辦公室檔案收集整理優(yōu)化分析

曹磊

（太原市疾病預(yù)防控制中心，山西 太原 030000）

新時(shí)期，疾病預(yù)防控制中心工作任務(wù)較重，做好防控工作，保護(hù)人民健康與生命安全尤為重要。在疾病預(yù)防控制中會(huì)出現(xiàn)檔案信息，如何做好辦公室檔案管理，提高檔案管理能力成為人們關(guān)注的重點(diǎn)。為進(jìn)一步提高檔案管理能力，檔案管理人員應(yīng)明確檔案管理價(jià)值，并分析影響檔案管理效率的因素，致力于構(gòu)建系統(tǒng)全面的檔案管理方法，使得檔案管理朝向規(guī)范化與科學(xué)化方向發(fā)展。

一、辦公室檔案管理的價(jià)值

檔案管理工作的重要性不言而喻，通過(guò)對(duì)檔案收集和整理方式的優(yōu)化，能夠提高檔案管理效率，為事業(yè)單位內(nèi)部管理工作提供保障。在檔案管理中，相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到最新技術(shù)手段的應(yīng)用價(jià)值，對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行明確，通過(guò)設(shè)計(jì)有效的檔案管理路徑，使得辦公室檔案管理工作水平提升。

對(duì)疾病預(yù)防控制中心而言，做好檔案收集與整理可提高日常工作效率，對(duì)中心的業(yè)務(wù)工作起到基礎(chǔ)保障作用。檔案管理與控制是辦公室工作一部分。疾控中心在開(kāi)展各種工作，如組織疾病預(yù)防、做好公共衛(wèi)生管理、疾病與衛(wèi)生指導(dǎo)培訓(xùn)時(shí)會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，通過(guò)對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)收集、整理和建檔能為后期管理和查詢提供幫助，對(duì)以后的工作有效開(kāi)展奠定基礎(chǔ)。因此，做好辦公室檔案收集與整理，對(duì)檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化十分重要。

二、影響辦公室檔案收集整理的因素

（一）檔案管理意識(shí)薄弱

目前在檔案管理中，存在的突出問(wèn)題是檔案管理人員意識(shí)薄弱，有些檔案管理人員在正式上崗前未能接受系統(tǒng)全面的培訓(xùn)，影響檔案管理工作效率。同時(shí)，相關(guān)人員也存在檔案合規(guī)管理意識(shí)淡薄等問(wèn)題。上述問(wèn)題若得不到及時(shí)糾正，會(huì)影響檔案管理效率，使得辦公室檔案存在遺漏和管理工作不到位等諸多問(wèn)題。受到長(zhǎng)期工作思維模式影響，檔案管理人員對(duì)檔案收集與整理工作重視程度較低，在檔案管理中投入的人力、物力與資本較少，使得檔案管理模式長(zhǎng)期落后，檔案出現(xiàn)破損與丟失。

（二）管理技術(shù)局限性

檔案管理工作對(duì)技術(shù)水平要求較高，相關(guān)人員在日常工作中，應(yīng)利用信息化軟件對(duì)檔案進(jìn)行分類，并做好收集、統(tǒng)計(jì)與編排工作。然而，分析目前檔案管理工作實(shí)際狀況而言，檔案管理技術(shù)局限性較大，相關(guān)人員在檔案獲取與收集中，使用的方法落后，影響檔案管理專業(yè)性。此外，在檔案管理中，也應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理人員技術(shù)應(yīng)用能力對(duì)管理效率產(chǎn)生的影響，明確檔案收集與整理難度大的問(wèn)題，知曉管理技術(shù)與檔案收集工作結(jié)合難度大的現(xiàn)狀。

目前中心檔案管理模式較為傳統(tǒng)，尤其是在檔案收集與整理上，檔案管理人員未能應(yīng)用最新的檔案管理系統(tǒng)，缺乏管理設(shè)備與技術(shù)應(yīng)用。在組織具體的檔案管理工作中，未能對(duì)紙質(zhì)檔案與電子化進(jìn)行分類管理。加之，目前人工化檔案管理工作落后，檔案收集、整理與分類效率較低，給檔案管理人員造成了較大困擾。

（三）檔案管理制度缺陷

檔案管理工作具有全面化特點(diǎn)，檔案涉及穩(wěn)定內(nèi)容較多，需要在完善的管理制度體系下，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行細(xì)化，以全面提升檔案管理能力。然而，目前檔案管理工作管理制度不全面，未能對(duì)檔案收集與整理進(jìn)行詳細(xì)安排，部分人員在開(kāi)展相關(guān)工作時(shí)，無(wú)可靠依據(jù)，影響檔案管理效率。對(duì)現(xiàn)有檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理后，發(fā)現(xiàn)檔案存在遺漏與缺失的問(wèn)題。相關(guān)問(wèn)題長(zhǎng)期存在影響辦公室檔案收集與整理能力。

分析檔案管理模式可知，在管理模式的落實(shí)中，往往存在規(guī)范性不足問(wèn)題，倘若檔案管理人員未能對(duì)科室檔案進(jìn)行及時(shí)收集與整理，會(huì)影響檔案管理有效率，增加工作難度。檔案管理不規(guī)范問(wèn)題對(duì)中心檔案檢索造成不利影響，尤其對(duì)歷史較為久遠(yuǎn)檔案的檢索，會(huì)浪費(fèi)大量時(shí)間與精力。

三、優(yōu)化辦公室檔案收集整理的有效路徑

（一）轉(zhuǎn)變檔案管理意識(shí)

在辦公室檔案管理中，相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要價(jià)值，對(duì)辦公室檔案收集與整理方式進(jìn)行優(yōu)化，以全面提升檔案化管理水平。在具體工作中，應(yīng)轉(zhuǎn)變檔案管理意識(shí)，將檔案管理作為工作重點(diǎn)，并重視檔案信息真實(shí)性，使得管理工作更加高效合理。

相關(guān)人員在從事檔案管理工作時(shí)，應(yīng)做好學(xué)習(xí)，了解最新的檔案管理方法與理論，注重提高自身素質(zhì)，使得檔案管理更加高效。中心也應(yīng)定期組織檔案管理人員培訓(xùn)，聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理人員傳授知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)，使得辦公室檔案管理工作朝向高質(zhì)量方向發(fā)展。

2021 年1 月1 日起，最新修訂的《檔案法》開(kāi)始實(shí)施，指出行政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和公民均具有保護(hù)檔案的義務(wù)，并享有利用檔案的權(quán)利。鑒于此，相關(guān)人員應(yīng)提高自身責(zé)任意識(shí)，積極參與到辦公室檔案管理工作中，使得檔案管理工作更加科學(xué)規(guī)范。檔案管理中應(yīng)落實(shí)人員崗位責(zé)任制，對(duì)檔案人員職責(zé)、權(quán)限進(jìn)行明確，并構(gòu)建有效的獎(jiǎng)賞機(jī)制，提高管理人員重視程度。研究表明，考核獎(jiǎng)賞模式能夠改進(jìn)檔案管理工作不足。

在檔案管理中，應(yīng)加強(qiáng)管理能力，重視對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，使得檔案管理具有鮮明的時(shí)效性。作為檔案管理的一員，應(yīng)轉(zhuǎn)變自身管理意識(shí)，增加責(zé)任感，將檔案資源的開(kāi)發(fā)與利用作為各項(xiàng)工作的落腳點(diǎn)。此外，應(yīng)正確認(rèn)識(shí)檔案資源管理的重要意義，做好各業(yè)務(wù)科室檔案收集工作，并對(duì)其進(jìn)行及時(shí)整理，對(duì)檔案信息的真實(shí)性與完整性嚴(yán)格要求。在具體管理工作中，應(yīng)對(duì)各個(gè)科室部門進(jìn)行溝通，致力于實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，增加檔案管理有效性。

開(kāi)展檔案管理具有較強(qiáng)的歷史價(jià)值與科研價(jià)值，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，尤其是新形勢(shì)下，勢(shì)必需要進(jìn)行調(diào)整，在對(duì)疾病進(jìn)行預(yù)防與控制中，形成了各種檔案信息，如何對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行收集與整理成為事業(yè)單位亟待解決的問(wèn)題?；诖耍嚓P(guān)人員應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理重要性，積極轉(zhuǎn)變自身思想，將檔案管理工作貫穿到日常工作體系中，真正做好檔案整理，發(fā)揮檔案信息應(yīng)用價(jià)值。

（二）提高檔案管理技術(shù)

針對(duì)事業(yè)單位檔案管理而言，應(yīng)注重提高管理人員技術(shù)能力，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，分析其中存在的問(wèn)題。在檔案管理中，相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)真研究《檔案法》和檔案管理?xiàng)l例，使得檔案管理工作更加規(guī)范。同時(shí)，善于利用現(xiàn)代化技術(shù)，對(duì)辦公室檔案資料進(jìn)行收集與整理，了解檔案管理重要價(jià)值，對(duì)檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)與重點(diǎn)步驟進(jìn)行調(diào)整。

在檔案收集與整理中，管理人員應(yīng)根據(jù)事業(yè)單位實(shí)際情況，利用信息化技術(shù)對(duì)檔案管理方法進(jìn)行調(diào)整，開(kāi)發(fā)檔案和資料搜集系統(tǒng)，對(duì)檔案目錄進(jìn)行合理編排。例如，在疾控中心檔案管理工作中，相關(guān)人員通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類，并做好各項(xiàng)信息的檢索、收集、核對(duì)與整理工作，銷毀了無(wú)效信息。檔案收集與管理中，管理人員應(yīng)安裝最新標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，了解信息化檔案管理價(jià)值，做好檔案收集與保密工作。上述檔案管理技術(shù)應(yīng)用后，能夠最大程度發(fā)揮檔案管理價(jià)值，為疾控中心相關(guān)決策提供參考。

檔案管理實(shí)踐表明，利用信息化技術(shù)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整，能夠增加檔案管理時(shí)效性。新時(shí)期，優(yōu)化檔案管理內(nèi)容，加強(qiáng)信息化建設(shè)十分重要。鑒于此，建立了檔案管理系統(tǒng)，積極引進(jìn)檔案管理技術(shù)與設(shè)備，使得檔案管理朝向現(xiàn)代化方向發(fā)展。值得注意的是，在新增信息化檔案管理技術(shù)后，應(yīng)做好統(tǒng)一分類，對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行電子化處理，使得檔案收集與整理能力獲得明顯提升，為新時(shí)期檔案管理工作提供幫助?？偠灾瑱n案管理技術(shù)應(yīng)用十分重要，通過(guò)相關(guān)技術(shù)能夠發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的具體問(wèn)題，并采取針對(duì)性解決方案，使得檔案管理質(zhì)量更高，為檔案事業(yè)規(guī)范化管理做出巨大貢獻(xiàn)。

疾控中心在開(kāi)展疾病預(yù)防控制、健康宣傳、組織健康體檢中會(huì)形成較多檔案，如何利用最新技術(shù)對(duì)以上檔案信息進(jìn)行收集與整理成為人們關(guān)注的重點(diǎn)。相關(guān)部門應(yīng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要價(jià)值，并組織檔案集中化管理，對(duì)存在的檔案變更問(wèn)題進(jìn)行嚴(yán)格審查，并做好相關(guān)檔案信息記錄工作，使得檔案管理工作更加信息化與智能化，有效提升檔案管理效率。

（三）健全檔案管理機(jī)制

在辦公室檔案管理中，健全辦公室檔案管理機(jī)制十分重要，在完善的管理機(jī)制下，檔案收集與整理工作將更加規(guī)范，有利于提升檔案管理能力。具體工作中，相關(guān)人員應(yīng)結(jié)合事業(yè)單位管理情況，對(duì)檔案管理制度進(jìn)行細(xì)化。例如，在某疾控中心檔案管理工作中，為全面提升檔案管理能力，做好檔案信息化建設(shè)，管理人員構(gòu)建了立卷歸檔制度，對(duì)檔案歸檔時(shí)間、范圍、注意事項(xiàng)和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行了嚴(yán)格要求。同時(shí)建立起檔案保管制度，對(duì)檔案安全保護(hù)、庫(kù)房建設(shè)、設(shè)備管理等各項(xiàng)工作進(jìn)行精細(xì)化，使得辦公室檔案管理更加系統(tǒng)全面，增加了檔案管理安全性。

在對(duì)檔案進(jìn)行收集與整理時(shí)，完善了檔案保密制度，對(duì)檔案收集的全過(guò)程進(jìn)行保密處理，并要求檔案管理人員在開(kāi)展各項(xiàng)工作時(shí)注意保密。此外，也構(gòu)建了基于檔案安全管理的利用制度，對(duì)疾控中心檔案的利用范圍、方式方法與要求進(jìn)行嚴(yán)格審批，同時(shí)對(duì)檔案使用流程進(jìn)行了審批，使得檔案管理工作更加高效，為疾控中心規(guī)范化管理奠定基礎(chǔ)。

新修訂的檔案法中提出，檔案形成滿25 年應(yīng)向社會(huì)開(kāi)放。在檔案開(kāi)放前，相關(guān)人員應(yīng)重視對(duì)檔案有效整理，使得檔案管理更加高效。具體工作中，相關(guān)人員需要增加檔案信息化建設(shè)能力，鼓勵(lì)傳統(tǒng)檔案載體朝向數(shù)字化方向發(fā)展，真正提高檔案管理工作效率。在檔案信息管理中，也應(yīng)做好數(shù)據(jù)資源保存，對(duì)檔案數(shù)據(jù)安全提高重視力度，使得事業(yè)檔案辦公室檔案管理邁向新的臺(tái)階。針對(duì)辦公室檔案管理工作而言，相關(guān)人員應(yīng)嚴(yán)格按照檔案法規(guī)定開(kāi)展相關(guān)工作，對(duì)目前檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行調(diào)整，并發(fā)揮檔案管理的作用與價(jià)值，使得辦公室檔案管理朝向信息化與專業(yè)化方向發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，做好辦公室檔案管理工作十分重要，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理存在的問(wèn)題，并采取科學(xué)化手段提升檔案管理水平，使得檔案管理工作更加合理。通過(guò)轉(zhuǎn)變檔案管理意識(shí)、創(chuàng)新檔案管理技術(shù)和健全管理機(jī)制，使得檔案管理效率明顯提升。