淺析企業(yè)文書檔案管理中存在的問題及對(duì)策

廖雯

（成都公交場(chǎng)站建設(shè)發(fā)展有限公司，四川 成都 610000）

一、企業(yè)文書檔案管理的重要意義

（一）企業(yè)文書檔案管理的重要性

我國各行各業(yè)的管理體系日益成熟，各單位的文書檔案管理也逐漸顯示出其重要的應(yīng)用價(jià)值。事實(shí)上，仍然有許多人和企業(yè)沒有重視文書檔案的管理，沒有意識(shí)到它對(duì)企業(yè)的真正意義。然而，事實(shí)是，優(yōu)秀的文書檔案管理可以極大地促進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)規(guī)章制度的完善。評(píng)價(jià)一個(gè)企業(yè)的業(yè)績和管理能力的主要標(biāo)準(zhǔn)是文書檔案的管理是否科學(xué)、合理、高效。特別是隨著我國社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)體制的逐步完善，對(duì)文書檔案的管理提出了越來越高的目標(biāo)。在新時(shí)代的發(fā)展中，文書檔案管理要科學(xué)地適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。因此，對(duì)于文書檔案的管理，信息化管理和數(shù)字化管理是未來的主要趨勢(shì)。

（二）文書檔案管理的主要意義

檔案是經(jīng)過提煉的文件，他記錄了企業(yè)發(fā)展過程和成就。檔案的存在會(huì)給企業(yè)的歷史和發(fā)展過程帶來最完整、最準(zhǔn)確的參考和分析數(shù)據(jù)。企業(yè)要想順利發(fā)展壯大，文書檔案管理是最基礎(chǔ)的工作。對(duì)于企業(yè)來說，文書檔案的管理要科學(xué)規(guī)范，這也是評(píng)價(jià)一個(gè)企業(yè)業(yè)績和管理能力的主要指標(biāo)。做好文書檔案管理工作，有利于企業(yè)高級(jí)管理人員及時(shí)、清晰地了解本單位的經(jīng)營情況，可作為經(jīng)營決策的支撐依據(jù)。其次，它可以正確地向相關(guān)的社會(huì)各界提供單位的各種信息，從而促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，同時(shí)為企業(yè)與其他企業(yè)的合作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。做好文書檔案管理工作，要及時(shí)更新檔案管理的主要思路和理念。對(duì)于一些新的管理方法，需要敢于大膽嘗試甚至創(chuàng)新，從而全面提升企業(yè)整體發(fā)展?fàn)顩r和運(yùn)營成效的完整性和可靠性。

二、文書檔案創(chuàng)新發(fā)展的積極作用

（一）是企業(yè)文書檔案管理發(fā)展到一定階段的客觀需要

在新的發(fā)展形勢(shì)下，企業(yè)文書檔案管理正朝著數(shù)據(jù)化、智能化、精細(xì)化的方向發(fā)展。顯然，傳統(tǒng)的文書檔案管理模式已經(jīng)不能滿足這些需求。企業(yè)只有創(chuàng)新和發(fā)展文書檔案管理，才能實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的現(xiàn)代化和精細(xì)化。此外，在文書檔案管理方面，通過創(chuàng)新，可以進(jìn)一步優(yōu)化文書檔案的工作流程，提高文書檔案的效率和質(zhì)量。因此，推動(dòng)文書檔案管理創(chuàng)新發(fā)展，是企業(yè)文書檔案管理在一定階段的客觀需要，也是保障企業(yè)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展的客觀需要。

（二）能提高企業(yè)檔案管理隊(duì)伍的實(shí)力水平

在文書檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的背景下，將為員工提供更高的能力要求，在這種情況下，將有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理者的轉(zhuǎn)型發(fā)展。為了更好地實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，企業(yè)將更加重視檔案管理人員的管理和培訓(xùn)，并將通過各種措施幫助檔案管理人員成長和進(jìn)步。此外，檔案管理人員將及時(shí)了解工作中的新變化和新要求，并將繼續(xù)學(xué)習(xí)和進(jìn)步，以便更好地完成工作。

三、企業(yè)創(chuàng)新文書檔案管理工作中遇到的問題探討

（一）文書檔案管理意識(shí)仍需提高

企業(yè)要做好文書檔案管理，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，必須重視文書檔案管理。然而，在很多企業(yè)中，文書檔案管理長期以來并沒有得到企業(yè)的認(rèn)可和重視。文書管理的性質(zhì)不同于企業(yè)的其他工作，不能直接為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。因此，很多企業(yè)在發(fā)展中往往更側(cè)重于能夠直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的工作環(huán)節(jié)，往往忽視了文書管理。此外，部分企業(yè)內(nèi)部溝通機(jī)制不完備，導(dǎo)致各管理部門之間的配合和溝通很少，無助于企業(yè)內(nèi)其他管理部門了解文書檔案管理工作，會(huì)降低文書檔案管理工作的順暢性和實(shí)施效果。

（二）檔案管理人員能力水平參差不齊

首先，企業(yè)有責(zé)任和義務(wù)為檔案管理者提供完善的培訓(xùn)體系和考核體系，這也是檔案管理者應(yīng)該享有的工作福利和權(quán)利。但在文書檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展下，面對(duì)工作的變化，企業(yè)未能及時(shí)完善檔案管理的培訓(xùn)和考核，尤其是缺乏信息化相關(guān)內(nèi)容的培訓(xùn)和考核，不利于企業(yè)不斷提升檔案管理者的素質(zhì)和能力。此外，企業(yè)的激勵(lì)機(jī)制仍需完善，否則將無法充分發(fā)揮激勵(lì)效果，調(diào)動(dòng)檔案管理者的積極性。其次，在文書檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展下，單純依靠企業(yè)幫助檔案管理者實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型、提升能力顯然是不夠的，還需要檔案管理者自身的自覺和努力。然而，企業(yè)中的一些檔案管理人員工作意識(shí)仍然較差。同時(shí)，在一些企業(yè)，文書檔案管理人員雖然學(xué)習(xí)了相關(guān)知識(shí)，但整天忙于工作，沒有時(shí)間提升自己，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)。這就造成了這些文書檔案管理人員思想落后，跟不上形勢(shì)。

（三）信息化文書檔案管理建設(shè)水平仍有待提高

無論是文書檔案管理的精細(xì)化發(fā)展，還是文書檔案管理的創(chuàng)新性發(fā)展，都需要信息技術(shù)的支撐。因此，企業(yè)需要加強(qiáng)信息技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用，以構(gòu)建一個(gè)完整的文書檔案信息管理系統(tǒng)，但顯然許多企業(yè)仍然沒有做好這一點(diǎn)。大多數(shù)企業(yè)在支持文書檔案信息化的硬件和軟件方面沒有太多問題，主要是因?yàn)闄n案管理系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)高。很多企業(yè)不定期更新、清理垃圾、檢查漏洞等。此外，企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的關(guān)鍵級(jí)別不夠高，使得企業(yè)檔案管理系統(tǒng)容易受到外部入侵和攻擊。

（四）檔案管理現(xiàn)代化水平有待提高

在文書檔案管理過程中，有效利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)有助于引進(jìn)新技術(shù)，提高工作效率。通常紙質(zhì)檔案存放時(shí)間較長，但容易變黃，紙質(zhì)資料在存放過程中受多種因素影響。比如外部環(huán)境，所以往往字跡模糊，紙張破損等等。在文檔管理現(xiàn)代化的過程中，主要使用數(shù)字文檔管理系統(tǒng)。數(shù)字文檔管理系統(tǒng)的應(yīng)用程序?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)文檔文件進(jìn)行了改進(jìn)，可以提高電子文檔文件的管理水平，最大限度地滿足科技時(shí)代的發(fā)展需求，保證工作效率的不斷提高。當(dāng)今社會(huì)，傳統(tǒng)的文件處理方式已經(jīng)不能滿足新時(shí)代對(duì)歸檔的要求，傳統(tǒng)的文件處理方式在文書檔案管理方面效率低下，導(dǎo)致與信息時(shí)代對(duì)文件管理的要求存在巨大差距。

四、企業(yè)創(chuàng)新文書檔案管理工作的方法討論

（一）提高認(rèn)識(shí)和關(guān)注

企業(yè)要做好文書檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展，必須不斷提高全體員工對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)和重視。因此，作為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，要幫助文書檔案管理實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展，就要樹立文書檔案管理在企業(yè)內(nèi)部的地位和價(jià)值，不斷提高自己的文書檔案管理意識(shí)和能力，從而更好地引導(dǎo)企業(yè)其他人員參與文書檔案建設(shè)。此外，企業(yè)要不斷優(yōu)化內(nèi)部溝通機(jī)制，加強(qiáng)各管理部門之間的人員交流和信息共享，突破企業(yè)內(nèi)部各管理工作之間的信息壁壘，增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部其他管理部門對(duì)文書檔案管理的認(rèn)識(shí)，從而促進(jìn)文書檔案管理的發(fā)展。

（二）不斷提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)和工作能力

文書管理的創(chuàng)新發(fā)展必須依靠員工的才能，必須保證員工的整體素質(zhì)和工作能力。為此，企業(yè)必須建設(shè)一支專業(yè)的文書檔案管理隊(duì)伍。首先，根據(jù)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的特點(diǎn)和要求，企業(yè)要不斷優(yōu)化內(nèi)部檔案管理培訓(xùn)和考核，通過培訓(xùn)和考核不斷提高檔案管理者的檔案管理意識(shí)和能力。此外，企業(yè)要為檔案管理者提供公平的晉升機(jī)會(huì)，不斷完善激勵(lì)機(jī)制，制定靈活的激勵(lì)措施來激勵(lì)檔案管理者，從而提高其工作主動(dòng)性和工作滿意度。其次，所有檔案管理人員都要在工作中有危機(jī)感，努力學(xué)習(xí)，虛心求教，勤于實(shí)踐。只有這樣，才能不斷提高自己的綜合能力，幫助企業(yè)在文書檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展下，更好地做好檔案管理工作。

（三）持續(xù)提升企業(yè)文書檔案管理信息化水平

文檔管理信息化發(fā)展是企業(yè)文檔管理發(fā)展到一定階段的必然結(jié)果，也是企業(yè)實(shí)現(xiàn)文檔管理創(chuàng)新發(fā)展必須具備的能力。這就需要企業(yè)提供充足的人力物力來支持文書檔案管理的信息化建設(shè)，但最關(guān)鍵的還是做好信息化風(fēng)險(xiǎn)防范工作。因此，企業(yè)在利用信息技術(shù)構(gòu)建文書檔案管理系統(tǒng)后，應(yīng)定期對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行更新和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中的漏洞和潛在風(fēng)險(xiǎn)，不斷提高管理系統(tǒng)的關(guān)鍵安全級(jí)別，防止外部入侵和攻擊，從而更好地保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。

（四）完善制度

企業(yè)應(yīng)成立有配套設(shè)施的文書檔案管理部門，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組。公司負(fù)責(zé)人為檔案領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人，成員為檔案管理的部門負(fù)責(zé)人、檔案管理工作人員。企業(yè)內(nèi)部各相關(guān)部門應(yīng)設(shè)置專職和兼職檔案管理人員。

制定相關(guān)規(guī)章制度，增強(qiáng)員工對(duì)檔案工作的意識(shí)和重視，同時(shí)將部門的檔案管理工作充分分析落實(shí)到個(gè)人，確保檔案管理工作能夠按時(shí)、優(yōu)質(zhì)、高效完成。此外，在文書檔案管理中，還可以引入激勵(lì)機(jī)制，在企業(yè)中實(shí)行優(yōu)勝劣汰制度，調(diào)動(dòng)員工積極性，并結(jié)合企業(yè)年終績效考核和部門績效考核，對(duì)檔案管理人員的工作績效進(jìn)行評(píng)價(jià)，充分調(diào)動(dòng)員工的工作熱情，使員工有效發(fā)揮潛能，將檔案管理打造成為企業(yè)內(nèi)部良性競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制。

（五）文件與檔案工作的聯(lián)系

文書工作者平時(shí)要注意文書的完整性，規(guī)定文書的保存格式。其中，電子材料的格式和處理歸檔所需的格式需要特別注意，必須按規(guī)定填寫。對(duì)于紙質(zhì)材料，根據(jù)需要使用合適的紙和筆，避免不必要的麻煩。另外，在文書辦理過程中要盡快辦理，收到文件、材料后，要盡快確認(rèn)、登記、核對(duì)。如果在過程中發(fā)現(xiàn)文件、材料丟失，應(yīng)及時(shí)通知提交的部門，并發(fā)送備份文件。為保證文件的完整性，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的重要講話文件和大型會(huì)議材料要及時(shí)組織歸檔。

（六）做好文書工作和檔案工作的規(guī)范化

檔案以文件為基礎(chǔ)，文件的質(zhì)量決定檔案管理的質(zhì)量。進(jìn)行檔案管理的員工要有很強(qiáng)的檔案意識(shí)，整理、整合工作所需的檔案，在辦理檔案時(shí)注意檔案管理。進(jìn)一步提高文件與檔案的整合效果。要做到這一點(diǎn)，文書人員必須絕對(duì)保證檔案的質(zhì)量。例如：紙張尺寸、書寫格式、樣式格式的統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化等正式規(guī)范禁止使用復(fù)印紙、鉛筆、紅墨水、圓珠筆等。此外，在打印和更正系統(tǒng)中應(yīng)有效地收集檔案。此外，檔案的處理要準(zhǔn)確及時(shí)，員工在收發(fā)文件和檔案、查找丟失的檔案和資料時(shí)要及時(shí)記錄。尤其是表外材料，主要負(fù)責(zé)人需要帶一些參加會(huì)議需要的材料，這些材料要由工作人員按時(shí)整理準(zhǔn)備。

（七）加強(qiáng)文件和檔案的收集

做好文件收集和檔案管理，并在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)文件收集和檔案管理。收集文件檔案時(shí)，要明確收集范圍和分類，統(tǒng)一檔案介質(zhì)字跡，規(guī)范檔案管理使用，保證檔案組織形成質(zhì)量。審核過程必須嚴(yán)格驗(yàn)證數(shù)據(jù)是否符合標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)標(biāo)題創(chuàng)作、文字提取、附件、印刷發(fā)行部門、文件選擇、出版范圍、文號(hào)編輯發(fā)行、標(biāo)題字體等作出詳細(xì)規(guī)范。以及員工嚴(yán)格遵守適用的法律法規(guī)。除了收集基礎(chǔ)信息外，還要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)擴(kuò)大數(shù)據(jù)收集范圍，使其盡快進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行組織，收集盡可能多的有效信息，豐富和拓展管理文書檔案的經(jīng)驗(yàn)。

結(jié)語

綜上所述，為了達(dá)到理想的工作狀態(tài)，企業(yè)必須實(shí)施有效的方法。他們?cè)趯?shí)施文件檔案的過程中，需要轉(zhuǎn)變自己的觀念和工作方式，通過創(chuàng)新取得進(jìn)步，提高管理效率，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的信息化建設(shè)。此外，還要采用規(guī)范、規(guī)范的工作方法，結(jié)合各部門之間的聯(lián)系，協(xié)調(diào)配合工作，從而提高文書檔案的管理水平，促進(jìn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。隨著檔案管理制度的完善，工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平不斷提高，傳統(tǒng)檔案管理理念向現(xiàn)代管理體系轉(zhuǎn)變的力度不斷增強(qiáng)。只有提升檔案管理信息化水平，才能提升整體管理水平，促進(jìn)檔案管理持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。