以“雙五”為抓手，全面加強(qiáng)街道檔案管理

王倩

（鄒平市好生街道辦事處，山東 鄒平 256219）

引言

新時(shí)代下，檔案事業(yè)也隨之邁入全新發(fā)展階段，針對(duì)檔案管理開始尋求全新的突破，以符合現(xiàn)代化城市中心發(fā)展的需求。在此背景下，抓基層、抓基礎(chǔ)、抓基本成為檔案管理發(fā)展的全新思路，其中街道檔案管理成為重要整治方向。由點(diǎn)帶面、由小到大、由基層到省際的檔案“雙五”（檔案規(guī)范化管理省“五星”級(jí)、數(shù)字檔案室省“5A”級(jí)）建設(shè)隨之推行與實(shí)施，依托檔案“雙五”建設(shè)理念，助推街道檔案管理，成為工作開展的首要內(nèi)容，具體是全面統(tǒng)籌區(qū)域內(nèi)各級(jí)檔案館資源，形成區(qū)域一體化的資源優(yōu)勢(shì)[1]。在此基礎(chǔ)上帶動(dòng)區(qū)域范圍內(nèi)檔案管理工作的進(jìn)步發(fā)展，進(jìn)而由此打造出符合區(qū)域檔案文化的品牌形象，實(shí)現(xiàn)檔案工作開展的同時(shí)，產(chǎn)生明顯的社會(huì)效應(yīng)，切實(shí)保障范圍內(nèi)檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。具體內(nèi)容討論如下：

一、彰顯基層街道檔案管理價(jià)值，奠定檔案“雙五”建設(shè)基礎(chǔ)

基層街道工作的性質(zhì)決定了它在面向社會(huì)、走近群眾的過程中，擁有最廣泛、最原始的民生檔案資源，這是最能體現(xiàn)黨和政府為人民服務(wù)的歷史證據(jù)和存檔材料。然而，由于歷史原因和新建城市的需要，街道檔案館的基礎(chǔ)通常比較薄弱。例如，經(jīng)濟(jì)領(lǐng)導(dǎo)比歸檔更重要，歸檔人員不固定，歸檔管理分散（每個(gè)類別的檔案存放在每個(gè)職能部門），歸檔業(yè)務(wù)問題（不完整的文件特征（如組織違規(guī)）嚴(yán)重限制發(fā)展街道檔案工作。甚至一些街道因經(jīng)濟(jì)合同、拆遷協(xié)議等材料的丟失，造成經(jīng)濟(jì)損失和被動(dòng)工作。檔案管理工作之后和檔案工作地位的缺乏受到了市政府的極大關(guān)注[2]。

“十二五”以來，基層街道檔案工作得到了高度評(píng)價(jià)，隨后，市區(qū)政府出臺(tái)了《關(guān)于新形勢(shì)下進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)基層檔案工作的實(shí)施意見》，由此實(shí)施檔案館建設(shè)總體規(guī)劃。在此背景下，各級(jí)檔案館領(lǐng)導(dǎo)已明確認(rèn)識(shí)到基層街道檔案業(yè)是檔案事業(yè)發(fā)展的機(jī)遇，更是面對(duì)新形勢(shì)、新挑戰(zhàn)，有效打開局面的重要突破口，建設(shè)街道檔案館。各級(jí)檔案局目標(biāo)任務(wù)需明確，實(shí)際工作開展需順勢(shì)而為，再此基礎(chǔ)上逐步開展區(qū)街道國家星級(jí)檔案標(biāo)準(zhǔn)化和信息化工作。區(qū)檔案局主要領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)相關(guān)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)單位工作人員在各個(gè)街道開展檔案工作。具體是充分調(diào)研及指導(dǎo)街道檔案工作建設(shè)，每次走訪街道，局領(lǐng)導(dǎo)都帶頭走訪街道領(lǐng)導(dǎo)，尋找思想共識(shí)，爭(zhēng)取街道領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的關(guān)注和支持。同時(shí)，強(qiáng)化與街道檔案館的工作人員進(jìn)行討論，共同規(guī)劃工作。通過一系列的努力，全區(qū)街道形成了“檔案管理是一切街道管理的基礎(chǔ)，抓檔案就是抓管理”的理念。隨著創(chuàng)作活動(dòng)的開展和深入，檔案館在街道工作中的地位和作用不斷提升。

二、依托檔案“雙五”建設(shè)要求，全面提升街道檔案管理規(guī)范化水平

在市區(qū)領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)街道開展檔案“雙五”建設(shè)過程中，始終堅(jiān)持深刻貫徹落實(shí)我國《檔案法》和各項(xiàng)檔案管理工作條例以及數(shù)字檔案管理評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)為理論指導(dǎo)，結(jié)合各街道檔案工作實(shí)際，采取因地制宜的創(chuàng)建工作目標(biāo)和工作方案，由此全面推進(jìn)檔案“雙五”建設(shè)工作的深入開展。具體需要做好以下工作內(nèi)容：

（一）加強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)意識(shí)

區(qū)檔案部門認(rèn)真組織街道領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作人員學(xué)習(xí)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和考核規(guī)則，對(duì)重要規(guī)定進(jìn)行口譯培訓(xùn)。街道需要比較指標(biāo)、調(diào)查問題、發(fā)現(xiàn)差距、制定糾正措施，每條街道都應(yīng)以實(shí)際差異為基礎(chǔ)。制定國家4 星級(jí)、5 星級(jí)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化考核方案，重點(diǎn)圍繞檔案資源、軟硬件設(shè)備、檔案信息化、建設(shè)陳列室等工作。以標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)為重點(diǎn)，形成兩個(gè)層次，夯實(shí)街道檔案工作基礎(chǔ)[3]。

（二）加強(qiáng)資源建設(shè)

基層街道本身也屬于一個(gè)小社會(huì)，各種基層活動(dòng)隨之形成了分類明確的、數(shù)量龐大的檔案。研究街道風(fēng)貌、部門設(shè)置、檔案類別，對(duì)文獻(xiàn)、實(shí)物、照片、光盤、會(huì)計(jì)、勞保等進(jìn)行分類，科學(xué)準(zhǔn)確地指導(dǎo)街道檔案資源建設(shè)和使用。全面梳理出資源建設(shè)、安全生產(chǎn)、綜合治理、雙保障、資產(chǎn)管理、基礎(chǔ)設(shè)施、司法等12 個(gè)以上類型的檔案，以及檔案分類方案、成文范圍、保管表，并報(bào)區(qū)檔案館審核和批準(zhǔn)，以便有規(guī)可循，有規(guī)可守。

（三）加強(qiáng)設(shè)施建設(shè)

國家星級(jí)歸檔標(biāo)準(zhǔn)不僅需要豐富多樣的歸檔資源，更離不開良好的設(shè)施保障。因此，每條街道在創(chuàng)建過程中都增加了對(duì)設(shè)施的投資。如果您的辦公空間很小，請(qǐng)先預(yù)留一個(gè)文件管理空間。例如，街道辦公樓被拆遷，部分街道需要建設(shè)生態(tài)科技島。臨時(shí)住房安置期間，騰出3 間辦公室，以此來實(shí)現(xiàn)省4 星檔案規(guī)范化建設(shè)的目標(biāo)。也有某些街道，為了成功建設(shè)5星級(jí)檔案規(guī)范化工作，將原在二樓的檔案室調(diào)整為四樓，增設(shè)了閱覽室，“三房分開”，60 平方米的房間將用于建造街道陳列室。目前，全區(qū)所有街道均通過了國家檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化等級(jí)4 星以上，至2019 年其中一條街道成為首條通過了國家5 星級(jí)的檔案標(biāo)準(zhǔn)化測(cè)評(píng)的街道。

三、全面統(tǒng)籌規(guī)劃，促使街道檔案管理信息化轉(zhuǎn)變

街道檔案館多為民生檔案館，不僅本身館藏?cái)?shù)量眾多，而且對(duì)此類檔案進(jìn)行搜索和使用的人也很多。民生檔案存放在街道各職能部門，不僅查找費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且無助于檔案的安全。為此，各級(jí)檔案館在制定區(qū)檔案信息化發(fā)展規(guī)劃時(shí)，堅(jiān)持以創(chuàng)建國家4A、5A 數(shù)字檔案館、街道數(shù)字檔案館為目標(biāo)，以創(chuàng)建為重點(diǎn)的街道數(shù)字檔案館形式。區(qū)級(jí)部門、街道、園區(qū)上下移動(dòng)，統(tǒng)籌推進(jìn)發(fā)展思路。區(qū)檔案部門清醒地認(rèn)識(shí)到，數(shù)字檔案館建設(shè)存在著重點(diǎn)和難點(diǎn)。成功的街道創(chuàng)建意味著整個(gè)地區(qū)的成功。應(yīng)重點(diǎn)做好以下幾個(gè)方面的工作內(nèi)容：

（一）完善頂層設(shè)計(jì)，優(yōu)化“數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”功能

2016 年以來，依托政府業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)，“數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”在全區(qū)全面普及。為更好地適應(yīng)檔案電算化的發(fā)展需要，總計(jì)投資近100 萬元，多次升級(jí)“數(shù)字檔案管理系統(tǒng)”，完成與智慧辦公系統(tǒng)的有效集成，實(shí)現(xiàn)電子歸檔，并成功引入簽名技術(shù)。管理。該系統(tǒng)將街道檔案管理的特色流程引入到數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)中，特別是結(jié)合街道檔案管理的特點(diǎn)，從而構(gòu)建了一種在線備案、在線指導(dǎo)、在線管理、在線使用的新型檔案管理模式。2018 年，“智慧辦公系統(tǒng)”全面升級(jí)。升級(jí)后的 OA 系統(tǒng)由工作流引擎、智能表單等支持，用于起草、審查、發(fā)布、蓋章、分發(fā)、簽署、批閱、流通等全過程在線流通[4]。

（二）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高街道干部和職工網(wǎng)上辦公能力

檔案信息化發(fā)展的新要求最初模糊了街道行政人員和員工對(duì)電子檔案流程的認(rèn)識(shí)，他們對(duì)在線辦公的熱情不高。為推進(jìn)街道數(shù)字檔案建設(shè)，提升街道網(wǎng)上辦事能力，區(qū)檔案館、區(qū)信息中心專門舉辦街道電子政務(wù)培訓(xùn)班。區(qū)信息中心側(cè)重于在線發(fā)送和接收文件過程中的培訓(xùn)。區(qū)檔案局重點(diǎn)培訓(xùn)電子文件歸檔和系統(tǒng)管理。同時(shí)，區(qū)檔案部門深入各街道調(diào)研調(diào)查，發(fā)現(xiàn)問題，實(shí)地傳授。通過教育培訓(xùn)，全區(qū)各街道都更好地掌握了電子政務(wù)技能。特別是高層管理人員和檔案工作人員可以很好地使用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，為創(chuàng)建國家4A、5A 數(shù)字檔案館奠定良好的基礎(chǔ)。

（三）試點(diǎn)率先逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案全覆蓋

街道檔案工作的一個(gè)特點(diǎn)決定了街道數(shù)字檔案的建立與政府部門和機(jī)構(gòu)存在有很大不同。建設(shè)街道數(shù)字檔案館 為有效探索路徑和經(jīng)驗(yàn)，區(qū)檔案廳選擇了多條街道作為首批試點(diǎn)單位。選擇街道檔案室作為試點(diǎn)，主要基于街道領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)強(qiáng)、檔案責(zé)任心強(qiáng)、專業(yè)化程度高、街道檔案管理相對(duì)規(guī)范等因素。同時(shí)，所有建設(shè)目標(biāo)都從國家4A 級(jí)及以上開始，以避免降低標(biāo)準(zhǔn)，避免區(qū)檔案館自查國家A 級(jí)數(shù)字檔案館建設(shè)工作上街。（4A級(jí)以上數(shù)字檔案館由市檔案局領(lǐng)導(dǎo)和專家創(chuàng)建，評(píng)審組審核通過），確保建設(shè)的有效性和質(zhì)量。最終，在此基礎(chǔ)上，分別實(shí)現(xiàn)了國家5 星級(jí)檔案工作和國家5A 級(jí)數(shù)字檔案室建設(shè)的“雙五”目標(biāo)。

（四）實(shí)現(xiàn)過程控制，確保街道檔案信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化

各級(jí)街道接到檔案“雙五”建設(shè)的任務(wù)后，紛紛制定了檔案創(chuàng)建、檔案數(shù)字化掃描、信息設(shè)備采購等工作計(jì)劃。期間，有地方檔案局進(jìn)行跟蹤指導(dǎo)，多次邀請(qǐng)國家、市檔案專家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，確保試點(diǎn)工作順利進(jìn)行[5]。在各利益相關(guān)方的努力下，2016 年試點(diǎn)街道通過了國家4A 數(shù)字檔案館的評(píng)估和批準(zhǔn)。此后2 年，全區(qū)其他街道借鑒試點(diǎn)街道經(jīng)驗(yàn)，陸續(xù)建立國家4A 級(jí)數(shù)字檔案館。其他街道爭(zhēng)先恐后，積極加強(qiáng)街道檔案信息管理，規(guī)范和專業(yè)化街道職能部門向檔案館移交檔案工作，以國家5A 數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)為目標(biāo)。各類分類按照國家質(zhì)量監(jiān)督管理總局發(fā)布的《檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換操作流程》進(jìn)行。數(shù)字檔案管理系統(tǒng)中列出了各類別的掃描檔案，照片和音頻（“電子文件歸檔管理系統(tǒng)”和“電子文件和電子檔案的利用”）的系統(tǒng)鏈接，充分依托網(wǎng)絡(luò)電子檔案及服務(wù)模式，促使街道檔案信息管理更加規(guī)范、科學(xué)、系統(tǒng)化轉(zhuǎn)變。

四、結(jié)語

綜上所述，街道檔案管理以“雙五”標(biāo)準(zhǔn)為抓手，最終實(shí)現(xiàn)街道檔案“雙五”建設(shè)成功發(fā)展的原因可歸納總結(jié)如下：

一是領(lǐng)導(dǎo)非常重視。無論是區(qū)領(lǐng)導(dǎo)、區(qū)檔案領(lǐng)導(dǎo)班子，還是街道領(lǐng)導(dǎo)，都清楚地認(rèn)識(shí)到中央下發(fā)意見《關(guān)于新形勢(shì)下進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)檔案工作的意見》，《意見》內(nèi)容直指區(qū)域檔案工作，因此所具備的重要性和必要性不言而喻，這是打造街道檔案“雙五”標(biāo)準(zhǔn)的重要保障。二是精心組織、精心謀劃。推進(jìn)街道檔案標(biāo)準(zhǔn)化、信息化建設(shè)，特別是檔案“雙五”建設(shè)活動(dòng)是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工程。檔案局和建設(shè)單位都應(yīng)當(dāng)深入調(diào)研，強(qiáng)化組織工作，由此來制定和落實(shí)年度發(fā)展計(jì)劃，并提供現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)、預(yù)評(píng)估等具體實(shí)施環(huán)節(jié)。只有這樣才能最大限度得到.避免走彎路，減少建設(shè)發(fā)展過程中的錯(cuò)誤，確保街道檔案“雙五”建設(shè)的最終成功。三是加大投入是關(guān)鍵。所有街道都確保了資金、設(shè)施和人員位于存檔、陳列室和數(shù)字處理方面的投入充足到位。第四，目標(biāo)考核的重要手段。為確?！半p五”規(guī)劃的實(shí)施和成功，區(qū)檔案部門加強(qiáng)了與區(qū)有關(guān)部門的協(xié)調(diào)配合。在區(qū)領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持下，將目標(biāo)和責(zé)任單位的設(shè)定納入?yún)^(qū)年度目標(biāo)考核，與區(qū)領(lǐng)導(dǎo)層的績效考核相關(guān)聯(lián)，由此全面增強(qiáng)了街道工作的積極性和責(zé)任感。