曹磊
(太原市疾病預(yù)防控制中心,山西 太原 030000)
新時(shí)期,疾病預(yù)防控制中心工作任務(wù)較重,做好防控工作,保護(hù)人民健康與生命安全尤為重要。在疾病預(yù)防控制中會(huì)出現(xiàn)檔案信息,如何做好辦公室檔案管理,提高檔案管理能力成為人們關(guān)注的重點(diǎn)。為進(jìn)一步提高檔案管理能力,檔案管理人員應(yīng)明確檔案管理價(jià)值,并分析影響檔案管理效率的因素,致力于構(gòu)建系統(tǒng)全面的檔案管理方法,使得檔案管理朝向規(guī)范化與科學(xué)化方向發(fā)展。
檔案管理工作的重要性不言而喻,通過(guò)對(duì)檔案收集和整理方式的優(yōu)化,能夠提高檔案管理效率,為事業(yè)單位內(nèi)部管理工作提供保障。在檔案管理中,相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到最新技術(shù)手段的應(yīng)用價(jià)值,對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行明確,通過(guò)設(shè)計(jì)有效的檔案管理路徑,使得辦公室檔案管理工作水平提升。
對(duì)疾病預(yù)防控制中心而言,做好檔案收集與整理可提高日常工作效率,對(duì)中心的業(yè)務(wù)工作起到基礎(chǔ)保障作用。檔案管理與控制是辦公室工作一部分。疾控中心在開(kāi)展各種工作,如組織疾病預(yù)防、做好公共衛(wèi)生管理、疾病與衛(wèi)生指導(dǎo)培訓(xùn)時(shí)會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù),通過(guò)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)收集、整理和建檔能為后期管理和查詢提供幫助,對(duì)以后的工作有效開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。因此,做好辦公室檔案收集與整理,對(duì)檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化十分重要。
目前在檔案管理中,存在的突出問(wèn)題是檔案管理人員意識(shí)薄弱,有些檔案管理人員在正式上崗前未能接受系統(tǒng)全面的培訓(xùn),影響檔案管理工作效率。同時(shí),相關(guān)人員也存在檔案合規(guī)管理意識(shí)淡薄等問(wèn)題。上述問(wèn)題若得不到及時(shí)糾正,會(huì)影響檔案管理效率,使得辦公室檔案存在遺漏和管理工作不到位等諸多問(wèn)題。受到長(zhǎng)期工作思維模式影響,檔案管理人員對(duì)檔案收集與整理工作重視程度較低,在檔案管理中投入的人力、物力與資本較少,使得檔案管理模式長(zhǎng)期落后,檔案出現(xiàn)破損與丟失。
檔案管理工作對(duì)技術(shù)水平要求較高,相關(guān)人員在日常工作中,應(yīng)利用信息化軟件對(duì)檔案進(jìn)行分類,并做好收集、統(tǒng)計(jì)與編排工作。然而,分析目前檔案管理工作實(shí)際狀況而言,檔案管理技術(shù)局限性較大,相關(guān)人員在檔案獲取與收集中,使用的方法落后,影響檔案管理專業(yè)性。此外,在檔案管理中,也應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理人員技術(shù)應(yīng)用能力對(duì)管理效率產(chǎn)生的影響,明確檔案收集與整理難度大的問(wèn)題,知曉管理技術(shù)與檔案收集工作結(jié)合難度大的現(xiàn)狀。
目前中心檔案管理模式較為傳統(tǒng),尤其是在檔案收集與整理上,檔案管理人員未能應(yīng)用最新的檔案管理系統(tǒng),缺乏管理設(shè)備與技術(shù)應(yīng)用。在組織具體的檔案管理工作中,未能對(duì)紙質(zhì)檔案與電子化進(jìn)行分類管理。加之,目前人工化檔案管理工作落后,檔案收集、整理與分類效率較低,給檔案管理人員造成了較大困擾。
檔案管理工作具有全面化特點(diǎn),檔案涉及穩(wěn)定內(nèi)容較多,需要在完善的管理制度體系下,對(duì)檔案管理工作進(jìn)行細(xì)化,以全面提升檔案管理能力。然而,目前檔案管理工作管理制度不全面,未能對(duì)檔案收集與整理進(jìn)行詳細(xì)安排,部分人員在開(kāi)展相關(guān)工作時(shí),無(wú)可靠依據(jù),影響檔案管理效率。對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理后,發(fā)現(xiàn)檔案存在遺漏與缺失的問(wèn)題。相關(guān)問(wèn)題長(zhǎng)期存在影響辦公室檔案收集與整理能力。
分析檔案管理模式可知,在管理模式的落實(shí)中,往往存在規(guī)范性不足問(wèn)題,倘若檔案管理人員未能對(duì)科室檔案進(jìn)行及時(shí)收集與整理,會(huì)影響檔案管理有效率,增加工作難度。檔案管理不規(guī)范問(wèn)題對(duì)中心檔案檢索造成不利影響,尤其對(duì)歷史較為久遠(yuǎn)檔案的檢索,會(huì)浪費(fèi)大量時(shí)間與精力。
在辦公室檔案管理中,相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要價(jià)值,對(duì)辦公室檔案收集與整理方式進(jìn)行優(yōu)化,以全面提升檔案化管理水平。在具體工作中,應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理意識(shí),將檔案管理作為工作重點(diǎn),并重視檔案信息真實(shí)性,使得管理工作更加高效合理。
相關(guān)人員在從事檔案管理工作時(shí),應(yīng)做好學(xué)習(xí),了解最新的檔案管理方法與理論,注重提高自身素質(zhì),使得檔案管理更加高效。中心也應(yīng)定期組織檔案管理人員培訓(xùn),聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員傳授知識(shí)與經(jīng)驗(yàn),使得辦公室檔案管理工作朝向高質(zhì)量方向發(fā)展。
2021 年1 月1 日起,最新修訂的《檔案法》開(kāi)始實(shí)施,指出行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和公民均具有保護(hù)檔案的義務(wù),并享有利用檔案的權(quán)利。鑒于此,相關(guān)人員應(yīng)提高自身責(zé)任意識(shí),積極參與到辦公室檔案管理工作中,使得檔案管理工作更加科學(xué)規(guī)范。檔案管理中應(yīng)落實(shí)人員崗位責(zé)任制,對(duì)檔案人員職責(zé)、權(quán)限進(jìn)行明確,并構(gòu)建有效的獎(jiǎng)賞機(jī)制,提高管理人員重視程度。研究表明,考核獎(jiǎng)賞模式能夠改進(jìn)檔案管理工作不足。
在檔案管理中,應(yīng)加強(qiáng)管理能力,重視對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用,使得檔案管理具有鮮明的時(shí)效性。作為檔案管理的一員,應(yīng)轉(zhuǎn)變自身管理意識(shí),增加責(zé)任感,將檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用作為各項(xiàng)工作的落腳點(diǎn)。此外,應(yīng)正確認(rèn)識(shí)檔案資源管理的重要意義,做好各業(yè)務(wù)科室檔案收集工作,并對(duì)其進(jìn)行及時(shí)整理,對(duì)檔案信息的真實(shí)性與完整性嚴(yán)格要求。在具體管理工作中,應(yīng)對(duì)各個(gè)科室部門進(jìn)行溝通,致力于實(shí)現(xiàn)檔案資源共享,增加檔案管理有效性。
開(kāi)展檔案管理具有較強(qiáng)的歷史價(jià)值與科研價(jià)值,隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展,尤其是新形勢(shì)下,勢(shì)必需要進(jìn)行調(diào)整,在對(duì)疾病進(jìn)行預(yù)防與控制中,形成了各種檔案信息,如何對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行收集與整理成為事業(yè)單位亟待解決的問(wèn)題?;诖耍嚓P(guān)人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理重要性,積極轉(zhuǎn)變自身思想,將檔案管理工作貫穿到日常工作體系中,真正做好檔案整理,發(fā)揮檔案信息應(yīng)用價(jià)值。
針對(duì)事業(yè)單位檔案管理而言,應(yīng)注重提高管理人員技術(shù)能力,對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面檢查,分析其中存在的問(wèn)題。在檔案管理中,相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)真研究《檔案法》和檔案管理?xiàng)l例,使得檔案管理工作更加規(guī)范。同時(shí),善于利用現(xiàn)代化技術(shù),對(duì)辦公室檔案資料進(jìn)行收集與整理,了解檔案管理重要價(jià)值,對(duì)檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)與重點(diǎn)步驟進(jìn)行調(diào)整。
在檔案收集與整理中,管理人員應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際情況,利用信息化技術(shù)對(duì)檔案管理方法進(jìn)行調(diào)整,開(kāi)發(fā)檔案和資料搜集系統(tǒng),對(duì)檔案目錄進(jìn)行合理編排。例如,在疾控中心檔案管理工作中,相關(guān)人員通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng),對(duì)檔案資料進(jìn)行分類,并做好各項(xiàng)信息的檢索、收集、核對(duì)與整理工作,銷毀了無(wú)效信息。檔案收集與管理中,管理人員應(yīng)安裝最新標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ),了解信息化檔案管理價(jià)值,做好檔案收集與保密工作。上述檔案管理技術(shù)應(yīng)用后,能夠最大程度發(fā)揮檔案管理價(jià)值,為疾控中心相關(guān)決策提供參考。
檔案管理實(shí)踐表明,利用信息化技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整,能夠增加檔案管理時(shí)效性。新時(shí)期,優(yōu)化檔案管理內(nèi)容,加強(qiáng)信息化建設(shè)十分重要。鑒于此,建立了檔案管理系統(tǒng),積極引進(jìn)檔案管理技術(shù)與設(shè)備,使得檔案管理朝向現(xiàn)代化方向發(fā)展。值得注意的是,在新增信息化檔案管理技術(shù)后,應(yīng)做好統(tǒng)一分類,對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行電子化處理,使得檔案收集與整理能力獲得明顯提升,為新時(shí)期檔案管理工作提供幫助??偠灾瑱n案管理技術(shù)應(yīng)用十分重要,通過(guò)相關(guān)技術(shù)能夠發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的具體問(wèn)題,并采取針對(duì)性解決方案,使得檔案管理質(zhì)量更高,為檔案事業(yè)規(guī)范化管理做出巨大貢獻(xiàn)。
疾控中心在開(kāi)展疾病預(yù)防控制、健康宣傳、組織健康體檢中會(huì)形成較多檔案,如何利用最新技術(shù)對(duì)以上檔案信息進(jìn)行收集與整理成為人們關(guān)注的重點(diǎn)。相關(guān)部門應(yīng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí),認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要價(jià)值,并組織檔案集中化管理,對(duì)存在的檔案變更問(wèn)題進(jìn)行嚴(yán)格審查,并做好相關(guān)檔案信息記錄工作,使得檔案管理工作更加信息化與智能化,有效提升檔案管理效率。
在辦公室檔案管理中,健全辦公室檔案管理機(jī)制十分重要,在完善的管理機(jī)制下,檔案收集與整理工作將更加規(guī)范,有利于提升檔案管理能力。具體工作中,相關(guān)人員應(yīng)結(jié)合事業(yè)單位管理情況,對(duì)檔案管理制度進(jìn)行細(xì)化。例如,在某疾控中心檔案管理工作中,為全面提升檔案管理能力,做好檔案信息化建設(shè),管理人員構(gòu)建了立卷歸檔制度,對(duì)檔案歸檔時(shí)間、范圍、注意事項(xiàng)和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了嚴(yán)格要求。同時(shí)建立起檔案保管制度,對(duì)檔案安全保護(hù)、庫(kù)房建設(shè)、設(shè)備管理等各項(xiàng)工作進(jìn)行精細(xì)化,使得辦公室檔案管理更加系統(tǒng)全面,增加了檔案管理安全性。
在對(duì)檔案進(jìn)行收集與整理時(shí),完善了檔案保密制度,對(duì)檔案收集的全過(guò)程進(jìn)行保密處理,并要求檔案管理人員在開(kāi)展各項(xiàng)工作時(shí)注意保密。此外,也構(gòu)建了基于檔案安全管理的利用制度,對(duì)疾控中心檔案的利用范圍、方式方法與要求進(jìn)行嚴(yán)格審批,同時(shí)對(duì)檔案使用流程進(jìn)行了審批,使得檔案管理工作更加高效,為疾控中心規(guī)范化管理奠定基礎(chǔ)。
新修訂的檔案法中提出,檔案形成滿25 年應(yīng)向社會(huì)開(kāi)放。在檔案開(kāi)放前,相關(guān)人員應(yīng)重視對(duì)檔案有效整理,使得檔案管理更加高效。具體工作中,相關(guān)人員需要增加檔案信息化建設(shè)能力,鼓勵(lì)傳統(tǒng)檔案載體朝向數(shù)字化方向發(fā)展,真正提高檔案管理工作效率。在檔案信息管理中,也應(yīng)做好數(shù)據(jù)資源保存,對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全提高重視力度,使得事業(yè)檔案辦公室檔案管理邁向新的臺(tái)階。針對(duì)辦公室檔案管理工作而言,相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案法規(guī)定開(kāi)展相關(guān)工作,對(duì)目前檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行調(diào)整,并發(fā)揮檔案管理的作用與價(jià)值,使得辦公室檔案管理朝向信息化與專業(yè)化方向發(fā)展。
綜上所述,做好辦公室檔案管理工作十分重要,能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的問(wèn)題,并采取科學(xué)化手段提升檔案管理水平,使得檔案管理工作更加合理。通過(guò)轉(zhuǎn)變檔案管理意識(shí)、創(chuàng)新檔案管理技術(shù)和健全管理機(jī)制,使得檔案管理效率明顯提升。