當前城建檔案管理存在的問題與改革對策

鄭琰

（瀘州市城市建設檔案和信息中心，四川 瀘州 646000）

引言

所謂城建檔案，是城市規(guī)劃建設和管理活動中形成的對國家和社會有重要保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件實物等各種形式和載體的歷史記錄，從事城建檔案收集、整理、保管、利用活動就是開展城建檔案工作。

一直以來，城建檔案見證著一座城市的發(fā)展歷程，記錄著一座城市的發(fā)展軌跡，指明了一座城市的發(fā)展趨向，最為直接地體現著一座城市建設發(fā)展的過程，為一座新的城市建設提供可靠的參考數據，在城市可持續(xù)發(fā)展過程中具有十分重要的作用。城市建設的發(fā)展速度越發(fā)加快，對城建檔案管理的要求越來越高。我國城建檔案管理工作的整體水平不高，還有待加強，需要構建科學化的城建檔案管理體系，擬定城建檔案管理工作的發(fā)展規(guī)劃，積極加強軟硬件資源的配置，從而滿足新時代城建檔案管理與檔案資源開發(fā)利用的需要。因此著力提升城建檔案管理水平，使城建檔案在城市規(guī)劃、城市建設、城市管理當中更好地發(fā)揮其基礎性作用，將有助于推動城市實現可持續(xù)性發(fā)展。

一、分析城建檔案的特點

（一）落實依法治國的特點

全面依法治國的形勢要求依法開展城建檔案工作。依法治國就是依照憲法和法律來治理國家，是中國共產黨領導人民治理國家的基本方略。2021 年1 月，中共中央印發(fā)了《法治中國建設規(guī)劃（2020-2025 年）》，這是新中國成立以來第一部關于法治中國建設的專門規(guī)劃，是新時代全面依法治國的綱領性文件。國家要依法治理，行政機關要依法行政，人民群眾要依法辦事，在全面依法治國的形勢下，各項各業(yè)包括城建檔案工作必然要依法開展?！皺n案工作要走向依法管理、走向開放、走向現代化”。依法開展城建檔案工作，是貫徹落實全面依法治國的必然要求和具體實踐。

（二）存在綜合性強的特點

城建檔案主要涉及城市建設的各種信息，城建檔案的內容是比較豐富的，伴隨著我國的城建檔案管理條例不斷進行完善，城建檔案的信息內容收集也是變得越來越豐富，城建檔案管理不僅指向紙質檔案的管理工作，而且還涉及大量的工程數據信息。城建檔案管理涉及各種資料，包括可行性研究報告、施工技術資料、監(jiān)督監(jiān)理工作檔案、各種驗收檔案等。城建檔案的形式也由以往的文字、數據向圖片、聲像、視頻方面發(fā)展。

（三）歸檔管理周期長

城建檔案管理工作是一項長期性、持續(xù)性和全面性的工作內容，城建檔案的管理工作室需要從城市建設工程項目立項一直到竣工驗收都涉及檔案管理工作的任務，城建檔案管理往往與項目工程規(guī)模有關，大型的城建工程項目的檔案制作與收集管理持續(xù)數年。每一階段的資料都要有序匯總，每個類別的資源都有明確的類別。

（四）資料來源廣泛

城建檔案管理工作所涉及的部門相對比較多，不僅僅是涉及了行政機關單位，與此同時也是涉及了大量的企事業(yè)單位，城市建設工程的設計和施工以及管理、維護、應用都是會應用到城建檔案，城建檔案是處于在動態(tài)化的更新過程中，設計、規(guī)劃、電力、電信、消防與環(huán)保部門對城建檔案都有廣泛的使用需要?，F有城建檔案涉及不同的管理部門，城建檔案數據信息來源較為多元，數據的類型較為復雜，需要形成統(tǒng)一的管理機制，提高城建檔案管理的效率，從而解決城建檔案管理的具體問題。

二、分析城建檔案管理所存在的問題

（一）由于檔案收集和檔案處理存在問題

在實際進行城建檔案管理的過程中，工作人員難免在檔案收集過程中，會出現部分檔案資料遺漏等情況，這樣會直接的導致城市管理者并不能夠完整準確地掌握一個城市的實際發(fā)展軌跡，造成檔案資料與城市建設實際脫節(jié)和偏差，進而影響城市管理者的決策。因此，在實施城建檔案管理工作時，要嚴格按照檔案收集標準和需求對檔案予以檢查、審核、復查等科學合理分類，真正發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、城市建設、城市管理中的基礎性作用，導致其整體發(fā)展受到了影響。

（二）由于城建檔案管理制度并不完善

最近幾年來，我國很多城市結合了各自實際情況，在城建檔案管理方面出臺了相關的辦法和發(fā)布了相關的規(guī)定以及制定出滿足各自城市管理特點的政策，有力推動促進了當地城建檔案管理水平的長足發(fā)展。然而，面對新時代新任務提出的新要求，城建檔案管理工作在持續(xù)性發(fā)展方面還存在一定的局限性，個別地方制定的政策不能有效回應城建檔案管理中所凸顯的問題，不能滿足城市建設、城市規(guī)劃和城市管理的實際需要，建立起一套系統(tǒng)和完善的城建檔案管理體系是勢在必行和刻不容緩的內容。

（三）由于缺少信息化建設硬件設備支持

得益于現如今科學技術的發(fā)展，尤其是信息技術快速的進步，我國城建檔案管理工作的整體水平也是邁出了重要的一部，比如通過信息化技術的應用，可以更好地實現城建檔案資源共享，在此推動下，我國城建檔案管理工作不論是從效率方面還是質量方面都實現了質的提高。然而，個別城建檔案管理單位雖引進了現代化的信息技術，但在硬件設備支持方面還是存在短板，難以滿足實際工作的需要。再加上信息化管理和城建檔案管理工作未能實現有效融合，僅僅憑借人工對大批量的檔案資料進行處理，其信息化的管理優(yōu)勢無法能夠充分地發(fā)揮出來。

三、分析城建檔案管理工作的優(yōu)化措施

（一）提高檔案規(guī)范化的管理水平

一是需要強化城建檔案管理隊伍建設工作，積極的吸納具有云理念的城建檔案管理人員，提高檔案技術人員的儲備，結合提高上級和同級以及下級單位檔案管理人員水平，從而滿足城建檔案管理的實際需要。二是積極的促進紙質城建檔案向電子檔案轉型，加快城建檔案數字化建設工作的步伐，提升城建檔案的運轉水平，利用數據信息技術提高城建檔案管理的效率，消除城建檔案管理因技術方面造成的問題。三是從數據技術建設角度出發(fā)，成立城市建設檔案數據信息中心，明確城建檔案管理中心核心職能，促進城建檔案管理標準的執(zhí)行，更好地去保證城建檔案規(guī)范化管理工作的落實，提倡基層單位將城建工程設計和工程管理意義辦公系統(tǒng)自動化與城建檔案管理工作聯系到一起，重點提高各類電子文件的信息化管理工作，為城建檔案規(guī)范化管理和專業(yè)化管理奠定出相應的基礎。

（二）扎實做好基礎檔案工作

對于城建檔案管理工作而言，是離不開人才儲備和優(yōu)質軟硬件條件，現如今基層應該夯實城建檔案管理的基礎，提高檔案人員的責任意識，積極宣傳城建檔案工作的重要性，并且完善相關的工作機制，有效的防治檔案風險問題。一是需要豐富城建檔案館藏，拓展城建檔案的來源路徑，重點解決城建檔案門類不全的問題，不斷推動城建檔案的豐富化和直觀化。認識合理地做好城建檔案管理與發(fā)展建設的規(guī)劃，明確城建檔案管理的發(fā)展思路，進一步保證城建檔案管理達到既定目標。三是優(yōu)化城建檔案管理機構，健全基層城建檔案管理網絡，進一步理順城建檔案管理各部門之間的關系，形成有效的城建檔案管理合作機制，積極的促進城建檔案管理部門能夠積極地學習新的業(yè)務，有效的強化城建檔案管理業(yè)務指導工作。四是需要高度的重視鑒定工作，提高城建檔案鑒定和保管的專業(yè)性，圍繞著現有的館藏資源合理進行真?zhèn)舞b定，解決數據準確性和數據缺失等問題。

（三）建立起完善的城建檔案管理系統(tǒng)

一是結合大數據和云存儲技術開發(fā)專業(yè)城建檔案管理系統(tǒng)，持續(xù)的優(yōu)化城建檔案數據庫結構，重視提高城建檔案管理工作的專業(yè)性，積極的依托統(tǒng)一規(guī)范流程開展相關工作，大力推廣相對穩(wěn)定集中的檔案管理模式，結合信息技術促進城建檔案管理快速發(fā)展。二是基層單位應當重點開發(fā)智能化的城建檔案管理技術，提高城建檔案管理的擴展性，建立交互操作式數據庫，實現城建檔案的優(yōu)質互聯，從而更好地滿足用戶對城建檔案的需求。大力提高城建檔案的標準化程度，強調提高檔案的通用性、安全性和可視化水平。三是保持城建檔案管理系統(tǒng)的實用性，綜合考慮各方面人員的檔案應用需要，推動城建檔案信息資源的云平臺共享，既能在統(tǒng)一平臺進行檔案信息收集、存儲和鑒定校對，有效避免城建檔案數據信息冗余，也是可以劃分城建檔案信息系統(tǒng)的使用權限，促進城建檔案信息資源得到合理的共享。也是需要充分地發(fā)揮出新媒體技術的作用，打造智能化的城建檔案管理平臺，結合實時信息技術加快城建檔案的流程，從而可以提高城建檔案標準化的程度。此外我國城建檔案管理體系也是需要具有虛擬化的特點，將其人工智能理念融入其中，建立起城建檔案的展示機制，提高檔案信息共享便捷性，滿足各方面的檔案應用需要。

（四）做好依法治檔管理工作

一是大力宣傳城建檔案的價值意識，全面的提高城建檔案法規(guī)意識，形成一同關注城建檔案管理體系，積極的引導基層單位重視城建檔案的管理工作。二是建立基層城建檔案管理工作專職機構，立足實際情況指導基層工程建設企業(yè)開展城建檔案管理工作，保證質量監(jiān)督、竣工驗收、辦證、規(guī)劃、驗收工作均遵循城建檔案管理的要求。三是加強城建檔案從業(yè)人員的法律法規(guī)培訓，在實際工作中做到自覺守法和嚴格執(zhí)法。依據國家法規(guī)建立基層城建檔案的監(jiān)督執(zhí)法隊伍，積極開展基層城建檔案的執(zhí)法檢查工作，在此基礎之上強化城建檔案法制化的管理理念，法制化的方式是落實城建檔案管理任務的重要方式，是提高城建檔案管理的重要途徑，保證城建檔案的依法管理工作，充分地發(fā)揮出監(jiān)督部門的職能，才能在有一定程度上提高城建檔案管理規(guī)范化的進程。

總結

總之，城建檔案管理工作是實現城市規(guī)劃、城市建設和城市管理的重要基礎性環(huán)節(jié)，對城市發(fā)展起著舉足輕重的作用。隨著城鄉(xiāng)一體化建設和城市化進程的加快推進，城建檔案管理工作已經成為城市建設、城市規(guī)劃和城市管理的重要組成部分。作為詳細記錄城市發(fā)展軌跡的城建檔案，其管理水平關乎城市規(guī)劃、城市建設和城市管理水平，關乎人民群眾最為直接的獲得感，更關乎傳承和發(fā)揚城市歷史文化，是城市可持續(xù)發(fā)展的重要條件。在實施城建檔案管理工作時，要強化檔案管理意識，加強規(guī)范化管理、標準化建設、法治化推進、利用信息化手段，提升檔案管理人員專業(yè)水平，有效提升城建檔案資料收集利用水平?？梢哉f，沒有健全的城建檔案及其管理工作，就不可能規(guī)劃、建設和管好一個現代化城市。