新時(shí)期企業(yè)檔案管理的新思維

高紅蕓

（唐山燕山鋼鐵有限公司，河北 唐山 064400）

引言

目前，正經(jīng)歷著傳統(tǒng)模式到新時(shí)期的過渡期，傳統(tǒng)理念對(duì)鋼鐵企業(yè)的影響還很深遠(yuǎn)。但是基于信息化快速發(fā)展的年代，現(xiàn)代檔案管理思維和傳統(tǒng)固有思維正在相互交替存在。在鋼鐵企業(yè)現(xiàn)狀中已逐步出現(xiàn)更多不適應(yīng)的舊制度和管理方式，但企業(yè)自身也沒有依據(jù)現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行調(diào)整，還保留著傳統(tǒng)固化的制度存在。因此，如何協(xié)調(diào)傳統(tǒng)和信息化時(shí)代之間的矛盾，就只能順應(yīng)潮流，依靠創(chuàng)新思維來改善現(xiàn)實(shí)問題。新思維的形成必須強(qiáng)化創(chuàng)新意識(shí)，切實(shí)將工作落實(shí)到位，以確保檔案管理進(jìn)一步提升。

一、新時(shí)期企業(yè)檔案管理的重要性

基于傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作基本源于紙質(zhì)為主的文件檔案時(shí)期，但是因其受制于企業(yè)大環(huán)境的影響顯著，管理的制度、工作的程序、文件資料的格式以及之后檔案管理過程都是源于企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所決定的，也是服務(wù)于鋼鐵企業(yè)本身的[1]。檔案本身就是企業(yè)真實(shí)現(xiàn)狀的反映，檔案管理的有效性和準(zhǔn)確性關(guān)乎企業(yè)正常的經(jīng)營(yíng)發(fā)展，這將檔案管理和新時(shí)期企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理密切結(jié)合，檔案管理成為企業(yè)現(xiàn)有構(gòu)架的組成部分。檔案形成和企業(yè)發(fā)展是不可分割的，是企業(yè)歷史的真實(shí)寫照，具有重復(fù)性的使用價(jià)值，因其包含內(nèi)容廣泛，對(duì)企業(yè)文化形成起著重要的基礎(chǔ)作用。但是，新時(shí)期來臨對(duì)現(xiàn)有檔案管理有著不同的標(biāo)準(zhǔn)，要求企業(yè)必須提供更具準(zhǔn)確性的資料，這對(duì)企業(yè)后來的檔案使用有著重大戰(zhàn)略作用，管理者和財(cái)務(wù)工作者可以通過檔案內(nèi)容來清楚認(rèn)識(shí)企業(yè)現(xiàn)有問題和未來會(huì)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)，為科學(xué)決策提供了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，也讓新進(jìn)員工可以了解企業(yè)歷史，對(duì)企業(yè)更具認(rèn)同，促進(jìn)其早日融入企業(yè)文化[2]。基于新時(shí)期的檔案管理，要求管理者必須形成新的思維模式，將企業(yè)現(xiàn)有檔案管理辦法改善的更加合理，要密切關(guān)注企業(yè)本身存在的問題，要通過分析問題，針對(duì)性的提升檔案質(zhì)量，以促進(jìn)企業(yè)檔案新思維的形成。新思維形成對(duì)其檔案管理起著不可替代的作用，幫助企業(yè)在梳理檔案資料中發(fā)揮輔助作用，為企業(yè)制定合理的發(fā)展規(guī)劃，提供了強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)和基礎(chǔ)支撐[3]。因此，檔案管理對(duì)其鋼鐵企業(yè)現(xiàn)有模式的促進(jìn)作用不言而喻，要通過對(duì)其繁雜檔案的系統(tǒng)梳理來規(guī)整檔案管理工作的持續(xù)進(jìn)步，為企業(yè)發(fā)展做出應(yīng)有貢獻(xiàn)。新時(shí)期檔案管理工作是歷史和環(huán)境發(fā)展的要求，采用新的模式、思維、制度來不斷健全檔案管理，為企業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供了不竭動(dòng)力支撐，也為企業(yè)未來發(fā)展方向找到了可行之路，但是必須要通過轉(zhuǎn)變思維，來提升檔案管理水平，確保檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展起著正確的輔助作用[4]。

二、新時(shí)期檔案管理存在的問題

（一）管理人員綜合素質(zhì)不高

從現(xiàn)有企業(yè)檔案管理中清晰可見，管理人員對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)度不高，基礎(chǔ)功底是不適應(yīng)于當(dāng)前新時(shí)期的要求的。更多的員工對(duì)社會(huì)現(xiàn)狀檔案管理基本不了解，還處于現(xiàn)有企業(yè)制度的局限中無法自拔，不能隨著國(guó)家政策與現(xiàn)實(shí)情況進(jìn)行有效學(xué)習(xí)，無法跟上時(shí)代變化的新局勢(shì)，且對(duì)公司新的制度要求缺乏足夠的理解或者在執(zhí)行過程中達(dá)不到要求，從而自身理論和觀念依舊停留在舊時(shí)代中，基本無法做好現(xiàn)有檔案管理事務(wù)。部分人員在檔案管理的自身要求是不合格的，文筆功底不具備相應(yīng)的素質(zhì)，對(duì)于梳理檔案報(bào)告難以得到明確清晰的分析，給鋼鐵企業(yè)發(fā)展帶來阻礙。有的人員在知識(shí)層面淺薄，很多人員在招聘環(huán)節(jié)都是以關(guān)系進(jìn)入的，學(xué)歷水平和專業(yè)素質(zhì)不達(dá)標(biāo)是現(xiàn)實(shí)存在的問題。在知識(shí)面上狹窄，業(yè)務(wù)層面上不足，加劇檔案管理矛盾的激化?；跈n案工作屬于后勤管理，相對(duì)于業(yè)務(wù)一線和其他部門來講，在工作要求上不高，導(dǎo)致工作作風(fēng)不嚴(yán)，對(duì)待實(shí)際的檔案管理時(shí)不能完全落實(shí)制度要求，而以將就的態(tài)度應(yīng)付，阻礙了新時(shí)期檔案管理思維的改變。

（二）檔案管理認(rèn)識(shí)不足

現(xiàn)有企業(yè)的通病基本上都是只要經(jīng)濟(jì)發(fā)展，其他工作都可以延后，甚至可以停滯不前。因此，鋼鐵企業(yè)也會(huì)存在這樣的問題，在檔案工作中缺乏重視程度，不能正確認(rèn)識(shí)檔案的作用。從管理層到一線員工都有這樣的認(rèn)識(shí)，檔案管理是重復(fù)的、簡(jiǎn)單的、枯燥的。源于這樣的認(rèn)識(shí)讓本來對(duì)檔案管理充滿活力的人逐漸失去興趣，隨波逐流而和老員工一樣。更嚴(yán)重的可能認(rèn)為一旦強(qiáng)化檔案管理就會(huì)阻礙生產(chǎn)效率提升，導(dǎo)致企業(yè)失去更好的市場(chǎng)機(jī)會(huì)。因此，逐步讓企業(yè)內(nèi)部形成檔案管理次要性的思想認(rèn)識(shí)，不斷阻礙檔案管理新思維的創(chuàng)新。

（三）檔案管理工作模式落后

中國(guó)的市場(chǎng)體制已經(jīng)開放多年，完整的經(jīng)濟(jì)體制早已構(gòu)建完成，但是對(duì)新經(jīng)濟(jì)的認(rèn)識(shí)度有的還保留在計(jì)劃時(shí)代中，一旦使用新時(shí)期的信息化管理就會(huì)被認(rèn)為是超前模式。以致新方法得不到良好的推廣，就算使用了也是阻礙重重，最終企業(yè)一再換成老模式對(duì)檔案進(jìn)行梳理，只能被動(dòng)依靠標(biāo)記的手段而無法采用科學(xué)技術(shù)。只要模式和思維不轉(zhuǎn)變，檔案創(chuàng)新的浪潮永遠(yuǎn)不可能到來，只會(huì)被動(dòng)受限，而無法結(jié)合單位實(shí)際情況依靠新模式來改變現(xiàn)狀。這樣模式的存在加大了阻礙的力度，導(dǎo)致檔案管理缺乏革新觀念。

三、改善檔案管理的辦法

（一）加強(qiáng)管理制度創(chuàng)新，進(jìn)一步增強(qiáng)認(rèn)識(shí)

管理層一定要用完善檔案管理制度來強(qiáng)化檔案工作的效率與結(jié)果。但是，應(yīng)該要密切考慮制度的適用性，前期要從公司內(nèi)部以及外部進(jìn)行充分調(diào)研，既要滿足不同人員的需求，也要確保業(yè)務(wù)部門不遺漏，從而為制度發(fā)揮最優(yōu)效果做出規(guī)定。要結(jié)合業(yè)務(wù)部門與檔案管理現(xiàn)有的實(shí)際要求，在確保規(guī)范運(yùn)作的同時(shí)也保障業(yè)務(wù)部門可以合理開發(fā)使用，但是要與公司各部門制度和政府要求相融合，逐步形成內(nèi)外部統(tǒng)一的檔案管理制度。有完善制度做支撐后再?gòu)挠^念著手，要重視傳統(tǒng)觀念的制約性，逐步提升對(duì)新時(shí)期檔案的認(rèn)識(shí)。要做到以實(shí)際行動(dòng)來打破固有制約，讓員工和管理層都意識(shí)到檔案管理的迫切性和重要性。要切實(shí)增強(qiáng)檔案管理部門的職權(quán)，要根據(jù)業(yè)務(wù)管理和檔案制度要求下放一定權(quán)利，從而讓檔案部門有權(quán)采取措施；要對(duì)檔案建立和梳理工作制定相應(yīng)的考評(píng)制度，以增強(qiáng)檔案管理的目的性。要定期開展宣傳活動(dòng)，不斷對(duì)從事檔案管理的人員進(jìn)行談心談話，動(dòng)態(tài)化了解思想情況，確保每位員工保持樂觀工作態(tài)度。

（二）增強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)

在針對(duì)人員素質(zhì)上一定要從源頭進(jìn)行優(yōu)化，而不能在過程中進(jìn)行完善。因此，在招聘環(huán)節(jié)中，要以企業(yè)現(xiàn)狀與公司崗位要求相結(jié)合，嚴(yán)格遵循企業(yè)人事制度和崗位制度相匹配的原則，以從源頭問題上強(qiáng)化人才隊(duì)伍的素質(zhì)，從而有效規(guī)避關(guān)系戶的存在。在每個(gè)崗位上崗前都應(yīng)按照企業(yè)制度和培訓(xùn)要求對(duì)上崗人員進(jìn)行合理化培訓(xùn)，讓管理檔案的人員首先熟悉自身的工作模式和流程，以提升工作效率。不僅僅只是采取培訓(xùn)的方式，還要結(jié)合多種形式進(jìn)行常態(tài)化教育，切實(shí)增強(qiáng)檔案管理的實(shí)操性和業(yè)務(wù)能力。要想在管理中激發(fā)創(chuàng)新活力，人才是第一位的，還要轉(zhuǎn)變思維格局和認(rèn)識(shí)，要一貫改變以往的不適應(yīng)于新時(shí)期的模式。要對(duì)單一的管理辦法逐步形成系統(tǒng)化多層次的模式，并且依據(jù)新設(shè)備和新要求進(jìn)行合理規(guī)劃協(xié)調(diào)統(tǒng)一。要對(duì)每一位從事檔案管理的人員進(jìn)行動(dòng)態(tài)化分析，不同的人員適合的檔案管理工作是不一樣的，對(duì)檔案認(rèn)識(shí)程度也各有差距，在制定培養(yǎng)方案和實(shí)操中應(yīng)考慮到差異性，從而有效提升檔案管理水平和質(zhì)量，以確保企業(yè)發(fā)展有序。

（三）創(chuàng)新檔案管理工作模式

新時(shí)期的檔案工作已經(jīng)完全脫離紙質(zhì)的時(shí)代，將互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化邏輯完美應(yīng)用的結(jié)合體。互聯(lián)網(wǎng)不僅僅在檔案管理中發(fā)揮重要作用，還逐步滲透到各種行業(yè)中。對(duì)鋼鐵企業(yè)這種生產(chǎn)型和勞動(dòng)密集型企業(yè)來講，運(yùn)用信息化模式來健全檔案管理是必要的。信息化工具對(duì)于現(xiàn)有檔案工作有明顯的優(yōu)勢(shì)，在便捷程度上高于傳統(tǒng)模式，因其不斷提升工作效率，改善工作方法是傳統(tǒng)模式所不能具備的。以往借閱檔案或者形成檔案資料需要長(zhǎng)時(shí)間和多人處理才能形成，還需要不斷修改和完善才能確保質(zhì)量，但是信息化具備篩選和固定格式的顯著優(yōu)勢(shì)，不用通過繁瑣的資料編號(hào)來長(zhǎng)時(shí)間尋找資料，只需要在系統(tǒng)上點(diǎn)選關(guān)鍵詞就可以快速找到，還可以檢索其中的錯(cuò)誤，進(jìn)一步提升了工作效率。而且信息化檔案工具源于一個(gè)系統(tǒng)或者一臺(tái)計(jì)算機(jī)就可以便捷使用，不用通過層層申請(qǐng)去尋找資料。

結(jié)束語(yǔ)

面對(duì)新時(shí)期而言，企業(yè)應(yīng)該有更多考慮，既要著眼于傳統(tǒng)模式的制約，又要分析新環(huán)境的優(yōu)勢(shì)與不足。要不斷處理思維革新變局中的矛盾，還要優(yōu)化制度構(gòu)建新的檔案管理制度。因此，企業(yè)只能把握住新時(shí)期的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，依靠新技術(shù)和新模式來替換以往不適應(yīng)的傳統(tǒng)工具。要打破原有固化思維，啟發(fā)新思維轉(zhuǎn)變過程；要依靠強(qiáng)有力的制度作為抓手，將檔案管理新制度落實(shí)到一線；要切實(shí)增強(qiáng)培訓(xùn)和招聘環(huán)節(jié)的嚴(yán)謹(jǐn)性，要最合適的員工從事檔案管理工作；提供員工不斷學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)員工參與制度創(chuàng)新和檔案工作創(chuàng)新，激發(fā)全體參與浪潮，不斷將人才培訓(xùn)體系構(gòu)建完成，從而確保檔案工作有序進(jìn)行，保障企業(yè)在新時(shí)期中持續(xù)壯大。因此，企業(yè)要重視檔案管理的新變局，逐步建立完善的檔案信息化體系，以增強(qiáng)檔案管理水平。