趙志堅
(鶴崗市東山區(qū)勞動保障監(jiān)察大隊,黑龍江 鶴崗 154100)
大數(shù)據(jù)對檔案信息服務(wù)帶來了良好的機(jī)遇,但同時也帶來了較大的沖擊?;诖髷?shù)據(jù)背景下,檔案信息服務(wù)的方法、途徑和范圍都發(fā)生了較大的變化,因此在實際檔案工作開展過程中,需要加快思想觀念的轉(zhuǎn)變,重視借助于信息技術(shù)的優(yōu)勢開展檔案信息服務(wù),積極推動檔案信息服務(wù)方式和信息渠道的拓展,實現(xiàn)檔案信息服務(wù)的創(chuàng)新發(fā)展,更好地發(fā)揮出檔案信息的實際效能。
基于大數(shù)據(jù)背景下,信息資源成為社會發(fā)展的重要資源,其重要性不斷凸顯出來,這也使檔案信息越來越受到重視。檔案信息數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出快速增長的態(tài)勢,這也增加了檔案信息管理和服務(wù)的難度。隨著檔案信息數(shù)量的增加,檔案信息涉及的范圍越來越廣泛,檔案信息服務(wù)范圍得以進(jìn)一步拓展,檔案服務(wù)對象、服務(wù)方式方法都發(fā)生了較大的變化,這也迫切要求檔案信息服務(wù)要積極與時代發(fā)展要求相適應(yīng),提升檔案信息服務(wù)的信息化和智能化水平。
相較于傳統(tǒng)結(jié)構(gòu)化檔案信息數(shù)據(jù),當(dāng)前檔案信息結(jié)構(gòu)形式更具時代性。由于傳統(tǒng)檔案工作中對于檔案信息的線性增長更為關(guān)注,而多以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)為主,信息更具普遍性和標(biāo)準(zhǔn)性。但在信息技術(shù)普及應(yīng)用的新形勢,出現(xiàn)了非結(jié)構(gòu)化信息,這也導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案信息類型無法與非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)相適應(yīng),檔案信息類型的復(fù)雜性和多樣性對檔案信息服務(wù)帶來了較大的挑戰(zhàn)。
在當(dāng)前新形勢下,檔案信息獲取方式更具多樣性,檔案信息管理工作流程更具復(fù)雜性。特別是大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用,檔案信息傳播和處理速度加快,檔案信息傳播途徑增多,這也為檔案信息服務(wù)帶來了良好的機(jī)遇,在實際工作中要檔案部門要抓住機(jī)遇,重視先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用,全面提升檔案信息服務(wù)的效率和質(zhì)量,更好地發(fā)揮出檔案信息的重要作用。
在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代背景下,傳統(tǒng)檔案收集方式越來越無法與當(dāng)前信息快速發(fā)展的新形勢相適應(yīng)。因此在檔案通過工作中,如何對有價值檔案進(jìn)行分類存儲、實時歸檔及隨時調(diào)用、海量檔案信息挖掘的挖掘等,這些問題成為檔案工作者迫切需要解決的事情,檔案工作者需要重視日常檔案信息數(shù)據(jù)的收集和利用工作,以此來促進(jìn)檔案的增質(zhì)提效。
隨著檔案信息化水平的提升,檔案從傳統(tǒng)的紙質(zhì)時代加快了電子化的發(fā)展步伐。這也要求檔案管理者要從傳統(tǒng)的單向、強(qiáng)制及低層次的檔案服務(wù)方式和手段加快向多元化、個性化和深層次的方面轉(zhuǎn)變。因此要求檔案管理者要積極與時代發(fā)展形勢順應(yīng),細(xì)致分析檔案服務(wù)的需求,全面提高檔案利用價值,進(jìn)一步實現(xiàn)檔案信息的高效利用。
大數(shù)據(jù)背景下,檔案呈現(xiàn)出井噴式增長,而且存量檔案加快了數(shù)字化的步伐。在這種情況下,傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫越來越無法滿足檔案信息不斷增長的需求,檔案信息呈現(xiàn)出爆炸式增長,這也對檔案數(shù)據(jù)存儲方式和能力帶來了全新的挑戰(zhàn)。特別是檔案信息化水平的提升,檔案信息共享步伐加快,這也對檔案信息安全提出了更高的要求,檔案立法、監(jiān)督機(jī)制和應(yīng)急處置等方面都面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。
由于傳統(tǒng)的檔案服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)方式越來越無法滿足用戶對信息的需求。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境下,檔案用戶需求開始向多樣性和多層性的方面發(fā)展,檔案服務(wù)對象范圍也有了進(jìn)一步拓展。目前一些檔案部門仍存在重藏輕用的觀念,在檔案信息服務(wù)方面缺乏主動性,這就導(dǎo)致優(yōu)質(zhì)的檔案信息存在閑置和浪費(fèi)的問題。一些單位對檔案工作認(rèn)識不足,這就導(dǎo)致單位檔案工作處于半邊緣化的狀態(tài)。而且當(dāng)前大部分檔案部門在檔案數(shù)據(jù)挖掘和分析等方面水平不高,這也對檔案服務(wù)質(zhì)量的提升帶來了較大的影響。當(dāng)前大部分單位檔案服務(wù)工作開展過程中,用戶反饋環(huán)節(jié)缺失,對于檔案用戶的需求缺乏了解,再加之服務(wù)方式過于單一。一些重要檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化滯后,存在過多的疑慮,這對檔案信息化發(fā)展造成了較大的阻礙。
當(dāng)前檔案部門在檔案信息化建設(shè)過程中,由于自身規(guī)模和實際情況方面存在的差異性,因此會根據(jù)自身的需求選擇適宜的檔案信息管理系統(tǒng)。同時檔案信息管理系統(tǒng)形式多樣,獨立系統(tǒng)、附屬系統(tǒng)、自帶檔案管理功能的系統(tǒng)等,這也為檔案部門提供了更多元化的選擇。但當(dāng)前檔案信息管理系統(tǒng)仍存在質(zhì)量良莠不齊及功能不健全等問題,這對檔案管理工作的效率的提升帶來了較大的影響?;诖髷?shù)據(jù)時代背景下,檔案信息系統(tǒng)在實際檔案工作中發(fā)揮著越來越大的效用,為了更好地滿足時代發(fā)展要求,檔案部門在實際工作中需要加快提升檔案數(shù)字化水平,實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)化,促進(jìn)檔案的集成化和集約化發(fā)展。
近年來隨著檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的加快,檔案信息化管理和服務(wù)方面的經(jīng)驗有了更多的積累,部分檔案部門加快了檔案信息的一體化管理步伐,并重視建設(shè)數(shù)據(jù)庫,打造更為豐富的線上信息資源,并越來越重視與同行業(yè)之間的合作,加快推動檔案信息的共建共享。但仍存在一些檔案部門信息化建設(shè)滯后,缺乏與同行業(yè)之間的交流和合作,而且在檔案服務(wù)工作中思想觀念過于陳舊,檔案信息利用率不高。再加之受檔案保密性的影響,相關(guān)檔案部門之間合作較少,檔案信息存在信息壁壘的問題,易出現(xiàn)信息孤島,這也使檔案服務(wù)模式急需進(jìn)一步優(yōu)化,促進(jìn)檔案信息的有效共享。
在當(dāng)前檔案信息服務(wù)優(yōu)化創(chuàng)新工作開展過程中,需要加快建設(shè)檔案信息系統(tǒng),提高系統(tǒng)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和實用化水平,進(jìn)一步確保數(shù)據(jù)和平臺建設(shè)的安全性、實現(xiàn)檔案信息高效檢索和動態(tài)處理,進(jìn)一步增強(qiáng)平臺的兼容性,加快提升檔案服務(wù)工作的智能化和人性化水平,促進(jìn)檔案價值的實現(xiàn),更好地發(fā)揮出檔案信息的實際效能。同時檔案信息服務(wù)工作開展賽程中,還要重視數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)清洗和數(shù)據(jù)分析等技術(shù)的應(yīng)用,有效跟蹤用戶行為,重視對用戶隱私信息安全的保護(hù),并針對用戶習(xí)慣和愛好進(jìn)行分析,從而為用戶提供定制化信息,進(jìn)一步提高檔案信息服務(wù)的個性化和針對性。另外,為了進(jìn)一步提高檔案服務(wù)的水平,還要加大檔案服務(wù)的宣傳力度,重視檔案管理人員服務(wù)意識和服務(wù)水平的提升,建立健全獎懲制度,進(jìn)一步提升檔案管理人員主動服務(wù)意識,并將線上服務(wù)與線下服務(wù)相結(jié)合,及時根據(jù)用戶反饋信息進(jìn)行檔案服務(wù)進(jìn)行完善,從而打造一套以用戶為中心的檔案服務(wù)體系,為用戶提供高效、優(yōu)質(zhì)和便捷的檔案信息服務(wù)。
在當(dāng)前檔案信息服務(wù)開展賽程中,需要積極對檔案數(shù)字資源進(jìn)行整合,重視檔案信息管理工作中先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用。在具體工作中,需要針對檔案信息資源進(jìn)行合理規(guī)劃和全面融合,并基于公眾需求入手,做好宏觀調(diào)控和組織協(xié)調(diào)工作,借助于網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實現(xiàn)對檔案信息的高效管理,進(jìn)一步強(qiáng)化檔案信息保障體系,加快提升檔案信息的數(shù)字化和電子化水平,為檔案信息資源共享的實現(xiàn)打下良好的基礎(chǔ)。
基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下,檔案信息收集和服務(wù)對象打破了時間和空間的制約,檔案信息服務(wù)加快了向多元化、開放化和智能化的方向發(fā)展。這也促使檔案服務(wù)方式也發(fā)生了較大的變化,個性化服務(wù)和智能化服務(wù)方式的應(yīng)用,能夠更好地滿足檔案利用者的需求,為檔案利用者提供更精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)信息。
在當(dāng)前各檔案部門開始重視對檔案遠(yuǎn)程服務(wù)利用平臺的建設(shè),并針線上與線下檔案服務(wù)方式相結(jié)合,有效地提高了檔案利用效率。而且為了能夠更好地滿足用戶的個性化需求,檔案工作者利用大數(shù)據(jù)技術(shù)深入挖掘檔案信息的價值,并對檔案信息的內(nèi)容和形式進(jìn)行不斷豐富,開發(fā)更具專業(yè)性和個性化的檔案產(chǎn)品,更好地滿足檔案利用者的需求,進(jìn)一步提升檔案服務(wù)的精準(zhǔn)化水平。大數(shù)據(jù)背景下,針對檔案信息的分析時,借助于技術(shù)手段和軟件,預(yù)測檔案信息發(fā)展趨勢,并基于國家潮熱法規(guī)的前提下,積極整合檔案信息資源,深入挖掘檔案信息價值,實現(xiàn)檔案信息的優(yōu)化利用。
在當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代背景下,人們更傾向于通過移動終端進(jìn)行檔案信息查詢和獲取。目前手機(jī)作為普及程度較高的移動終端,特別是在當(dāng)前手機(jī)網(wǎng)民規(guī)模不斷擴(kuò)大的新形勢下,檔案服務(wù)也開始向移動終端服務(wù)平臺上拓展,為用戶提供實時的移動服務(wù)。同時檔案工作還需要與經(jīng)濟(jì)新常態(tài)的發(fā)展相適應(yīng),加快推動理念和手段的創(chuàng)新,積極拓寬檔案網(wǎng)站和移動終端等服務(wù)渠道。檔案部門可以借助于檔案APP、微信公眾號等與用戶建立起直接聯(lián)系,增強(qiáng)與用戶的互動,并根據(jù)用戶興趣和愛好,向用戶推送個性化的檔案信息,并通過用戶信息的反饋,進(jìn)一步提高檔案信息推送的精準(zhǔn)化水平。
近年來我國檔案用戶規(guī)模呈現(xiàn)出增長的態(tài)勢,但整體增長速度較慢,用戶黏性不高,這與檔案工作長期發(fā)展過程中,檔案部門與公眾之間的距離感有直接的關(guān)系,公眾對檔案信息資源認(rèn)知較為薄弱,這也對檔案用戶規(guī)模擴(kuò)大的速度帶來較大的制約,潛在用戶群體有待開發(fā)。潛在檔案用戶群體具有潛在的信息需求,因此在實際檔案工作開展過程中,宜利用大數(shù)據(jù)技術(shù)深入挖掘檔案用戶的信息,為其提供高質(zhì)量檔案信息推送服務(wù),進(jìn)一步增強(qiáng)檔案用戶的黏性。對于一些沒有為其提供過服務(wù)的潛在用戶,檔案部門宜能冠軍與其他客戶端進(jìn)行合作,在社會平臺上進(jìn)行檔案宣傳,激發(fā)潛在用戶的檔案需求,并通過拓展檔案信息獲取方式,實現(xiàn)潛在用戶的有效轉(zhuǎn)化和開發(fā),擴(kuò)大檔案用戶的數(shù)量和規(guī)模。
在大數(shù)據(jù)時代背景下,檔案信息服務(wù)工作開展過程中,更重視先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用,積極推動服務(wù)形式的創(chuàng)新,并基于檔案用戶需求,采取多元化的現(xiàn)代化服務(wù)手段,全面提高檔案信息服務(wù)效率和質(zhì)量,使檔案服務(wù)能夠與時代發(fā)展需求更好地適應(yīng)。對于檔案信息服務(wù)而言,大數(shù)據(jù)的發(fā)展對其是良好的機(jī)遇,同時也是較大的挑戰(zhàn),這就需要在實際工作中要抓住機(jī)遇,充分的借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢,進(jìn)一步掌握檔案用戶的實際需求,并遵循檔案管理的規(guī)律,提高檔案信息服務(wù)的智能化和現(xiàn)代化水平,實現(xiàn)檔案信息的高效利用。