大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的機遇與挑戰(zhàn)

孫雪

（長春市長發(fā)舊城改造工程有限公司，吉林 長春 130000）

當前整個社會逐漸邁入大數(shù)據(jù)時代，信息技術飛速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”在各領域中獲得充分應用，不同行業(yè)也積極利用大數(shù)據(jù)紅利，實現(xiàn)自身的突破與發(fā)展。檔案管理工作作為一項社會性管理工作內(nèi)容，也應積極順應時代發(fā)展潮流，不管是企事業(yè)單位，還是政府機關，都需要有完善的檔案管理工作作為支撐?？v觀當前國內(nèi)檔案管理工作的現(xiàn)實狀況與發(fā)展前景，應積極探索大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的有效對策，努力實現(xiàn)突破與創(chuàng)新，以構建出完善的檔案管理工作體系，為國家檔案管理工作貢獻新的思路。

一、檔案管理工作的概念及意義分析

檔案管理工作基于現(xiàn)實檔案資料，對檔案實體和檔案信息展開類別化、區(qū)別化與綜合化的整合與管理，為其他工作的開展提供便利與基礎，同時是國家檔案事業(yè)中極為重要的部分。簡而言之，檔案是人類智慧的現(xiàn)實結晶，是人類記錄世界與保存信息的重要載體。通過檔案管理，人們能夠有意識的保存下相關信息，以合理利用資源，提升數(shù)據(jù)利用價值，為現(xiàn)實社會建設提供服務。

檔案管理工作在現(xiàn)實工作中并未得到社會的普遍關注，甚至被很多人認為是枯燥與無用的領域，但是卻在整個社會發(fā)展中具有積極性影響。在工作領域，能夠提供歷史性與現(xiàn)實性的記錄，通過打造海量檔案管理平臺，實現(xiàn)各項檔案數(shù)據(jù)信息的有效整合與互動，從而促進社會的迅速發(fā)展。同時，人類智慧需要完善的記錄與保存，通過開展檔案管理工作，能夠把最優(yōu)的思想與最佳的做法保存下來，成為子孫后代開展歷史性研究的重要載體與工具，有助于人類的追根尋蹤。再者，開展有效的檔案管理工作，有助于各項信息數(shù)據(jù)的快速流動與交流，在完善的平臺上形成充分共享，在一定程度上提升信息利用效率，實現(xiàn)各部門的有效聯(lián)系，打破溝通障礙，極大地促進社會快速發(fā)展。

而在大數(shù)據(jù)時代進行檔案管理工作，符合當前社會發(fā)展形勢，也具有很強的必要性與現(xiàn)實意義。第一，國家及各相關單位的決策要以豐富、海量的數(shù)據(jù)作為支撐，不管是智慧城市建設，還是智庫發(fā)展，都要以海量信息資源作為基礎，在當前條件下，實現(xiàn)大數(shù)據(jù)和檔案管理工作的有效融合成為必然選擇。第二，從先前的紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案，進入數(shù)字檔案時代，不斷是在儲存形式，還是呈現(xiàn)方式的極大變革，都能夠為檔案管理工作帶來新的發(fā)展機遇。第三，檔案管理工作主要以服務社會為目標，開展數(shù)據(jù)化支撐，可以促進各種信息的有效利用，實現(xiàn)智慧化管理。第四，檔案管理工作借助先進信息技術為支撐，迅速提取信息，為社會和企業(yè)發(fā)展提供相關數(shù)據(jù)資源，從而創(chuàng)造更大的價值。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的機遇和挑戰(zhàn)闡述

基于大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展要求，檔案管理工作必須要不斷實現(xiàn)創(chuàng)新與突破，才能跟得上時代的軌跡，為國家發(fā)展和社會建設貢獻力量。

（一）大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的機遇

大數(shù)據(jù)是時代發(fā)展的必然趨勢之一，同時作為一項全新的技術與手段，其出現(xiàn)必然會為檔案管理工作帶來新的機遇，只有不斷乘勢而上，才能促進檔案管理工作的創(chuàng)新升級。

第一，檔案管理工作不斷革新管理理念。大數(shù)據(jù)的應用促進了傳統(tǒng)檔案管理工作的邊和與突破，不斷是在信息處理、資料匯總與數(shù)據(jù)呈現(xiàn)上都出現(xiàn)了極大的改變。而對于檔案管理工作而言，只有不斷地轉變思維方式，革新理念，學習與改變大數(shù)據(jù)檔案管理工作方式與手段，通過信息技術達到信息數(shù)據(jù)快速共享，以促進大數(shù)據(jù)和檔案管理工作的深度融合。

第二，檔案管理工作不斷升級管理技術。進入大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)檔案管理工作不再固守于傳統(tǒng)，而是在現(xiàn)有基礎上，通過對先進技術的利用，不斷實現(xiàn)管理技術的轉型升級。因此，檔案管理工作可借助大數(shù)據(jù)時代的技術紅利，打造云平臺，構建云檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的有效儲存與管理，以充分利用檔案資源，為各項工作奠定基礎，創(chuàng)造新時代的價值。

第三，檔案管理工作不斷重構管理環(huán)節(jié)。檔案管理工作主要涵蓋了收集、整理和利用等內(nèi)容，傳統(tǒng)工作形式主要是通過各部門的合作完成檔案信息的快速整合。進入大數(shù)據(jù)時代后，在檔案管理工作中不斷進行信息化管理，實現(xiàn)各項數(shù)據(jù)的快速、及時整合與分析，以針對性對特定數(shù)據(jù)完成計算和判斷，不斷提升檔案管理工作的價值，實現(xiàn)檔案管理工作的快速發(fā)展。

第四，檔案管理工作不斷打造人才強隊。不同于傳統(tǒng)檔案管理工作的手工性操作，進入大數(shù)據(jù)時代后，檔案管理工作不再單一的依賴紙質文檔，無需用紙筆進行記錄，而是在電子化應用下，實現(xiàn)多學科、多領域、多技術的有效融合。在這種條件下，人才隊伍成為檔案管理工作轉型的需要。而大數(shù)據(jù)時代所培養(yǎng)的優(yōu)秀人才正在進入檔案管理工作中，為檔案管理工作注入新的活力與動力。

（二）大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作的挑戰(zhàn)

檔案管理工作的發(fā)展并非在大數(shù)據(jù)時代一帆風順，同樣面臨著較多的挑戰(zhàn)，不管是法律法規(guī)上的完善、統(tǒng)一化管理、人員隊伍建設，還是大數(shù)據(jù)技術的應用，都讓檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代需要解決更多的問題。

第一，缺乏完善的法律法規(guī)建設。傳統(tǒng)檔案管理工作經(jīng)過長時間的發(fā)展，不管是在管理機制，還是在應用模式上，都已經(jīng)發(fā)展的較為完善。但是進入大數(shù)據(jù)時代后，檔案管理工作面臨著極大的變革與變化，人們對檔案管理工作的需求也產(chǎn)生了極強的改變，在檔案管理工作轉型升級的同時，其中所出現(xiàn)的安全問題也日益成為社會的焦點。然而當前在大數(shù)據(jù)時候，缺乏完善的法律法規(guī)保駕護航，并未在立法層面構建有效機制確保檔案管理工作的各項內(nèi)容，難以有效化解風險與危機，缺乏足夠的長遠發(fā)展動力。

第二，缺少統(tǒng)一標準化規(guī)范。進入大數(shù)據(jù)時代后，數(shù)據(jù)資源紛繁復雜，類型多樣，各個領域的數(shù)據(jù)資源迅速集聚，推動著社會的迅速發(fā)展。雖然國家早在2014 年并開始注意到檔案工作未來發(fā)展所面臨的形勢，但是卻并未制定新規(guī)則、新標準。特別是伴隨著大數(shù)據(jù)時代的迅速發(fā)展，管理機制的不完善，檔案管理工作的信息化與電子化發(fā)展缺乏統(tǒng)一標準，造成行業(yè)標準落后、管理缺失、管控松散，跨界融合、智能對接等難以有效實現(xiàn)，阻礙了檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展。

第三，缺少高素質的檔案管理工作隊伍。不同于傳統(tǒng)紙質時代，檔案管理工作任何時候都需要高素質的工作團隊來完成，不僅因為檔案工作的重要性，而且因為檔案管理工作的獨特性質，導致該項工作并非如想象般的容易，需要從業(yè)者極大的耐心和悉心。縱觀當前檔案管理從業(yè)者的情況，雖然已經(jīng)具備了較大的規(guī)模，但是由于缺乏足夠的創(chuàng)新意識與時代精神，相關從業(yè)者的信息技術能力較低，未能充分發(fā)揮出檔案工作的優(yōu)勢，在一定程度上影響了工作效率，限制了社會的良好發(fā)展和進步。

第四，缺乏大數(shù)據(jù)技術和檔案管理工作的有效融合。先進信息技術和檔案管理工作的有機融合是時代發(fā)展的必然趨勢，當前通過數(shù)據(jù)挖掘、平臺應用和軟件分析開展的檔案管理工作獲得了巨大的普及，在社會問題的解決中發(fā)揮了巨大效用。然而，當前物聯(lián)網(wǎng)、云計算、可視化等技術在檔案管理領域中并未得到有效利用，很多用戶依然在用原始數(shù)據(jù)開展工作，缺乏深度挖掘和二次加工；同時，較多的用戶所接觸的信息依然為靜態(tài)數(shù)據(jù)，并未實現(xiàn)電子化呈現(xiàn)，枯燥性明顯；再者，用戶和檔案管理部門間并未借助大數(shù)據(jù)優(yōu)勢開展足夠的交流與溝通，原始電話和郵件聯(lián)系依然是主要方式。在未來時間內(nèi)，如何針對用戶需求開展針對性服務將是大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作亟需解決的問題。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作有效發(fā)展的對策

（一）革新傳統(tǒng)思維模式促進管理思維升級

不再采取檔案管理工作中所出現(xiàn)的“導向供給”的發(fā)展模式，而是基于自身發(fā)展的需求出發(fā)，根據(jù)現(xiàn)實情況提供個性化、專業(yè)化、特色化服務。為了更好地保持自身價值，檔案管理工作必須要革新傳統(tǒng)思維，突破“信息孤島”的限制，在當前領域不斷創(chuàng)新與發(fā)展，引入先進的管理理念，加強新思想引領，以用戶需求為導向，堅持用戶至上的理念，充分發(fā)揮自身的作用和意義。同時，檔案管理工作要堅持實現(xiàn)大數(shù)據(jù)融合，促進大數(shù)據(jù)、大檔案、大資源的相融通，充分展現(xiàn)檔案管理工作的風采，從傳統(tǒng)的紙質閱讀和固化存儲向數(shù)字咨詢、數(shù)據(jù)存儲方向轉變，不斷激發(fā)檔案管理工作的內(nèi)在動力，拓展渠道，以更好地跟上大數(shù)據(jù)發(fā)展的腳步，迎接不斷變化的未來。

（二）打造標準規(guī)范形成統(tǒng)一化管理模式

面對大數(shù)據(jù)時代紛繁復雜的信息資料，檔案管理工作要時刻堅持“資源管理、數(shù)據(jù)規(guī)范、有效共享、可持續(xù)發(fā)展”的原則，形成統(tǒng)一的、標準化、科學化的管理模式，促進檔案管理工作和大數(shù)據(jù)技術的有效融合。檔案管理工作可積極借鑒西方的有益成果，結合本國、本地區(qū)發(fā)展實際內(nèi)容，研制規(guī)劃出滿足自身情況的檔案管理標準，促進與圖書、情報等領域的有機融合，實現(xiàn)與其他相關領域的快速共享與溝通。再者，為了更好地規(guī)范檔案管理工作，也需要加強安全系統(tǒng)的維護，安裝高標準的防火墻，避免黑客入侵，做好數(shù)據(jù)的有效保護與利用。最后，要加強責任劃分，明確各崗位責任，提升管理人員的工作意識，形成有效的監(jiān)督管理機制，對于失職人員進行嚴格懲戒，以加強對檔案工作的保護與管理，促進與大數(shù)據(jù)技術的融合。

（三）培養(yǎng)高素質人才打造人員強隊

在大數(shù)據(jù)時代開展檔案管理工作，從業(yè)人員的綜合素養(yǎng)直接決定了管理工作質量。因此，要加強人才培養(yǎng)，做好培訓工作，對于檔案管理工作的各環(huán)節(jié)進行有效保障，特別是要積極引入新技術、新手段，對人員做好技能強化，不斷增強人員的綜合素養(yǎng)，聘請高水平、專業(yè)化的教育者加強對檔案管理工作者的理論培養(yǎng)，為其開展工作奠定扎實的基礎。同時，還可以借助有效的獎懲機制，不斷激發(fā)從業(yè)人員的積極性，激發(fā)他們自身的成長動力，以讓其積極地掌握大數(shù)據(jù)技術，從而在現(xiàn)實工作中有效應用。

（四）建設檔案管理云平臺構建統(tǒng)一資源庫

大數(shù)據(jù)時代開展檔案管理工作，要注重對新技術的應用。因此，在面對海量的檔案資源時，要借助先進技術建設檔案云管理平臺，有效匯集領域內(nèi)豐富的、海量的數(shù)據(jù)資料，借助現(xiàn)有平臺進行有效對接與融合，實現(xiàn)資源共享。同時，對傳統(tǒng)檔案資源進行有效變革，不斷升級數(shù)據(jù)庫和局域網(wǎng)，促進信息資源的有效利用。對于內(nèi)部尚未開放、不具有保密性的資源要加快開放與共享，以滿足用戶的需求，為社會提供有效便利。

四、結語

檔案管理工作在大數(shù)據(jù)時代要積極的實現(xiàn)自身的變革，及時抓住大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展紅利，積極應對未來的挑戰(zhàn)。雖然當前大數(shù)據(jù)在檔案管理工作中的應用還處于起步階段，兩者尚未實現(xiàn)充分融合，但是對于檔案管理工作而言，只有不斷地迎接挑戰(zhàn)，主動開發(fā)與利用，才是自身應盡的責任與義務，從而積極跟上時代發(fā)展的步伐。