信息時代檔案管理工作者應(yīng)具備的素質(zhì)和能力

李仕偉

（吉林省撫松縣水利局水庫移民服務(wù)中心，吉林 撫松 134599）

當(dāng)下處于信息化時代，在這一背景下檔案建設(shè)事業(yè)正在不斷加速發(fā)展，此時也就對檔案管理者提出了更高的素質(zhì)和能力要求。因?yàn)橹挥斜ＷC其有著較高的素質(zhì)能力，才可以在日常管理工作中減少出錯的頻率，從而高效完成檔案管理任務(wù)，為相關(guān)用戶提供好的檔案服務(wù)。然而檔案管理者應(yīng)該具備什么樣的能力和素質(zhì)，而又該如何提升其管理能力和素質(zhì)是值得思考的問題。一名合格的檔案管理工作者，除了要擁有良好的思想素質(zhì)，還要科學(xué)掌握管理技術(shù)，這也就需要相關(guān)部門對其進(jìn)行嚴(yán)格培訓(xùn)，從而注意全方位提升管理者的綜合素質(zhì)和能力，以此與信息化時代的要求保持契合。

一、檔案管理工作概述

對于當(dāng)下階段的單位和企業(yè)而言，檔案管理屬于一項(xiàng)非常重要的工作內(nèi)容，對完善企業(yè)管理中的各項(xiàng)工作有著非常重要的促進(jìn)作用。在實(shí)際開展這一管理工作時，其中一般包含了很多環(huán)節(jié)，從初始的收集、整理，到中期的統(tǒng)計、匯總，再到后期的研究與分析，每一個過程的工作內(nèi)容都非常重要，若是其中一個流程出現(xiàn)了問題，都會對檔案最終的精準(zhǔn)度和可靠性產(chǎn)生影響[1]。這也就要求檔案管理者必須具備高效的工作能力和素養(yǎng)，這也是為檔案管理工作帶來保障的基礎(chǔ)。由于在實(shí)踐過程中，檔案管理工作自身就具有一定的管理屬性、服務(wù)屬性以及政治屬性，因此當(dāng)下管理工作應(yīng)該要全面結(jié)合社會實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r所進(jìn)行，整個工作內(nèi)容也含有化繁為簡等一些特征，當(dāng)人們在查詢數(shù)據(jù)信息時，為其提供一些方便，這也就是落實(shí)系統(tǒng)化、正規(guī)化檔案管理的根本意義。

二、信息時代檔案管理工作者應(yīng)具有的素質(zhì)

（一）放眼至新時代，擁有高尚思想素質(zhì)

首先，管理工作者必須要擁有健康的三觀，以及成熟的道德法制理念，并積極在工作中展現(xiàn)自己的能力，追求務(wù)實(shí)創(chuàng)新的工作目標(biāo)，全力完成屬于自己的工作。其次，管理者必須要具有長遠(yuǎn)的目光以及職業(yè)規(guī)劃，熱愛自己的事業(yè)，愿意主動承擔(dān)責(zé)任。在實(shí)際工作過程中，還秉著鉆研精神，遇到困難積極解決。此外，管理工作者還要順應(yīng)時代發(fā)展，不斷強(qiáng)化自身時代觀念。對于行業(yè)的發(fā)展而言，還要保持著一定強(qiáng)度的觀察力，對時代的變化與發(fā)展給予重視，從而不斷更新自身思想觀念，認(rèn)識到當(dāng)前是信息化時代的發(fā)展趨勢，從而不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)，以此提升檔案管理的水平。

（二）加強(qiáng)檔案管理實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)綜合素質(zhì)發(fā)展

首先，對于檔案管理者而言，專業(yè)知識本就是其具備的重要內(nèi)容之一，也主要體現(xiàn)了檔案管理者的知識結(jié)構(gòu)與水平，對其工作實(shí)踐有著較強(qiáng)的指導(dǎo)作用，且關(guān)系到管理工作的有效發(fā)展。因此，這也就需要檔案管理者要以社會發(fā)展實(shí)踐為前提，定期學(xué)習(xí)專業(yè)性知識，從而具備全新的管理模式和方法。另外掌握與之相關(guān)的知識，比如創(chuàng)作、人文科學(xué)等等，以此推動編研工作的有序進(jìn)行。其次，要主動學(xué)習(xí)且掌握現(xiàn)代化信息技術(shù)，從而在檔案管理工作中融入信息技術(shù)。因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)發(fā)展速度較快，從而頻繁出現(xiàn)新的技術(shù)，這對管理工作而言有著重要影響。比如，計算機(jī)技術(shù)、索引技術(shù)等，針對這些新的技術(shù)，管理人員更是要加強(qiáng)學(xué)習(xí)以此提升自身操作技術(shù)的能力[2]。在學(xué)習(xí)過程掌握其原理的核心所在，不斷訓(xùn)練其操作程序和方法，從而對自身專業(yè)知識給予完善和補(bǔ)充，以此順應(yīng)時代發(fā)展，進(jìn)一步優(yōu)化管理服務(wù)的有效性。

三、信息時代檔案管理者應(yīng)具備的能力

（一）具備熟練的計算機(jī)技術(shù)，并揮發(fā)信息技術(shù)作用

在各個領(lǐng)域之中，計算機(jī)都得到了較好的運(yùn)用，全面彰顯了管理工具的作用。尤其是針對檔案管理方面的內(nèi)容，更是能夠在原有的基礎(chǔ)上增強(qiáng)了檔案管理的工作效率和操作效率，如收集、整理與加工等。因此，這就要求檔案管理者具備的基礎(chǔ)計算機(jī)操作能力，且能夠在工作中彰顯計算機(jī)的作用和優(yōu)勢，從而為各項(xiàng)工作的開展提供便利，從而提升管理工作的效率，順應(yīng)當(dāng)下信息時代對檔案管理工作提出的要求。

（二）具有現(xiàn)代化管理能力，增強(qiáng)檔案管理的有效性

在信息時代背景下，檔案管理工作產(chǎn)生了較為明顯的轉(zhuǎn)變，管理方式逐漸產(chǎn)生變化，在檔案管理工作中計算機(jī)承擔(dān)著非常重要的責(zé)任，且數(shù)字化檔案也慢慢替代了紙質(zhì)化檔案[3]。因此管理工作者必須要順應(yīng)時代發(fā)展，對現(xiàn)代信息管理中的技能與知識進(jìn)行掌握，從而有效發(fā)揮出現(xiàn)代通訊設(shè)備和計算機(jī)的主要作用，從而提升檔案管理的工作質(zhì)量和效率。

四、信息時代下有效提升檔案管理者素質(zhì)與能力的有效途徑

（一）強(qiáng)化日常學(xué)習(xí)以及培訓(xùn)力度

當(dāng)步入信息化時代后，不知不覺對于檔案管理者的管理能力和工作能力都提出了更高的要求。對于絕大多數(shù)的檔案管理單位而言，必須要在日常管理工作中，結(jié)合時代發(fā)展需求，針對當(dāng)前的工作性質(zhì)給予創(chuàng)新和改革，全面加強(qiáng)重視檔案管理者的力度，定期為其組織相關(guān)的工作培訓(xùn)，同時要加大管理力度，為管理者提供好的發(fā)展機(jī)會，讓其主動提升自身的綜合素質(zhì)以及管理能力。合理應(yīng)用這一方式，能夠最大程度上提升管理者儲備的知識量，從而提升管理者自身的能力，以此對日常工作的質(zhì)量和效率給予提升。

（二）保證實(shí)施繼續(xù)教育的頻率

當(dāng)下我國檔案事業(yè)正在持續(xù)進(jìn)步和發(fā)展，在很多方面都取得了較為明顯的進(jìn)步。要想提升檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)，就要持續(xù)建設(shè)檔案管理者的自身素質(zhì)，這對于工作的有效開展起著重要意義[4]。因此，對于檔案管理單位來說，要積極組織當(dāng)前的管理者進(jìn)行繼續(xù)教育，只有這樣才能使得管理者的整體能力和素質(zhì)都得到提升。比如，加強(qiáng)管理者的電子化管理開年以及專業(yè)知識等內(nèi)容，這樣才能保證檔案管理者的知識水平得到一定程度的提升，并且還能逐漸引導(dǎo)管理者逐漸形成好的創(chuàng)新意識。

（三）注意提升管理者的思想素養(yǎng)

管理人員必須要明確自身崗位的工作職能和責(zé)任，從而強(qiáng)化自身服務(wù)意識，從而對奉獻(xiàn)精神給予有效培養(yǎng)。身為一名管理者必須要正確面對自己的工作，且保持積極熱情的態(tài)度，從而樹立可靠和遠(yuǎn)大的職業(yè)理想，并在日常工作中必須要恪守住自己的職業(yè)底線，以此保障自身職業(yè)素養(yǎng)和操守，最關(guān)鍵的一點(diǎn)是管理者必須要在最大程度上落實(shí)工作的合理性和規(guī)范性。在工作中，必須要主動融入日常實(shí)踐工作中，引用當(dāng)前存在的一系列規(guī)律。并建立于此，還要保證管理者自身擁有超前意識，且更加積極的工作，對于信息化時代而言，積極工作時滿足該時代個性化要求的主要方式之一。

（四）加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理工作者的專業(yè)素養(yǎng)

對于檔案管理者來說，要想提升自身基礎(chǔ)知識和水平，就必須要深入掌握和了解基礎(chǔ)知識，且建立在豐富專業(yè)知識的基礎(chǔ)上提升自身專業(yè)素養(yǎng)。在整個實(shí)踐過程中，要合理應(yīng)用掌握的專業(yè)知識和技術(shù)，在日常生活和工作中要堅(jiān)持學(xué)習(xí)專業(yè)技術(shù)，如基本的檔案管理理論、管理技術(shù)，并學(xué)會合理應(yīng)用與開發(fā)當(dāng)下?lián)碛械臋n案信息資源[5]?？茖W(xué)使用現(xiàn)代化技術(shù)，在實(shí)踐過程中引用電子檔案系統(tǒng)，不僅能夠順利展開檔案管理工作，還能為管理過程中的一些對策給予可靠依據(jù)，并且還可以達(dá)到管理者日常工作時的需求。加大學(xué)習(xí)現(xiàn)代化電子技術(shù)，深入了解各種類型的基礎(chǔ)信息，從而提升管理的有效性。

（五）構(gòu)建完善的檔案管理制度

為了能夠在信息化時代背景下有序開展檔案管理工作，且保障管理工作的質(zhì)量，就要完善當(dāng)前已有的規(guī)章制度，并創(chuàng)建科學(xué)的管理模式，從而保證規(guī)范化且合理化開展管理工作，進(jìn)一步對檔案管理者自身工作能力和素養(yǎng)提出要求和管理?？梢?，加強(qiáng)建設(shè)完善的檔案管理制度，不僅可以保障完善的檔案管理制度，并且還能達(dá)到當(dāng)下時代發(fā)展的要求。也能在原有的基礎(chǔ)上更高效的規(guī)范相關(guān)工作者的行為舉止，避免在管理過程中出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象。

（六）掌握熟練的計算機(jī)技術(shù)

當(dāng)下我國儼然步入了信息化時代，各個行業(yè)都引入了計算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)，并實(shí)現(xiàn)了對整個行業(yè)的創(chuàng)新與改革。檔案管理工作也不例外，在檔案管理工作中計算機(jī)技術(shù)也成為了不可或缺的關(guān)鍵技術(shù)手段。因此，為了能夠順應(yīng)時代發(fā)展要求，檔案管理者必須要轉(zhuǎn)變自身的思想觀念，主動學(xué)習(xí)新鮮事物，提升自己的適應(yīng)能力，熟練計算機(jī)相關(guān)技術(shù)[6]。只有當(dāng)管理者擁有熟練的計算機(jī)操作能力，才可以真正實(shí)現(xiàn)利用計算機(jī)技術(shù)對檔案信息進(jìn)行收集、存檔、加工、儲存等。另外，管理者除了要具備基本的計算機(jī)能力之外，還要對各類軟件進(jìn)行學(xué)習(xí)，掌握各個軟件的使用方法，這樣才能真正發(fā)揮出計算機(jī)的高效性和便捷性。只有這樣才能從根本上保證現(xiàn)代化檔案管理工作井然有序的進(jìn)行，并且還能提升管理工作的質(zhì)量和效率，以此持續(xù)完善和優(yōu)化檔案管理工作。

結(jié)束語

綜上所述，在信息化時代背景下，在檔案管理工作中合理運(yùn)用信息技術(shù)，能夠有效提升檔案管理的工作質(zhì)量和效率，并且還能發(fā)揮出信息技術(shù)在實(shí)際工作中的使用效果。為了可以實(shí)現(xiàn)這一目的，對檔案管理工作者的工作能力和素質(zhì)都提出了較高要求。因此檔案管理者應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)、掌握新的技術(shù)從而提升自身管理能力，為檔案管理事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)一份力量。