楊勇

（四川省涼山彝族自治州會理市民政局，四川 涼山彝族自治州 615100）

引言

新時代，黨和國家將服務(wù)和改善民生作為了重要戰(zhàn)略任務(wù)，基層民政檔案部門也應(yīng)將服務(wù)民生作為重要任務(wù)之一，強(qiáng)化為人民服務(wù)理念，將基層民政檔案管理和服務(wù)向更廣泛的領(lǐng)域延伸，更好地發(fā)揮基層民政檔案在服務(wù)民生服務(wù)群眾中的功能和作用，進(jìn)一步提升基層民政檔案管理效能。

一、民政檔案的價值

民政檔案反映著民政局的歷史和發(fā)展，門類繁多，主要包括婚姻檔案、社救檔案、社團(tuán)檔案和地名檔案等，實用性較強(qiáng)、使用時效長，是民政局分配資源的重要依據(jù)，是開展民政工作的重要導(dǎo)向[1]。民政檔案是道德教育的優(yōu)良教材，如檔案里的英雄業(yè)績材料在經(jīng)過整理和挖掘之后可用于實施愛國主義教育和革命傳統(tǒng)教育等，促使各項政策得到更好落實；民政檔案是社會主義優(yōu)越性的生動例證，如社救檔案里面的扶貧資料詳實地記載著貧困區(qū)和貧困戶從多到少、由窮變富的趨勢，體現(xiàn)著黨和政府共同富裕政策的推行，讓群眾感受社會主義的溫暖；民政檔案是加強(qiáng)社會管理與服務(wù)的參考依據(jù)，如社團(tuán)檔案有助于社團(tuán)管理工作的開展，從檔案里了解社團(tuán)成立的背景和運(yùn)作情況、年檢評估、歷史記載等，據(jù)此確定社團(tuán)價值，進(jìn)行合理地清理與整頓；民政檔案是對科學(xué)研究的佐證，如婚姻檔案為研究社會學(xué)提供原始材料，地名檔案為研究地質(zhì)學(xué)和考古學(xué)等提供寶貴資料。

二、民政檔案管理信息化的必要性

我國社會的不斷發(fā)展，社會在發(fā)展的過程中，對檔案信息的依賴性也是在逐漸地增強(qiáng)。傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案在管理過程中的操作方式較為繁雜，同時檔案的存儲時間是有限制的，時間太久就會出現(xiàn)檔案破損等情況，同時紙質(zhì)檔案在傳遞的方式上也會有一定的局限性與約束性，這種傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理使得檔案的信息不能最大程度地發(fā)揮出自身的價值。隨著時代的變化，檔案管理的信息化建設(shè)也在不斷地發(fā)展，使得人們意識到檔案管理的信息化建設(shè)的優(yōu)勢，信息化的管理方式能夠更好地對檔案信息進(jìn)行存儲，同時檔案在進(jìn)行傳遞中的約束性也有了一定程度地降低。

三、民政檔案信息化管理措施

（一）從偏重檔案保管向重視檔案利用轉(zhuǎn)變

基層民政部門應(yīng)充分認(rèn)識民生領(lǐng)域檔案資源的利用價值，在檔案管理過程中由傳統(tǒng)的偏重檔案保管向重視檔案利用轉(zhuǎn)變。基層民政檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)檔案信息管理平臺建設(shè)，通過平臺的搭建為民生領(lǐng)域檔案信息資源的存儲、管理、利用和開發(fā)提供重要載體和技術(shù)手段。同時，應(yīng)加大資金投入力度，優(yōu)化民政檔案信息管理平臺的各項功能，并完善制度機(jī)制，確保民政檔案信息管理平臺能夠正常高效運(yùn)轉(zhuǎn)，為民生領(lǐng)域檔案信息資源的開發(fā)和利用提供物質(zhì)技術(shù)條件。此外，應(yīng)創(chuàng)新民政檔案服務(wù)民生的形式和方式。在推動基層民政檔案管理過程中，應(yīng)看到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對于民政檔案管理的新要求，善于利用新媒體、新載體加大對民政檔案的宣傳力度，讓廣大人民群眾了解民政檔案的價值和作用，了解民政檔案信息管理平臺的各項功能，使其能夠通過民政檔案信息管理平臺查閱相關(guān)檔案信息，更好地滿足廣大人民群眾對于民生領(lǐng)域各項檔案信息的需求，進(jìn)一步提升民政檔案資源的利用效率。

（二）將檔案教育培訓(xùn)列入重要議事日程

應(yīng)將檔案教育培訓(xùn)納入企業(yè)教育培訓(xùn)的重要議事日程，加大推進(jìn)力度。應(yīng)豐富管理人員的知識面，使其明確收集、鑒別、整理檔案材料之間的區(qū)別，并對各種檔案資料做好收集、鑒別、整理。應(yīng)把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員責(zé)任制，加強(qiáng)對檔案材料的積累并進(jìn)行檢查考核，獎罰分明。主動參加繼續(xù)教育學(xué)習(xí)，更新知識，提高業(yè)務(wù)能力。應(yīng)從實際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式開展培訓(xùn)，擴(kuò)大培訓(xùn)覆蓋面。堅持“學(xué)用結(jié)合，按需施教，重視實效”的原則，堅持學(xué)以致用。應(yīng)給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識的機(jī)會，盡快提高其專業(yè)水平。給檔案專業(yè)人員創(chuàng)造提高吸收、補(bǔ)充檔案學(xué)新觀念、新方法的機(jī)會，彌補(bǔ)實踐上的不足。由于設(shè)備的現(xiàn)代化、檔案種類和載體的多樣化，管理方法應(yīng)不斷改革。因此，對檔案工作人員在業(yè)務(wù)知識、科學(xué)知識以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。為使檔案工作人員能夠適應(yīng)檔案管理工作的需要，應(yīng)充分發(fā)揮他們的主觀能動性、創(chuàng)造性，促使他們從思想上認(rèn)識到檔案工作的重要性，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案業(yè)務(wù)知識，積極探索檔案管理的新思路、新技術(shù)，以適應(yīng)工作發(fā)展的需求，以便更快捷、更準(zhǔn)確地為民政事業(yè)的發(fā)展提供檔案服務(wù)。

（三）嚴(yán)抓隊伍管理與培養(yǎng)

在基層檔案管理內(nèi)涵與要求不斷提高的背景下，基層單位必須要嚴(yán)抓管理隊伍管理與培養(yǎng)，這不僅是保證基層檔案管理隊伍先進(jìn)性、時代性的客觀要求，更是保證基層單位檔案管理工作先進(jìn)性與時代性的客觀要求。首先，基層單位要重視檔案管理隊伍培養(yǎng)，建立健全檔案管理培訓(xùn)機(jī)制、檔案管理考核機(jī)制、檔案管理獎懲機(jī)制，通過培訓(xùn)、考核、獎懲相結(jié)合的方法，在不斷落實管理隊伍能力水平的同時，將有助于進(jìn)一步提高管理隊伍對檔案管理工作的認(rèn)識與熱情，更有利于保證檔案管理時效性與質(zhì)量，實現(xiàn)基層檔案管理更好地發(fā)展。其次，基層檔案管理人員必須要樹立健康的職業(yè)觀，在日常工作中要積極配合與參與單位組織的檔案管理培訓(xùn)、考核工作等，還要在工作之余加緊學(xué)習(xí)，包括基礎(chǔ)知識、工作方法等方面的學(xué)習(xí)，努力成為一名優(yōu)秀的檔案管理人才。

（四）引入信息化管理方案

根據(jù)基層事業(yè)單位檔案管理的具體需求，構(gòu)建相應(yīng)的信息化管理方案。每家基層事業(yè)單位的具體情況不同，因此具體的方案也會有差異，必須充分了解各自的需求，對癥下藥地制定出適合的方案。首先開展宣傳教育工作，轉(zhuǎn)變對檔案管理的傳統(tǒng)認(rèn)識，強(qiáng)化管理者對檔案管理信息化建設(shè)的支持，使其充分意識到檔案管理信息化是目前的大趨勢，信息化的檔案管理是事業(yè)單位管理中非常重要的一環(huán)，單位的檔案不再是單純的文書，而是技術(shù)、知識、信息的傳承和共享。通過信息化與檔案的有效結(jié)合，檔案更能發(fā)揮出它的作用。其次是為信息化建設(shè)提供充足的技術(shù)硬件的保障和資金經(jīng)費(fèi)的保障，包括應(yīng)用一些比較高端或者先進(jìn)的技術(shù)管理機(jī)制。傳統(tǒng)的檔案管理是應(yīng)用實物存儲，也就是紙質(zhì)文本存儲，而如今引入信息化后，更多的是采用無紙化的，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字化管理，使得檔案管理者更加系統(tǒng)地整理、保存檔案，使查閱者更加方便快捷查閱到所需資料。同時對信息化建設(shè)做較為詳細(xì)的資金計劃，用于向上級申請預(yù)算經(jīng)費(fèi)，其中包括后續(xù)的維護(hù)和更新資金，確保檔案的技術(shù)保障處于長期穩(wěn)定狀態(tài)。

（五）利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢，不斷完善檔案管理方式

基層單位在檔案管理工作中，需要結(jié)合實際情況加大資金方面的投入，之后保證了資金的充足，才能有效提升檔案管理中的創(chuàng)新技術(shù)，利用資金來為基層單位配備必要的計算機(jī)設(shè)備，能在一定程度上提升檔案管理水平。此外，對于傳統(tǒng)的檔案管理方式，不能一味地去除，需要取其精華去其糟粕。相關(guān)的工作人員要結(jié)合實際情況充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，對計算機(jī)設(shè)備進(jìn)行進(jìn)一步的創(chuàng)新，并選擇比較科學(xué)的技術(shù)，這樣能提升基層檔案管理工作的準(zhǔn)確性和實效性。比如，檔案管理工作者可以合理地利用信息技術(shù)，采用數(shù)字化的管理模式進(jìn)行檔案管理，并不斷地完善檔案數(shù)據(jù)庫，這樣更加方便對檔案信息的查詢，并有效提升工作人員的工作效率。此外，基層單位的檔案管理人員還能利用信息技術(shù)的平臺，構(gòu)建出一個開放的查詢網(wǎng)站，在這一網(wǎng)站上為基層單位的工作人員提供查詢服務(wù)。

（六）檔案實體整合與檔案信息整合協(xié)同推進(jìn)

民生領(lǐng)域覆蓋范圍廣，其檔案的產(chǎn)生和保管分布在多個行業(yè)和部門，基層民政部門收集上來的民生領(lǐng)域的檔案資源只是民生檔案系統(tǒng)中的一部分，這在一定程度上影響了民政部門民生檔案資源的有效管理和利用。因此，基層民政部門在民生領(lǐng)域檔案信息資源管理利用過程中，既應(yīng)注重對民生領(lǐng)域檔案信息資源的收集和整理，也要加大與其他部門的聯(lián)系和互動，加速推動基層民政部門民生領(lǐng)域檔案信息整合與共享，實現(xiàn)更大范圍的民生領(lǐng)域檔案信息資源共享，進(jìn)一步提升民生領(lǐng)域檔案信息資源的利用效率，更好地服務(wù)于民生領(lǐng)域各項工作的開展.

結(jié)束語

在民政局的各項管理工作中，檔案管理是非常重要的部分，對民政工作有顯著的促進(jìn)作用，因此加強(qiáng)民政檔案管理勢在必行。檔案管理部門要通過有效措施提高民政檔案管理效率，加快推動民政檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，保證民政檔案得到更好地管理、開發(fā)和利用，為民政事業(yè)建設(shè)提供強(qiáng)有力的支撐。