子標(biāo)簽；二是以更快速的方式批量獲取出入庫檔案的信息；三是體積小型化、形狀多樣化，方便嵌入或附著在檔案上，不易被破壞。

二、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)時代下檔案管理發(fā)展問題

（一）加大檔案管理信息化的推進(jìn)力度

“互聯(lián)網(wǎng) +”時代的發(fā)展為檔案管理工作提供了技術(shù)管理支持，幫助企業(yè)明確檔案管理方向。但是中在推進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展過程中需要政府進(jìn)一步加大信息化推廣力度。結(jié)合具體問題來看，首先，當(dāng)下政府大部分工作內(nèi)容還是圍繞社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)，對檔案管理工作的重視程度不充分，尤其是對檔案管理信息化的推廣與監(jiān)督方面；其次，檔案管理人員的操作水平以及綜合素質(zhì)有待提升，有關(guān)部門對于工作人員檔案管理的行為缺少規(guī)范化的約束和管理，使工作人員的數(shù)據(jù)信息的處理采集和處理效率較低；最后，檔案管理的辦公軟件開發(fā)和電子文件的更新速度跟不上時代發(fā)展需求和變化，相關(guān)部門對檔案管理信息化平臺建設(shè)和數(shù)據(jù)共享過程還存在不足，未來也需要著重推進(jìn)檔案管理信息化實(shí)施力度，順應(yīng)時代而為[1]。

（二）檔案信息的安全性缺少保障

檔案管理工作在安全性保障方面還需要進(jìn)一步強(qiáng)化。電子數(shù)據(jù)檔案的保管過程中容易出現(xiàn)檔案信息的泄漏現(xiàn)象。比如：因系統(tǒng)漏洞受到攻擊、因病毒侵入檔案管理系統(tǒng)等。雖然社會中也出現(xiàn)了很多新型防御方式，如各種殺毒軟件、防火墻技術(shù)等。但是從安全性角度來看，我國很多單位的檔案管理工作的環(huán)境和信息安全度仍然不理想，也有部分單位認(rèn)為檔案管理工作與經(jīng)濟(jì)利益無關(guān)，業(yè)務(wù)重心圍繞經(jīng)濟(jì)效益，對檔案管理保存工作以及安全性保障并沒有足夠的重視。第二，檔案數(shù)據(jù)缺少標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理，實(shí)際檔案管理工作開展中，存在信息化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的諸多問題，單位對檔案管理工作規(guī)范性不夠，尤其互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展速度不斷加快，網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用中出現(xiàn)各種形式，如果缺少標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，就無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享，對后續(xù)工作也存在發(fā)展困難[2]。

（三）與傳統(tǒng)檔案管理觀念相悖，面對管理的挑戰(zhàn)

第一，對傳統(tǒng)檔案管理觀念的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)代化信息技術(shù)檔案管理模式逐漸改變傳統(tǒng)檔案管理“重藏輕用”“秘而不宣”的觀念?；ヂ?lián)網(wǎng)時代發(fā)展迅速，需要檔案管理必須具備創(chuàng)新管理理念，利用信息技術(shù)積極拓展檔案信息資源，并將其向著知識化、數(shù)字化、高效化等方向轉(zhuǎn)變。第二，對傳統(tǒng)管理方式發(fā)出挑戰(zhàn)。計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及與應(yīng)用，社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及企業(yè)發(fā)展規(guī)模的壯大，需要收集、管理的檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)量日益增多，如果沿用傳統(tǒng)人工管理模式，既無法保障信息數(shù)據(jù)的有效收集與歸檔，而且也會容易人工操作的失誤，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量降低，也必然會導(dǎo)致檔案信息存儲混亂和無序，為后續(xù)使用、核查等工作增加了難題。同時，檔案管理人員每天面對大量的檔案信息，也會不堪重負(fù)。所以，為了保障檔案信息管理的安全和高效，需要使檔案管理信息數(shù)字化。

三、建設(shè)數(shù)字化檔案管理的實(shí)踐策略

（一）建設(shè)數(shù)字檔案管理室

建設(shè)數(shù)字檔案管理室可以從三個方面入手：第一，加強(qiáng)對檔案管理室的數(shù)字化建設(shè)與投入力度，在原有檔案管理室基礎(chǔ)上融入計算機(jī)設(shè)備和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，通過計算機(jī)傳輸檔案信息，提升數(shù)據(jù)傳輸和檔案管理的效率。當(dāng)然這項(xiàng)投入和建設(shè)工程需要較長的時間，但是從未來發(fā)展和整天視角來看，建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)可以解決傳統(tǒng)低效管理，并保障檔案的安全性。第二，實(shí)行文檔一體化管理，接收電子文件歸檔。對新接收的檔案以及相應(yīng)的電子文件檔案需要同時接收并歸檔，避免檔案進(jìn)入檔案室之后出現(xiàn)重復(fù)性工作以及因?yàn)楣ぷ鞯氖韬觯斐蓹n案的遺失。通過計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以自動化進(jìn)行檔案信息文件的采集、錄入、修改、定稿，以軟盤為介質(zhì)進(jìn)行存儲，能使檔案部門與各職能部門的工作相連，將文件全文直接轉(zhuǎn)入檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)。第三，人才管理是建立數(shù)字檔案室的關(guān)鍵。建設(shè)數(shù)字檔案管理室需要精通信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的計算機(jī)人才，而且檔案管理人員也需要具有基礎(chǔ)計算機(jī)知識，掌握電子文件形成過程中使用的技術(shù)和設(shè)備?？梢酝ㄟ^培訓(xùn)方式，幫助工作人員更新知識和工作素質(zhì)。

（二）做好電子檔案歸檔工作

做好電子檔案歸檔工作需要運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)，通過計算機(jī)和通信網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的記錄、發(fā)布、歸檔等形式內(nèi)容、和傳統(tǒng)紙質(zhì)化檔案管理模式相比，建設(shè)電子檔案有著顯著的優(yōu)越性：一是，加快信息傳播的速度，提升檔案管理的處理效率，打破時間與空間的界限，不管距離多遙遠(yuǎn)，都可以在短時間內(nèi)，借助互聯(lián)網(wǎng)完成信息傳輸工作任務(wù)。二是，存儲容量大。一張小小的光碟，可以容納幾千萬甚至上億的漢字，檔案室室藏檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案刻錄進(jìn)光盤，可以方便攜帶和管理。三是，傳播范圍廣闊，隨著網(wǎng)絡(luò)覆蓋率的大幅提升，電子檔案文件資料可以自由傳輸?shù)饺魏蔚胤剑僮餍院捅憷远紭O強(qiáng)，最重要的是文件可以不斷復(fù)制，減輕了傳統(tǒng)人工記錄的工作量和工作強(qiáng)度[3]。但是數(shù)字化檔案管理發(fā)展中也必可避免受到質(zhì)疑，國家也對此出臺了電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理部門也對此進(jìn)行實(shí)踐：其一，強(qiáng)化依法治檔，檢查電子檔案文件歸檔時有無破損情況；其二，加大研究力度，制定標(biāo)準(zhǔn)化電子檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)辦公自動化，并做好新舊管理模式的銜接；其三，優(yōu)化升級檔案的技術(shù)設(shè)備，配備與檔案室相應(yīng)的技術(shù)保護(hù)裝備，滿足電子歸檔的需要。

（三）加大對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的宣傳力度

由于傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足當(dāng)下互聯(lián)網(wǎng)時代企業(yè)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，需要加大對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的宣傳力度，以數(shù)字化信息管理方式為主體，利用互聯(lián)網(wǎng)思維深入推廣和優(yōu)化檔案管理工作。盡管建設(shè)數(shù)字化檔案管理模式還需要進(jìn)一步研究，如果想要在檔案管理工作得到充分利用，需要創(chuàng)新管理思維，利用網(wǎng)絡(luò)思維模式，加大宣傳力度[4]。比如：通過加強(qiáng)對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的宣傳工作，提升公眾對互聯(lián)網(wǎng)思維意識，讓公眾帶著對互聯(lián)網(wǎng)思維的好奇和探究興趣，了解數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的使用功能以及應(yīng)用價值，感受數(shù)字化模式為檔案管理的信息查詢、采集、分類等提供的便利。與此同時，還能夠提升公眾對檔案管理工作的關(guān)注度，促進(jìn)全社會人們積極參與但數(shù)字化檔案管理建設(shè)中，從思維轉(zhuǎn)變層面，引領(lǐng)公眾了解數(shù)字化檔案管理工作的模式，以此增加其利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案信息的了解與使用，從而提升檔案管理網(wǎng)絡(luò)化工作效率。

結(jié)語：檔案管理工作內(nèi)容涉及因素較多，為了更加高效處理檔案管理工作，需要充分借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，跟隨信息化時代發(fā)展忒單，利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，優(yōu)化傳統(tǒng)檔案管理模式，實(shí)現(xiàn)對檔案信息的有效收集、查詢、分類、歸檔等處理，提升檔案管理工作人員的效率與質(zhì)量，也保障檔案室信息的安全。