醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量優(yōu)化策略

孟霞

（山東省濟南市中西醫(yī)結(jié)合醫(yī)院，山東 濟南 271199）

文書檔案作為醫(yī)院發(fā)展中的重要歷史憑證，承載著記錄醫(yī)院發(fā)展歷程的功能，是由醫(yī)院在領(lǐng)導及行政管理活動中形成的文件轉(zhuǎn)化而成的重要資料。文書檔案是和臨床科研的必要基礎(chǔ)條件，在醫(yī)院的發(fā)展過程中具有極其重要的作用，醫(yī)院整體工作的服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量將直接受到文書檔案管理質(zhì)量的影響。由此可見，文書檔案管理也是醫(yī)院日常工作重要組成部分，其質(zhì)量優(yōu)化問題是值得相關(guān)工作人員深入思考的問題。無紙化辦公模式在當今日信息技術(shù)新月異的互聯(lián)網(wǎng)時代已在絕大多數(shù)醫(yī)院實現(xiàn)，醫(yī)院文書檔案管理工作人員需要將此巨大改變作為提升和優(yōu)化管理工作的契機，在工作中不斷尋求完善與創(chuàng)新，有針對性改進管理工作現(xiàn)狀，以使醫(yī)院文書檔案管理的工作效率及工作質(zhì)量得到有效提升，真正將變革的挑戰(zhàn)變?yōu)榘l(fā)展的機遇。

一、醫(yī)院文書檔案管理工作的特點

（一）檔案管理的規(guī)范性

規(guī)范性可看作是醫(yī)院檔案管理工作的首要特征。檔案管理工作必須在相關(guān)管理規(guī)定的指導下才能得以規(guī)范進行，醫(yī)院文書檔案管理工作尤其如此。對于醫(yī)院檔案管理工作的要求向來較高，因為患者生命健康與醫(yī)院管理醫(yī)療水準密切相關(guān)，醫(yī)院作為社會醫(yī)療保健的主體單位和重要場所，其檔案的記錄與保存必須嚴格依規(guī)執(zhí)行。國家在檔案方面極其重視且已經(jīng)制定了明確的規(guī)范制度，各類醫(yī)院單位必須將文書檔案管理置于國家相關(guān)規(guī)定規(guī)范下，嚴格按照各項要求規(guī)范操作，實現(xiàn)文書檔案管理的規(guī)范化。檔案管理不僅在鑒定、整理、保存、查詢等一系列的業(yè)務(wù)流程中建立起嚴格的操作規(guī)范，而且每項流程都具有具體的標準要求，比如在鑒定醫(yī)院文書材料時，需要認真鑒定檔案真?zhèn)闻c價值，按照鑒定結(jié)果來劃分其期限，如永久、30 年、10 年等；又如嚴格按照相關(guān)規(guī)定來做好文化檔案的編目工作，以件為單位，做好著錄、標引、組織、制作目錄工作[1]。

（二）檔案管理的標準性

檔案管理中無論是保管利用還是收集整理等都是技術(shù)性較強的工作流程，各項流程環(huán)節(jié)都擁有一套完善的操作標準，因此文書檔案管理工作的標準性特點十分明顯。截至目前，醫(yī)院文書檔案管理工作已根據(jù)行業(yè)及技術(shù)特點，為收集、管理、鑒定、保管、利用等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)建立起一系列較為健全的標準制度要求，比如《歸檔文件整理規(guī)則》、《檔案的鑒定與銷毀》等，確保各項業(yè)務(wù)流程都能標準化實施。譬如分類是檔案系統(tǒng)化的中心環(huán)節(jié)和整理工作的重要組成部分，也是文書檔案標準化工作的具體表現(xiàn)。醫(yī)院文書檔案可參照保管期限——年度分類法、保管期限——年度——問題分類法、問題——年度——保管期限分類法、年度——保管期限分類法、年度——組織機構(gòu)——保管期限分類法等已形成和規(guī)定的檔案分類整理標準方法科學規(guī)范的進行，使醫(yī)院文書檔案的分類工作有據(jù)可依，避免了分類過程中的隨機性。

（三）檔案管理的準確性

醫(yī)院人事、醫(yī)務(wù)、黨務(wù)等管理運營重要內(nèi)容都被記錄于文書檔案中，其中還包含有重要的具有保密屬性內(nèi)容的檔案。可見，醫(yī)院檔案文書是醫(yī)院最為重要的文件憑證，文書檔案準確有效是醫(yī)院文書檔案管理工作質(zhì)量的首要標準。進入信息時代隨著日新月異的信息技術(shù)的被廣泛應(yīng)用于文書檔案管理工作，網(wǎng)絡(luò)病毒、漏洞等新型安全隱患使醫(yī)院文書檔案的面臨數(shù)據(jù)丟失、篡改、泄露等安全威脅，由于電子數(shù)據(jù)檔案不具有傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不可更改性，醫(yī)院文書檔案的原始準確性面臨較大的風險，有可能在生成和保存使用過程中發(fā)生更改、損壞、丟失等安全事故。因此，電子文書檔案信息的是否完整、真實、準確能夠體現(xiàn)出醫(yī)院文書檔案管理的水平。

二、文書檔案管理在新時期的重要性及新要求

在新時期，文書檔案管理工作有了新的時代內(nèi)涵，這項工作比以往有了更加重要的意義。首先，文書檔案是醫(yī)院管理重要的查考依據(jù)。醫(yī)院各種管理活動經(jīng)驗、各種行政事務(wù)處理過情況、各種規(guī)章制度等都屬于文書檔案的記錄內(nèi)容。醫(yī)院管理層推動各項工作順利開展，必須基于對該項工作完全熟悉和以往情況的了解，這就必須借助于查考文書檔案資料，文書檔案的原始記錄是管理者全面了解問題的最佳資料。其次，文書檔案是管理決策的參考依據(jù)。領(lǐng)導決策需要大量的管理、醫(yī)療信息作為參考，而醫(yī)院管理活動的經(jīng)驗、教訓、成果、過程等都被詳細記錄于文書檔案中，醫(yī)院領(lǐng)導可將其作為決策依據(jù)，在其指導下進行經(jīng)驗總結(jié)、制定計劃、確定決策等重大管理事項，由此確保決策科學合理，推動醫(yī)院各項工作有效開展。最后，文書檔案是醫(yī)院宣傳教育的生動素材。文書檔案詳實地記錄了醫(yī)院發(fā)展歷程，可以充當醫(yī)院發(fā)展史編纂，宣傳展覽的素材，使廣大醫(yī)院職工和社會公眾生動直觀地了解醫(yī)院發(fā)展歷程，增強宣傳教育的直觀性、歷史性和生動性。

由于醫(yī)院的重要活動、患者個人信息等相關(guān)真實信息都被記錄于文書檔案，為保證信息的準確性、真實性，可借助搜集并復印相關(guān)證明資料的方式，作為文檔資料信息的輔助證明，同時也增強了文檔資料的完整性。以往檔案內(nèi)容不系統(tǒng)、信息不匹配、資料不完整的情況使得文書檔案的利用價值大打折扣，基于此強化檔案整理、收集工作，確保數(shù)據(jù)有效性、真實性，做到每份檔案都準確無誤，是新時期對醫(yī)院文書檔案管理提出的重要要求。為此，必須定期進行檔案查閱和完善工作，保證文書檔案管理嚴格依規(guī)進行。

三、醫(yī)院文書檔案管理存在問題

醫(yī)院文書檔案管理是保證醫(yī)院各項工作正常開展的前提，若文書檔案管理工作無法有效銜接，則勢必會影響臨床診療工作的正常開展。鑒于醫(yī)院文書檔案管理的重要性，醫(yī)院必須高度重視文書檔案管理工作，特別是近年來醫(yī)院各項工作朝著規(guī)范化、科學化、智能化的方向發(fā)展，廣大檔案利用者對數(shù)字檔案需求的多元化、復雜化、個性化，使醫(yī)院在檔案信息化建設(shè)工作中暴露出很多問題和不足，文書檔案管理改革勢在必行[2]。

（一）思想意識淡薄

醫(yī)院在發(fā)展層面上要取得獲得較大的經(jīng)濟利益以及社會利益，實現(xiàn)更好更快的發(fā)展，必須在科研、教學、醫(yī)療三大工作領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)有效管理，取得突出成績，這種傳統(tǒng)管理思想已成為當前大多數(shù)醫(yī)院管理層的共識。受此影響，醫(yī)院文書檔案管理工作在醫(yī)院日常工作及發(fā)展過程中很難得到重視，屬于完全被忽略的領(lǐng)域，甚至有醫(yī)院管理者認為，在即使檔案管理工作中投入人員、資金、精力，也不會收到明顯效果，反而會影響醫(yī)院的整體發(fā)展。由于以上對檔案管理工作的錯誤認識和偏見在醫(yī)院管理層中的普遍存在，導致文書檔案管理意識在醫(yī)院中極其淡薄，即使是檔案管理負責人員對該項工作也不夠重視。

（二）管理人員素質(zhì)不高

對于檔案工作人員來說，隨著與信息技術(shù)水平與醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的不斷提高發(fā)展，其在檔案專業(yè)知識、信息技術(shù)素養(yǎng)等方面都需要具備更高的能力素養(yǎng)。然而目前大多數(shù)管理人員不但對業(yè)務(wù)素質(zhì)提高漠不關(guān)心，甚至對收集、整理、查詢等基本常規(guī)性檔案工作都不能高質(zhì)量完成，檔案管理意識和自身業(yè)務(wù)提高意識極為缺乏。此外，醫(yī)院中文書檔案管理工作人員兼職情況普遍存在，多數(shù)人沒有受過專業(yè)培訓，不具備檔案管理專業(yè)能力，個別醫(yī)院甚至挑選能力較弱人員負責該項重要工作?？傊?，當前醫(yī)院文書檔案管理人員整體素質(zhì)亟待提高。

（三）設(shè)施條件保障不力

高質(zhì)量、高標準的軟硬件設(shè)施是文書檔案管理工作的重要外部保障。當前，醫(yī)院“重業(yè)務(wù)，輕檔案”的偏頗思想導致醫(yī)院在檔案管理工作中不愿投入過多的資金，醫(yī)院檔案管理工作設(shè)備較為落后，已經(jīng)不能滿足該項工作高質(zhì)量完成的需求，嚴重制約著醫(yī)院文書檔案管理工作的順利開展。特別是進入互聯(lián)網(wǎng)時代后，文書檔案的管理工作必須配備性能優(yōu)良的軟件（專業(yè)軟件、安全軟件、物聯(lián)網(wǎng)等）及硬件（庫房、計算機、掃描儀等），否則文書檔案的準確性和真實性將無法實現(xiàn)。

（四）檔案管理制度不健全

雖然科學合理的醫(yī)療管理制度在大多數(shù)醫(yī)院中已完全建立，但是文書檔案管理制度方面大部分醫(yī)院卻處于空白狀態(tài)。醫(yī)院尚未站在整體角度上制定規(guī)范化的文書檔案管理制度，具體表現(xiàn)為管理人員的工作職責尚未明確，缺乏有效的工作考核標準，尚未明確檔案管理的流程以及標準，缺少專門的文書檔案管理部門，科學合理的醫(yī)院文書檔案管理體系尚未形成等。無規(guī)范、無組織、無紀律成為目前醫(yī)院文書檔案管理工作的常態(tài)，由此造成管理缺乏規(guī)范性、立卷不統(tǒng)一、移交不及時等各種現(xiàn)實性問題。如此分散、落后的文書檔案管理模式必將給醫(yī)院長期發(fā)展帶來了較大的消極影響。

四、提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量的策略

（一）增強醫(yī)院對文書檔案規(guī)范化管理的重視

增強文書檔案管理規(guī)范化意識，要從上到下在醫(yī)院呈階梯狀展開。受到醫(yī)院領(lǐng)導的注重和采取實際的措施對于做好文書檔案管理工作至關(guān)重要。醫(yī)院領(lǐng)導應(yīng)當清楚認識到檔案信息資源的開發(fā)利用，對于促進醫(yī)院跟上衛(wèi)生改革工作的步伐，更好地開展衛(wèi)生事業(yè)各項工作業(yè)務(wù)的重要性，把文書檔案管理工作放在醫(yī)院日常工作中非常重要的位置，徹底摒棄輕視文書檔案管理傳統(tǒng)觀念，帶頭樹立起正確的意識，促進醫(yī)院上下形成重視文本檔案管理的共識。作為文書檔案管理工作人員不僅要利用各類活動在醫(yī)院內(nèi)部宣傳文書檔案管理的法律規(guī)章制度和重要意義，促使醫(yī)院全體人員特別是醫(yī)院領(lǐng)導增加對文書檔案管理的重視度，最大限度上獲得領(lǐng)導及工作人員的重視和對管理工作的支持，最好能夠?qū)⑽臅鴻n案管理工作列為醫(yī)院總規(guī)劃中的重要工作內(nèi)容。

（二）健全和創(chuàng)新文本檔案管理理念和制度

管理理念對于文書檔案管理的開展具有重要的指導性作用和意義，要想實現(xiàn)醫(yī)院文書檔案規(guī)范化管理，應(yīng)注重對于文書檔案的管理理念進行改革創(chuàng)新。特別是目前文書檔案管理所面臨的問題和挑戰(zhàn)隨著檔案管理的信息化與現(xiàn)代化發(fā)展日益增多，進行管理理念的改進創(chuàng)新對于促進文書檔案管理的改善提升具有很大的必要性。1.完善檔案管理體制。制定醫(yī)院文書檔案管理工作計劃和具有可行性的管理流程的制定，應(yīng)當建立于醫(yī)院文書檔案的數(shù)量和信息量狀況的基礎(chǔ)上。將檔案事業(yè)發(fā)展經(jīng)費列入醫(yī)院管理預(yù)算，確保檔案事業(yè)發(fā)展與醫(yī)院發(fā)展水平相適應(yīng)。2.健全檔案管理相關(guān)制度。建立和完善專職醫(yī)院文書檔案管理人員工作制度，并在各職能科室設(shè)立兼職檔案管理人員，形成由專兼職檔案管理人員組成文書檔案管理網(wǎng)絡(luò)，明確各類成員的職責與任務(wù)，保證醫(yī)院應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理、立卷、歸檔等基本工作在檔案管理人員分工管理模式下優(yōu)質(zhì)高效地完成。3.推動檔案開放與利用。要求檔案管理部門不斷完善利用規(guī)則，提高服務(wù)水平，創(chuàng)新服務(wù)形式，強化服務(wù)功能，為醫(yī)院制度制定、計劃決策、管理運營等有關(guān)問題研究提供支持和便利。

（三）提高文本檔案管理人員的素質(zhì)

信息化人才是推動檔案信息化發(fā)展的動力，是檔案信息化建設(shè)最寶貴的資源。重視信息化人才培養(yǎng)，提高檔案從業(yè)者的信息素養(yǎng)和信息技能，是檔案信息化建設(shè)的迫切任務(wù)。要做好文書檔案管理工作最重要的是檔案管理人員要具備較強的專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)，只有檔案管理人員自身業(yè)務(wù)水平高，專業(yè)素養(yǎng)強，才能更好地對文書檔案進行管理[3]。在互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)日新月異的今天，文書檔案管理工作的從業(yè)標準也在不斷提高。醫(yī)院要配備好既懂檔案業(yè)務(wù)知識，又懂信息化專業(yè)知識的檔案人員；加強對檔案管理人員專業(yè)知識和技能的學習培訓，提高其從事檔案管理的能力和水平，增強其工作的職業(yè)責任感，調(diào)動其做好檔案信息化工作的積極性[4]。重點加大對檔案人員計算機技能及信息化水平的培訓力度，為信息化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展做好準備。一是要求各單位檔案管理人員積極參加各類計算機應(yīng)用技能培訓班和檔案信息化培訓班，掌握檔案信息化基礎(chǔ)知識，并對學習情況不定期地進行檢查；二是聘請技術(shù)人員定期到各個部門進行關(guān)于信息化的一對一、面對面指導，遇到有關(guān)信息化方面的疑問，不厭其煩、耐心指導。作為文書檔案管理工作人員要一方面要學習先進的管理理念，在日常的文書檔案管理工作運用先進科學的現(xiàn)代化管理理念；另一方面，要不斷增強文書檔案管理現(xiàn)代化專業(yè)技能及相關(guān)知識，努力提升自己的專業(yè)管理技術(shù)水平，促使自身成為擁有先進管理方法和具有專業(yè)管理技能的管理人才，為醫(yī)院做好文書檔案管理工作，貢獻出自己獨特的力量。

（四）加強檔案信息化建設(shè)

進入新時期，各級醫(yī)院應(yīng)當結(jié)合自身情況，堅持全面規(guī)劃、分步實施的原則，以檔案信息化管理平臺建設(shè)為中心，以網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以加強電子文件管理為重點，精心組織，與時俱進，利用現(xiàn)代化、智能化手段努力推進檔案信息化建設(shè)，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。一是以高標準配置，推進檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在醫(yī)院財政中爭取專項資金用于專用機房、局域網(wǎng)、數(shù)字檔案綜合管理平臺的建設(shè)，確保服務(wù)器、安全路由器、電源電池等機房設(shè)備高標準采購和運行；進一步提高網(wǎng)絡(luò)服務(wù)環(huán)境，保證布線系統(tǒng)的先進性、靈活性、經(jīng)濟性；根據(jù)信息化建設(shè)的需要，配齊復印機、攝像機、上網(wǎng)行為管理器、非接觸式案卷掃描儀、手持式閱讀器、觸摸屏、指紋儀識別系統(tǒng)、身份證閱讀器、激光彩色打印機、高速掃描儀等先進數(shù)字化硬件設(shè)備，并設(shè)置電子檔案閱覽室。二是注重檔案信息化資源建設(shè)。檔案信息化資源建設(shè)的主要內(nèi)容包括文書檔案的數(shù)字化和電子文件的采集和接收。檔案信息化資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)和核心，是一項長期的工作，它的開發(fā)和利用是檔案信息化建設(shè)取得成敗的關(guān)鍵，也是衡量檔案信息化水平的一個重要標志。首先，盡快完成醫(yī)院全部文書檔案的數(shù)字化。檔案資料接待利用全部實現(xiàn)計算機檢索和打印，并用光盤、移動硬盤等存儲介質(zhì)對數(shù)字化加工的電子檔案目錄和電子檔案原文進行數(shù)據(jù)備份，以確保檔案安全。其次，加快推進“雙載體”歸檔。要求電子文件全程一體化管理在所有科室單位全面推廣實施，逐步實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案“雙載體”同時歸檔。即在接收入館檔案時，同時接收相應(yīng)的機讀目錄及數(shù)字化成果。

五、結(jié)語

綜上，文書檔案管理工作主要是對事業(yè)單位所有部門以及經(jīng)營環(huán)節(jié)相關(guān)工作情況加以記錄，事業(yè)單位在制定經(jīng)營決策和發(fā)展戰(zhàn)略過程中，可以依據(jù)這些資料提高決策的正確性，推動事業(yè)單位發(fā)展[5]。為此，醫(yī)院日常的文書檔案管理工作要以醫(yī)院的發(fā)展方向為中心，將文書檔案管理工作狀態(tài)由被動的扭轉(zhuǎn)為主動，不斷加大對文書檔案使用設(shè)備及管理費用的資金投入，推動醫(yī)院文書檔案管理向標準化、規(guī)范化方向發(fā)展，促使醫(yī)院文書檔案管理水準進一步提升，逐漸形成服務(wù)醫(yī)療事業(yè)大局發(fā)展的文書檔案管理新格局。