新時(shí)期事業(yè)單位檔案精細(xì)化管理的有效措施

李文佳

（河北省承德市圍場(chǎng)縣社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理，河北 承德 068450）

事業(yè)單位的檔案管理工作可以有效協(xié)調(diào)其他各項(xiàng)工作，保證事業(yè)單位工作高效運(yùn)行，因此提升事業(yè)單位檔案管理的精細(xì)化是目前管理工作的重要任務(wù)。隨著檔案管理技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)事業(yè)單位檔案管理提出了更高的要求，事業(yè)單位要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行進(jìn)一步的完善和優(yōu)化，對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行精細(xì)化管理，保證事業(yè)單位的穩(wěn)定健康發(fā)展。

一、精細(xì)化管理的涵義

精細(xì)化管理一種先進(jìn)的管理技術(shù)和理念，秉承一套完整化系統(tǒng)化的管理規(guī)范，通過先進(jìn)的管理手段，將檔案管理事務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)高速有效的組織起來，將復(fù)雜的管理事務(wù)簡(jiǎn)單化，繁瑣的管理事務(wù)流程化，流程事務(wù)定量化，定量事務(wù)信息化，達(dá)到檔案管理事務(wù)精益求精的效果[1]。

二、事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）缺乏對(duì)于檔案管理正確的認(rèn)識(shí)

許多事業(yè)單位缺乏對(duì)于檔案管理的重視，將檔案管理視為簡(jiǎn)單的資料保存，缺少對(duì)于檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的投入和配備。同時(shí)，其他員工認(rèn)為檔案管理是檔案員個(gè)人的工作，缺乏對(duì)檔案管理工作的配合度，導(dǎo)致檔案資料的空缺和不完整。

（二）檔案分類結(jié)構(gòu)不合理

當(dāng)前許多事業(yè)單位加強(qiáng)了對(duì)于檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，進(jìn)行了檔案的編研工作，但是仍然存在分類不合理問題，比如檔案收集門類較少，結(jié)構(gòu)不夠合理，檔案記錄質(zhì)量較差等。

（三）檔案信息利用率差

事業(yè)單位的檔案可以為決策帶來重要的數(shù)據(jù)支持，是單位的重要資源，可以幫助事業(yè)單位進(jìn)行工作情況的總結(jié)和歸納。但是目前，許多事業(yè)單位缺乏對(duì)信息化檔案資源的利用，忽略了檔案的重要價(jià)值，影響了事業(yè)單位的發(fā)展。

（四）檔案管理設(shè)施設(shè)備落后

許多事業(yè)單位缺乏對(duì)檔案管理設(shè)備及時(shí)的更新?lián)Q代，設(shè)備出現(xiàn)老化現(xiàn)象，對(duì)于損壞的設(shè)備不能進(jìn)行及時(shí)的維修和更換，造成檔案資料的損失。在當(dāng)前信息化管理的環(huán)境下，檔案管理設(shè)備的不完善，會(huì)造成檔案資料的損壞或者丟失，為事業(yè)單位的管理造成巨大的影響。

三、事業(yè)單位檔案管理精細(xì)化措施

（一）管理理念精細(xì)化

事業(yè)單位檔案管理要將對(duì)管理的精細(xì)化創(chuàng)新作為重點(diǎn)，保證事業(yè)單位管理的優(yōu)化和完善。檔案管理在不斷走向網(wǎng)絡(luò)化和信息化，這些都是檔案管理理念不斷更新的體現(xiàn)。新時(shí)期，我們要加強(qiáng)對(duì)于檔案管理理論和方法的研究，形成精細(xì)化的管理制度，對(duì)過去的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)研究，找出檔案管理中存在的不足，明確檔案的信息價(jià)值在事業(yè)單位決策中的重要作用，將檔案進(jìn)行精細(xì)化的加工整理，提高檔案管理的效率，保證檔案資料的有效利用[2]。

（二）管理體制精細(xì)化

事業(yè)單位要優(yōu)化檔案管理體制，保證檔案的質(zhì)量和利用效率，對(duì)檔案資源進(jìn)行優(yōu)化和集成，保證檔案管理的系統(tǒng)化和精細(xì)化，為事業(yè)單位提供及時(shí)、準(zhǔn)確的服務(wù)。新時(shí)期，信息化和數(shù)字化成為檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，企業(yè)要重視數(shù)字化檔案的作用，改變紙質(zhì)檔案的保存模式，適應(yīng)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，將紙質(zhì)檔案和電子檔案同步發(fā)展，保證企業(yè)檔案管理的順利開展。

（三）工作流程精細(xì)化

事業(yè)單位的檔案管理要對(duì)單位日常運(yùn)行中產(chǎn)生的各類文件進(jìn)行統(tǒng)一的收集、分類和錄入，為企業(yè)提供高效快捷的檔案服務(wù)。因此，精細(xì)化檔案管理流程有著重要的作用。事業(yè)單位要對(duì)管理過程中的各個(gè)方面進(jìn)行精細(xì)化管理，對(duì)工作流程進(jìn)行量化管理，制定科學(xué)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，方便對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。

（四）檔案服務(wù)精細(xì)化

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)充分利用自身資源，建立起局域網(wǎng)絡(luò)，利用事業(yè)單位內(nèi)部的網(wǎng)站進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)的傳輸，實(shí)現(xiàn)檔案信息的分類檢索，為事業(yè)單位決策起到更好的輔助作用。

（五）檔案信息資源精細(xì)化

隨著檔案資料的信息化，事業(yè)單位要對(duì)檔案信息資源進(jìn)行有效的整合，進(jìn)行精細(xì)化的分類存儲(chǔ)，建立起一套完整的檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提高檔案信息資源的利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)。

（六）管理人員精細(xì)化培養(yǎng)

事業(yè)單位許多檔案管理人員比較習(xí)慣傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，缺乏技術(shù)水平和專業(yè)素養(yǎng)的更新意識(shí)，人員結(jié)構(gòu)和儲(chǔ)備不能適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展，所以要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行精細(xì)化培養(yǎng)，明確事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)設(shè)立專職專業(yè)的檔案管理人員，通過培訓(xùn)和進(jìn)修，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

四、總結(jié)語

在新時(shí)期下，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息化建設(shè)給檔案管理人員提出了新的要求，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于檔案管理制度和理念的精細(xì)化革新，對(duì)工作流程和服務(wù)進(jìn)行精細(xì)化改革，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行精細(xì)化管理，提高管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)技能，保證事業(yè)單位檔案管理工作的順利開展。