媒體機(jī)構(gòu)檔案工作數(shù)字化改革研究

程宇超/浙江廣電集團(tuán)

2003年5月，時任浙江省委書記習(xí)近平同志在視察原浙江省檔案局（館）時作出了檔案工作“走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化”的重要指示，并強(qiáng)調(diào)：“要提高檔案信息化水平，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)做好檔案管理工作。要在實(shí)施‘?dāng)?shù)字浙江’，推進(jìn)電子政務(wù)的過程中，把檔案工作納入其規(guī)劃，統(tǒng)籌考慮?！?2021年，浙江省啟動數(shù)字化改革，它是新發(fā)展階段浙江全面實(shí)施數(shù)字中國、網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國戰(zhàn)略和加快數(shù)字浙江建設(shè)的具體行動，是撬動各領(lǐng)域、各方面改革的總抓手。隨著數(shù)字化進(jìn)程加快，全面落實(shí)好檔案工作“三個走向”總要求，加快實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，更好服務(wù)我省數(shù)字化改革和黨政機(jī)關(guān)整體智治，核心任務(wù)就是要加快推進(jìn)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

近年來，從中央到地方的各級媒體機(jī)構(gòu)紛紛運(yùn)用新技術(shù)對以傳統(tǒng)媒體為主導(dǎo)的傳播體系進(jìn)行改革和創(chuàng)新，加速推動媒體融合向縱深發(fā)展。在媒體深度融合和數(shù)字化改革的新背景下，如何推進(jìn)媒體機(jī)構(gòu)檔案工作的數(shù)字化改革，以檔案工作數(shù)字化改革為抓手推進(jìn)媒體機(jī)構(gòu)檔案治理現(xiàn)代化，并賦能媒體深度融合成為重要議題。本文以浙江廣電集團(tuán)為例，研究媒體機(jī)構(gòu)檔案工作數(shù)字化改革現(xiàn)狀、主要問題及未來應(yīng)對措施，為媒體機(jī)構(gòu)檔案工作數(shù)字化改革提供參考。

1 媒體機(jī)構(gòu)及其檔案工作數(shù)字化改革現(xiàn)狀

1.1 媒體機(jī)構(gòu)數(shù)字化改革情況

浙江廣電集團(tuán)（以下簡稱集團(tuán)）直屬于浙江省委省政府，是以新聞宣傳為主體，兼營相關(guān)產(chǎn)業(yè)的綜合媒體集團(tuán)。為貫徹落實(shí)省委省政府?dāng)?shù)字化改革總體部署，按照《浙江省數(shù)字化改革總體方案》和《浙江省宣傳文化智融工程建設(shè)總體方案》要求，深化實(shí)施“媒體數(shù)字化迭代行動”，強(qiáng)化數(shù)智集成和融合創(chuàng)新，推動集團(tuán)生產(chǎn)方式、服務(wù)機(jī)制、管理體系、治理模式的全方位、系統(tǒng)性重塑，實(shí)現(xiàn)從“事”向“制”“治”“智”的轉(zhuǎn)變。具體來說就是，運(yùn)用數(shù)字化手段，按照系統(tǒng)分析V字模型持續(xù)迭代，采用由“數(shù)字底座、數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)字駕駛艙、九大模塊、核心業(yè)務(wù)事件組、N個應(yīng)用場景、門戶”等組成的七層框架，深化業(yè)務(wù)協(xié)同和數(shù)據(jù)共享，布局全媒體各領(lǐng)域應(yīng)用場景，打造集團(tuán)整體智治綜合應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)治理能力和治理水平的整體躍遷，從而進(jìn)一步推進(jìn)媒體深度融合發(fā)展，加快集團(tuán)全媒體傳播體系和傳播能力現(xiàn)代化建設(shè)。

1.2 檔案工作數(shù)字化改革情況

檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，集團(tuán)檔案類型主要分為文書檔案、人事檔案、會計(jì)檔案、業(yè)務(wù)類檔案等。集團(tuán)綜合檔案室設(shè)在集團(tuán)辦公室，負(fù)責(zé)收集、整理、保管集團(tuán)文書檔案、歷史照片檔案、實(shí)物檔案等類型的檔案資料并提供檔案利用服務(wù)，負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督下屬單位檔案工作。除此之外，在集團(tuán)人事管理部、計(jì)劃財務(wù)部、廣播影視資源中心設(shè)立集團(tuán)檔案分室，分別負(fù)責(zé)管理集團(tuán)人事檔案、會計(jì)檔案和廣播影視專業(yè)檔案。綜合檔案室已于2021年被評為省級規(guī)范化數(shù)字檔案室，已完成存量檔案90%以上數(shù)字化，目前正在進(jìn)一步完善全部存量檔案的數(shù)字化目標(biāo)任務(wù)，為檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型奠定資源基礎(chǔ)。廣播影視資源中心的中心媒資系統(tǒng)，是集團(tuán)內(nèi)容資料存儲、管理及再利用的基礎(chǔ)平臺，對集團(tuán)下屬廣播頻率和電視頻道所有視音頻資料按照“統(tǒng)一歸檔、集中管理、資源共享、合理流通”工作要求，進(jìn)行收集、編目、存儲、發(fā)布、檢索和下載管理，內(nèi)容資源通過集團(tuán)內(nèi)部媒資網(wǎng)呈現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)廣播、電視、文稿等全媒體資源“一站式”檢索、瀏覽和下載。

隨著集團(tuán)數(shù)字化改革工作的推進(jìn)，檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型也隨之啟動。文書檔案以現(xiàn)有綜合檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，與新辦公自動化平臺對接，是辦公自動化項(xiàng)目（二期）的重點(diǎn)內(nèi)容之一，屆時將實(shí)現(xiàn)集團(tuán)辦公業(yè)務(wù)在線辦理、數(shù)據(jù)共享、實(shí)時更新、權(quán)限設(shè)置等功能，檔案管理工作將前置于業(yè)務(wù)開始之初，跟蹤文件接收、批轉(zhuǎn)、辦理、結(jié)果反饋等文件全生命周期，自動采集主要業(yè)務(wù)流程、關(guān)鍵環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)與最終形成的文件資料一并接入檔案管理系統(tǒng)平臺，由專職檔案人員進(jìn)行價值判斷和鑒定保管期限，并分類編目存檔。業(yè)務(wù)類檔案對應(yīng)的是集團(tuán)主責(zé)主業(yè)，是建設(shè)的重點(diǎn)難點(diǎn)，主要包括新聞腳本等文字書稿類定稿，各廣播電視頻道和新媒體客戶端產(chǎn)生的音視頻資料、照片，各類專題片、紀(jì)錄片拍攝素材等。綜合智治平臺建成后，集團(tuán)全媒體、全業(yè)務(wù)、全渠道、全終端、全用戶將“一網(wǎng)打盡”，構(gòu)筑“橫向到邊、縱向到底”的數(shù)據(jù)倉庫，也就是綜合智治平臺的數(shù)據(jù)資源體系。所有業(yè)務(wù)信息資源采集后在數(shù)據(jù)倉庫作為有價值的信息資源保存下來。通過權(quán)限設(shè)置，構(gòu)建內(nèi)容共享、渠道共享、技術(shù)共享、數(shù)據(jù)共享的綜合信息資源庫。人事和會計(jì)檔案分別納入人事和會計(jì)管理系統(tǒng)平臺。整體檔案工作按照“統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實(shí)施”工作思路推進(jìn)，以打造一體化、全程化、協(xié)同化、共享化檔案信息資源體系。

2 媒體機(jī)構(gòu)檔案工作數(shù)字化改革中存在的主要問題

2.1 政策及制度標(biāo)準(zhǔn)不夠健全

制度建設(shè)和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是檔案工作數(shù)字化改革的保障和關(guān)鍵。從內(nèi)部看，集團(tuán)制定了《檔案管理制度》和《電子檔案管理辦法》，涉及數(shù)字化內(nèi)容包括電子文件歸檔和管理制度、電子檔案查詢利用制度、網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備管理制度，安全保密制度等，但只對電子文件檔案相關(guān)內(nèi)容做出規(guī)定，而數(shù)字化其他方面內(nèi)容目前沒有涉及。從外部看，浙江省檔案局印發(fā)的相關(guān)文件中沒有針對媒體機(jī)構(gòu)檔案工作的內(nèi)容，省檔案局關(guān)于全省檔案工作的數(shù)字化部署中，對媒體機(jī)構(gòu)檔案工作數(shù)字化的關(guān)注也相對比較少，因而對媒體機(jī)構(gòu)檔案數(shù)字化改革指導(dǎo)的針對性不強(qiáng)；此外，國家廣播電視總局和全國的省級廣電行業(yè)也沒有關(guān)于系統(tǒng)內(nèi)檔案，尤其是沒有針對特種載體檔案的數(shù)字化改革出臺相關(guān)政策及制度標(biāo)準(zhǔn)。因此可以說，媒體機(jī)構(gòu)檔案管理方面的政策制度，相較于檔案管理的其他綜合性政策和制度來說，非常缺乏，其數(shù)字化改革的政策及制度標(biāo)準(zhǔn)更是一塊空白，工作推進(jìn)中缺乏制度標(biāo)準(zhǔn)來指引和規(guī)范。

2.2 檔案人員結(jié)構(gòu)相對單一

目前專職檔案管理人員均為傳統(tǒng)檔案管理專業(yè)背景，缺乏檔案數(shù)字化相關(guān)關(guān)鍵技術(shù)。而檔案數(shù)字化改變了傳統(tǒng)檔案管理及利用方式，媒體檔案數(shù)字化改革不是本單位檔案工作人員能夠獨(dú)立完成的。從實(shí)際來看，由檔案人員對負(fù)責(zé)數(shù)字化改革的技術(shù)部門提出具體要求，技術(shù)人員具體實(shí)施數(shù)字化過程，但是技術(shù)人員對檔案管理流程、業(yè)務(wù)內(nèi)容不甚了解，導(dǎo)致檔案管理人員和技術(shù)人員不能夠流暢地進(jìn)行業(yè)務(wù)對接，在布局檔案數(shù)字化過程中相對比較被動。同時，檔案人員對采編播流程也存在業(yè)務(wù)盲區(qū)，對廣播電視主業(yè)內(nèi)容生產(chǎn)、業(yè)務(wù)流程不熟悉，導(dǎo)致無法準(zhǔn)確鑒定業(yè)務(wù)類檔案信息價值及確定保管期限。以上不足在人力資源方面限制了檔案工作數(shù)字化進(jìn)程。

2.3 軟硬件設(shè)施設(shè)備相對不足

在既往檔案管理中，在配備設(shè)施設(shè)備時，一般以滿足現(xiàn)階段需要和適當(dāng)超前為原則，所配置軟硬件已基本達(dá)到存量檔案數(shù)字化需求。但是在辦公自動化平臺和檔案管理系統(tǒng)的對接中，遇到技術(shù)壁壘，增量電子文件還是以手動下載、上傳的方式保存歸檔，兩個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的接口適配存在缺陷。業(yè)務(wù)類檔案中，廣播電視頻道以及新媒體客戶端每天產(chǎn)生的海量音視頻資料，具有及時性、交互性、碎片化、專業(yè)性等特點(diǎn)，如何及時抓取、準(zhǔn)確判斷、自動分類、整理歸檔問題成為難題。

3 推進(jìn)媒體機(jī)構(gòu)檔案工作數(shù)字化改革的應(yīng)對措施

3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念和爭取政策支持是前提

檔案人員要乘著數(shù)字化改革東風(fēng)，努力爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作改革的支持。一方面，要讓領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、服務(wù)性工作，破除以往檔案工作邊緣化的思想，深刻認(rèn)識到影像資料是金庫和寶藏資源，認(rèn)識到管理好檔案信息資源，為廣播電視生產(chǎn)、產(chǎn)業(yè)經(jīng)營活動提供利用服務(wù)，反哺主業(yè)，為集團(tuán)產(chǎn)生無形的經(jīng)濟(jì)效益，從而在投入上支持，保證必要的人力、財力和物力資源，確保基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、軟硬件配備等建設(shè)基本條件的實(shí)現(xiàn)。另一方面，要改變檔案管理人員的傳統(tǒng)思維，樹立檔案信息資源觀念，秉持“數(shù)智立新”理念，運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)、數(shù)字化思維、數(shù)字化認(rèn)知，以“破舊立新”的改革創(chuàng)新思維推進(jìn)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級。同時，還要呼吁廣電系統(tǒng)內(nèi)部制定檔案工作尤其是特種載體檔案數(shù)字化改革配套政策和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，使改革有章可循、有據(jù)可依。

3.2 做好科學(xué)規(guī)劃和用好先進(jìn)技術(shù)是關(guān)鍵

媒體機(jī)構(gòu)檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型建立在整體綜合智治平臺基礎(chǔ)上，是流程重塑、系統(tǒng)再造過程，這是一項(xiàng)系統(tǒng)化的宏大工程，要科學(xué)規(guī)劃、全盤考慮、統(tǒng)一部署。要堅(jiān)持全程管理和前端控制的理念，從檔案事后管理向過程管理轉(zhuǎn)變，形成覆蓋媒體融合全過程的檔案管理機(jī)制；編制改革任務(wù)清單、量化目標(biāo)、集中攻堅(jiān)、分步推進(jìn)。此外，媒體機(jī)構(gòu)檔案類型多，尤其影像資料檔案體量大、類別多、時效性強(qiáng)，需要采用先進(jìn)技術(shù)加以管理和提供利用，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。尤其在省級融媒體中心垂直兼容各市縣區(qū)融媒體中心的背景下，融媒體云平臺建設(shè)要充分考慮檔案管理需求，通過云端采集、5G傳輸?shù)戎悄芟冗M(jìn)手段，將實(shí)時產(chǎn)生的數(shù)據(jù)及時自動采集，通過5G傳輸在云端保存，還可考慮運(yùn)用AI識別、進(jìn)行自動歸類、分類存儲，各類信息資源可通過權(quán)限設(shè)置達(dá)到共享共用，形成檔案一體閉環(huán)管理。

3.3 完善人員結(jié)構(gòu)和加強(qiáng)教育培訓(xùn)是支撐

檔案工作數(shù)字化改革是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，要求多部門跨業(yè)務(wù)協(xié)同和高效綜合集成，以集團(tuán)專職檔案管理人員為主體，以技術(shù)部門力量和下屬各部門檔案員隊(duì)伍為支撐，以新聞采編播隊(duì)伍為補(bǔ)充，形成多元化檔案人員配備模式，可在新聞中心、新媒體客戶端營運(yùn)部門、技術(shù)等部門設(shè)立兼職檔案管理人員。適時成立檔案數(shù)字化改革推進(jìn)組，以分管領(lǐng)導(dǎo)為組長，專職檔案管理人員、相關(guān)技術(shù)人員、主要業(yè)務(wù)部門相關(guān)人員為成員，協(xié)調(diào)推進(jìn)和組織實(shí)施各項(xiàng)檔案數(shù)字化改革任務(wù)。同時要對各類檔案人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，對專職檔案人員應(yīng)加強(qiáng)信息技術(shù)、媒體業(yè)務(wù)等專業(yè)知識與技能培訓(xùn)；對技術(shù)人員和業(yè)務(wù)人員加強(qiáng)檔案管理方面基本知識普及，培養(yǎng)符合檔案數(shù)字化改革需求的復(fù)合型檔案管理人才。

3.4 強(qiáng)化檔案應(yīng)用和優(yōu)化檔案服務(wù)是根本

媒體機(jī)構(gòu)的檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型不是孤立的，必須在數(shù)字化改革和媒體融合大框架中謀劃推進(jìn)。這就要求我們主動對接，做好融入和服務(wù)兩篇文章。要圍繞重點(diǎn)領(lǐng)域的數(shù)字化改革，加快對接媒體融合的重大項(xiàng)目、重大平臺，全面實(shí)現(xiàn)電子歸檔，用數(shù)據(jù)記錄、固化重點(diǎn)領(lǐng)域改革成果。要圍繞服務(wù)“完善全媒體傳播體系”“打造視聽旗艦平臺”“構(gòu)筑融媒技術(shù)高地”“駐全省11市記者站建設(shè)”等重點(diǎn)任務(wù)，加快實(shí)現(xiàn)媒資數(shù)字化歸檔，探索檔案數(shù)據(jù)規(guī)范、有序流轉(zhuǎn)。要整合檔案資源和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，應(yīng)用人工智能、大數(shù)據(jù)挖掘和分析等技術(shù)輔助檔案查詢利用，著力拓展智慧檔案應(yīng)用場景，實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化，不斷提升服務(wù)效能。