水利檔案管理信息化建設(shè)探究

閆瑞峰

（內(nèi)蒙古自治區(qū)烏蘭察布市豐鎮(zhèn)市水利局，內(nèi)蒙古 烏蘭察布 012199）

引言

基于水利檔案管理實(shí)際，加強(qiáng)信息化建設(shè)對(duì)檔案得到高效管理具有積極影響。結(jié)合水利檔案管理的特點(diǎn)，加強(qiáng)落實(shí)信息化技術(shù)，檔案資料的管理途徑得到相應(yīng)的拓展，同時(shí)管理人員也實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。因此，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，是水利局檔案管理工作良好開(kāi)展的重要選擇?；谶@一特點(diǎn)，在水利檔案管理中，應(yīng)探討信息化技術(shù)及其具體應(yīng)用，為提升水利局管理水平提供有力支持。

一、水利檔案管理信息化建設(shè)原則

在水利檔案管理信息化建設(shè)工作開(kāi)展過(guò)程中，應(yīng)該從多個(gè)角度進(jìn)行思考，并遵循相應(yīng)的工作原則，從而推動(dòng)信息化建設(shè)工作得以良好開(kāi)展，同時(shí)滿足水利局的發(fā)展要求。具體包括以下幾項(xiàng)原則：開(kāi)發(fā)原則、規(guī)劃原則、階段性原則、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)原則。第一，開(kāi)發(fā)原則。在進(jìn)行水利檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，落實(shí)開(kāi)發(fā)原則，主要表現(xiàn)為明確時(shí)代發(fā)展的規(guī)則，樹(shù)立先進(jìn)的價(jià)值觀念，科學(xué)使用管理方式。檔案管理人員對(duì)于水利檔案管理信息化建設(shè)方向和方式進(jìn)行深入的分析探究，促使水利檔案能夠快速地過(guò)渡到信息化管理模式下，促使信息檔案管理工作開(kāi)展得以更加科學(xué)合理。在加強(qiáng)水利檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)上，要注重開(kāi)發(fā)質(zhì)量，從而水利相關(guān)項(xiàng)目以及人員信息的安全性得以切實(shí)保障，軟件開(kāi)發(fā)目的也得到充分地實(shí)現(xiàn)。第二，規(guī)劃原則。在開(kāi)展水利檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)該切實(shí)遵守規(guī)劃原則，具體表現(xiàn)為管理人員在使用信息化技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作時(shí)，需要深入分析各項(xiàng)因素，促使信息化系統(tǒng)具有獨(dú)立工作的能力，同時(shí)工作的規(guī)范性得到切實(shí)的保障，信息收集和使用效率實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的提升，很多管理問(wèn)題也得到充分的避免。第三，階段性原則。通常情況下，水利工程項(xiàng)目規(guī)模比較大，水利檔案管理信息化建設(shè)工作需要分為幾個(gè)階段進(jìn)行，由此，檔案管理人員應(yīng)該根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況建立健全相應(yīng)的階段性規(guī)劃方案，基于明確的工作開(kāi)展要求，強(qiáng)化水利工程檔案管理信息化建設(shè)的秩序性。同時(shí)在當(dāng)前信息化技術(shù)全面普及的基礎(chǔ)上，應(yīng)該有意識(shí)地培養(yǎng)管理型人才，提升人才資源的綜合性素質(zhì)，確保其同時(shí)具備專業(yè)知識(shí)和信息化技術(shù)，為水利局實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)提供充分的保障。第四，數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)原則。想要確保檔案管理信息化建設(shè)工作的有效性，需要?jiǎng)?chuàng)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，在數(shù)據(jù)庫(kù)中應(yīng)該根據(jù)明確的特點(diǎn)進(jìn)行信息分類，對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的歸納和管理，促使數(shù)據(jù)庫(kù)得到更為充分的使用，為水利局項(xiàng)目工作開(kāi)展奠定夯實(shí)的基礎(chǔ)。

二、水利檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題

（一）管理制度不夠完善

基于信息化技術(shù)在檔案管理工作中的落實(shí)程度，以及檔案管理工作對(duì)于信息化技術(shù)的需求，使得傳統(tǒng)形式的管理制度與現(xiàn)階段管理工作模式無(wú)法進(jìn)行良好銜接。然而針對(duì)管理制度的完善優(yōu)化工作，相關(guān)管理人員缺乏一定的主動(dòng)性，沒(méi)有將實(shí)際工作與其進(jìn)行良好的結(jié)合。檔案管理人員應(yīng)該充分發(fā)揮自身的能動(dòng)性，認(rèn)識(shí)到自身所具有的責(zé)任，有重點(diǎn)的優(yōu)化調(diào)整管理制度，對(duì)于一些細(xì)節(jié)部分進(jìn)行相應(yīng)的規(guī)范，從而確保管理規(guī)則更加滿足當(dāng)前信息化檔案管理工作模式，檔案管理質(zhì)量和效率得到切實(shí)的保障。同時(shí)，與管理工作同步開(kāi)展的監(jiān)管工作，也缺乏相對(duì)完善的、現(xiàn)代化的規(guī)則進(jìn)行說(shuō)明，缺乏科學(xué)有效的監(jiān)管機(jī)制作為支撐，難以確保對(duì)管理工作落實(shí)全面的、嚴(yán)格的監(jiān)督，從而管理工作中存在的問(wèn)題也沒(méi)有被及時(shí)地挖掘出來(lái)，為檔案管理工作留下了一定的隱患，檔案信息的真實(shí)性和有效性難以得到切實(shí)的保障。

（二）管理人員素質(zhì)有待提升

水利檔案管理信息化建設(shè)工作良好推進(jìn)，要求檔案管理人員具有夯實(shí)的信息化技術(shù)作為支撐，能夠?qū)⑿畔⒒夹g(shù)充分地落實(shí)到實(shí)際管理工作當(dāng)中。然而想要確保檔案管理人員充分消化信息化技術(shù)使用，其學(xué)歷、知識(shí)水平等都要達(dá)到相應(yīng)的水準(zhǔn)。但是問(wèn)題在于目前檔案管理工作當(dāng)中，仍有部分檔案管理人員綜合素質(zhì)沒(méi)有達(dá)到相應(yīng)的水準(zhǔn)，還沒(méi)有良好的適應(yīng)水利檔案管理信息化工作模式，專業(yè)能力和技術(shù)水平相對(duì)較低，無(wú)法支撐檔案管理工作實(shí)現(xiàn)穩(wěn)步前進(jìn)的目標(biāo)。針對(duì)這一點(diǎn)，檔案管理人員需要有意識(shí)地提升自身的管理水平，加強(qiáng)對(duì)行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)的分析，明確信息化技術(shù)在其中所具有的作用和地位，由此更加清晰未來(lái)的工作開(kāi)展方向，從而積極參與到水利檔案管理信息化建設(shè)工作當(dāng)中。同時(shí)為檔案管理人員提供的培訓(xùn)活動(dòng)中，對(duì)于信息化技術(shù)和檔案管理工作的融合缺乏系統(tǒng)的說(shuō)明，從而管理人員在這方面還有很多不足之處，具有很大的進(jìn)步空間，需要更多的機(jī)會(huì)和知識(shí)填充，才能實(shí)現(xiàn)切實(shí)的提升，滿足水利檔案管理信息化建設(shè)的需求。

（三）資源整合技術(shù)不良

檔案信息資源整合主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：檔案實(shí)體整合以及數(shù)字檔案信息的整合。傳統(tǒng)形式下的水利檔案管理工作開(kāi)展模式，難以支撐資源整合的需求。所以很多整合工作要依靠檔案管理人員的自身能力，軟件和硬件構(gòu)成不良，技術(shù)水平?jīng)]有達(dá)到相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，資源整合工作就會(huì)遇到很大的困難。甚至于很多單位存在的問(wèn)題是，難以呈現(xiàn)出完整的編目，檔案目錄中心的構(gòu)建不良等，從而檔案信息資源的整合還需要更有效的技術(shù)支撐。除此之外，傳統(tǒng)形式下檔案管理工作開(kāi)展在信息收集上具有一定的問(wèn)題，在不具備成熟的技術(shù)條件支持下，很多部門或者個(gè)人的信息沒(méi)有在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)遞交到檔案管理部門，導(dǎo)致檔案信息的不完整，甚至還有丟失的情況。

三、水利檔案管理信息化建設(shè)策略

（一）構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)

為了確保水利檔案信息化建設(shè)工作得以良好進(jìn)行，水利局應(yīng)該創(chuàng)建全面的檔案管理信息系統(tǒng)，在信息化平臺(tái)的支撐下，水利檔案管理工作得以有序開(kāi)展，管理效率和管理質(zhì)量都得到了極大的提升，管理工作朝著更加科學(xué)、先進(jìn)的方向發(fā)展。而完善的信息化檔案管理平臺(tái)主要涵蓋以下幾個(gè)方面：檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)、檔案管理模塊化系統(tǒng)、檔案查詢系統(tǒng)、加強(qiáng)信息安全管理。首先，創(chuàng)建有效的水利檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在線存儲(chǔ)或者離線存儲(chǔ)的形式，確保檔案信息數(shù)據(jù)得到良好的管理和存儲(chǔ)，為之后信息使用和開(kāi)發(fā)奠定基礎(chǔ)條件。在信息存儲(chǔ)的步驟，可以通過(guò)照相機(jī)、掃描儀、計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，對(duì)檔案信息進(jìn)行相應(yīng)地掃描，從而進(jìn)一步強(qiáng)化存儲(chǔ)系統(tǒng)的功能。其次，水利檔案管理模塊化系統(tǒng)還可以分為檔案日常管理模塊、電子文件存盤管理模塊、數(shù)據(jù)采集傳輸模塊等。通過(guò)對(duì)該模塊化系統(tǒng)的良好利用，為信息數(shù)據(jù)的瀏覽、管理和傳輸提供有力支持。除此之外，水利檔案查詢系統(tǒng)。水利檔案查詢系統(tǒng)主要具備以下功能：錄入信息、檢索信息、瀏覽信息等。處在局域網(wǎng)范圍內(nèi)的主體，根據(jù)其職位和工作為其劃分出明確的權(quán)限，在該權(quán)限范圍內(nèi)，使用者可以進(jìn)入檔案管理平臺(tái)查詢并使用相關(guān)水利檔案，從而能夠及時(shí)地獲取信息，為自身開(kāi)展其他工作提供充分的資源保障，檔案信息的價(jià)值也得以充分的發(fā)揮。最后，加強(qiáng)信息安全管理。水利檔案管理中涉及很多比較重要的水利項(xiàng)目信息，只有切實(shí)保障水利檔案信息的安全問(wèn)題，才能推動(dòng)水利局相關(guān)工程項(xiàng)目得以良好推進(jìn)。針對(duì)這一點(diǎn)，需要強(qiáng)化信息化檔案管理平臺(tái)的安全性，現(xiàn)階段指紋、虹膜、聲音、面部等身份識(shí)別方式都得到了良好的發(fā)展，在實(shí)際使用中都凸顯出了很大的價(jià)值。通過(guò)科學(xué)使用這些身份識(shí)別方式，能夠極大地增強(qiáng)檔案信息的安全性，從而也進(jìn)一步強(qiáng)化了水利檔案信息化建設(shè)力度。與此同時(shí)，在檔案庫(kù)房也可以使用信息化安全管理技術(shù)，通過(guò)落實(shí)相應(yīng)的人員監(jiān)控、智能監(jiān)測(cè)，促使檔案得到更為全面的管理。還可以適當(dāng)?shù)囊胫悄軝C(jī)器人或者射頻識(shí)別技術(shù)，針對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)制定創(chuàng)建相應(yīng)的排架模式，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的智能化采集，對(duì)檔案信息所處位置進(jìn)行精確性定位，機(jī)器人根據(jù)定位信息將檔案歸位到正確的位置。這里需要注意的問(wèn)題是，電子檔案并沒(méi)有完全替代紙質(zhì)檔案，只是二者的定位和使用不同。為了確保水利檔案信息安全得到切實(shí)的保障，應(yīng)該將電子化和紙質(zhì)化良好地結(jié)合起來(lái)，采取雙向管理、共同備份的方式，從而避免電子化檔案受到網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊的問(wèn)題，也避免了紙質(zhì)化檔案由于管理不善而損毀的問(wèn)題。同時(shí)電子化檔案要進(jìn)行定期地備份，從而有效提升電子化檔案的安全性。

（二）開(kāi)展檔案信息資源建設(shè)

首先，水利局檔案管理要從自身實(shí)際出發(fā)，創(chuàng)建符合自身情況的水利信息化建設(shè)工作方案，從發(fā)展的目光明確檔案信息化建設(shè)核心，從而推動(dòng)檔案管理工作得以創(chuàng)新化發(fā)展。其次，針對(duì)水利檔案管理部門所具有的職業(yè)范圍和監(jiān)督責(zé)任，從而創(chuàng)建起完善的、科學(xué)的、多角度的檔案信息管理機(jī)制，對(duì)檔案信息管理流程進(jìn)行清晰地規(guī)定。同時(shí)針對(duì)各項(xiàng)檔案資料的錄入和管理規(guī)定，確保管理人員能夠嚴(yán)格根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和程序化流程，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收集和管理，科學(xué)的添加檔案資源。除此之外，充分挖掘各種檔案管理軟件的使用價(jià)值，讓其良好地落實(shí)水利檔案管理工作中，通過(guò)建立相應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、優(yōu)化電子檢索等方式，促使信息化軟件得以全面覆蓋到所有水利檔案信息中。最后，針對(duì)電子文件開(kāi)展良好的歸檔管理。水利局要有意識(shí)地優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境，通過(guò)提供更為充分的軟件和硬件，以及信息化管理制度，促使檔案信息資源建設(shè)工作得以順利進(jìn)行，從而電子文件的有效性和可使用價(jià)值得到切實(shí)的保障。

（三）加強(qiáng)管理人員信息化培訓(xùn)

當(dāng)前我國(guó)社會(huì)已經(jīng)步入5G 時(shí)代，信息化技術(shù)的高速發(fā)展和普遍性使用下，都在要求水利檔案管理工作要快速轉(zhuǎn)型，而檔案管理人員是推動(dòng)水利檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素。由此，檔案管理人員應(yīng)該以更為專業(yè)的管理水平、先進(jìn)的信息化技術(shù)以及正確的發(fā)展理念，推動(dòng)水利檔案管理工作得以朝著可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)前進(jìn)。水利檔案管理人員對(duì)于水利工程建設(shè)項(xiàng)目的具體流程應(yīng)該非常熟悉，同時(shí)具備夯實(shí)全面的檔案管理專業(yè)知識(shí)，以及較高的信息素養(yǎng)，并且對(duì)于各項(xiàng)信息化設(shè)備以及檔案管理軟件都可以做到熟練掌控?；谝陨蠈?duì)水利檔案管理人員的要求，水利局應(yīng)該主動(dòng)引導(dǎo)檔案管理人員參與相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，讓其強(qiáng)化自身的專業(yè)能力。首先，面對(duì)水利局現(xiàn)有的檔案管理人員，應(yīng)該根據(jù)員工所在崗位的不同以及職業(yè)需求不同，為其提供針對(duì)性的培訓(xùn)教學(xué)活動(dòng)，讓其根據(jù)自身發(fā)展目標(biāo)和現(xiàn)有工作問(wèn)題，選擇更適合自己的學(xué)習(xí)內(nèi)容，落實(shí)個(gè)性化教育模式。通常情況下，培訓(xùn)內(nèi)容主要包括水利工程建設(shè)管理、檔案管理專業(yè)知識(shí)、信息化技術(shù)、檔案管理軟件等，檔案管理人員通過(guò)加強(qiáng)以上內(nèi)容的學(xué)習(xí)，綜合素質(zhì)能夠得到極大的提升。其次，為了推動(dòng)水利檔案管理信息化建設(shè)得到更有力地推進(jìn)，水利局應(yīng)該吸引更多的新鮮血液加入檔案管理工作中，讓更多熟知信息化技術(shù)的管理人才加入檔案管理信息化建設(shè)工作當(dāng)中。為了吸引到更多的專業(yè)檔案管理人才，讓其對(duì)水利局檔案管理工作具有歸屬感，應(yīng)該提升其薪酬待遇、良好的工作氛圍、公正的晉升途徑。當(dāng)更多專業(yè)人才加入水利檔案管理工作當(dāng)中，會(huì)促使檔案管理工作競(jìng)爭(zhēng)激烈很大，從而引導(dǎo)更多人積極提升自身的專業(yè)素質(zhì)，并強(qiáng)化對(duì)信息化技術(shù)的使用，為檔案管理信息化建設(shè)工作提供充分的保障，同時(shí)人才結(jié)構(gòu)體系也更加合理。

結(jié)語(yǔ)

通過(guò)對(duì)水利檔案管理的了解，在管理過(guò)程中，加強(qiáng)信息化建設(shè)，對(duì)強(qiáng)化管理工作的系統(tǒng)化具有重要意義。結(jié)合當(dāng)前水利檔案管理實(shí)際，在管理過(guò)程中，加強(qiáng)信息化技術(shù)的使用，對(duì)簡(jiǎn)化管理流程具有直接影響。因此，應(yīng)立足于水利檔案管理實(shí)際，深入分析信息化建設(shè)方式，加強(qiáng)對(duì)信息化技術(shù)價(jià)值的挖掘，為管理工作開(kāi)展提供夯實(shí)的技術(shù)支持，滿足信息化時(shí)代發(fā)展的要求，推動(dòng)水利局得以更為穩(wěn)定高效的發(fā)展。