新形勢下地勘單位檔案管理工作創(chuàng)新

陳貝貝 龐文靜.2

（1.江西省地質局二六一大隊，江西 鷹潭 335000；2.江西省能源礦產地質調查研究院，江西 南昌 330103）

隨著經濟社會不斷發(fā)展，地勘單位改革改制工作也在深入進行，然而與高速的經濟社會發(fā)展形勢還有很多不適應之處，國務院早在2006 年便下發(fā)了《關于加強地質工作的決定》，明確指出應當根據企事分開原則，加強國有地勘單位改革工作，而在新的發(fā)展形勢下，檔案管理作為地勘單位重要的工作內容，要在地勘單位改革過程當中發(fā)揮好服從、服務作用，為地勘單位持續(xù)健康發(fā)展做出應有的貢獻。但目前地勘單位檔案管理工作方面依然有很多問題存在，下文中針對這些問題進行分析探討，并提出一些創(chuàng)新建議，以供參考和借鑒。

一、加強地勘單位檔案管理工作的重要意義與作用

（一）檔案是地勘單位歷史演進的重要載體

在地勘單位發(fā)展進程當中形成了很多有價值的檔案信息，這些檔案是地勘單位各項活動的原始記錄，將地勘單位歷史演進過程全面詳細地記錄下來，也是聯(lián)系地勘單位、過去、現(xiàn)在與未來的重要紐帶。在地勘單位當中檔案是一種非常重要的信息資源，更是地勘單位的無形資產與巨大財富，所以不論地勘單位如何演進與發(fā)展，都應當充分重視地勘單位檔案管理工作，采取切實有效的措施，提高地勘單位檔案管理工作水平，才能為地勘單位持續(xù)健康發(fā)展提供有效參考。

（二）檔案為地勘單位領導正確決策提供了重要依據

決策是進行管理的重要龍頭，能否正確地做出決策，不僅和管理者綜合素質與能力密切相關，同時也和管理者掌握地勘單位歷史檔案信息存在非常緊密的關聯(lián)性，只有以地勘單位檔案為參考，才能為科學決策提供有效依據，保證領導者決策制定的準確性。所以從某種層面來講，檔案事關地勘單位整體管理水平與其生存發(fā)展，是地勘單位不可或缺的重要內容。

二、目前地勘單位檔案管理存在的問題

（一）沒有全面系統(tǒng)地進行材料歸檔

多數(shù)地勘單位雖然近年來對于檔案管理工作的重視程度也在不斷加強，然而涉及經濟決策以及市場信息的館藏檔案還存在很大不足，甚至這些方面缺失，同時也沒有認真歸檔能夠體現(xiàn)地質單位市場經營活動的有關協(xié)議與合同等各方面的信息資料。歸檔不全面，不規(guī)范等問題依然突出。

（二）檔案管理工作人員素質問題

隨著近些年來地勘單位的不斷發(fā)展，地勘單位改制工作也在日漸推進，而且精簡機構過程當中檔案人員首當其沖，這很大程度上導致地勘單位檔案管理方面的作用被不斷削弱，在精簡單位人員過程當中，有些具有豐富工作經驗但年齡較大的人員內退下來，這些工作人員很多都存在一定情緒，憤憤離崗，使得工作交接也遭受巨大影響。檔案管理工作人員，工作經驗比較缺乏，有缺少系統(tǒng)培訓，主愛到檔案管理工作的順利實施，缺少老員工的傳幫帶，導致檔案管理工作成效始終處于低位徘徊，由于不重視檔案管理相關知識，技能的學習，工作過程當中出現(xiàn)了較大的隨意性，很難保證工作質量。還有的檔案管理工作人員兼職太多，不能高度集中注意力進行檔案管理工作，再加上學習培訓機會有限，導致地勘單位檔案管理工作一直停滯不前。

（三）缺乏健全的檔案管理制度

地勘單位在檔案管理工作當中雖然相應的進行了管理制度建設，但是工作實際卻沒有認真落實，內部監(jiān)督機制缺乏，以至于有關干部和工作人員在開展檔案管理工作當中出現(xiàn)意識淡薄的情況，還有的工作人員以及業(yè)務人員將報告以及圖紙作為自己的財產進行應用，為了便于這些檔案信息的保管，在保管過程當中采用分散性的保管方式，這樣一來，極易造成很多檔案資料的缺失，無法保證檔案的完整性，這些很大程度上阻礙到地勘單位檔案管理工作的順利實施。

（四）缺乏完善的檔案服務機制

檔案管理在地勘單位各項工作當中發(fā)揮著十分重要的作用，然而很長一段時間以來，地勘單位在實施檔案管理工作當中沒有構建起以服務為中心的組織體系，不能高效率、高質量地提供檔案信息，使其服務能力受到很大影響。而且也檔案信息的提供不全面，缺乏針對性，阻礙到地勘單位各項工作的順利實施，也影響到地勘單位科學決策。在檔案管理過程當中，僅僅提供收集、篩選檔案信息以及淺層次地傳遞檔案信息，深入挖掘檔案信息具有的價值，這對地勘單位持續(xù)健康發(fā)展是非常不利的。

三、創(chuàng)新地勘單位檔案管理工作的建議

（一）重視提升檔案管理工作人員綜合素質

開發(fā)和利用檔案信息資源這個過程是非常復雜的，檔案管理工作人員必須要保證較高的專業(yè)素養(yǎng)，對現(xiàn)代科學技術手段有一個充分了解與掌握，這才能更加高效地開展地勘單位檔案管理工作。為此地勘單位應當結合自身實際，將計算機系統(tǒng)引入其中，并強化按管理工作人員一些技術學習和外語知識的學習，使他們充分認識到學習先進技術手段在提高地勘單位檔案管理工作方面發(fā)揮的重要作用，通過現(xiàn)代信息手段，高效率，高質量地開展檔案管理工作。與此同時，還應當加強地勘單位檔案管理工作人員知識，技能方面的培訓，使其整體素養(yǎng)獲得更好發(fā)展，以便在地勘單位檔案管理工作當中大顯身手，不斷提高地勘單位檔案管理整體質量。

（二）充分重視提高對檔案工作的重視程度

地勘單位領導人更要認識到檔案對于地勘單位持續(xù)健康發(fā)展發(fā)揮的重要性，在地勘單位各項管理工作當中，把檔案管理工作擺在突出位置，強化管理，領導的重視必定會引發(fā)工作人員的重視，上下齊心合力，才能更加高效率，高質量地開展檔案管理工作。

（三）推進檔案管理計算機一體化發(fā)展

在過去地勘單位檔案管理工作當中，應用計算機很多時候都是對一些信息條目進行查閱，無法實現(xiàn)對相關信息資料的全部瀏覽。而在地勘單位檔案管理工作當中引入計算機之后，為一體化管理地勘單位檔案信息提供了巨大的便利性，利用計算機技術手段，便可以在檔案整理數(shù)據庫過程當中直接轉入相應的文件材料，保證更高效率的開展地勘單位檔案整理工作。而且地勘單位檔案管理工作當中涉及錄音、錄像、文字資料，圖紙等各方面檔案信息，通過計算機技術手段統(tǒng)一歸檔，便可充分展現(xiàn)地勘單位各項工作的整體全貌，另外，計算機系統(tǒng)還利于動態(tài)化管理地勘單位當然信息資料，為地勘單位檔案資料高效利用提供便利。

（四）創(chuàng)新服務能力，更好地服務于地勘單位的發(fā)展

隨著經濟社會不斷發(fā)展以及地勘單位的不斷提升，在檔案管理工作方面也有了很高的要求，如何實現(xiàn)檔案管理由過去的管理型向開放型、服務型當面轉變，成為當前地勘單位檔案管理工作面臨的重要課題。然而很長一段時間以來，檔案管理工作開展實際，年齡較大的工作人員已經形成了固定思維，愿意應用傳統(tǒng)的方法和手段進行地勘單位檔案管理工作，對于新知識，新問題了解甚少，這樣一來影響地勘單位檔案信息的高效利用，檔案信息具有的作用優(yōu)勢也難以有效發(fā)揮，地勘單位在開發(fā)利用檔案信息資源過程當中由于重視程度不夠，特別是對其開發(fā)利用沒有引起足夠重視，導致這些地質檔案信息一直停留在封閉狀態(tài)，不重視信息資源的挖掘，利用受阻，使地勘單位檔案成為死檔案。而檔案的價值體現(xiàn)是在高效利用檔案信息的同時，為地勘單位提供有效參考，保證地勘單位做出科學決策，確保各項工作順利實施，進而為地勘單位持續(xù)健康發(fā)展奠定堅實的基礎。所以只有創(chuàng)新地勘單位檔案管理服務能力，才能為地勘單位發(fā)展壯大提供支持，實現(xiàn)地勘單位更好的發(fā)展。

（五）宣傳、貫徹有關檔案工作的法律法規(guī)

檔案法是我國開展檔案管理過程當中一部重要的法律依據，該部法律當中對企事業(yè)單位進行檔案管理工作具有的責任，義務以及權利給予了充分明確，所以地勘單位在開展檔案管理工作當中，也應當嚴格遵循檔案法律法規(guī)相關要求，將這一利器充分利用起來，科學合理的開展地勘單位檔案管理工作。同時地勘單位應當結合自身實際，調動廣大干部職工加強檔案法律法規(guī)相關知識的學習，逐步增強地勘單位廣大干部職工檔案管理的法律意識，也使得地勘單位廣大干部職工在地勘單位檔案管理工作當中應當肩負的法律責任，并積極主動投入到地勘單位檔案管理工作當中，把地勘單位檔案管理工作當作自覺行為，針對地勘單位檔案管理工作當中存在的各種問題，采取切實有效的措施進行解決，使地勘單位檔案管理工作獲得更好的發(fā)展。

（六）加大投入力度，夯實檔案工作的基礎

地勘單位在長期的發(fā)展過程當中，很多只重視強調資金緊張，在檔案管理工作當中經費投入相對有限，而且面臨激烈的市場競爭，在經營方面投入更多的精力，無暇顧及地勘單位檔案管理工作。由于地勘單位檔案管理工作方面投入不足，阻礙地勘單位檔案管理工作的高效開展，使地勘單位檔案管理工作步入惡性循環(huán)的狀態(tài)，很難將檔案管理工作在地勘單位發(fā)展過程當中的作用優(yōu)勢充分發(fā)揮出來。因此，在新的發(fā)展形勢下，必須要對地勘單位檔案管理工作給予充分重視，采取切實有效的管理措施，不斷提高檔案管理工作整體水平，擴大檔案管理方面的投入力度：根據地勘單位實際，以及地勘單位檔案管理庫房建設相關要求，科學規(guī)范地進行檔案庫房建設，同時對檔案裝具及時更新，購置新的檔案管理鐵柜，引入先進的檔案管理密集架，并將計算機等一系列軟硬件設備引入到地勘單位檔案管理工作當中，保證地勘單位檔案管理工作效率及其質量。

（七）加速檔案工作標準化、規(guī)范化建設

科學規(guī)范的進行地勘單位檔案接收，整理，鑒定，保管，采取切實有效的措施，加強各個環(huán)節(jié)控制工作，發(fā)現(xiàn)問題及時進行改正。并在地勘單位檔案管理工作當中，將計算機具有的輔助優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，建設標準化，通用化的管理軟件，確保地勘單位檔案管理計算機網絡暢通性。并在管理工作實際推廣應用標準化，系統(tǒng)化現(xiàn)代高性能軟件，確保地勘單位檔案信息統(tǒng)一整合，有效連接各個方面，使地勘單位檔案信息資源成為重要的信息寶庫，為地勘單位持續(xù)健康發(fā)展提供重要的參考。