檔案管理數(shù)字化發(fā)展面臨的問題及對策分析

國強

（黑龍江省人才服務(wù)中心，黑龍江 哈爾濱 150090）

引言：傳統(tǒng)的檔案以紙為承載媒介，而數(shù)字化檔案則將其內(nèi)容錄入計算機，使用計算機語言進行檔案的管理。將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案的過程即檔案的數(shù)字化建設(shè)過程。當下我國大多數(shù)事業(yè)單位仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，因此不利于檔案的迅速歸檔，且耗費大量的空間資源。因此，在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)迅速發(fā)展的新時期，檔案管理人員應(yīng)當采取數(shù)字化管理的新模式，促進傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)型升級，以提升檔案管理、保存和查閱的效率。

一、檔案管理數(shù)字化的主要內(nèi)容

檔案內(nèi)容的數(shù)字化和檔案儲存介質(zhì)的電磁化，是數(shù)字化檔案管理的兩項重點內(nèi)容。計算機的數(shù)字化儲存依靠二進制編碼，即使用0、1 兩個數(shù)字的排列序列進行信息的編碼儲存。這種儲存方式占用空間較小，并且方便隨時調(diào)取和查閱。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的數(shù)字化檔案的錄入和存儲方式更為便捷。

生產(chǎn)管理與日常生活中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)與信息是數(shù)字化檔案內(nèi)容的重要組成部分。這些數(shù)據(jù)或信息具有一定的現(xiàn)實意義，或?qū)罄m(xù)生產(chǎn)工作具有參考價值，因此應(yīng)當及時妥善進行存儲，鑒于檔案內(nèi)容較多，因此可以借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將其轉(zhuǎn)碼為電子文件。與此同時，檔案體系的建設(shè)也不容忽視。在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)碼為電子檔案后，應(yīng)當建立相應(yīng)的系統(tǒng)將其歸類，以方便后續(xù)管理和調(diào)取查閱等工作。

集中管理的概念來源于管理學的專業(yè)內(nèi)容，它是數(shù)字化檔案管理的一種有效模式，并且因其優(yōu)勢明顯已經(jīng)得到了廣泛應(yīng)用。這種管理模式能夠以功能明確的領(lǐng)導核心對數(shù)據(jù)龐大的數(shù)字化檔案進行歸類，并且按照其內(nèi)容關(guān)鍵詞進行集中管控，以保證其來源和后續(xù)儲存過程的清晰明確，同時還能夠提升其實效性。集中管理的模式已經(jīng)在多數(shù)國家投入使用。

集中化管理的意義在于借助統(tǒng)一的管理模式和管理制度，將數(shù)字化檔案按照信息內(nèi)容進行合理編排后統(tǒng)一管理。這種管理方式能夠保障數(shù)字化檔案的安全性，同時有利于提升其質(zhì)量和管理效率。借助互聯(lián)網(wǎng)云數(shù)據(jù)的優(yōu)勢，集中化管理能夠便捷各部門之間的檔案共享。

無論是新型數(shù)字化檔案，或者傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，集中化管理都能夠體現(xiàn)出其獨特的優(yōu)勢。建國初期，集中化檔案管理模式以標準化的管理方式為主，并且這種模式被應(yīng)用于多多家檔案管理機構(gòu)。如今，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理模式逐步得到優(yōu)化，其機制和體系也得到了有效的革新，因此集中化的檔案管理的靈活性也得到了有效提升。此外，相關(guān)部門已經(jīng)建立健全了一套完善的檔案集中管理規(guī)章制度，對其人力資源的配置工作進行了優(yōu)化，從而在便捷檔案管理工作的同時，也為數(shù)字化檔案管理的進一步轉(zhuǎn)型升級提供了寶貴經(jīng)驗。數(shù)字化檔案的標準管理流程包括填報、整理、歸檔、檢索、儲存和使用等多個環(huán)節(jié)，因此為提升檔案內(nèi)容的真實性，同時保證其有效性，應(yīng)當采取標準化的管理方式保障檔案的安全。作為知識的載體，檔案記錄著歷史的發(fā)展足跡，因此檔案的保護和管理工作不容小覷，應(yīng)當對其進行針對性地管理，并且及時優(yōu)化改良管理技術(shù)和管理制度，使檔案管理工作緊跟時代的步伐。

二、檔案管理數(shù)字化發(fā)展面臨的問題

（一）數(shù)字化建設(shè)較為片面

在互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高度發(fā)達的先進，檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)取得了一定的進步。然而，諸如數(shù)字化檔案建設(shè)工作不到位、數(shù)字化程度較低、檔案管理工作受到多方面限制的情況仍然多件，產(chǎn)生這些問題的原因在于檔案管理信息化建設(shè)的過程中，數(shù)字化建設(shè)并沒有落到實處。計算機只是作為記錄信息的輔助工具存在，其本質(zhì)上仍然是傳統(tǒng)的人工管理，因此計算機本身處理和分析數(shù)據(jù)的作用沒有得到體現(xiàn)。這種“換湯不換藥”的管理模式并未從本質(zhì)上實現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新，反而增加了人力財力物力的成本，因此得不償失。

（二）各部門之間并未形成統(tǒng)一化管理

檔案管理工作需要多部門合作完成。在數(shù)字化建設(shè)的過程中，檔案管理人員應(yīng)當充分調(diào)度多個部門進行合作式管理，若部門之間互動交流不足，則會形成獨立式的管理模式。如此則即便每個部門各自管理檔案的水平有所提升，檔案管理的整體工作效率仍然止步不前，難以實現(xiàn)真正的管理優(yōu)化。這種獨立式的管理模式同樣也會導致管理成本的增加，甚至會因軟硬件配置和管理人員配置不到位而對檔案標準化管理工作產(chǎn)生負面影響。

（三）檔案數(shù)字化管理存在風險

隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展，多媒體與計算機技術(shù)已經(jīng)滲透進入各個領(lǐng)域。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的特點在于便捷、迅速、針對性強，但其同時也存在著信息安全管理不到位等一系列問題。若檔案管理系統(tǒng)遭受病毒或黑客侵襲，則會對檔案內(nèi)容的安全性和真實性產(chǎn)生不利影響，從而使檔案管理工作難度加大。此外，電子編碼技術(shù)本身也存在著一定的風險，因為電子編碼能夠被無痕化修改，因此若檔案內(nèi)容發(fā)生變動，管理人員無法及時發(fā)現(xiàn)。因此，檔案管理人員應(yīng)當定期檢查檔案內(nèi)容，避免相關(guān)違法行為造成的損失。

三、檔案管理數(shù)字化發(fā)展的對策

（一）全員重視優(yōu)化檔案管理思維

檔案管理人員應(yīng)當具備一定的管理思維，因為思維是指導實際工作的綱要。作為一種帶有鮮明時代特征的主觀認知，檔案管理思維受到諸如文化水平、專業(yè)知識等多種因素的影響。隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，目前對檔案管理思維影響最大的因素在于信息技術(shù)。隨著數(shù)字化時代的到來，我國的檔案管理工作正在朝著數(shù)字化、信息化的新方向邁進，因此新時代檔案管理人員應(yīng)當重視自身的信息化管理思維的培養(yǎng)。

首先，檔案管理人員應(yīng)當具備優(yōu)化存取導向思維。存取是檔案管理工作的本質(zhì)屬性，而長期、安全則是對管理工作的要求。為保障檔案的真實性和實效性，應(yīng)當重視其存取過程，采用數(shù)字化技術(shù)拓寬檔案信息的流通渠道，使檔案信息資源電子化。其次，管理人員應(yīng)當具備優(yōu)化信息服務(wù)思維。用戶的需求是指導檔案管理工作的方向盤，檔案管理人員應(yīng)當及時歸納總結(jié)用戶的反饋，爭取不斷提升用戶的滿意度，并且充分借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的優(yōu)勢，將信息檔案服務(wù)模式取代實體檔案服務(wù)模式，從而提升管理的數(shù)字化水平。再次，檔案管理人員應(yīng)當優(yōu)化信息管理思維，采取科學、合理、規(guī)范的管理手段保護電子檔案的信息安全。同時，應(yīng)當充分借助先進技術(shù)的優(yōu)勢，提升檔案管理的智能化水平，從而使管理效率得到提高。

（二）重視檔案管理數(shù)字化工作風險

數(shù)字化意味著以互聯(lián)網(wǎng)和云數(shù)據(jù)儲存模式為依托，因此數(shù)字化檔案管理方式面臨著計算機網(wǎng)絡(luò)中的系列安全隱患。這些安全隱患可能造成檔案內(nèi)容的變更，甚至導致檔案丟失，為相關(guān)部門造成嚴重的經(jīng)濟損失。因此，管理人員應(yīng)當重視管理過程中的系列風險。首先，關(guān)于信息丟失，工作人員應(yīng)當在紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)碼的過程中及時檢查掃描設(shè)備的工作狀態(tài)、網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定性和鏈接安全性等因素，同時應(yīng)當認真仔細進行錄入，避免在文件掃描或手動錄入的過程中因可避免的因素導致檔案編碼錯誤。因為檔案信息量巨大，若出現(xiàn)紕漏則很難在短時間內(nèi)予以糾正。其次，工作人員應(yīng)當留意信息盜用和文件損壞的風險。即應(yīng)當將檔案內(nèi)容進行加密或者備份，但即便如此仍然不能放松警惕，因為網(wǎng)絡(luò)硬件本身可能對檔案內(nèi)容造成影響，且部分病毒軟件或黑客能夠破解密碼，導致數(shù)據(jù)變更或檔案丟失。

為有效避免檔案數(shù)字化管理過程中的系列風險，相關(guān)人員應(yīng)當首先對信息加密技術(shù)濟寧優(yōu)化。不同的檔案對保密性的要求有所不同，因此所設(shè)置的密碼難度系數(shù)也應(yīng)有所差異。若用戶需要訪問檔案系統(tǒng)時，應(yīng)當首先彈出驗證身份信息的窗口，同時應(yīng)當對工作人員的訪問權(quán)限加以限制。其次，應(yīng)當提升防治病毒軟件或黑客攻擊的能力，及時檢查計算機防火墻的安全性能，如發(fā)現(xiàn)漏洞應(yīng)當及時修補，發(fā)現(xiàn)計算機遭病毒侵襲時應(yīng)及時殺毒和全面檢查，從而將安全風險降至最低。再次，檔案管理部門應(yīng)當建立健全一套完善的風險防范和預(yù)警系統(tǒng)，使數(shù)字化檔案管理中風險的規(guī)避工作有章可依。

（三）重視組建專業(yè)檔案管理人才隊伍

相關(guān)部門應(yīng)當重視對專業(yè)檔案管理人才團隊的組建工作，并且應(yīng)當在組建團隊的過程中遵循“以人為本”的理念，將提升管理人員工作效率和職業(yè)素養(yǎng)放在首要位置。管理人員的專業(yè)素質(zhì)對檔案管理工作的效率產(chǎn)生重要影響，隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的不斷邁進，數(shù)字化和信息化勢必將成為未來檔案管理的新模式。為實現(xiàn)檔案管理團隊的與時俱進，管理人員應(yīng)當樹立“終身學習”理念，主動進行自我反思。此外，管理高層也應(yīng)當重視人才培養(yǎng)和人才引進的工作，提升檔案管理團隊的工作效率。

首先，管理高層應(yīng)當定期組織管理人員培訓活動以提升其職業(yè)素養(yǎng)和風險規(guī)避意識。在培訓活動中，管理人員將接受關(guān)于檔案安全、風險防范、法律法規(guī)等諸多內(nèi)容的講授。其次，應(yīng)當將數(shù)字化技術(shù)培訓納入管理人員培訓的范疇，使檔案管理人員能夠與時俱進，學習和掌握必要的信息技術(shù)能力，并將其與檔案管理的專業(yè)知識相結(jié)合，提升自身的業(yè)務(wù)水平。再次，應(yīng)當制定一套完善的管理人員考核評價制度，從多個方面對管理人員的工作進行評價，使其能夠取長補短，不斷進行自我提升。最后，管理部門應(yīng)當以認真嚴肅的態(tài)度對待人才引進工作，以管理人員的實際業(yè)務(wù)能力為選拔標準，致力于組建工作能力強、管理思維成熟、風險防范意識到位的新時代數(shù)字化檔案管理團隊。

四、結(jié)束語

檔案管理工作地發(fā)展經(jīng)歷了漫長的歷史過程，從最初的單一管理模式到現(xiàn)今的集中化、針對性管理模式的演變過程中不難看出，未來的檔案管理將朝著數(shù)字化管理發(fā)展。檔案是歷史的載體，是一種寶貴的不可再生資源，因此，相關(guān)部門應(yīng)著手于管理體系的完善，以提升集中化數(shù)字化檔案管理的效率，保證檔案的質(zhì)量和安全性。