淺談圖書館檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新

張迪

（河南省圖書館，河南 鄭州 450000）

一、引言

圖書館是知識(shí)信息的重要傳播及控制機(jī)構(gòu)，其在文獻(xiàn)參考、閱讀服務(wù)等方面發(fā)揮了重要的作用，從宏觀層面來(lái)看，圖書館在推動(dòng)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步中扮演了重要的角色。從微觀層面來(lái)看，檔案管理是圖書館自身運(yùn)行管理的重要工作之一，該項(xiàng)工作的發(fā)展與創(chuàng)新，會(huì)影響到圖書館在社會(huì)中實(shí)際作用的發(fā)揮，因此，圖書館檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新應(yīng)該引起必要的重視。

二、圖書館檔案管理的重要性

具體而言，圖書館檔案管理的重要性主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，圖書館檔案管理具有較高的歷史價(jià)值。檔案是對(duì)圖書館發(fā)展歷程的記錄，在圖書館檔案中甚至?xí)涗浰诔鞘械臍v史發(fā)展，通過(guò)相關(guān)檔案可以為圖書館及所在城市的發(fā)展歷史進(jìn)行系統(tǒng)的了解。第二，能夠?yàn)閳D書館的建設(shè)管理提供有力的依據(jù)。構(gòu)建系統(tǒng)完善的圖書館管理體系，是圖書館建設(shè)發(fā)展的重要目標(biāo)之一，圖書館通過(guò)對(duì)自身檔案信息的分析和研究，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)自身在前期管理中存在的不足，以此為當(dāng)前的管理工作提供參考，進(jìn)而幫助自身不斷完善其管理工作，促進(jìn)圖書館的良性運(yùn)作。第三，具有數(shù)據(jù)信息更新的作用。隨著圖書館的持續(xù)運(yùn)作，圖書館檔案信息也會(huì)進(jìn)行持續(xù)的更新，而此類信息可以為后續(xù)的歷史發(fā)展以及歷史研究提供有力的參考數(shù)據(jù)。

三、圖書館檔案管理工作中存在的不足

了解圖書館檔案管理工作中存在的不足，是推動(dòng)圖書館檔案管理工作發(fā)展與創(chuàng)新重要基礎(chǔ)，具體而言，圖書館檔案管理中存在的不足之處主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）檔案管理方法的不足

從當(dāng)前的情況來(lái)看，一些圖書館并沒有針對(duì)檔案管理工作引起足夠的重視，將主要精力放在了閱讀服務(wù)及文獻(xiàn)整理方面，因此圍繞檔案管理并沒有構(gòu)建起相對(duì)完善的管理制度，致使本館的檔案管理工作缺乏一定的規(guī)范性。管理制度的設(shè)立，是管理工作實(shí)施的重要指引，然而在一些圖書館中，僅僅在宏觀管理制度中對(duì)檔案管理有所提及，而對(duì)該項(xiàng)工作的具體實(shí)施并沒有進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定。受此影響，一些圖書館的檔案管理工作則由館內(nèi)人員兼任，在該項(xiàng)工作的具體實(shí)施中表現(xiàn)出明顯的隨意性。比如，檔案信息填寫中的涂改現(xiàn)象，即使出現(xiàn)檔案信息丟失問題，也得不到及時(shí)反映，直到在特定時(shí)期進(jìn)行檔案信息查閱時(shí)才會(huì)發(fā)現(xiàn)其中的問題，這意味著圖書館檔案管理的實(shí)際價(jià)值得不到突顯，針對(duì)此類問題，管理員還會(huì)出現(xiàn)相互推諉的現(xiàn)象。上述情況的出現(xiàn)，必然會(huì)對(duì)圖書館檔案管理工作造成明顯的負(fù)面影響。

（二）檔案管理人員問題

管理人員是圖書館檔案管理工作的開展主體，管理人員業(yè)務(wù)能力會(huì)直接影響到檔案管理工作的實(shí)施效果，然而從當(dāng)前的情況來(lái)看，一些圖書館并不注重檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)。在一些圖書館中，檔案管理人員屬于兼任，此類人員往往不具備檔案管理方面的專業(yè)素質(zhì)，而且在工作中無(wú)法做到盡職盡責(zé)。一些圖書館會(huì)安排專門的人員參與檔案管理，但是在人員的安排方面存在一定的隨意性，比如，在人員招聘中并不會(huì)對(duì)其檔案管理方面的專業(yè)能力進(jìn)行評(píng)估，在人員招入后并沒有圍繞本館檔案管理工作的開展進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，往往在進(jìn)行簡(jiǎn)單的工作交代后則安排其上崗。在工作過(guò)程中，并不會(huì)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的考核。由此可見，由于管理團(tuán)隊(duì)的素質(zhì)得不到保證，因此無(wú)法為圖書館檔案管理工作提供良好的保障。

（三）檔案管理模式問題

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和應(yīng)用，使得圖書館管理模式得到了極大的優(yōu)化，在這一背景下，一些圖書館會(huì)關(guān)注信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，期望以此實(shí)現(xiàn)圖書館檔案管理工作的創(chuàng)新。然而由于信息技術(shù)在圖書館檔案管理中的應(yīng)用程度較低，在該項(xiàng)工作的實(shí)施沒有可以借鑒的對(duì)象，因此圖書館檔案管理工作創(chuàng)新效果并不理想。比如，一些圖書館在檔案管理中對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用主要體現(xiàn)在信息的錄入方面，導(dǎo)致信息技術(shù)的應(yīng)用程度較低；又如，在信息技術(shù)的應(yīng)用中并未建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，因此檔案管理工作創(chuàng)新效果并不明顯。

四、圖書館檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新策略

（一）優(yōu)化檔案管理方法

為了更好地促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，圖書館要圍繞檔案管理工作的開展建立起相對(duì)完善的管理制度，以此為檔案管理工作的具體實(shí)施提供科學(xué)的指引。具體而言，圖書館需要進(jìn)一步細(xì)化檔案管理制度，在這一制度中需要對(duì)本館檔案管理內(nèi)容、管理流程予以明確，要求檔案管理人員嚴(yán)格按照制度指引實(shí)施每一環(huán)節(jié)的工作，從而有效防范檔案管理中的隨意性。在圖書館檔案管理制度中，需要進(jìn)一步明確責(zé)任制的相關(guān)內(nèi)容，以制度的形式明確檔案管理員的責(zé)任，以此引起管理員對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度，一旦出現(xiàn)檔案管理工作漏洞，則需要嚴(yán)肅追究相關(guān)人員的責(zé)任。借助相對(duì)嚴(yán)格的管理制度，促使檔案管理人員主動(dòng)約束和規(guī)范自身的行為，這對(duì)于圖書館檔案管理工作的完善有著非常積極的影響。針對(duì)圖書館檔案管理工作的實(shí)施，還需要建立內(nèi)部監(jiān)督制度，定期對(duì)本館檔案管理工作進(jìn)行相應(yīng)的監(jiān)督，在監(jiān)督中查找工作中的漏洞，并及時(shí)彌補(bǔ)。

（二）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

高素質(zhì)檔案管理人員，能夠?yàn)閳D書館檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新提供有力的支撐，為此，圖書館要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。在該項(xiàng)工作的具體實(shí)施中，首先要完善檔案管理人員的招聘工作，在常規(guī)化招聘流程的基礎(chǔ)上，圖書館需要進(jìn)一步做好應(yīng)聘者的試用考核，針對(duì)那些評(píng)估合格的人員進(jìn)行正式錄用，而且，在整個(gè)考核中，要做到公平公正。在適用考核過(guò)程中還需要評(píng)估適用人員是否具備創(chuàng)新思維，是否能夠針對(duì)圖書館檔案管理工作的推進(jìn)提出建設(shè)性意見。通過(guò)科學(xué)的招聘，幫助圖書館獲得真正的人才，進(jìn)而更好地推動(dòng)圖書館檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新。其次，在人員招募的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步完善檔案管理人員的培訓(xùn)工作，這是提升其檔案管理能力的重要途徑。在該項(xiàng)工作中，圖書館要盡可能減少管理員培訓(xùn)中的形式化，使管理員通過(guò)接受培訓(xùn)盡快掌握工作技能。為此，在具體的管理員培訓(xùn)中可以分兩個(gè)層面進(jìn)行，在第一個(gè)層面的培訓(xùn)工作中，則是重點(diǎn)進(jìn)行部門相關(guān)知識(shí)的灌輸，使管理員全面而細(xì)致的了解本館檔案管理工作內(nèi)容及要點(diǎn)。第二階段則是在上述知識(shí)教育的基礎(chǔ)上進(jìn)行具體的工作技能培訓(xùn)，該階段的重點(diǎn)工作則是幫助管理員掌握崗位工作開展所需的技能。在技能訓(xùn)練中，要引導(dǎo)管理員對(duì)相關(guān)專業(yè)知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)回顧，明確圖書館檔案管理工作所涉及的各項(xiàng)要素，然后圍繞本館檔案管理工作的開展進(jìn)行實(shí)踐技能的訓(xùn)練，在訓(xùn)練過(guò)程中，可以進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)模擬或案例展示的方式進(jìn)行，使管理員了解本館檔案工作流程、工作要點(diǎn)、工作難點(diǎn)，通過(guò)系統(tǒng)的訓(xùn)練，幫助管理員掌握更加全面的工作技能，進(jìn)而更加高效地參與到崗位工作中，通過(guò)這種方式，為本館檔案工作的開展提供更多的人才。

（三）創(chuàng)新檔案管理模式

在新形勢(shì)下的圖書館檔案管理中，要通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的充分利用，實(shí)現(xiàn)圖書館檔案管理模式的創(chuàng)新。在該項(xiàng)工作的具體實(shí)施中，首先要圍繞圖書館檔案管理內(nèi)容構(gòu)建起相應(yīng)的信息化管理系統(tǒng)，這一信息應(yīng)該具備檔案信息整理功能、智能化分析功能、檢索功能。在檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)中需要獲取專業(yè)技術(shù)公司的幫助，在構(gòu)建過(guò)程中，館內(nèi)檔案管理人員需要與技術(shù)人員進(jìn)行全面溝通，使技術(shù)人員對(duì)本館檔案管理工作涉及的內(nèi)容有一個(gè)系統(tǒng)的了解，然后針對(duì)性的開發(fā)相應(yīng)的系統(tǒng)。為了方便檔案管理人員的日常操作，需要結(jié)合實(shí)際情況配備相應(yīng)的管理軟件，值得注意的是，所裝設(shè)的軟件要具備兼容性，以此確保其操作效率。相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式，借助信息化管理系統(tǒng)能夠極大地提升檔案信息的處理效率，降低檔案信息處理中的錯(cuò)誤率，促使圖書館檔案管理工作朝著智能化方向發(fā)展。

其次，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。數(shù)據(jù)庫(kù)的主要作用是進(jìn)行檔案信息的儲(chǔ)存，在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中可以進(jìn)一步細(xì)化為檔案信息獲取功能和分類功能。在數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中，要求檔案管理人員及時(shí)上傳本館運(yùn)行中所產(chǎn)生的各類檔案信息，保障數(shù)據(jù)庫(kù)檔案信息的完整性。為此，圖書館檔案管理人員需要根據(jù)本館情況在系統(tǒng)中規(guī)范化錄入相關(guān)信息，在日常工作中還要做好信息的動(dòng)態(tài)管理。比如，在館內(nèi)人事信息的建檔過(guò)程中，一旦館內(nèi)出現(xiàn)人事變動(dòng)，則需要對(duì)系統(tǒng)中的人事信息進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，在信息調(diào)整過(guò)程中需要保證信息的完善，如相關(guān)人員的工作經(jīng)歷、崗位貢獻(xiàn)、自身特長(zhǎng)等。在信息檔案信息分類中，要選擇特定的分類依據(jù)，在分類完成后需要建立索引，為后期檔案信息的調(diào)閱提供便利。為了有效防范檔案信息丟失，進(jìn)而為系統(tǒng)數(shù)據(jù)提供良好的安全防護(hù)，在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)中，還要做好重要數(shù)據(jù)信息的備份，以此應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)信息丟失突發(fā)狀況的出現(xiàn)。一旦出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息丟失情況，則可以采用特定的數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)對(duì)系統(tǒng)中原有的數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)，以此確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。

另外，為了確保整個(gè)檔案信息化管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行，圖書館需要安排專門的人員定期開展系統(tǒng)維護(hù)，及時(shí)彌補(bǔ)系統(tǒng)中存在的漏洞，消除不良隱患。而且，如果系統(tǒng)在初步運(yùn)作時(shí)比較脆弱，則可以引入防火墻，借助防火墻，能夠有效降低系統(tǒng)被入侵的幾率。在一些重要檔案信息的傳遞過(guò)程中，還可以使用秘鑰，進(jìn)而對(duì)重要信息進(jìn)行加密，降低本館檔案信息被泄漏的幾率。

五、總結(jié)

綜上所述，圖書館檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新有著非常深遠(yuǎn)的影響，為此，圖書館要針對(duì)該項(xiàng)工作的開展引起足夠的重視，積極查找當(dāng)前圖書館檔案管理中存在的不足，并從管理方法、管理人員、管理模式等層面進(jìn)行改進(jìn)和優(yōu)化，以此更好地促進(jìn)圖書館檔案管理工作的發(fā)展與創(chuàng)新。