基于AI的智慧查檔系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計及應(yīng)用效果
——以上海體育學(xué)院為例

欒 江 賈穎華

近年來，人工智能技術(shù)取得了前所未有的發(fā)展成果，在很多領(lǐng)域內(nèi)都扮演著不可或缺的角色，比如自動駕駛、機(jī)器人等。文中上海體育學(xué)院將人臉識別技術(shù)融入高校檔案利用綜合業(yè)務(wù)，對接云端AI開放平臺開發(fā)的遠(yuǎn)程智慧查檔系統(tǒng)改變了大學(xué)檔案館檔案利用服務(wù)模式，終結(jié)了調(diào)檔人必須親自來校辦理查檔業(yè)務(wù)的歷史，是大學(xué)“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓群眾不跑路”AI+業(yè)務(wù)的創(chuàng)新型應(yīng)用[1]30。這套系統(tǒng)開發(fā)完成后正遇到新冠肺炎疫情，系統(tǒng)自帶的“無接觸”屬性，使上海體育學(xué)院檔案館即使在疫情期間也沒停止過對外的檔案利用服務(wù)?；贏I技術(shù)的遠(yuǎn)程智慧查檔系統(tǒng)不僅得到查檔人的高度評價，同時也得到檔案館界同行們的高度關(guān)注。

研究主要從基于AI技術(shù)的遠(yuǎn)程智慧查檔系統(tǒng)的創(chuàng)新點(diǎn)、架構(gòu)點(diǎn)、功能點(diǎn)展開，并輔以數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，總結(jié)出系統(tǒng)的應(yīng)用效果，希望能對其他學(xué)校、企事業(yè)單位的檔案利用服務(wù)提供參考。

一、系統(tǒng)創(chuàng)新

查詢文獻(xiàn)發(fā)現(xiàn)學(xué)者們提倡構(gòu)建“資源、管理、服務(wù)”三位一體的檔案體系架構(gòu)[2]17，以實現(xiàn)“面向資源”到“面向服務(wù)”的轉(zhuǎn)變[3]245，希望通過平臺建設(shè)實現(xiàn)傳統(tǒng)的檔案館快速轉(zhuǎn)型為智能化、個性化、全服務(wù)的智慧檔案館[4]76。但文獻(xiàn)以平臺框架形式呈現(xiàn)為主，缺少智能技術(shù)融合應(yīng)用的創(chuàng)新案例。項目組研究開發(fā)的系統(tǒng)正是AI開放平臺與我校基礎(chǔ)平臺融合創(chuàng)新的產(chǎn)物。

1.引入成熟、可信的AI開放平臺。通過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，上海體育學(xué)院是上海高校第一家使用AI人臉核驗身份提供遠(yuǎn)程查檔服務(wù)的學(xué)校。校檔案館提供查檔服務(wù)，首先需要檔案管理員核驗申請人的身份，確認(rèn)查檔人為校友或在校師生后為其調(diào)取相關(guān)檔案，并將蓋有檔案章的檔案掃描件或復(fù)印件給予查檔人。因此，技術(shù)上首先需要解決的就是如何準(zhǔn)確辨識出異地查檔人的真實身份。我們的解決方案是共享權(quán)威機(jī)構(gòu)的公民人臉庫，調(diào)用成熟的AI人臉識別技術(shù)完成異地查檔人的身份核驗。通過反復(fù)測試，系統(tǒng)對接了人臉識別率高、算法世界領(lǐng)先、提供Open API（Application Programming Interface，應(yīng)用程序編程接口）調(diào)用的某知名成熟AI開放平臺，調(diào)用權(quán)威數(shù)據(jù)源，精確判斷用戶身份真實性，從而解決了“誰是誰”的問題。另外，查檔人身份核驗后還需在線提交在校期間的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，如畢業(yè)年份、畢業(yè)院系、專業(yè)、學(xué)位證、畢業(yè)證等，通過信息匹配進(jìn)一步確定他的校友身份。

2.基于已有平臺的快速開發(fā)集成模式。調(diào)研還發(fā)現(xiàn)上海體育學(xué)院也是全國第一家在自建網(wǎng)上辦事平臺啟用AI人臉核驗身份技術(shù)開展校友服務(wù)的大學(xué)。該系統(tǒng)在完成校友身份核實后，申請人的查檔需求就會在多個檔案管理員之間流轉(zhuǎn)，有負(fù)責(zé)信息登記、轉(zhuǎn)辦、統(tǒng)計的，有到庫房調(diào)取檔案的，有掃描或復(fù)印的，有負(fù)責(zé)蓋章的，還有負(fù)責(zé)檔案快遞服務(wù)的?；趯W(xué)校檔案館和信息辦人手少的現(xiàn)狀，我們沒有采用檔案館獨(dú)立采購遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)的模式，而是利用學(xué)校原有的網(wǎng)上辦事平臺做二次開發(fā)和接口集成。網(wǎng)上辦事平臺的移動端已集成企業(yè)微信、校園統(tǒng)一身份認(rèn)證、統(tǒng)一消息推送（微信消息、手機(jī)短信、郵件）等功能，以上功能全部都直接復(fù)用于智慧遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)，做到了系統(tǒng)集成的事半功倍。而采購獨(dú)立遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)的單位則需要讓第三方公司就統(tǒng)一身份認(rèn)證、移動端入口、消息推送接口、數(shù)據(jù)交換等多個接口分別做集成實施，耗時耗錢。如不做，新的遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)就會變成單位一座新的“信息孤島”。這套方案不僅減少了檔案管理員學(xué)習(xí)和使用另一套新系統(tǒng)的時間成本，而且檔案管理員還會在學(xué)校網(wǎng)上辦事平臺上辦理面向校內(nèi)師生的其他服務(wù)，校檔案館用實際行動提升了業(yè)務(wù)信息化水平，對學(xué)校“一網(wǎng)通辦”事業(yè)作出了貢獻(xiàn)。另外，由于網(wǎng)上辦事平臺的查詢、統(tǒng)計功能可以多流程復(fù)用，因此與其他高校采購新的遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)相比，上海體育學(xué)院基于網(wǎng)上辦事平臺的遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)不僅開發(fā)集成周期更短、功能更全、成本更低，還減少了技術(shù)人員的系統(tǒng)培訓(xùn)、運(yùn)維成本，檔案館老師也只需關(guān)注業(yè)務(wù)需求本身，不必為系統(tǒng)管理、運(yùn)維犯愁。此方案新在“共享”，結(jié)果就是“共贏”。

二、系統(tǒng)架構(gòu)

基于AI技術(shù)的遠(yuǎn)程智慧查檔系統(tǒng)整體架構(gòu)（如圖1所示），AI開放平臺提供人臉識別接口供遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)調(diào)用；查檔移動端UI（User Interface，用戶界面）功能和網(wǎng)上辦事平臺上校友查檔申請流程是用戶能感知的功能模塊；學(xué)校的數(shù)據(jù)中心平臺按統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn)存放系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，并在數(shù)據(jù)量積累到一定程度后通過ETL（Extract-Transform-Load，數(shù)據(jù)抽取、轉(zhuǎn)換、裝載）工具軟件生成檔案利用主題數(shù)據(jù)庫；學(xué)校的基礎(chǔ)設(shè)施平臺提供遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)部署所需的網(wǎng)絡(luò)、計算資源等；利用BI（Business Intelligence，商務(wù)智能）工具軟件，基于檔案利用主題數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)可視化分析，為軟件迭代和檔案利用服務(wù)優(yōu)化提供決策支持；另外，系統(tǒng)必須遵循學(xué)校的統(tǒng)一信息標(biāo)準(zhǔn)，并在統(tǒng)一安全監(jiān)管下運(yùn)行。

圖1 基于AI的遠(yuǎn)程查檔系統(tǒng)架構(gòu)示意圖

該系統(tǒng)架構(gòu)的特點(diǎn)是低耦合性、高擴(kuò)展性、低風(fēng)險性。從架構(gòu)圖中讀者可以直觀地看到系統(tǒng)各部分之間都是低耦合的，也就是說在各部分接口開放的情況下可以自主替換某部分，而不會影響系統(tǒng)整體功能。比如，市面上出現(xiàn)資費(fèi)更低的人臉識別AI平臺，工程師只需要修改架構(gòu)圖中的接口語句就可直接替換，其他部分無需改動。架構(gòu)圖中都是平臺產(chǎn)品，高可用、高性能、跨平臺，使得系統(tǒng)架構(gòu)具備很強(qiáng)的可擴(kuò)展性。比如，當(dāng)檔案館老師提出查詢、統(tǒng)計、報表新需求時，工程師可以直接在網(wǎng)上辦事平臺快速開發(fā)上述功能。關(guān)于檔案利用方面的數(shù)據(jù)交換、分析、挖掘都可以在數(shù)據(jù)中心平臺上應(yīng)需擴(kuò)展。不少單位對采購人臉識別系統(tǒng)保持觀望態(tài)度，是因為擔(dān)憂指紋、人臉這些重要生物特征數(shù)據(jù)存放的安全問題。系統(tǒng)架構(gòu)圖中云端的AI開放平臺以及人臉庫管理責(zé)任在提供云平臺功能的企業(yè)，學(xué)校系統(tǒng)里并沒有存放查檔人生物特征，因此可以消除學(xué)校對這類敏感數(shù)據(jù)安全監(jiān)管的壓力。另外，系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)一存放在學(xué)校內(nèi)網(wǎng)的數(shù)據(jù)庫里，數(shù)據(jù)中心平臺會對庫里的身份證、畢業(yè)證、學(xué)位證等敏感數(shù)據(jù)做脫敏處理。這樣“云網(wǎng)合一”，內(nèi)網(wǎng)安全的架構(gòu)設(shè)計使系統(tǒng)安全得到保障，從而降低了系統(tǒng)的使用風(fēng)險。

三、功能描述

1.智慧查檔系統(tǒng)入口。查檔人可在學(xué)?！熬W(wǎng)上辦事大廳”、“SUS檔案館校史館”公眾號、“上海體育學(xué)院校友會”公眾號里找到“遠(yuǎn)程查檔”移動端入口。

2.AI身份核驗后提交查檔申請。查檔人根據(jù)文字提示在手機(jī)移動端完成人臉身份核驗，在線提交查檔申請。

3.其他管理功能。查檔人提交查檔申請后，檔案管理員會收到待辦手機(jī)短信，企業(yè)微信App也會收到校友查檔流程發(fā)給檔案管理員的消息提醒。檔案管理員可在PC端或手機(jī)終端查看、處理校友查檔申請，反饋辦理進(jìn)度，查詢統(tǒng)計辦件等等。

查檔人可以通過手機(jī)端“查檔進(jìn)度”隨時跟蹤查檔申請受理情況。當(dāng)檔案管理員處理完查檔申請后，系統(tǒng)將會給查檔人發(fā)辦結(jié)短信，告知其查檔結(jié)果，所需檔案材料也可通過快遞送達(dá)異地查檔人手里。

四、應(yīng)用效果

上海體育學(xué)院師生規(guī)模小，往年查檔人次在600次左右。系統(tǒng)2020年6月上線，三個月就達(dá)到了往年1/3的辦件量。截至2020年9月30日，檔案管理員已通過系統(tǒng)辦結(jié)281人次的遠(yuǎn)程查檔，其中選擇上門自取檔案的94人次，選擇物流傳遞檔案的172人次，約占查檔總?cè)舜蔚?1%。我們以系統(tǒng)里常住地為四川省巴中市的校友為例，此系統(tǒng)可免去他乘坐飛機(jī)來回查檔的費(fèi)用，還省去了他來回奔波的時間成本。

本項目投入經(jīng)費(fèi)少，社會效益較大。系統(tǒng)上線徹底解決了查檔人必須帶齊證件、跑腿奔波、排隊等候的難題，節(jié)省了查檔人的時間、精力和財力。該系統(tǒng)滿足了廣大師生和校友對檔案利用的需求，提供了更加便捷的檔案利用服務(wù)，特別是在疫情期間，真正實現(xiàn)檔案查詢利用的“無接觸”和“零跑腿”。這是凝聚業(yè)務(wù)和技術(shù)部門智慧的創(chuàng)新研究應(yīng)用，也是檔案館和信息技術(shù)部門協(xié)同創(chuàng)新的價值體現(xiàn)。

五、未來工作

雖然這套系統(tǒng)已達(dá)到預(yù)期設(shè)計目標(biāo)，但項目組會將積累的數(shù)據(jù)進(jìn)行抽取、清洗和轉(zhuǎn)換，設(shè)計檔案利用主題數(shù)據(jù)集模型，用數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘得出的結(jié)論來為系統(tǒng)升級迭代和檔案利用服務(wù)優(yōu)化提供決策支持[5]216。