做好醫(yī)院文書檔案管理工作的有效策略研究

李鑫

（山東省德州市中醫(yī)院，山東 德州 253000）

引言

醫(yī)院文書檔案主要源于日常行政管理工作，其可以直觀清晰地記錄與反饋出醫(yī)院的日常經(jīng)營情況及相關(guān)數(shù)據(jù)信息，整體呈現(xiàn)出較高的信息參考價(jià)值。因此，醫(yī)院只有充分認(rèn)識(shí)到做好文書管理工作的重要性，推動(dòng)文書檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與制度化發(fā)展，才能將醫(yī)院文書檔案的信息價(jià)值全面體現(xiàn)出來，真正為醫(yī)院文書檔案制度的構(gòu)建及醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。

一、醫(yī)院文書檔案管理工作的特點(diǎn)及特殊性

（一）醫(yī)院文書檔案管理的特點(diǎn)

醫(yī)院文書檔案資料的內(nèi)容極其豐富，可供選擇的文書檔案載體也較為多元化。實(shí)際上醫(yī)院文書檔案資料可直觀清晰地反映出各個(gè)部門的工作情況，尤其是行政管理、醫(yī)療、科技等多個(gè)方面的內(nèi)容，這也是導(dǎo)致醫(yī)院文書檔案內(nèi)容極為豐富的根本原因。與此同時(shí)，由于文書檔案的形成過程就代表著文書工作開展的全過程，因此文書工作綜合涵蓋了文書檔案收集、整理、立卷、歸檔等環(huán)節(jié)。醫(yī)院檔案管理工作在某種程度上可視為基于文書工作而開展的檔案管理、統(tǒng)計(jì)、檢索等工作。此外，醫(yī)院檔案的內(nèi)容大多與文書有關(guān)，因此做好文書工作可以為醫(yī)院檔案管理工作的順利開展奠定良好基礎(chǔ)。這就需要文書部門將醫(yī)院日常運(yùn)營管理過程中形成的具有價(jià)值的文件進(jìn)行統(tǒng)一整理，并及時(shí)將其反饋給檔案部門，做好歸檔存檔工作。醫(yī)院檔案工作的實(shí)施質(zhì)量與文書檔案的質(zhì)量存在密不可分的關(guān)聯(lián)，而文書檔案的質(zhì)量又會(huì)受到文書的完整性、時(shí)效性以及格式的規(guī)范性等因素影響。

（二）醫(yī)院文書檔案的特殊性

醫(yī)院文書檔案相比于普通機(jī)關(guān)的文書檔案更特殊，尤其體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，醫(yī)療業(yè)務(wù)下的指導(dǎo)性文件較多，并且這些文件的實(shí)時(shí)更新速率也相對(duì)較快。對(duì)于綜合性醫(yī)院而言，其普遍會(huì)下設(shè)多個(gè)科室，隨著現(xiàn)代醫(yī)療技術(shù)的快速發(fā)展與普及，各種新型疾病也隨之日益衍生，這也使得醫(yī)療業(yè)務(wù)在檔案文件的指引下具備著較強(qiáng)的指導(dǎo)性與規(guī)范性特點(diǎn)。其次，醫(yī)院中包含了大量崗位晉升文件。醫(yī)院內(nèi)部每年都會(huì)有大量醫(yī)護(hù)人員晉升職務(wù)，并且每家醫(yī)院的招聘人數(shù)也相對(duì)較多，使得醫(yī)院人事檔案增加的同時(shí)，文書檔案也隨之增加。再次，醫(yī)院教學(xué)科研類文件較多。相比于其他政府事業(yè)單位，醫(yī)院對(duì)教學(xué)科研領(lǐng)域的重視度相對(duì)較高。實(shí)際上醫(yī)院每年都有很多醫(yī)護(hù)人員需要根據(jù)衛(wèi)計(jì)委文件下達(dá)的命令，參加進(jìn)修、培訓(xùn)以及醫(yī)學(xué)會(huì)議活動(dòng)。最后，醫(yī)院現(xiàn)有的業(yè)務(wù)類文件數(shù)量遠(yuǎn)高于黨務(wù)類文件數(shù)量。通常情況下，醫(yī)院在日常經(jīng)營發(fā)展過程中，普遍需要緊密圍繞著臨床醫(yī)療服務(wù)開展各項(xiàng)工作，但醫(yī)療保健服務(wù)又是醫(yī)院必須嚴(yán)格執(zhí)行的主要業(yè)務(wù)，其中涉及了一定的黨務(wù)工作內(nèi)容。醫(yī)院開展黨務(wù)工作時(shí)，主要需要完成黨的政策方針宣傳與貫徹落實(shí)等方面的工作內(nèi)容，同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行上級(jí)黨組織下達(dá)的文件精神。但這類文件缺乏基本的時(shí)效性，使得醫(yī)院已歸檔的文件數(shù)量較少，但業(yè)務(wù)類文件數(shù)量卻相對(duì)較多。

二、當(dāng)前醫(yī)院文書檔案管理工作中存在的問題

（一）相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)不足

大多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者錯(cuò)誤地認(rèn)為檔案管理工作部門屬于非專業(yè)部門，在人員招聘過程中也并未重視其專業(yè)理論知識(shí)儲(chǔ)備及技能的掌握情況，并且醫(yī)院現(xiàn)有的工作人員年齡結(jié)構(gòu)普遍偏大，由此導(dǎo)致醫(yī)院文書檔案管理工作在實(shí)際發(fā)展過程中無法取得理想效果，并且相關(guān)工作人員也缺乏專業(yè)態(tài)度及基本素養(yǎng)。首先，部分醫(yī)院文書檔案管理工作人員對(duì)專業(yè)理論知識(shí)的掌握較為匱乏，尤其在開展檔案整理、歸檔、借閱、瀏覽等工作時(shí)，無法嚴(yán)格按照醫(yī)院規(guī)定的制度及實(shí)施條例開展各項(xiàng)工作，使得醫(yī)院文書檔案管理工作存在地紕漏，無形中埋下了嚴(yán)重的安全隱患。

（二）未認(rèn)識(shí)到文書檔案管理工作的重要性

醫(yī)院在日常工作中開展各項(xiàng)事務(wù)時(shí)，主要將重心放在醫(yī)務(wù)工作上，由此導(dǎo)致醫(yī)院對(duì)日常行政管理工作，也就是文書檔案管理工作缺乏基本的重視度。究其根本原因在于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者并未充分認(rèn)識(shí)到做好文書檔案管理工作的重要性，也并未實(shí)時(shí)了解這項(xiàng)工作的貫徹落實(shí)情況，無法第一時(shí)間掌握相關(guān)工作人員面臨的問題和困境，使得檔案管理工作在實(shí)際開展過程中未得到充足的醫(yī)院資源支持，也無法為相關(guān)工作人員提供一個(gè)高效穩(wěn)定的工作環(huán)境。與此同時(shí)，檔案管理人員在實(shí)際工作中工作態(tài)度還不夠嚴(yán)謹(jǐn)，不僅未及時(shí)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況，在日常工作過程中還缺乏積極性與主動(dòng)性，甚至片面性地忽視檔案管理工作中存在的問題，直接影響了整個(gè)文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（三）現(xiàn)有文書檔案管理規(guī)章制度不完善

目前大部分醫(yī)院在落實(shí)文書檔案管理工作時(shí)，普遍缺乏完善的規(guī)章制度及實(shí)施條例，也并未文書檔案管理工作的全過程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督與管控，使得相關(guān)工作人員在檔案管理過程中無法遵守相應(yīng)的流程要求及規(guī)則，嚴(yán)重影響文書檔案管理工作效率的同時(shí)，還耽誤了醫(yī)院檔案借閱等后續(xù)工作，使得醫(yī)院文書檔案管理部門的作用和功能無法全面體現(xiàn)出來。

三、做好醫(yī)院文書檔案管理工作的有效策略

（一）提升文書檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

文書檔案管理人員的工作態(tài)度及專業(yè)素養(yǎng)將會(huì)直接影響這項(xiàng)工作的實(shí)施質(zhì)量和效果，因此醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者必須加大文書檔案管理人員的招聘標(biāo)準(zhǔn)及選入門檻，同時(shí)督促現(xiàn)有工作人員提高自身道德素養(yǎng)及業(yè)務(wù)水平，為文書檔案管理工作的順利進(jìn)行提供人力方面的支持。這就需要醫(yī)院人力部門將文書檔案管理人員規(guī)劃到人才招收、培養(yǎng)范疇中，注重醫(yī)護(hù)人員業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)的同時(shí)，選拔能勝任其他行政管理工作的優(yōu)秀人才。基于此，在人才招聘過程中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)將重心放在檔案管理專業(yè)人才的選拔上，盡可能吸引工作態(tài)度端正、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的專業(yè)人才加入醫(yī)院行政管理工作。另一方面，在條件允許的前提下，醫(yī)院還應(yīng)定期組織現(xiàn)有檔案管理工作人員參加外出學(xué)習(xí)、同行交流等活動(dòng)會(huì)議，通過循序漸進(jìn)的方式提高全體檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)及綜合素質(zhì)水平，以此滿足醫(yī)院文書檔案管理工作的多元化需求。最后，醫(yī)院還應(yīng)積極提升文書檔案管理工作人員的道德素養(yǎng)及法律意識(shí)。對(duì)于醫(yī)院文書檔案管理工作而言，相關(guān)工作人員不但需要具備扎實(shí)的理論知識(shí)基礎(chǔ)，還需要具備基本的法律意識(shí)及較高的道德素養(yǎng)。實(shí)際上醫(yī)院文書檔案管理工作不僅與全體醫(yī)護(hù)人員息息相關(guān)，在實(shí)踐過程中難免還會(huì)涉及到患者的個(gè)人信息、數(shù)據(jù)及隱私，因此相關(guān)工作人員必須始終保持端正嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，避免文書檔案中的重要信息泄漏、遺失。

（二）對(duì)文書檔案管理工作予以高度重視

做好醫(yī)院文書檔案管理工作的前提在于對(duì)這項(xiàng)工作予以高度重視，只有充分認(rèn)識(shí)到落實(shí)文書檔案管理工作的重要性，才能為醫(yī)院日后經(jīng)營發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。首先，文書檔案管理工作人員應(yīng)從思想層面上提高自身道德素養(yǎng)，在日常工作中嚴(yán)格履行自身職責(zé)與義務(wù)，始終保持高漲的熱情及責(zé)任心，以此有效提高文書檔案管理工作的積極性及有效性，通過加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作成果的滿意度，來提高其對(duì)該項(xiàng)工作的重視度。其次，大部分醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)文書檔案管理工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)的根本原因在于相關(guān)工作人員不具備溝通交流的意識(shí)，使得上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)無法及時(shí)了解文書檔案工作的實(shí)施進(jìn)度。這就需要文書檔案管理人員在保證日常工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上，及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)與反饋這項(xiàng)工作的實(shí)際情況及存在的問題，通過潛移默化的方式提高領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)文書檔案管理工作的重視度。最后，相關(guān)工作人員還需要將這項(xiàng)工作進(jìn)行精細(xì)化、規(guī)范化處理，確保領(lǐng)導(dǎo)者及其他部門工作人員需要文書檔案資料時(shí)，能第一時(shí)間提供相應(yīng)的檔案借閱服務(wù)，從而整體提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者及全體工作人員對(duì)該項(xiàng)工作的滿意度和認(rèn)同度。此外，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)有意識(shí)地提高自身行政管理水平，積極詢問醫(yī)院日常檔案工作的落實(shí)情況，同時(shí)主動(dòng)學(xué)習(xí)文書管理相關(guān)知識(shí)及經(jīng)驗(yàn)，并與文書檔案管理工作人員積極密切溝通交流，充分了解這項(xiàng)工作在實(shí)際開展過程中存在的問題，以此制定科學(xué)有效的問題解決方案。

（三）建立完善的醫(yī)院文書檔案管理機(jī)制

醫(yī)院文書檔案管理工作主要包括文書檔案歸檔、借閱以及銷毀等系列工作流程，盡管其中涉及到的工作內(nèi)容并不復(fù)雜，但卻較為細(xì)致繁瑣，需要相關(guān)工作人員保持認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度及基本的耐心，同時(shí)需要系統(tǒng)的規(guī)章制度進(jìn)行監(jiān)督與管控，切實(shí)提高整個(gè)文書檔案管理工作的精細(xì)化和規(guī)范化水平。首先，在文書檔案登記、歸檔過程中，相關(guān)工作人員應(yīng)在有限的時(shí)間內(nèi)將每季度、每年度的檔案進(jìn)行歸檔，并將每份檔案中涉及到的材料信息進(jìn)行有效整合，全面保障文書檔案管理工作的完整性。在此過程中，相關(guān)工作人員還需要嚴(yán)格遵守時(shí)間、事件等方面的規(guī)則，保證文書檔案管理工作質(zhì)量的同時(shí)提高整個(gè)檔案借閱服務(wù)的便利性。其次，在文書檔案借閱過程中，相關(guān)工作人員從宏觀角度出發(fā)，將全體工作人員及外部人員的借閱權(quán)限進(jìn)行科學(xué)劃分。外部人員借閱醫(yī)院文書檔案時(shí)，應(yīng)持有本單位的介紹信及本人的工作證明，待上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批合格后才能正式借閱文書檔案。若外部人員需要借出本院的文書檔案，那么相關(guān)工作人員還需要明確告知借閱時(shí)間及相關(guān)注意事項(xiàng)，有效避免后續(xù)工作中出現(xiàn)紕漏。最后，對(duì)文書檔案進(jìn)行銷毀時(shí)，相關(guān)工作人員同樣需要詳細(xì)記錄文書檔案的歸檔時(shí)間及保管期限，并在某個(gè)特定時(shí)間內(nèi)按照相應(yīng)的流程對(duì)醫(yī)院文書檔案進(jìn)行集中銷毀。但需要注意的是，相關(guān)工作人員應(yīng)認(rèn)真對(duì)比需銷毀的文書檔案，并編制相應(yīng)的檔案清單，同時(shí)反饋到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門，在審批合格后才能開展后續(xù)銷毀工作。

結(jié)語

在醫(yī)院文書檔案管理工作實(shí)際開展過程中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者必須充分利用現(xiàn)有資源及先進(jìn)的信息化技術(shù)，切實(shí)提高醫(yī)院文書檔案管理工作的質(zhì)量和效率，并從思想層面上正確看待文書檔案管理工作的重要性，督促相關(guān)工作人員提高自身專業(yè)素養(yǎng)及道德情操，同時(shí)結(jié)合醫(yī)院發(fā)展情況建立完善的文書檔案管理規(guī)章制度，進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院文書檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。