蔡學(xué)名
(菏澤市公共就業(yè)和人才服務(wù)中心,山東 菏澤 274000)
在當(dāng)前階段,市場(chǎng)形勢(shì)錯(cuò)綜復(fù)雜,事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)改革過(guò)程中也在逐漸發(fā)展著,面臨著轉(zhuǎn)型和改變,在科學(xué)技術(shù)日新月異的今天,很多事業(yè)單位紛紛采用了合并的戰(zhàn)略,精簡(jiǎn)人力,不斷優(yōu)化自身人員布局,調(diào)整運(yùn)營(yíng)方案,在市場(chǎng)當(dāng)中獲得一席之地。事業(yè)單位檔案整理工作形式和整體規(guī)劃之間存在緊密聯(lián)系,優(yōu)化檔案整理工作方式對(duì)于提升事業(yè)單位工作效率具有重要意義。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理在今天已經(jīng)不適合事業(yè)單位的發(fā)展,要想從根本上促進(jìn)事業(yè)單位的內(nèi)在革新,就需要從檔案管理這一方面做出更改。為了讓事業(yè)單位的檔案整理工作更加順利的推進(jìn),就需要利用創(chuàng)新技術(shù)、使用新的形式去革新檔案整理工作形式,促進(jìn)檔案管理工作的進(jìn)步。
檔案整理工作,指的是對(duì)大量數(shù)據(jù)信息按照標(biāo)簽形式或者是內(nèi)容類別進(jìn)行系統(tǒng)性的歸納整理。這里涵蓋了兩層意思,一是按照檔案內(nèi)容所記錄的知識(shí)分門(mén)別類的整理,將其劃分出來(lái);二是按照檔案內(nèi)容的具體表達(dá)形式進(jìn)行劃分,利用標(biāo)簽做出整理。在實(shí)際工作中,這兩者是綜合到一起來(lái)開(kāi)展的。
檔案整理工作主要分為以下環(huán)節(jié):對(duì)于檔案內(nèi)容的劃分、劃分過(guò)后的排列堆放、不同標(biāo)簽編碼等等。其中排列這一環(huán)節(jié)可以細(xì)化為卷內(nèi)文件和編制案卷兩個(gè)部分。主要是將一組一組已經(jīng)劃分好的案卷整齊擺放進(jìn)檔案儲(chǔ)存庫(kù)中,整合起來(lái)的具體過(guò)程。
分類、組卷和排列是檔案整理工作的核心要點(diǎn),檔案的體系化、標(biāo)簽化就是通過(guò)對(duì)于檔案內(nèi)容的整理所實(shí)現(xiàn)的。編目是維護(hù)檔案整理工作成果的必備環(huán)節(jié)之一。為了優(yōu)化整理工作效果,就需要利用編目來(lái)對(duì)于案卷進(jìn)行進(jìn)一步的整理。通過(guò)編目工作,可以讓檔案的分類、整合一目了然,在查詢一些案卷、卷宗時(shí)更加清晰,可以進(jìn)一步提升事業(yè)單位的工作效率。
按照法律文件規(guī)定,一般情況下,檔案整理工作主要從兩個(gè)方面來(lái)進(jìn)行。首先是第一階段,是由案卷闡發(fā)部門(mén)直接分析內(nèi)容,做好文件的編排整理,將內(nèi)容按照時(shí)間、性質(zhì)等要素做出劃分,第二階段就是對(duì)于已經(jīng)整合好的檔案進(jìn)行分類和排架,最終實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案的系統(tǒng)化編制。在事業(yè)單位實(shí)際工作環(huán)節(jié)中,需要將零散的檔案整理起來(lái),然后匯編到一起,這就需要從始至終一直使用一種方案去開(kāi)展檔案整理工作,嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真。
檔案整理工作的質(zhì)量直接影響到企業(yè)單位后期在進(jìn)行檢索查找時(shí)的效率。所以,管理人員需要注重檔案的分卷和組卷效果,可以將檢索工具作為檔案整理工作體系的一個(gè)重要內(nèi)容。如果檔案整理工作效果不好,那么編制檢索工具就會(huì)遇到很多困難。首先,因?yàn)榘妇肀旧韮?nèi)容比較復(fù)雜,如果整理效果不好,就會(huì)影響到目錄的編制,影響序號(hào)的有序化。其次,如果整理效果不夠,那么就會(huì)導(dǎo)致檔案本身不存在內(nèi)部聯(lián)系,使得原本具有緊密聯(lián)系的文件很難及時(shí)搜索到,分布在若干個(gè)文件中,只有認(rèn)真搜尋,才能夠獲取到相關(guān)檔案。因此,即使編制了檢索工具,那么也會(huì)影響檢索效率,嚴(yán)重拖慢了事業(yè)單位的工作效率。
此外,檔案收集工作具有反饋功能。通過(guò)整理檔案,可以讓檔案有序化,發(fā)現(xiàn)檔案本身存在的問(wèn)題,便于向上級(jí)有關(guān)部門(mén)反饋,及時(shí)采取補(bǔ)救措施,完善檔案結(jié)構(gòu)的不合理性。
檔案整理工作著重在事業(yè)單位開(kāi)展具有重要意義。首先,保存的資料和事跡在以后業(yè)務(wù)需要時(shí)可以及時(shí)搜索到,用于業(yè)務(wù)的處理;第二,在緊急需要時(shí),可以為案件調(diào)查提供強(qiáng)有力的證據(jù)支撐,順利推進(jìn)事業(yè)單位的日常工作。此外,檔案材料也是事業(yè)單位在開(kāi)展一系列活動(dòng)時(shí)的有效參照。事業(yè)單位在開(kāi)展新工作,招攬新的工作人員時(shí),可以參照以前的檔案內(nèi)容來(lái)分析新工作的性質(zhì),因?yàn)橹暗臋n案具備很多工作經(jīng)驗(yàn)性質(zhì),是豐富的實(shí)踐活動(dòng)經(jīng)驗(yàn)總結(jié),可以進(jìn)一步優(yōu)化事業(yè)單位工作結(jié)構(gòu),提升事業(yè)單位工作效率。事業(yè)單位在檔案整理工作時(shí)的工作水平直接影響到事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展,因此,檔案整理工作需要引起事業(yè)單位管理者的高度重視,避免出現(xiàn)一系列問(wèn)題,影響工作的順利推進(jìn)。通過(guò)開(kāi)展檔案整理工作,可以讓后人在遇到問(wèn)題的時(shí)候,及時(shí)查找檔案,找到與困難相似的問(wèn)題,尋找到處理問(wèn)題的經(jīng)驗(yàn),更好的提出解決方案。所以,無(wú)論什么時(shí)候,工作負(fù)責(zé)人都應(yīng)當(dāng)對(duì)于單位的情況有一個(gè)基礎(chǔ)情況,對(duì)于人員結(jié)構(gòu)組織做好記錄,協(xié)助事業(yè)單位順利地開(kāi)展工作,促進(jìn)單位可持續(xù)發(fā)展。
在當(dāng)前階段,很多事業(yè)單位的員工沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案整理工作的重要性,在檔案整理工作中投入的精力不夠,管理的效果也差強(qiáng)人意。還有很多的事業(yè)單位在做完檔案整理工作以后,沒(méi)有做好審計(jì)工作,也沒(méi)有將統(tǒng)計(jì)內(nèi)容上交給上級(jí)部門(mén)。因此,許多單位員工沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案整理工作的重要意義,導(dǎo)致檔案管理工作的軟硬件配置并不完善,使得最后整理出來(lái)的檔案并不符合后期檢索標(biāo)準(zhǔn),整個(gè)檔案整理工作的流程比較敷衍,沒(méi)有起到檔案管理應(yīng)有的效果,可能是因?yàn)槠髽I(yè)內(nèi)部沒(méi)有一些有效的激勵(lì)機(jī)制,員工對(duì)于檔案整理工作積極性不夠,所以會(huì)相互推脫責(zé)任,導(dǎo)致工作順序雜亂無(wú)章。
因?yàn)槭聵I(yè)單位管理人員對(duì)于檔案整理工作沒(méi)有一個(gè)清晰地認(rèn)知,所以對(duì)于這項(xiàng)工作重視程度不夠,不愿意付諸行動(dòng)去開(kāi)展管理活動(dòng),這就導(dǎo)致在配備單位設(shè)施時(shí),忽視了檔案管理室的硬件配備。在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高度發(fā)展的今天,因?yàn)闆](méi)有專業(yè)化的電子設(shè)備,導(dǎo)致檔案整理工作效率越發(fā)低下,使得檔案整理工作存在滯后趨勢(shì),不能迎合市場(chǎng)發(fā)展需要。
信息時(shí)代的檔案整理和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案整理存在一些差距,不僅僅有基礎(chǔ)的文本信息,其中還包括了大量的視頻、音頻數(shù)據(jù),所涉及到的數(shù)據(jù)內(nèi)容比較多元化,這就給檔案整理工作帶來(lái)了更大難度。但是,因?yàn)槭聵I(yè)單位對(duì)于檔案整理工作重視度不夠,所以工作人員的專業(yè)素質(zhì)參差不齊,整理檔案的效率也存在較大差異。
事業(yè)單位的檔案整理工作沒(méi)有引起管理人員的足夠重視,所以不會(huì)因?yàn)闄n案整理工作去制定工作方案,也沒(méi)有一套行之有效的管理機(jī)制去調(diào)控檔案整理工作,這就會(huì)造成在檔案整理工作環(huán)節(jié)中,對(duì)于工作人員的監(jiān)督力度不夠、審查強(qiáng)度不夠,檔案整理管理員態(tài)度過(guò)于敷衍,如果在檔案整理工作中缺乏強(qiáng)有力的監(jiān)督,那么就會(huì)造成檔案的丟失,這為后來(lái)的人員查找資料都帶來(lái)很大困難。
事業(yè)單位需要制定一套行之有效、管理科學(xué)的監(jiān)管制度,確保制度能夠覆蓋檔案整理工作的全部,多層次強(qiáng)化對(duì)于管理人員的工作過(guò)程監(jiān)督,各級(jí)單位需要按照檔案整理工作的具體情況來(lái)進(jìn)行分析判斷,有效提升檔案整理工作的效果,督促工作人員以認(rèn)真、端正的態(tài)度落實(shí)檔案整理工作,提升檔案分類存放的實(shí)效性。
順利開(kāi)展檔案整理工作的基礎(chǔ)就是得到領(lǐng)導(dǎo)人員的信任,獲得領(lǐng)導(dǎo)人員的關(guān)注,事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)需要認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要意義,參考之前已有事業(yè)單位的優(yōu)秀案例,形成新的認(rèn)識(shí),提升檔案整理工作的效率。領(lǐng)導(dǎo)者必須要重視檔案整理工作對(duì)于提升單位工作效率的重要意義,這樣才能夠帶動(dòng)公司的人員一起認(rèn)識(shí)到檔案整理工作的作用。除此以外,管理人員還需要對(duì)于市場(chǎng)中已有的整理設(shè)備進(jìn)行收集,為單位配置更多可以提升檔案整理工作效率的整理工作,引進(jìn)先進(jìn)的整理方案和技術(shù),減輕工作人員的負(fù)擔(dān),對(duì)于繁雜的檔案資料有具體的處理方式。與此同時(shí),領(lǐng)導(dǎo)人可以吸引外部人員進(jìn)入到事業(yè)單位中,選擇一些能力較強(qiáng)的人才來(lái)改善事業(yè)單位結(jié)構(gòu),優(yōu)化檔案整理工作效率,促進(jìn)檔案整理工作改革的落實(shí),推進(jìn)事業(yè)單位的檔案整理工作發(fā)展。
檔案整理中比較關(guān)鍵的一個(gè)環(huán)節(jié)就是對(duì)于數(shù)據(jù)的保存,事業(yè)單位的數(shù)據(jù)儲(chǔ)存對(duì)于保護(hù)事業(yè)單位工作隱私比較重要。如果不做好事業(yè)單位的數(shù)據(jù)保護(hù)工作,就會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)外泄,影響事業(yè)單位未來(lái)的發(fā)展。因此,事業(yè)單位需要強(qiáng)化檔案保密工作,避免被人盜取信息的情況發(fā)生,保證核心數(shù)據(jù)資料只有一部分人可以接觸到,選擇適合的檔案保存介質(zhì),對(duì)于涉密檔案分級(jí)整理,做好對(duì)于各項(xiàng)檔案的整理保密。
科技的發(fā)展讓檔案整理工作改變了工作形式,改變了過(guò)去紙質(zhì)檔案的保存方式,避免發(fā)生因?yàn)槭鹿试斐蓹n案的丟失情況。事業(yè)單位需要投入一些專業(yè)資源,讓檔案管理更加制度化、系統(tǒng)化,技術(shù)化。
在實(shí)際檔案整理工作中,管理人員需要認(rèn)識(shí)到這項(xiàng)工作對(duì)于促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展的重要意義,不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn),提升工作效率。本文著重研究了當(dāng)前事業(yè)單位在檔案整理工作中存在的不足之處,并提出了一些針對(duì)性意見(jiàn),希望可以促進(jìn)檔案整理工作的科學(xué)化、規(guī)范化。